为贵单位设置 Google 保险柜

重要提示：您必须先完成这些步骤，然后保险柜才会保留数据。要让保险柜保留您的数据，请按照第 5 步中的说明设置保留规则。

与设置保险柜有关的要求和建议

• 您必须是贵单位的 Google Workspace 超级用户，才能完成本指南中的步骤。

• 确认贵单位目前未管理电子邮件和聊天消息存储功能。如果将此功能配置为自动删除邮件，则会干扰保险柜的保留规则。这种情况下请登录管理控制台，然后将相应设置改为不自动删除电子邮件和聊天消息。

• 考虑启用综合邮件存储空间。其他 Google 产品可能会以用户的名义发送电子邮件。此设置可确保这些邮件的副本存储在用户的 Gmail 邮箱中，并且可供 Google 保险柜访问。了解详情

• 考虑为贵单位启用聊天记录。保留规则和保全始终适用于 Chat 聊天室，但仅在启用了聊天记录的情况下，才适用于直接消息。

• 考虑在 Google 网上论坛企业版中为相关群组启用帖子归档。保险柜只能对启用了归档功能的群组中的帖子执行保全、保留和搜索操作。不过，群组所有者可以为自己的群组更改此设置。如果群组所有者停用了归档功能，用户仍可通过自己的邮箱查看相应群组的帖子。

第 1 步：购买保险柜许可（如有需要）

大多数 Google Workspace 版本都提供保险柜，但对部分版本而言，保险柜属于附加服务。您可以购买许可，然后向所有用户分配许可（为整个单位分配许可），也可以仅向部分用户分配许可（为单位的一部分用户分配许可）。

1. 为贵单位购买保险柜许可。根据您希望让哪些用户能保留和搜索数据，为他们每人分别分配一个保险柜许可。您可以通过咨询贵单位中了解单位业务与法律要求的人士，确定需要保险柜许可的人员。

2. 为用户分配保险柜许可。

第 2 步：决定哪些用户可以登录保险柜

要允许用户登录保险柜，请为所有用户或特定用户启用保险柜。了解操作方法

注意：

• 此设置不会影响保险柜可保留、保全和搜索哪些帐号。凡是拥有 G Suite 和保险柜许可的用户帐号，都是可以保留、保全和搜索的帐号。

• 对于哪些帐号能够更改保留规则、搜索数据或使用其他保险柜功能，此设置没有任何影响。用户必须拥有相应保险柜权限才能使用保险柜。

• 如果您为单位中的所有人启用保险柜，则保险柜图标会显示在所有人的应用列表中。如果贵单位设置了多个单位部门，我们建议您仅限那些拥有保险柜权限的单位部门访问保险柜。

第 3 步：（可选）向获得授权的用户授予保险柜权限

根据您希望让哪些用户能创建保留规则、设置保全或开展调查，向他们授予相应权限。最初，只有超级用户可以使用保险柜功能。了解操作方法

第 4 步：登录保险柜

如果您刚刚购买保险柜或开始为期 30 天的试用，建议您等 30 至 60 分钟后再登录保险柜。如果您在购买后立即登录，则可能无法使用保险柜的所有功能。

1. 转到 https://vault.google.com。

2. 使用您的 Google Workspace 用户名和密码登录。

贵单位中的其他获得授权的用户在您授予他们访问权限后，就能以同样的方式登录保险柜。

第 5 步：设置贵单位的默认保留规则

可通过设置保留规则来控制数据的保留期限，到期后系统就可以将数据从用户帐号和所有 Google 系统中完全清除。我们建议您在设置保留规则时咨询单位的法律团队。

在开始之前，请先了解保留功能的工作原理。以下步骤介绍了如何设置默认保留规则，不过您也可以改而设置自定义保留规则。

如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如需将所有许可帐号的所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。

1. 在保险柜中，点击保留。如果系统未列出保留选项，请让 Google Workspace 管理员授予您保险柜权限（“管理保留政策”）。
2. 在默认规则标签页中，点击一项服务，例如“云端硬盘” 或“Gmail”。

3. 选择邮件或文件的保留时长：

   • 要永久保留数据，请选择无限期。
   • 如果只想将数据保留一段时间，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36500）。保留期限根据以下开始时间进行计算：
     • Gmail 邮件、网上论坛帖子和 Chat 消息：自发出/接收邮件/帖子/消息起计算的天数。
     • 云端硬盘：自创建文件或上次修改文件起计算的天数。
     • Voice：自发送/接收数据起计算的天数。

4. 如果您设置了保留期限，请选择如何处理超过所选保留期限的数据：

   • 要仅完全清除用户已删除的数据，请选择第一个选项。
   • 要完全清除所有数据，请选择第二个选项。此规则可以完全清除用户希望保留的数据，例如 Gmail 收件箱中的邮件或云端硬盘中的文件。
   您提交新规则后，保险柜会立即允许相应服务完全清除超过保留期限的数据，其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误，然后再继续执行下一步操作。

5. 点击创建。如果您设置了保留期限，保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可创建此规则。

6. 如果您还想为其他服务设置默认保留规则，请针对相应服务重复执行上述操作。

Google 保险柜现已设置完毕！保险柜会根据您配置的保留规则，保留贵单位的数据。

重要注意事项：

• 设置默认保留规则后会发生的情况：除非应用自定义保留规则或保全，否则保险柜会按照默认保留规则保留数据。
• 用户删除邮件或文件后的情况：邮件或文件会从用户的帐号中移除。但是，如果应用了默认保留规则或自定义保留规则，那么邮件或文件在剩余的保留期限内仍会保留在保险柜中。保险柜保留的已删除邮件和文件不会计入用户的存储空间配额。