為貴機構設定保管箱

注意：2025 年 11 月 1 日起，Google Workspace 管理員必須具備 Google 保管箱授權，才能繼續使用 Google 保管箱。

如果您的 Google Workspace 版本已隨附 Google 保管箱授權，即可提供給管理員使用。否則，請考慮升級至隨附該授權的版本，或加購保管箱授權。進一步瞭解保管箱授權。

為確保能繼續使用 Google 保管箱，請在 2025 年 11 月 1 日前，為現任的全體保管箱管理員更新授權。

重要事項：如要使用保管箱保留資料，您必須完成下列步驟，尤其是按照步驟 5 的說明設定保留規則。

設定的需求條件與建議

• 您必須是組織的 Google Workspace 超級管理員，才能完成本指南所述的操作步驟。

• 如要成為保管箱管理員，您必須擁有隨附 Google 保管箱的 Google Workspace 授權。如果您的 Google Workspace 授權不含保管箱，請加購 Google 保管箱授權。進一步瞭解如何加購 Google 保管箱。

• 請確認貴機構並未管理電子郵件和即時通訊訊息儲存空間。如果這項功能設為自動刪除郵件/訊息，會對保管箱的保留規則造成干擾。請登入管理控制台，將這項設定變更為 [不要自動刪除電子郵件和即時通訊訊息]。

• 建議您啟用全方位郵件儲存空間。其他 Google 產品可能會代表使用者傳送電子郵件。這項設定可確保這些郵件的副本儲存在使用者的 Gmail 信箱，並保存在保管箱中。瞭解詳情

• 建議為貴組織開啟即時通訊記錄。雖然資料保留規則和訴訟保留一律會套用至 Chat 聊天室，但只有在記錄功能已開啟時，才會套用至即時訊息。

• 建議視需求在 Google 網路論壇企業版中為特定群組開啟訊息封存功能。群組必須開啟封存功能，保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過，版主可以為自己的群組變更這項設定。如果版主已關閉群組的封存功能，使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。

步驟 1：視需要購買保管箱授權

保管箱服務在大部分的 Google Workspace 版本都有提供，不過在某些版本屬於附加服務。您可以購買授權並指派給所有人 (全機構授權)，也可以僅指派給一部分的使用者 (部分機構授權)。

1. 為貴機構購買保管箱授權。如要保留及搜尋使用者的資料，您必須為每位資料擁有者購買保管箱授權。此外，您也必須為每位保管箱管理員購買保管箱授權。請諮詢貴組織中瞭解相關業務與法律要求的人士，決定哪些使用者需要這類授權。

2. 將保管箱授權指派給使用者和管理員。

步驟 2：控管可登入保管箱的人員

如要開放使用者登入保管箱，請根據需要使用保管箱的人員，為所有或特定使用者開啟保管箱。操作說明

注意：

• 此設定不會影響保管箱可對哪些帳戶執行保留、訴訟保留及搜尋作業，這幾項作業適用於所有具備 Google Workspace 和保管箱授權的使用者帳戶。

• 這項設定並不影響哪個帳戶能夠變更保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須擁有相應的保管箱權限，才能使用保管箱。

• 如果您為貴機構全體成員開啟保管箱，保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。為了避免造成使用者困擾，如果貴機構設定了多個機構單位，建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。

步驟 3：(選用) 將保管箱權限授予獲得授權的使用者

如要讓使用者建立資料保留規則、設定訴訟保留或執行調查，請將權限授予對方。提醒您，起初只有擁有保管箱授權的超級管理員，才可以使用保管箱功能。操作說明

步驟 4：登入保管箱

如果您最近購買了保管箱或進入 30 天試用期，建議您等待 30 至 60 分鐘再登入保管箱。如果您在購買後立即登入，可能會無法使用保管箱的部分功能。

1. 前往 https://vault.google.com。

2. 透過 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入帳戶。

您將存取權授予機構中的使用者後，這些獲得授權的使用者可按照相同的方式登入保管箱。

步驟 5：設定組織的預設資料保留規則

設定資料保留規則可控制資料的保留時間長度，超過期限的資料將從使用者帳戶和所有 Google 系統中清除。設定此類規則時，建議您諮詢組織的法務團隊。

開始設定前，請先瞭解保留功能的運作方式。下列步驟說明如何設定預設資料保留規則，不過您也可以設定自訂規則。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

