A continuación se incluyen algunas preguntas comunes sobre las búsquedas en Vault.
Preguntas frecuentes
¿Cómo trata Vault las zonas horarias y el horario de verano?Importante: Los resultados de las búsquedas pueden ser inesperados en algunas zonas horarias. Más información
Puedes especificar una zona horaria cuando busques datos y Vault la utilizará para determinar los límites de las fechas, y mostrará y exportará los resultados conforme a dichos límites.
Debido a la forma en que se guardan los mensajes y se accede a ellos en los servidores de Google, la hora de envío de los mensajes de Gmail y de Grupos de Google se redondea a la más próxima. Por ejemplo, un mensaje que se haya enviado el 31 de diciembre a las 23:30 se incluirá en una búsqueda de Vault que comience el 1 de enero. Este redondeo no afecta a las búsquedas en Drive.
Si la búsqueda incluye fechas, sus límites se determinan de la siguiente forma:
| Gmail y Grupos | Drive | |
|---|---|---|
| Empezar | 23:30:00 (el día anterior) |
00:00:00 |
| Fin | 00:29:59 (el día siguiente) |
23:59:59 |
Si no eliges la zona horaria de la búsqueda, Vault utilizará la de tu ordenador.
Horario de verano
Es posible que tengas que ajustar la zona horaria conforme a los cambios del horario de verano. Por ejemplo, si buscas archivos creados por un usuario de Nueva York, selecciona una opción:
-
Selecciona GMT-5 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de diciembre y el 31 de enero (horario de invierno en vigor)
- Selecciona GMT-4 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de junio y el 31 de julio (horario de verano en vigor)
Si se elige una zona horaria errónea, los resultados de búsqueda podrían ser incorrectos
La zona horaria que elijas puede alterar los resultados de las búsquedas. Por ejemplo, si buscas mensajes de un empleado que está en Francia (GMT+1), pero en tu búsqueda utilizas la zona horaria del Pacífico (GMT-8), el intervalo de la búsqueda abarcará desde las 16:00 h del día anterior a la fecha de inicio que has seleccionado hasta las 15:59 h de la fecha de finalización indicada.
Dependiendo de las necesidades de tu organización y de los requisitos legales que deba satisfacer tu búsqueda, te recomendamos que tengas en cuenta los siguientes aspectos:
- Realizar varias búsquedas si los datos que se buscan han sido generados por usuarios que se encuentran en zonas horarias distintas.
- Usar la zona horaria de la sede de la organización si la persona que hace la búsqueda está en otra zona horaria.
- Utilizar la zona horaria que figure en una resolución judicial o en otro documento jurídico relacionado con la búsqueda.
- Ajustar la zona horaria para adaptarla al horario adecuado según la época del año.
Los problemas anteriores son solo algunos ejemplos que ilustran cómo la zona horaria puede afectar a los resultados de búsqueda. Tu organización debe definir sus propias estrategias de búsqueda para tener en cuenta las zonas horarias y el horario de verano en los resultados.
Pueden producirse errores de búsqueda en ciertas ocasiones, como por ejemplo:
- Vault no puede hacer búsquedas en las cuentas mientras estén sincronizando datos. Se trata de un error temporal; los datos deberían estar disponibles al cabo de unos 10 minutos. Si no es el caso, ponte en contacto con nosotros para obtener ayuda.
- Vault no puede devolver ningún resultado si en la búsqueda se utilizan comodines que coinciden con 100 o más palabras de una cuenta de usuario. Si se produce este error, cambia tus términos para acotar la búsqueda. Por ejemplo, si la búsqueda subj:cont*, encuentra demasiadas coincidencias, prueba con subj:contabl* (si quieres obtener resultados con "contable"), o con subj:contrat* (si quieres obtener resultados con "contrato" y "contratar").
Con la función de recuento, puedes evaluar el alcance de una consulta antes de hacer una búsqueda en Gmail. Introduce los términos de búsqueda y haz clic en Recuento.
En algunas ocasiones, los mensajes se cuentan dos veces. Por ejemplo, si alex@example.com envía un mensaje a dana@example.com, Vault cuenta ese mensaje dos veces porque existe en ambos buzones. En cambio, los mensajes que se envían fuera del dominio solo se cuentan una vez.
Cuando Vault termine de hacer el recuento, mostrará la siguiente información:
- Número de cuentas buscadas
- El tiempo que ha tardado en completarse la búsqueda
- El número de mensajes que coinciden con la consulta
- El número de cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta
Puedes descargar un archivo de valores separados por comas (CSV) donde se especifique el número de cuentas y mensajes que coinciden con la consulta. El archivo incluye la siguiente información:
- Fecha y hora
- Consulta que ha generado el recuento
- Número de cuentas buscadas y cuentas en las que no se ha podido hacer la búsqueda
- Número de cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta
- El nombre y la dirección de correo electrónico de todas las cuentas en las que se han encontrado coincidencias
- El número de mensajes de cada cuenta que coinciden con la consulta
Vault es totalmente compatible con Google Chat. Los chats de la versión clásica de Hangouts que sean posteriores al 8 de abril del 2015 también son compatibles con Vault.
Puedes retener, bloquear, buscar y exportar los chats de la versión clásica de Hangouts que tengan activado el historial. En cuanto a los chats anteriores a esta fecha:, ten en cuenta las siguientes restricciones:
- Solo es posible exportar, retener y realizar búsquedas en los chats con el registro habilitado.
- Las políticas de retención no se aplican correctamente a los mensajes de Hangouts.
- Google Chat: los administradores pueden controlar si el historial se está activado o desactivado. Con el historial activado, Vault puede conservar todos los mensajes de chats de Hangouts enviados después del 8 de abril del 2015.
- Google Talk: solo los administradores pueden exigir que los chats no se registren y pueden desactivar el historial de chats.
El hecho de que un usuario supere su límite de almacenamiento no afecta en modo alguno a Vault. Sin embargo, el usuario ya no puede enviar ni recibir nuevos mensajes de correo electrónico y puede experimentar una degradación general de la cuenta.
Para los datos que se han eliminado recientemente, te recomendamos que utilices la consola de administración de Google para restaurar los datos de Google Drive o Gmail de un usuario.
Para obtener más información, consulta Recuperar archivos y carpetas eliminados de usuarios de Drive y Restaurar el correo electrónico eliminado definitivamente de un usuario.
Si quieres excluir los borradores guardados automáticamente, añade el siguiente operador a tu búsqueda: -label:^r_ad
Si quieres excluir los borradores descartados, añade el siguiente operador a tu búsqueda: -(label:^deleted AND label:drafts)
Sí, para hacerlo, selecciona Unidad organizativa y luego elige la unidad organizativa que quieres buscar.
No se puede seleccionar el nivel organizativo superior ni tampoco añadir usuarios concretos a las búsquedas que se hagan en unidades organizativas. Puedes definir un periodo y términos de búsqueda.
Añade el siguiente operador a tus términos de búsqueda: -label:^admin_quarantine. Para obtener más información, consulta Usar Vault para buscar en Gmail.
Más información sobre la cuarentena de administrador