Начало работы: администрирование Сейфа

Добро пожаловать в Google Сейф! Это руководство поможет вам включить и настроить Сейф для вашей организации.

Важно! Чтобы сохранять данные в Сейфе, необходимо выполнить все перечисленные ниже действия. Обязательно выберите правило хранения по умолчанию или задайте собственное, как описано в пункте 5.

Прежде чем продолжить, убедитесь, что перечисленные ниже условия соблюдены.

  • Вы являетесь суперадминистратором G Suite в своей организации. Только суперадминистратор может выполнить перечисленные далее действия.
  • Ваша организация использует версию G Suite, в которую входит Сейф. Клиентам G Suite Basic требуется приобрести лицензии на Сейф.
  • В вашей организации не заданы настройки хранения сообщений электронной почты и чата. Если вы настроили автоматическое удаление сообщений, правила хранения Сейфа будут работать некорректно. В этом случае войдите в консоль администратора и задайте параметр Не удалять сообщения электронной почты и чата автоматически.
  • Вы можете включить комплексное хранение почты, чтобы копии всех сообщений, отправленных и полученных в домене с использованием Gmail и сторонних клиентов, сохранялись в почтовых ящиках Gmail соответствующих пользователей.

Нажимайте на пункты списка ниже, чтобы посмотреть соответствующие инструкции.

1. Предоставьте лицензии на Сейф (только G Suite Basic)

Сейф включен в большинство выпусков G Suite, но клиентам G Suite Basic необходимо приобрести его отдельно. Лицензии можно предоставить всем сотрудникам в домене или только определенной группе.

  1. Выясните, кому в компании необходима лицензия на Сейф. Принять решение помогут сотрудники, понимающие специфику деятельности вашей организации и юридические требования.
  2. Следуйте инструкциям, приведенным в этой статье.
2. Настройте параметры доступа к Сейфу

Вы можете разрешать или запрещать сотрудникам использовать Сейф в аккаунтах. Важно помнить следующее:

  • Список аккаунтов, данные в которых будут архивироваться, не зависит от выбранных настроек доступа. Архивированы могут быть все аккаунты пользователей, имеющих лицензию на Сейф.
  • Настройки доступа не влияют на право пользователей изменять правила хранения, искать файлы в домене и совершать другие действия в Сейфе. Работать с Сейфом могут только те, у кого есть соответствующие разрешения.
  • Если вы выберете параметр Включить для всех, Сейф появится в списке приложений всех сотрудников компании, даже если они не могут его использовать. Рекомендуем предоставлять доступ только организационным подразделениям, у которых есть разрешения на работу с Сейфом.

Чтобы предоставить сотрудникам доступ к Сейфу, выполните указанные ниже действия.

  1. Войдите в консоль администратора.
  2. В панели управления нажмите Приложения и выберите G Suite.
  3. Нажмите Сейф и выберите один из следующих вариантов:
    • Включено для всех: доступ к Сейфу есть у всех сотрудников.
    • Включено для некоторых организаций: доступ к Сейфу есть только у выбранных организационных подразделений. Подробнее…
    • ВЫКЛ: ни у кого в организации нет доступа к Сейфу.
3. Предоставьте сотрудникам разрешения

Предоставьте сотрудникам разрешения на создание правил хранения, их установку и проведение анализа. При начальной настройке этот этап можно пропустить.

  1. Ознакомьтесь с разрешениями, которые можно предоставить пользователям Сейфа.
  2. Следуйте инструкциям, приведенным в этой статье.
4. Войдите в Сейф
После приобретения лицензии или начала 30-дневного пробного периода подождите 30–60 минут, прежде чем входить на сайт https://ediscovery.google.com. В противном случае вам могут быть недоступны некоторые функции.

Включив Google Сейф и назначив лицензии в консоли администратора, войдите в Сейф:

  1. Откройте страницу https://ediscovery.google.com.
  2. Войдите с учетными данными своего аккаунта G Suite.

Другие сотрудники, которым вы предоставите доступ к Сейфу, должны будут выполнять вход в том же порядке.

5. Установите срок хранения по умолчанию

Укажите, как долго Сейфу нужно хранить данные, прежде чем они будут навсегда удалены из аккаунтов пользователей и всех систем Google. Это правило является обязательным. Перед настройкой проконсультируйтесь с сотрудниками юридического отдела.

Как работают правила хранения

  1. В Сейфе на панели слева нажмите Хранение.
  2. В разделе Правила хранения по умолчанию выберите сервис, например Диск или Gmail.

    Примечание. Клиенты Drive Enterprise могут настраивать правила хранения только для Диска.
  3. Установите флажок Создание правила хранения по умолчанию.
  4. Укажите срок хранения сообщений или файлов.
    • Выберите Бессрочно, чтобы данные не удалялись из Сейфа. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило. Готово!
    • Введите количество дней: от 0 до 36 500.
      • Почта, Группы и Hangouts Chat: дни отсчитываются с момента отправки сообщения. 
      • Диск: дни отсчитываются с момента создания или изменения файла.
  5. Укажите, что делать с данными по истечении указанного срока.
    • Выберите первый вариант, если нужно удалять навсегда только сообщения или файлы, уже удаленные пользователями
    • Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все сообщения и файлы: не только те, которые уже удалены пользователями, но и сообщения в их почтовых ящиках и на Диске. 
    После того как вы зададите правило, в Сейфе сразу начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного периода. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  6. Нажмите Продолжить.

Важная информация

  • Что происходит после настройки правила хранения по умолчанию. Данные, на которые не распространяются другие правила и запрет на удаление, хранятся в течение указанного срока.
  • Что происходит, если пользователь удаляет сообщение. Сообщение или файл удаляется из аккаунта пользователя. Однако если на сообщения или файлы распространяются правила хранения, они будут доступны в Сейфе на протяжении заданного срока.

Теперь ваш Google Сейф работает. В нем будут храниться данные домена в течение заданного вами срока. Подробнее о правилах хранения

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?