為貴機構設定保管箱

重要事項:如要使用保管箱保留資料,您必須完成下列步驟,尤其是按照步驟 5 的說明設定保留規則。

設定的需求條件與建議

  • 您必須是貴機構的 Google Workspace 超級管理員,才能完成本指南所述的操作步驟。

  • 請確認貴機構並未管理電子郵件和即時通訊訊息儲存空間。如果這項功能設為自動刪除郵件/訊息,會對保管箱的保留規則造成干擾。請登入管理控制台,將這項設定變更為 [不要自動刪除電子郵件和即時通訊訊息]

  • 建議您啟用全方位郵件儲存空間。其他 Google 產品可能會代表使用者傳送電子郵件。這項設定可確保這些郵件的副本儲存在使用者的 Gmail 信箱,並保存在保管箱中。瞭解詳情

  • 請考慮為貴機構開啟即時通訊記錄。保留規則和訴訟保留一律會套用至聊天室,但只有在記錄功能已開啟的情況下才會套用至即時訊息。

  • 請考慮在 Google 網路論壇企業版中為興趣群組開啟訊息封存功能。群組必須開啟封存功能,保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過,版主可以為自己的群組變更這項設定。如果版主已關閉群組的封存功能,使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。

步驟 1:視需要購買保管箱授權

保管箱服務在大部分的 Google Workspace 版本都有提供,不過屬於某些版本的附加服務。您可以購買授權並指派給所有人 (全機構授權),也可以僅指派給一部分的使用者 (部分機構授權)。

  1. 為貴機構購買保管箱授權。如要保留及搜尋使用者的資料,您必須為每位資料擁有者購買保管箱授權。請諮詢貴機構中瞭解相關業務與法律要求的人士,決定哪些使用者需要這類授權。

  2. 將保管箱授權指派給使用者

步驟 2:控管可登入保管箱的人員

如要開放使用者登入保管箱,請根據需要使用保管箱的人員,為所有或特定使用者開啟保管箱。瞭解詳情

注意事項:

  • 此設定不會影響保管箱可對哪些帳戶進行保留、訴訟保留及搜尋作業,這幾項作業適用於所有具備 G Suite 和保管箱授權的使用者帳戶。

  • 這項設定並不影響哪個帳戶能夠變更保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須擁有相應的保管箱權限,才能使用保管箱。

  • 如果您為貴機構全體成員開啟保管箱,保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。為了避免造成使用者困擾,如果貴機構設定了多個機構單位,建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。

步驟 3:(選用) 將保管箱權限授予獲得授權的使用者

如要讓使用者建立保留規則、設定訴訟保留或執行調查,請將權限授予對方。提醒您,起初只有超級管理員可以使用保管箱的功能。操作說明

步驟 4:登入保管箱

如果您最近購買了保管箱或進入 30 天試用期,建議您等待 30 至 60 分鐘再登入保管箱。如果您在購買後立即登入,可能會無法使用保管箱的部分功能。

  1. 前往 https://vault.google.com。如要使用傳統版保管箱,請前往 https://ediscovery.google.com

  2. 透過 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入帳戶。

您將存取權授予機構中的使用者後,這些獲得授權的使用者可按照相同的方式登入保管箱。

步驟 5:設定貴機構的預設保留規則

設定保留規則可讓您控制資料的保留時間長度,超過保留期限的資料將從使用者帳戶和所有 Google 系統中清除。設定保留規則時,建議您諮詢貴機構的法務團隊。

開始設定前,請先瞭解保留功能的運作方式。下列步驟說明的是如何設定預設保留規則,不過您也可以設定自訂保留規則。

您可以設定自訂保留規則,在指定時間內保留符合特定條件的資料。如需為貴機構中所有獲派授權的帳戶保留某項服務的全部資料一段時間,請設定預設保留規則。自訂保留規則的優先度一律高於預設保留規則,即使後者的保留期限較長亦然。

這些步驟適用於新版保管箱 (vault.google.com)。查看傳統版保管箱適用的步驟

  1. 按一下保管箱中的 [保留]。如果畫面上並未列出 [保留] 選項,請要求 Google Workspace 管理員授予您保管箱權限 (「管理保留政策」權限)。
  2. 在「預設規則」分頁中,按一下雲端硬碟 "" 或 Gmail "" 等服務。
  3. 選擇郵件或檔案的保留時間:

    • 如要永久保留資料,請選取 [無限期]
    • 如果只要將資料保留一段時間,請選取 [保留期限] 並輸入天數 (1 至 36,500 之間)。保留期限是指從下列時間起算的天數:
      • Gmail 郵件、網路論壇訊息和 Chat 訊息:傳送或接收郵件/訊息時。
      • 雲端硬碟:建立或最後一次修改檔案時。
      • Voice:傳送或接收資料時。
  4. 設定保留期限後,請選擇要如何處理超過這個期限的資料:

    • 如果只要清除使用者已刪除的資料,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有資料,請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料,例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟內的檔案。
    您提交新規則後,保管箱會立即允許各項服務清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。確認規則設定無誤前,請勿繼續進行下一個步驟。
  5. 按一下 [建立]。保留期限設定完畢後,保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並點選 [接受],即可建立規則。

  6. 針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。

Google 保管箱現已設定完成!保管箱會根據您設定的保留規則,將貴機構的資料保留下來。

重要注意事項:

  • 設定預設保留規則後的運作情形:除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外,保管箱一律會按照預設保留規則來保留資料。
  • 使用者刪除郵件、訊息或檔案後的運作情形:遭到刪除的郵件、訊息或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過,如果套用了預設保留規則或自訂規則,郵件、訊息或檔案在剩餘的保留期間內仍會封存在保管箱中,可供繼續存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件、訊息和檔案並不會計入使用者的儲存空間配額。

使用傳統版保管箱

如要開啟傳統版保管箱 (ediscovery.google.com) 適用的步驟,請點選下方連結。查看新版保管箱適用的步驟

在 ediscovery.google.com 設定預設保留規則

  1. 在保管箱中,按一下左側導覽區中的 [保留]

  2. 在「預設保留規則」下方,按一下 [雲端硬碟] 或 [Gmail] 等服務。

  3. 勾選 [設定預設保留規則] 方塊。

  4. 選擇郵件或檔案的保留時間:

    • 如要永久保留資料,請選取 [無限期]
    • 如果只要將資料保留一段時間,請輸入要保留的天數 (1 至 36,500 之間):
      • Gmail、網路論壇和 Chat 訊息:自訊息送出時起算的天數。
      • 雲端硬碟:自建立或最後一次修改檔案時起算的天數。
  5. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的資料:

    • 如果只要清除使用者已刪除的資料,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有資料,請選擇第二個選項。這項規則會清除使用者的收件匣和雲端硬碟中的資料,包括已經刪除的資料。
    您提交新規則後,保管箱會立即允許各項服務清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。確認規則設定無誤前,請勿繼續進行下一個步驟。
  6. 按一下 [儲存] 即可建立規則。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

  7. 針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。

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