使用入门:保险柜管理员

欢迎使用 Google 保险柜!本指南可引导您完成相关步骤,使您单位的保险柜开始运行。

重要提示:您必须先完成这些步骤,然后保险柜才会保留数据。您必须按照第 5 步操作,选择默认保留规则和/或自定义保留规则,这样保险柜才能保留您的数据。

在继续之前:

  • 您必须是单位的 G Suite 超级用户;只有超级用户才能完成本指南中的相关步骤。
  • 您的单位必须购买包含保险柜的 G Suite 版本。使用 G Suite 基本版的单位必须购买保险柜许可。
  • 确认您的单位未管理电子邮件和聊天消息存储。如果此功能被配置为自动删除邮件,则会干扰保险柜的保留规则。您必须登录管理控制台并将此设置更改为不自动删除电子邮件和聊天消息
  • 考虑启用综合邮件存储空间。此设置可确保您网域中所有已发送或已接收邮件的副本(包括通过非 Gmail 邮箱收发的邮件)均会存储在相关用户的 Gmail 邮箱中。

点击以下各个步骤,了解相应的完成方式。

1. 分配保险柜许可(仅适用于 G Suite 基本版)

大多数 G Suite 版本都提供保险柜,但对于 G Suite 基本版客户来说,保险柜属于附加服务。您可以向所有用户分配许可(全网域许可),也可以仅向部分用户分配许可(部分网域许可)。

  1. 向您单位中了解单位业务与法律要求的人士咨询,确定需要保险柜许可的人员。
  2. 按照全网域或部分网域许可一文中的步骤进行操作。
2. 决定哪些用户可以登录保险柜

您可以控制单位中哪些人能在自己的帐号中看到保险柜服务。请注意以下事项:

  • 是否启用保险柜不会影响保险柜会对哪些帐号进行归档。系统可对拥有保险柜许可的所有用户帐号进行归档。
  • 对于哪些帐号能够更改保留、搜索数据或使用其他保险柜功能,此设置没有任何影响。用户必须拥有相应保险柜权限才能使用保险柜。
  • 如果您选择对所有人启用,则保险柜图标会显示在所有人的应用列表中。当列表中出现无法使用的应用时,有些用户可能会感到疑惑。如果您的网域有多个单位部门,我们建议您限制哪些用户可以访问拥有保险柜权限的单位部门。

要允许用户登录保险柜,请执行以下操作:

  1. 登录管理控制台
  2. 在信息中心内,点击应用,然后点击 G Suite
  3. 点击保险柜,然后选择以下一个选项:
    • 对所有人启用:您单位的任何人都可以使用保险柜。
    • 对部分单位部门启用:只有您指定的单位部门可以使用保险柜。详细了解如何创建单位部门
    • 关闭:您单位的任何人都无权使用保险柜。
3. 向授权员工授予权限

向您希望其创建保留规则、设置保全或进行调查的员工授予权限。此步骤不属于保险柜的强制初始设置。

  1. 了解您可授予用户的各项权限
  2. 按照授予管理员权限一文中的步骤进行操作。
4. 登录保险柜
在您购买保险柜或开始为期 30 天的试用后,我们建议您先等待 30 到 60 分钟,然后再登录 https://ediscovery.google.com。如果您在购买后立即登录,就可能无法看到所有可使用的保险柜功能。

如果 Google 保险柜已启用,而且您已在管理控制台中分配了许可,您就可以按照以下步骤登录保险柜:

  1. 转到 https://ediscovery.google.com
  2. 使用您的 G Suite 用户名和密码登录。

您网域中的其他获得授权员工在您授予他们访问权限后,就能以同样的方式登录保险柜。

5. 设置单位的默认保留期限

设置默认的保留政策以控制数据的保留时长,超过保留期限的数据会从用户帐号和所有 Google 系统中永久清除。您的单位应设置相关政策以规定数据的保留时间。我们建议您在设置保留规则时咨询单位的法律团队。

了解保留功能的工作原理

  1. 在保险柜中,点击左侧导航栏中的保留
  2. 默认保留规则下方,点击相应服务,例如“云端硬盘”或“Gmail”。

    注意:云端硬盘企业版客户只能为云端硬盘设置保留规则。
  3. 勾选设置默认保留规则对应的复选框。
  4. 选择邮件或文件的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留数据。点击保存可创建默认保留规则。大功告成!
    • 输入天数(0 至 36500):
      • Gmail 邮件、群组帖子和聊天消息:自邮件/帖子/消息发出起计算的天数。
      • 云端硬盘:自创建文件或上次修改文件起计算的天数。
  5. 选择如何处理超过所选保留期限的数据:
    • 如只要清除用户已经删除的邮件或文件,请选择第一个选项。
    • 如要清除所有邮件和文件,请选择第二个选项。这包括用户收件箱和云端硬盘中的数据,以及已被删除的数据。
    您提交新规则后,保险柜会立即开始清除超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  6. 点击继续

重要注意事项:

  • 设置默认保留规则后会发生的情况:除非应用自定义保留规则或保全,否则保险柜会按照默认保留规则保留数据。
  • 用户删除邮件或文件后的情况:邮件或文件会从用户的帐号中移除。但是,如果应用了默认保留规则或自定义保留规则,那么邮件或文件在剩余的保留期内仍会保留在保险柜中。

您现在已经可以开始使用 Google 保险柜了!保险柜会根据您配置的保留规则,在指定的保留期限内保留您网域的数据。详细了解默认保留规则和自定义保留规则

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