ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการตรวจสอบ

การตรวจสอบห้องนิรภัยจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานที่ผู้ใช้ห้องนิรภัยได้ดำเนินการในช่วงเวลาที่ระบุ ผู้ใช้ห้องนิรภัยคือบุคคลที่มีสิทธิ์ในการลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยและดำเนินการได้ (ตัวอย่างเช่น การตั้งค่ากฎการเก็บรักษาหรือการค้นหากรณี) เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ สิทธิ์ของห้องนิรภัย

คุณสามารถเรียกใช้และส่งออกการตรวจสอบห้องนิรภัยเป็นไฟล์ CSV ไฟล์เหล่านี้จะสามารถดูได้ในโปรแกรมดูสเปรดชีต รวมถึงเครื่องมือแก้ไขสเปรดชีต Google

วิธีเรียกใช้รายงานการตรวจสอบห้องนิรภัยHow to run a Vault audit report

  1. ในห้องนิรภัย ไปที่รายงาน > การตรวจสอบ
  2. ในส่วน เลือกช่วงวันที่ ให้ใส่วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับการตรวจสอบ
  3. ในส่วน เลือกผู้ใช้ห้องนิรภัย ให้ใส่ผู้ใช้ที่คุณต้องการเรียกใช้การตรวจสอบ ผู้ใช้ห้องนิรภัยที่คุณป้อนไว้ที่นี่คือผู้ที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย ส่วนคุณเป็นผู้ตรวจสอบการทำงานของผู้ใช้ในห้องนิรภัย (ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้ตั้งค่ากฎการเก็บรักษา ค้นหากรณี แก้ไขการระงับ หรือดำเนินการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดูแลระบบ)
  4. ในส่วน เลือกประเภทการทำงาน ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่อยู่ถัดจากการทำงานที่คุณต้องการข้อมูลการตรวจสอบ
  5. คลิก ดาวน์โหลด CSV ไฟล์ CSV ที่มีข้อมูลการตรวจสอบจะถูกดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ของคุณ

การตรวจสอบประกอบด้วยอะไรบ้าง

รายการที่คุณเห็นในไฟล์ CSV จะขึ้นอยู่กับประเภทการทำงานที่คุณเลือกเมื่อเรียกใข้การตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกนโยบายการเก็บรักษาไว้ เนื่องจากต้องการตรวจสอบการทำงานของผู้ใช้ห้องนิรภัยที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษา (ผู้ใช้ห้องนิรภัยสร้างหรือแก้ไขกฎการเก็บรักษาใดบ้าง)

แต่ละบรรทัดของการตรวจสอบจะมีเพียงการทำงานเดียวEach line of an audit is for one action. แต่ละการทำงานจะประกอบไปด้วยข้อมูล 11 หมวดหมู่: ช่วงเวลาเป็นวินาที, วันที่, การทำงาน, ผู้ใช้, กรณี, ชื่อ, อีเมล, URL ของทรัพยากร, สตริงข้อความค้นหา, องค์กร และ รายละเอียด ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายหมวดหมู่เหล่านี้:

ช่วงเวลาเป็นวินาที

หมวดหมู่นี้จะระบุเวลาที่เกิดการทำงาน โดยระบุเป็นวินาที ซึ่งเป็นจำนวนวินาทีที่ผ่านไปตั้งแต่ 1 มกราคม 1970 (เที่ยงคืน UTC/GMT) คุณไม่จำเป็นต้องแปลงช่วงเวลาที่เป็นวินาทีนี้ เนื่องจากการทำงานแต่ละรายการจะได้รับการบันทึกเป็นเวลาที่ผู้ใช้เข้าใจได้ในหมวดหมู่วันที่

วันที่

หมวดหมู่นี้จะระบุเวลาที่เกิดการทำงาน โดยระบุเป็นเวลาที่ผู้ใช้เข้าใจได้ โดยจะประกอบไปด้วยวันของสัปดาห์ วันที่ ชั่วโมง นาที และวินาที สำหรับเขตเวลาจะเป็นเวลาแปซิฟิก (–0700 หรือ –0800) เสมอ

การดำเนินการ

หมวดหมู่นี้จะระบุการทำงานที่เกิดขึ้น ตารางนี้จะประกอบไปด้วยการทำงานต่างๆ และความหมายของการทำงานเหล่านี้:

การทำงานตามที่ระบุในการตรวจสอบ คำอธิบาย
VIEW_SYSTEM_AUDIT_LOG บันทึกเมื่อมีคนดาวน์โหลดการตรวจสอบ
VIEW_MATTER_AUDIT_LOG บันทึกเมื่อมีคนเรียกใช้การตรวจสอบภายในกรณีที่ระบุ ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี
VIEW_RETENTION_POLICY บันทึกเมื่อมีคนไปที่หน้าการเก็บรักษา

