Ihre Organisation kann externen Nutzern – beispielsweise Vertretern einer Aufsichtsbehörde – den Zugriff auf Vault erlauben, damit diese eine Untersuchung oder Prüfung durchführen können. Ihr Google Workspace-Administrator muss diese Nutzer zuerst in der Admin-Konsole Ihrer Domain hinzufügen und ihnen Berechtigungen zum Suchen in Vault, zum Abrufen von Berichten oder für sonstige Aufgaben gewähren. Sie müssen die externen Nutzer dann darüber informieren, dass sie nun auf Vault zugreifen können.
Für Google Workspace-Administratoren
So gewähren Sie externen Nutzern Zugriff und weisen ihnen Vault-Berechtigungen zu:
- Melden Sie sich in der Admin-Konsole an.
- Fügen Sie eine neue Organisationseinheit für die externen Nutzer hinzu.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie Dienste (z. B. Gmail) für diese Organisationseinheit, je nachdem, welche benötigt werden.
- Fügen Sie dieser Organisationseinheit externe Nutzer hinzu.
Wenn Sie beispielsweise der externen Prüferin erika@solarmora.com Zugriff auf Vault gewähren möchten, können Sie sie als erika-solarmora@ihrunternehmen.de hinzufügen.
Hinweis: Falls Sie Directory Sync zur Nutzerverwaltung verwenden, müssen Sie die externen Nutzer zu Ihrem LDAP-Verzeichnis oder zu Directory Sync hinzufügen, damit sie während der Synchronisierung nicht automatisch entfernt werden.
- Erstellen Sie eine neue Administratorrolle mit den erforderlichen Vault-Berechtigungen.
- Weisen Sie den externen Nutzern die Administratorrolle nach Bedarf zu.
Diese externen Nutzer benötigen keine Vault-Lizenz.
Für Vault-Nutzer
So helfen Sie externen Nutzern bei der Anmeldung in Vault:
- Erfragen Sie beim Google Workspace-Administrator die Nutzernamen und Passwörter, die oben in Schritt 4 erstellt wurden. Externe Nutzer müssen diese Anmeldedaten verwenden, um auf Vault zugreifen zu können.
- Übermitteln Sie die Anmeldedaten an die entsprechenden externen Nutzer.
- Teilen Sie den Nutzern mit, wo sie sich in Vault anmelden können.