องค์กรของคุณจะให้สิทธิ์เข้าถึงห้องนิรภัยแก่ผู้ใช้ภายนอกได้ เช่น สมาชิกขององค์กรกำกับดูแล เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในการตรวจสอบ ขั้นแรก ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ต้องเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้ในโดเมนของคุณในคอนโซลผู้ดูแลระบบและให้สิทธิ์ค้นหาในห้องนิรภัย ดูรายงาน หรืองานอื่นๆ ได้ ในฐานะผู้ใช้ห้องนิรภัย คุณต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าสามารถเข้าถึงห้องนิรภัยได้แล้ว
สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace
หากต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงและมอบหมายสิทธิ์ของห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้ภายนอก ให้ทำดังนี้
- ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ
- สร้างหน่วยขององค์กรใหม่สำหรับผู้ใช้ภายนอก
- เปิดหรือปิดบริการ (เช่น Gmail) สำหรับหน่วยขององค์กรนี้ตามต้องการ
- เพิ่มผู้ใช้ภายนอกในหน่วยขององค์กรนี้
เช่น ถ้าต้องการให้ sarah@solarmora.com ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบภายนอกเข้าถึงห้องนิรภัยได้ คุณสามารถเพิ่มเป็น sarah-solarmora@your_domain.com
หมายเหตุ: หากคุณใช้การซิงค์ไดเรกทอรีเพื่อจัดการผู้ใช้ คุณต้องเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในไดเรกทอรี LDAP หรือในการซิงค์ไดเรกทอรี เพื่อไม่ให้ระบบนำผู้ใช้ออกโดยอัตโนมัติระหว่างการซิงค์
- สร้างบทบาทผู้ดูแลระบบใหม่โดยมีสิทธิ์ของห้องนิรภัยที่ต้องการ
- มอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบให้กับผู้ใช้ภายนอกตามต้องการ
ผู้ใช้ภายนอกเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตของห้องนิรภัย
สำหรับผู้ใช้ห้องนิรภัย
หากต้องการช่วยให้ผู้ใช้ภายนอกเริ่มใช้งานห้องนิรภัย ให้ทำดังนี้
- รับชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านจากผู้ดูแลระบบ Google Workspace (ซึ่งจัดทำขึ้นในขั้นตอนที่ 4 ด้านบน) ให้ผู้ใช้ภายนอกป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบเหล่านี้เพื่อเข้าถึงห้องนิรภัย
- ให้ข้อมูลเข้าสู่ระบบดังกล่าวกับผู้ใช้ภายนอก
- แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าจะลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยได้ที่ไหน