1. 按一下保管箱中的「保留」。如果畫面上並未列出「保留」選項，請要求 Google Workspace 超級管理員授予您保管箱權限 (「管理資料保留政策」權限)。
2. 在「預設規則」分頁中，按一下雲端硬碟  或 Gmail 等服務。

3. 選擇郵件或檔案的保留時間：

   • 如要永久保留資料，請選取 [無限期]。
   • 如果只要將資料保留一段時間，請選取 [保留期限] 並輸入天數 (1 至 36,500 之間)。保留期限是指從下列時間起算的天數：
     • Gmail 郵件、網路論壇訊息和 Chat 訊息：傳送或接收郵件/訊息時。
     • 雲端硬碟：建立或最後一次修改檔案時。
     • Voice：傳送或接收資料時。

4. 設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：

   • 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
   • 如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料，例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟內的檔案。
   您提交新規則後，保管箱會立即允許各項服務清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到保管箱刪除。確認規則設定無誤前，請勿繼續進行下一個步驟。

5. 按一下「建立」。保留期限設定完畢後，保管箱會詢問您是否瞭解這項資料保留規則的影響。請勾選方塊並點選 [接受]，即可建立規則。

6. 針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。

步驟 6：(選用) 設定保管箱匯出作業的多方核准功能

保管箱管理員可以存取網域內的高度機密資料。為確保資料匯出作業管理得當，且只有獲得授權的使用者能執行這類作業，您可以對組織的所有保管箱匯出作業啟用多方核准 (MPA) 功能。

保管箱匯出作業的 MPA 運作方式

1. 管理員執行搜尋，並嘗試開始匯出作業。
2. 系統會通知組織的第二位管理員，指出有其他管理員提出匯出要求。
3. 第二位管理員會在管理控制台中進行審查，並在確認沒有問題後核准要求。
4. 要求獲准後，系統就會開始匯出資料。
5. 接著，第一位管理員就能查看狀態，並下載匯出內容。

開啟或關閉保管箱匯出作業的 MPA 功能

您必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。

1. 請使用「超級管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

   如果您不是使用超級管理員帳戶，就無法完成這些步驟。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「安全性」>「驗證」>「多方核准設定」。
   。
3. 按一下「保管箱設定的多方核准措施」。
4. 如要對保管箱匯出作業啟用 MPA，請勾選「建立匯出項目」方塊，然後按一下「儲存」。

   注意：在管理控制台中變更保管箱的建立匯出作業設定時，您還須為組織開啟 MPA 功能，系統才能建立 MPA 要求。進一步瞭解「敏感操作的多方核准」。

5. 如要停用保管箱匯出作業的 MPA 功能，請取消勾選「Google 保管箱：建立匯出項目」方塊，然後按一下「儲存」。

如何核准保管箱資料匯出要求？

如果您是 MPA 保管箱匯出要求的提出者或核准者，就能在 MPA 核准頁面中，查看待處理的要求或過往要求。

開啟「提出的要求」分頁，然後按一下要求，系統即會顯示該要求的詳細資料頁面。在該頁面中，要求者可以取消要求，核准者則可核准或拒絕要求。

Google 保管箱現已設定完成！保管箱會根據您設定的保留規則，將貴機構的資料保留下來。

重要注意事項：

• 設定預設資料保留規則後的運作情形：除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外，保管箱一律會按照預設資料保留規則來保留資料。
• 使用者刪除郵件、訊息或檔案後的運作情形：遭到刪除的郵件、訊息或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過，如果套用了預設資料保留規則或自訂規則，郵件、訊息或檔案在剩餘的保留期限內，仍會封存在保管箱中，可供繼續存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件、訊息和檔案並不會計入使用者的儲存空間配額。