Di seguito sono riportate alcune domande comuni sulle ricerche in Vault.
Domande comuni
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In che modo Vault gestisce i fusi orari e l'ora legale?Importante: la ricerca potrebbe produrre risultati imprevisti in alcuni fusi orari. Scopri di più
Quando cerchi dati, puoi specificare un fuso orario, che Vault utilizzerà per determinare l'intervallo di date per la visualizzazione e l'esportazione dei risultati.
A causa del modo in cui i messaggi vengono archiviati e sono accessibili sui server di Google, l'ora di invio dei messaggi da Gmail e dai gruppi viene arrotondata all'ora più vicina. Ad esempio, un messaggio inviato alle 23:30 del 31 dicembre è incluso in una ricerca in Vault che inizia il 1° gennaio. L'arrotondamento non riguarda le ricerche in Drive.
Se la ricerca include delle date, i limiti delle ricerche sono i seguenti:
| Gmail e Gruppi | Drive | |
|---|---|---|
| Inizio | 23:30:00 (il giorno precedente) |
24:00:00 |
| Fine | 12:29:59 (il giorno successivo) |
23:59:59 |
Se non scegli un fuso orario per la ricerca, Vault utilizza quello indicato dal tuo computer.
Ora legale
Potrebbe essere necessario modificare il fuso orario per l'adeguamento all'ora legale. Ad esempio, se cerchi i file creati da un utente che si trova a New York:
-
Scegli GMT-5 per tutti i file creati dal 1° dicembre al 31 gennaio (ora solare in vigore).
- Scegli GMT-4 per tutti i file creati dal 1° giugno al 31 luglio (ora legale in vigore).
Un fuso orario non corretto può generare risultati di ricerca errati
Il fuso orario che scegli può modificare i risultati di ricerca. Ad esempio, se cerchi i messaggi di un dipendente che si trova in Francia (GMT+1), ma la ricerca utilizza il fuso orario del Pacifico (GMT-8), l'intervallo effettivo della ricerca sarà compreso tra le 16:00 del giorno prima della data di inizio e le 15:59 della data di fine.
A seconda delle esigenze della tua organizzazione e degli eventuali requisiti legali che devono essere soddisfatti dalla ricerca, potresti prendere in considerazione le seguenti misure:
- Eseguire più ricerche se i dati da cercare sono stati generati da utenti che si trovano in diversi fusi orari.
- Utilizzare il fuso orario in cui si trova la sede centrale dell'organizzazione, se la persona che esegue la ricerca si trova in un fuso orario diverso.
- Utilizzare il fuso orario specificato in un'ingiunzione del tribunale o in un altro documento legale correlato alla ricerca.
- Considerare il periodo dell'anno e stabilire se devi modificare il fuso orario per l'adeguamento all'ora legale.
Le misure indicate sopra sono esempi che servono a illustrare come il fuso orario può influenzare l'output della ricerca. La tua organizzazione deve definire le proprie strategie per la ricerca tenendo in considerazione l'impatto del fuso orario e dell'ora legale sui risultati.
A volte una ricerca genera errori, ad esempio:
- Vault non può eseguire ricerche in un account mentre è in corso la sincronizzazione dei dati. Si tratta di un errore temporaneo e i dati dovrebbero essere disponibili entro dieci minuti circa. Se gli account continuano a non essere disponibili, contattaci per ricevere assistenza.
- Vault non può restituire risultati di ricerca quando un operatore di ricerca con caratteri jolly trova 100 o più parole nell'account di un utente. In tal caso, perfeziona i termini per rendere più specifica la ricerca. Ad esempio, se subj:foo* produce troppe corrispondenze, puoi provare a cercare subj:food* (per trovare "cibo") e subj:foot* (per trovare, ad esempio, "foot" e "football").
Utilizza la funzionalità di conteggio per valutare l'ambito di una query prima di eseguire una ricerca in Gmail. Inserisci i termini di ricerca e fai clic su Conteggio.
I messaggi possono essere conteggiati due volte. Ad esempio, se alex@example.com invia un messaggio a dana@example.com, Vault conteggia quel messaggio due volte perché è presente in entrambe le caselle di posta. Quando un utente invia un messaggio a una persona esterna al dominio, quel messaggio viene conteggiato una sola volta.
