保管箱管理員快速入門指南

歡迎使用 Google 保管箱!本指南將逐步引導您為機構設定並執行保管箱。

重要事項:您必須完成下列步驟,才能使用保管箱保留資料。而且,您必須按照步驟 5 的說明,選擇預設和/或自訂的保留規則,這樣保管箱才能保留您的資料。

繼續進行之前,請先確認以下事項:

  • 您必須是貴機構的 G Suite 超級管理員,才能完成本指南所述的操作步驟。
  • 貴機構必須購買包含保管箱的 G Suite 版本。使用 G Suite Basic 的機構則必須購買保管箱授權。
  • 請確認貴機構並未管理電子郵件和即時通訊訊息儲存空間。如果這項功能設為自動刪除郵件/訊息,會對保管箱的保留規則造成干擾。您必須登入管理控制台,將這項設定變更為 [不要自動刪除電子郵件和即時通訊訊息]
  • 請考慮啟用全方位郵件儲存空間。如此可確保網域中所有已收發郵件 (包括透過非 Gmail 信箱收發的郵件) 都會留存一份在關聯使用者的 Gmail 信箱中。

請按下方的各項步驟,瞭解如何完成相關設定。

1. 指派保管箱授權 (僅限 G Suite Basic)

保管箱服務在大部分的 G Suite 版本都有提供,不過屬於 G Suite Basic 的附加服務。您可以將授權指派給所有人 (完整網域授權),也可以僅指派給一部分的使用者 (部分網域授權)。

  1. 諮詢貴機構中瞭解相關業務與法律需求的人士,決定哪些使用者需要保管箱授權。
  2. 按照完整網域授權或部分網域授權一文所述的步驟操作。
2. 控管可登入保管箱的人員

您可以控管貴機構中哪些使用者可以透過自己的帳戶檢視保管箱服務。請注意以下幾點:

  • 保管箱開啟與否並不影響保管箱會將哪些帳戶封存。系統可封存所有具備保管箱授權的使用者帳戶。
  • 這項設定並不影響哪個帳戶能夠變更保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須擁有相應的保管箱權限,才能使用保管箱。
  • 如果您選擇 [為所有人啟用],那麼所有人的應用程式清單中都會顯示保管箱圖示,但有些人可能會疑惑這個列出的應用程式怎麼沒有作用。為了避免造成使用者困擾,如果網域中有多個機構單位,建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。

如要允許使用者登入保管箱:

  1. 登入管理控制台
  2. 在資訊主頁中按一下 [應用程式],再按一下 [G Suite]
  3. 按一下 [保管箱],然後選擇下列其中一個選項:
    • 為所有人啟用:機構中的所有人皆可存取保管箱。
    • 為部分機構啟用:只有您指定的機構單位才能存取保管箱。進一步瞭解如何建立機構單位
    • 關閉:機構中沒有任何一個人可以存取保管箱。
3. 將權限授予已獲授權的員工

獲得您授予權限的員工可建立保留規則、設定訴訟保留或執行調查。初次設定保管箱時,您可以略過這個步驟。

  1. 瞭解您可以授予使用者哪些類型的權限
  2. 按照授予管理員權限一文所述的步驟操作。
4. 登入保管箱
購買保管箱或開始進入 30 天試用期後,建議您等待 30 至 60 分鐘再登入 https://ediscovery.google.com。如果您在購買後立即登入,可能還不會看到所有可用的保管箱功能區。

一旦 Google 保管箱已啟用,且您已確實在管理控制台中指派授權,即可按照下列步驟登入保管箱:

  1. 前往 https://ediscovery.google.com
  2. 使用 G Suite 使用者名稱和密碼登入。

您將存取權授予網域中的員工後,這些獲得授權的員工可按照相同的方式登入保管箱。

5. 設定貴機構的預設保留期限

設定預設保留政策可讓您控制資料的保留時間長度,超過保留期限的資料將從使用者帳戶和所有 Google 系統中永久清除。貴機構應制訂相關的政策來規範資料的保留時間。設定保留規則時,建議您諮詢貴機構的法務小組。

瞭解保留規則的運作方式

  1. 按一下保管箱左側導覽列中的 [保留]
  2. 在「預設保留規則」之下,按一下服務 (例如 [雲端硬碟] 或 [郵件])。

    注意:雲端硬碟企業版客戶只能對雲端硬碟設定保留規則。
  3. 勾選 [設定預設保留規則] 方塊。
  4. 選擇郵件或檔案的保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存資料。按一下 [儲存] 即可建立預設保留規則。這樣就大功告成了!
    • 輸入天數 (0 至 36,500 之間):
      • Gmail、網路論壇和 Chat 訊息:自郵件或訊息送出時起算的天數。
      • 雲端硬碟:自檔案建立或最後一次修改時起算的天數。
  5. 選擇您要如何處理超過所選保留期限的資料:
    • 如果只要清除使用者已刪除的郵件或檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件和檔案,請選擇第二個選項。這會一併清除使用者的收件匣和雲端硬碟中的資料,以及已遭刪除的資料。
    您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要繼續下一個步驟。
  6. 按一下 [繼續]

重要注意事項:

  • 設定預設保留規則後的運作情形:除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外,保管箱一律會按照預設保留規則來保留資料。
  • 使用者刪除郵件或檔案後的運作情形:遭到刪除的郵件或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過,如果套用了預設保留規則或自訂規則,郵件或檔案在剩餘的保留期間內仍會封存在保管箱中,可供繼續存取。

您現在可以開始使用 Google 保管箱了!保管箱會根據您設定的保留規則,將您網域中的資料保留下來。進一步瞭解預設保留規則和自訂規則

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