MODIFY_DEFAULT_RETENTION_PERIOD_BEGIN

MODIFY_DEFAULT_RETENTION_PERIOD_END

บันทึกเมื่อมีคนแก้ไขกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น ระบบจะบันทึกระยะเวลาการเก็บรักษาที่แก้ไขใหม่เป็น "ระยะเวลา: # วัน" ไว้ในหมวดหมู่รายละเอียด

ADD_RETENTION_RULE_BEGIN

ADD_RETENTION_RULE_END

บันทึกเมื่อมีคนสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองใหม่ กฎใหม่จะมีหมายเลขรหัสที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งจะมีการบันทึกในหมวดหมู่ชื่อ ระบบจะบันทึกระยะเวลาการเก็บรักษาเป็น "ระยะเวลา: # วัน" ไว้ในหมวดหมู่รายละเอียด

UPDATE_RETENTION_RULE_BEGIN

UPDATE_RETENTION_RULE_END

บันทึกเมื่อมีคนแก้ไขกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองไว้ในหมวดหมู่ชื่อ โดยบันทึกระยะเวลาการเก็บรักษาที่แก้ไขใหม่เป็น "ระยะเวลา: # วัน" ไว้ในหมวดหมู่รายละเอียด

DELETE_RETENTION_RULE_BEGIN

DELETE_RETENTION_RULE_END

บันทึกเมื่อมีคนลบกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองไว้ในหมวดหมู่ชื่อ

CREATE_INVESTIGATION_BEGIN

CREATE_INVESTIGATION_END

บันทึกเมื่อมีคนสร้างกรณีใหม่ ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี ระบบจะบันทึกชื่อของกรณีไว้ในหมวดหมู่ชื่อ
VIEW_CUSTODIAN_LITIGATION_HOLD_REPORT บันทึกเมื่อมีคนคลิกการเก็บรักษาข้อมูลโดเมนเพื่อดูข้อมูลที่เก็บพักไว้สำหรับโดเมนหรือผู้ใช้
VIEW_PER_MATTER_LITIGATION_HOLD_REPORT บันทึกเมื่อมีคนดูการเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดีภายในกรณี ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี
VIEW_CROSS_MATTER_LITIGATION_HOLD_REPORT บันทึกเมื่อมีคนคลิกการเก็บรักษาระดับผู้ใช้เพื่อดูผู้ใช้ที่ระบบเก็บพักไว้
VIEW_INVESTIGATION บันทึกเมื่อมีคนดูหน้าการค้นหาหรือส่งออกในกรณี

ADD_COLLABORATOR_BEGIN

ADD_COLLABORATOR_END

บันทึกเมื่อมีคนแชร์กรณีที่ระบุกับผู้ใช้อื่น ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในกรณี ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่มีการแชร์กรณีให้นั้นจะถูกบันทึกในหมวดหมู่อีเมล

REMOVE_COLLABORATOR_BEGIN

REMOVE_COLLABORATOR_END

บันทึกเมื่อมีคนนำผู้ใช้อื่นออกจากกรณีที่แชร์ ระบบจะบันทึกรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่ไม่มีการแชร์กรณีให้แล้วจะถูกบันทึกในหมวดหมู่อีเมล

ADD_LITIGATION_HOLD_BEGIN

ADD_LITIGATION_HOLD_END

บันทึกเมื่อมีคนสร้างการเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดีใหม่ภายในกรณี ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่มีเนื้อหาที่ถูกระงับไว้จะถูกบันทึกไว้ในหมวดหมู่ชื่อ

REMOVE_LITIGATION_HOLD_BEGIN

REMOVE_LITIGATION_HOLD_END

บันทึกเมื่อมีคนนำการเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดีออกจากบัญชีหนึ่ง ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่มีเนื้อหาที่ยกเลิกการระงับจะถูกบันทึกไว้ในหมวดหมู่ชื่อ
SEARCH บันทึกเมื่อมีคนค้นหาในกรณี ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี เกณฑ์การค้นหาจะถูกบันทึกไว้ในหมวดหมู่สตริงข้อความค้นหา

CREATE_SAVED_QUERY_BEGIN

CREATE_SAVE_QUERY_END

บันทึกเมื่อมีคนบันทึกคำค้นหาภายในกรณี ระบบจะบันทึกเกณฑ์การค้นหาที่ใช้ไว้ในหมวดหมู่การค้นหาข้อความค้นหา
VIEW_DOCUMENT บันทึกเมื่อมีคนดูเอกสาร ระบบจะบันทึกหมายเลขรหัสที่ไม่ซ้ำกันสำหรับเอกสารนั้นไว้ในหมวดหมู่ชื่อ
VIEW_DOCUMENT_INFORMATION บันทึกกับ VIEW_DOCUMENT ข้อความค้นหาที่ใช้ค้นหาเอกสารจะถูกบันทึกไว้ในหมวดหมู่สตริงข้อความค้นหา