Dopo aver completato un conteggio, Vault mostra le seguenti informazioni:
- Numero di account in cui è stata eseguita la ricerca
- Tempo impiegato per completare la ricerca
- Numero di messaggi che corrispondono alla query
- Numero di account con messaggi corrispondenti
Puoi scaricare un file con valori separati da virgola (CSV) che include il numero totale di account e di messaggi corrispondenti alla query. Il file include le seguenti informazioni:
- Data e ora
- Query che ha generato il conteggio
- Numero di account in cui è stata eseguita la ricerca e account in cui non è stato possibile eseguire la ricerca
- Numero di account con messaggi corrispondenti
- Indirizzo email e nome di ogni account con corrispondenze
- Numero di messaggi corrispondenti in ogni account
Vault supporta completamente Google Chat. Inoltre, Vault supporta le chat della versione classica di Hangouts successive all'8 aprile 2015.
Se la cronologia è attiva, puoi conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare le chat che avvengono nella versione classica di Hangouts. Per le chat avvenute prima di questa data, tieni presenti le seguenti restrizioni:
- La ricerca, l'esportazione e l'applicazione di archiviazioni a fini legali sono consentite solo per le chat salvate nel registro.
- Le norme di conservazione non vengono applicate correttamente ai messaggi della versione classica di Hangouts.
- Google Chat: gli amministratori possono specificare se la cronologia è attiva o meno. In caso affermativo, Vault archivierà tutte le chat della versione classica di Hangouts che hanno avuto luogo dopo l'8 aprile 2015.
- Google Talk: solo gli amministratori possono richiedere che le chat siano "non registrate" e possono disattivare la cronologia chat.
Quando un utente supera il limite di spazio di archiviazione, l'impatto su Vault è nullo. Tuttavia, l'utente non può più inviare o ricevere nuove email e può riscontrare un malfunzionamento generale dell'account.
Per i dati eliminati di recente, ti consigliamo di utilizzare la Console di amministrazione Google per ripristinare i dati di Google Drive o Gmail dell'utente.
Per maggiori dettagli, vai su Recupera i file e le cartelle eliminati per gli utenti di Drive e Ripristina le email eliminate definitivamente da un utente.
Per escludere le bozze salvate automaticamente, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -label:^r_ad.
Per escludere le bozze eliminate, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -(label:^deleted AND label:drafts).
SÌ. Per farlo, seleziona Unità organizzativa, quindi seleziona l'unità organizzativa in cui eseguire la ricerca.
Non puoi selezionare l'unità organizzativa di primo livello e non puoi aggiungere singoli account utente a una ricerca basata sull'unità organizzativa. Puoi anche specificare un intervallo di date e i termini di ricerca.
Aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -label:^admin_quarantine. Per maggiori dettagli, vai su Utilizza Vault per eseguire ricerche in Gmail.
Scopri di più sulla quarantena amministrativa.
Google Vault converte automaticamente i file creati con Documenti, Fogli e Presentazioni in formati equivalenti, ad esempio Microsoft Office o PDF, per garantire facilità di accesso e usabilità per soddisfare le esigenze di terze parti.
I file di Google Sites vengono convertiti in PDF per fornire una panoramica semplificata dei contenuti del sito, più pratica da esaminare e molto più semplice rispetto ai file immagine, HTML e CSS forniti dai clienti.
I file Google nativi sono basati sul web e non sono accessibili al di fuori dell'ecosistema Google (Google Cloud). La conversione dei file presenta i seguenti vantaggi:
- Accesso universale: chiunque può aprire ed esaminare i file esportati su qualsiasi dispositivo standard. In questo modo non è necessario eseguire conversioni manuali o ricaricare i dati in un account Google Workspace.
- Esigenze legali e di conformità: molti team legali si affidano a strumenti eDiscovery di terze parti per analizzare le esportazioni di Google Vault. Questi strumenti richiedono che i file siano in un formato non basato sul web per poter leggere ed elaborare i dati di Google.