為貴機構設定保管箱

重要事項:如要使用保管箱保留資料,您必須完成下列步驟,尤其是按照步驟 5 的說明設定保留規則。

設定的需求條件與建議

  • 您必須是貴機構的 Google Workspace 超級管理員,才能完成本指南所述的操作步驟。

  • 請確認貴機構並未管理電子郵件和即時通訊訊息儲存空間。如果這項功能設為自動刪除郵件/訊息,會對保管箱的保留規則造成干擾。請登入管理控制台,將這項設定變更為 [不要自動刪除電子郵件和即時通訊訊息]

  • 建議您啟用全方位郵件儲存空間。其他 Google 產品可能會代表使用者傳送電子郵件。這項設定可確保這些郵件的副本儲存在使用者的 Gmail 信箱,並保存在保管箱中。瞭解詳情

  • 請考慮為貴機構開啟即時通訊記錄。保留規則和訴訟保留一律會套用至 Chat 聊天室,但只有在記錄功能已開啟的情況下才會套用至即時訊息。

  • 建議視需求在 Google 網路論壇企業版中為特定群組開啟訊息封存功能。群組必須開啟封存功能,保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過,版主可以為自己的群組變更這項設定。如果版主已關閉群組的封存功能,使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。

步驟 1:視需要購買保管箱授權

保管箱服務在大部分的 Google Workspace 版本都有提供,不過屬於某些版本的附加服務。您可以購買授權並指派給所有人 (全機構授權),也可以僅指派給一部分的使用者 (部分機構授權)。

  1. 為貴機構購買保管箱授權。如要保留及搜尋使用者的資料,您必須為每位資料擁有者購買保管箱授權。請諮詢貴機構中瞭解相關業務與法律要求的人士,決定哪些使用者需要這類授權。

  2. 將保管箱授權指派給使用者

步驟 2:控管可登入保管箱的人員

如要開放使用者登入保管箱,請根據需要使用保管箱的人員,為所有或特定使用者開啟保管箱。瞭解詳情

注意事項:

  • 此設定不會影響保管箱可對哪些帳戶進行保留、訴訟保留及搜尋作業,這幾項作業適用於所有具備 G Suite 和保管箱授權的使用者帳戶。

  • 這項設定並不影響哪個帳戶能夠變更保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須擁有相應的保管箱權限,才能使用保管箱。

  • 如果您為貴機構全體成員開啟保管箱,保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。為了避免造成使用者困擾,如果貴機構設定了多個機構單位,建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。

步驟 3:(選用) 將保管箱權限授予獲得授權的使用者

如要讓使用者建立保留規則、設定訴訟保留或執行調查,請將權限授予對方。提醒您,起初只有超級管理員可以使用保管箱的功能。操作說明

步驟 4:登入保管箱

如果您最近購買了保管箱或進入 30 天試用期,建議您等待 30 至 60 分鐘再登入保管箱。如果您在購買後立即登入,可能會無法使用保管箱的部分功能。

  1. 前往 https://vault.google.com

  2. 透過 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入帳戶。

您將存取權授予機構中的使用者後,這些獲得授權的使用者可按照相同的方式登入保管箱。

步驟 5:設定貴機構的預設保留規則

設定保留規則可讓您控制資料的保留時間長度,超過保留期限的資料將從使用者帳戶和所有 Google 系統中清除。設定保留規則時,建議您諮詢貴機構的法務團隊。

開始設定前,請先瞭解保留功能的運作方式。下列步驟說明的是如何設定預設保留規則,不過您也可以設定自訂保留規則。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料,請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料,請建立「預設保留規則」

  1. 按一下保管箱中的 [保留]。如果畫面上並未列出 [保留] 選項,請要求 Google Workspace 管理員授予您保管箱權限 (「管理保留政策」權限)。
  2. 在「預設規則」分頁中,按一下雲端硬碟  或 Gmail 等服務。
  3. 選擇郵件或檔案的保留時間:

    • 如要永久保留資料,請選取 [無限期]
    • 如果只要將資料保留一段時間,請選取 [保留期限] 並輸入天數 (1 至 36,500 之間)。保留期限是指從下列時間起算的天數:
      • Gmail 郵件、網路論壇訊息和 Chat 訊息:傳送或接收郵件/訊息時。
      • 雲端硬碟:建立或最後一次修改檔案時。
      • Voice:傳送或接收資料時。
  4. 設定保留期限後,請選擇要如何處理超過這個期限的資料:

    • 如果只要清除使用者已刪除的資料,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有資料,請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料,例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟內的檔案。
    您提交新規則後,保管箱會立即允許各項服務清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。確認規則設定無誤前,請勿繼續進行下一個步驟。
  5. 按一下 [建立]。保留期限設定完畢後,保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並點選 [接受],即可建立規則。

  6. 針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。

Google 保管箱現已設定完成!保管箱會根據您設定的保留規則,將貴機構的資料保留下來。

重要注意事項:

  • 設定預設保留規則後的運作情形:除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外,保管箱一律會按照預設保留規則來保留資料。
  • 使用者刪除郵件、訊息或檔案後的運作情形:遭到刪除的郵件、訊息或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過,如果套用了預設保留規則或自訂規則,郵件、訊息或檔案在剩餘的保留期間內仍會封存在保管箱中,可供繼續存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件、訊息和檔案並不會計入使用者的儲存空間配額。

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