CREATE_EXPORT_BEGIN

CREATE_EXPORT_END

บันทึกเมื่อมีคนส่งออกเอกสารที่มีการค้นหาก่อนหน้านั้นในกรณี ระบบจะบันทึกชื่อของการส่งออกไว้ในหมวดหมู่ชื่อ เกณฑ์การค้นหาจะถูกบันทึกไว้ในหมวดหมู่สตริงข้อความค้นหา

CLOSE_INVESTIGATION_BEGIN

CLOSE_INVESTIGATION_END

บันทึกเมื่อมีคนปิดกรณี ระบบจะบันทีกรหัสของกรณีไว้ในหมวดหมู่กรณี
ผู้ใช้

หมวดหมู่นี้จะมีที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ห้องนิรภัย ซึ่งมีการทำงานตามที่ได้ระบุไว้ในหมวดหมู่การทำงาน

กรณี

เมื่อผู้ใช้ห้องนิรภัยโต้ตอบกับกรณี หมายเลขรหัสที่ไม่ซ้ำกันสำหรับกรณีนั้นจะปรากฏในหมวดหมู่นี้ หมายเลขรหัสนี้จะปรากฏใน URL ห้องนิรภัยสำหรับกรณีนั้น

ชื่อ

ข้อมูลในหมวดหมู่นี้จะขึ้นอยู่กับการทำงานที่ผู้ใช้ห้องนิรภัยได้ดำเนินการ:

  • ถ้าการทำงานเกี่ยวข้องกับการดูเอกสาร (VIEW_DOCUMENT หรือ VIEW_DOCUMENT_INFORMATION) หมวดหมู่ชื่อจะมีหมายเลข ID ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับเอกสารนั้น

    ตัวอย่างเช่น: ACD7onr49fP6DqvgAvIDhboAqqth9q7ekwGc0xpC3xjhpylzQvvQoNKmBKyE9NL1Qdww4eA2SQSc5mOF0JJ_bV_tkVFU3TWIdIrBYOiZLw0eBA9-xL7A-pc

  • ถ้าการทำงานเกี่ยวข้องกับการเพิ่มหรือการนำผู้ทำงานร่วมกันออก (ADD_COLLABORATOR_BEGIN/END หรือ REMOVE_COLLABORATOR_BEGIN/END) หมวดหมู่ชื่อจะมีที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่ได้เพิ่มหรือนำออก
  • ถ้าการทำงานเกี่ยวข้องกับการส่งออกเอกสารในกรณี (CREATE_EXPORT_BEGIN/END) หมวดหมู่ชื่อจะมีชื่อของการส่งออก
อีเมล

หมวดหมู่อีเมลจะมีที่อยู่อีเมลของผู้ทำงานร่วมกัน ซึ่งได้เพิ่มหรือนำออกจากกรณี (ดูกับการทำงาน ADD_COLLABORATOR_BEGIN/END หรือ REMOVE_COLLABORATOR_BEGIN/END)

URL ของแหล่งข้อมูล

หมวดหมู่ URL ของแหล่งข้อมูลจะมี URL ของเอกสารที่ผู้ใช้ดู (ดูกับการทำงาน VIEW_DOCUMENT หรือ VIEW_DOCUMENT_INFORMATION)

สตริงข้อความค้นหา

หมวดหมู่นี้จะมีพารามิเตอร์การค้นหาซึ่งผู้ใช้ป้อนสำหรับการค้นหาที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น: ข้อความค้นหา: "( Project X )"

องค์กร

หมวดหมู่นี้มีชื่อหน่วยขององค์กร (OU) ในโดเมนของคุณซึ่งมีการดำเนินการ (ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้ห้องนิรภัยสร้างกฎการเก็บรักษาที่ใช้กับ OU ที่ระบุ)

รายละเอียด

หมวดหมู่นี้มีระยะเวลาเป็นจำนวนวัน ซึ่งผู้ใช้ได้ระบุไว้สำหรับกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ระยะเวลาจะปรากฏเป็น "ระยะเวลา: # วัน"

การทำงานที่บันทึกในการตรวจสอบจะคงอยู่เป็นเวลานานเท่าใด

Google และผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะไม่สามารถลบการทำงานที่บันทึกในการตรวจสอบตราบเท่าที่องค์กรยังคงใช้ห้องนิรภัย

หากองค์กรของคุณยุติการใช้บริการห้องนิรภัย ข้อมูลการตรวจสอบจะถูกลบเมื่อเวลาผ่านไปประมาณ 30 วัน

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร