为贵单位设置 Google 保险柜

重要提示:您必须先完成这些步骤,然后保险柜才会保留数据。要让保险柜保留您的数据,请按照第 5 步中的说明设置保留规则。

与设置保险柜有关的要求和建议

  • 您必须是贵单位的 G Suite 超级用户,才能完成本指南中的步骤。

  • 确认贵单位目前未管理电子邮件和聊天消息存储功能。如果将此功能配置为自动删除邮件,则会干扰保险柜的保留规则。这种情况下请登录管理控制台,然后将相应设置改为不自动删除电子邮件和聊天消息

  • 考虑启用综合邮件存储空间。其他 Google 产品可能会以用户的名义发送电子邮件。此设置可确保这些邮件的副本存储在用户的 Gmail 邮箱中,并且可供 Google 保险柜访问。了解详情

  • 考虑为贵单位启用聊天记录。保留规则和保全设置始终适用于聊天室,但仅在启用了聊天记录的情况下,才适用于直接消息。

  • 考虑在 Google 网上论坛企业版中为相关群组启用帖子归档。保险柜只能对启用了归档功能的群组中的帖子执行保全、保留和搜索操作。不过,群组所有者可以为自己的群组更改此设置。如果群组所有者停用了归档功能,用户仍可通过自己的邮箱查看相应群组的帖子。

第 1 步:(仅适用于 G Suite 基本版)购买保险柜并分配许可

大多数 G Suite 版本都提供保险柜,但对于 G Suite 基本版客户来说,保险柜属于附加服务。您可以向所有用户分配许可(为整个单位分配许可),也可以仅向部分用户分配许可(为单位的一部分用户分配许可)。

  1. 根据您希望让哪些用户能保留和搜索数据,为他们每人分别购买一个保险柜许可。可以通过咨询贵单位中了解单位业务与法律要求的人士,确定需要保险柜许可的人员。

  2. 为用户分配保险柜许可

第 2 步:决定哪些用户可以登录保险柜

要允许用户登录保险柜,请为所有用户或特定用户启用保险柜。了解操作方法

注意:

  • 此设置不会影响保险柜可保留、保全和搜索哪些帐号。凡是拥有 G Suite 和保险柜许可的用户帐号,都是可以保留、保全和搜索的帐号。

  • 对于哪些帐号能够更改保留规则、搜索数据或使用其他保险柜功能,此设置没有任何影响。用户必须拥有相应保险柜权限才能使用保险柜。

  • 如果您为单位中的所有人启用保险柜,则保险柜图标会显示在所有人的应用列表中。如果贵单位设置了多个单位部门,我们建议您仅限那些拥有保险柜权限的单位部门访问保险柜。

第 3 步:(可选)向获得授权的用户授予保险柜权限

根据您希望让哪些用户能创建保留规则、设置保全或开展调查,向他们授予相应权限。最初,只有 G Suite 超级用户可以使用保险柜功能。了解操作方法

第 4 步:登录保险柜

如果您刚刚购买保险柜或开始为期 30 天的试用,建议您等 30 至 60 分钟后再登录保险柜。如果您在购买后立即登录,则可能无法使用保险柜的所有功能。

  1. 访问 https://ediscovery.google.com

  2. 使用您的 G Suite 用户名和密码登录。

贵单位中的其他获得授权的用户在您授予他们访问权限后,就能以同样的方式登录保险柜。

第 5 步:设置贵单位的默认保留规则

可通过设置保留规则来控制数据的保留期限,到期后系统就会将数据从用户帐号和所有 Google 系统中完全清除。建议您在设置保留规则时咨询贵单位的法务团队。

您可以设置自定义保留规则,将满足特定条件的数据保留一段时间。对于单位中所有获得许可的帐号,如果您需要将某项服务中的所有数据保留一段时间,则可以设置默认保留规则。自定义保留规则会覆盖默认保留规则,即使后者的保留期限更长也是如此。

在开始之前,请先了解保留功能的工作原理。以下步骤介绍了如何设置默认保留规则,不过您也可以改而设置自定义保留规则。

  1. 在保险柜的左侧导航栏中,点击保留

  2. 默认保留规则下方,点击相应服务,例如“云端硬盘”或“Gmail”。

    注意:G Suite 基本功能版客户只能为云端硬盘设置保留规则。

  3. 勾选设置默认保留规则

  4. 选择邮件或文件的保留期限:

    • 要永久保留数据,请选择无限期
    • 如果只想将数据保留一段时间,请输入保留天数(0 至 36500):
      • Gmail 邮件、群组帖子和 Chat 消息:自邮件/帖子/消息发出起计算的天数。
      • 云端硬盘:自创建文件或上次修改文件起计算的天数。
  5. 如果您设置了保留期限,请选择保留期限过后如何处理数据:

    • 要仅彻底清空用户已删除的数据,请选择第一个选项。
    • 要彻底清空所有数据,请选择第二个选项。此规则可以彻底清空用户的收件箱和云端硬盘中的数据,以及已被删除的数据。
    您提交新规则后,保险柜会立即允许相应服务完全清除超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  6. 点击保存以创建此规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。

  7. 如果您还想为其他服务设置默认保留规则,请针对相应服务重复执行上述操作。

Google 保险柜现已设置完毕!保险柜会根据您配置的保留规则,保留贵单位的数据。

重要注意事项:

  • 设置默认保留规则后会发生的情况:除非应用自定义保留规则或保全,否则保险柜会按照默认保留规则保留数据。
  • 用户删除邮件或文件后的情况:邮件或文件会从用户的帐号中移除。但是,如果应用了默认保留规则或自定义保留规则,那么邮件或文件在剩余的保留期限内仍会保留在保险柜中。保险柜保留的已删除邮件和文件不会计入用户的存储空间配额。
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