Требования и рекомендации
-
Выполнить перечисленные далее действия может только суперадминистратор Google Workspace.
-
Убедитесь, что в вашей организации не заданы настройки хранения сообщений электронной почты и чата. Если вы настроили автоматическое удаление сообщений, правила хранения Сейфа будут работать некорректно. В этом случае войдите в консоль администратора и задайте параметр Не удалять сообщения электронной почты и чата автоматически.
-
Вы можете включить комплексное хранение почты. Другие продукты Google могут отправлять сообщения электронной почты от имени пользователя. Если эта настройка включена, копии таких сообщений сохраняются в почтовом ящике Gmail пользователя и Сейф может получать к ним доступ. Подробнее…
-
При необходимости включите историю чата для сотрудников организации. Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-группы Chat, однако для прямой переписки они действуют только при включенной истории.
-
Рекомендуем включить архивирование сообщений для нужных групп в Google Группах для бизнеса. Доступные в Сейфе функции хранения и поиска сообщений, а также установки запретов на их удаление можно использовать только для тех групп, для которых включено архивирование. При этом владельцы групп могут менять эту настройку для своих групп. Если владелец группы отключит архивирование, ее сообщения по-прежнему останутся в почтовых ящиках пользователей.
Шаг 1. Если нужно, приобретите лицензии на Сейф
Сейф доступен в большинстве версий Google Workspace, но иногда требуется приобретать его отдельно. Лицензии можно предоставить всем сотрудникам в организации или только определенной группе.
-
Приобретите лицензии на Сейф для организации. Вам потребуется лицензия на Сейф для каждого пользователя, которому вы хотите предоставить права для поиска данных и настройки правил хранения. Выясните, кому в компании необходима лицензия на Сейф. Принять решение помогут сотрудники, понимающие специфику деятельности вашей организации и юридические требования.
-
Назначьте лицензии на Сейф пользователям.
2. Настройте параметры доступа к Сейфу
Чтобы предоставить сотрудникам доступ к Сейфу, включите этот сервис для всех или выбранных пользователей. Подробнее…
Примечания
-
Эта настройка не влияет на то, для каких аккаунтов можно использовать функции поиска, правила хранения и запреты на удаление. Такие возможности доступны для всех аккаунтов с лицензиями G Suite и Сейфа.
-
Настройки доступа не влияют на право пользователей изменять правила хранения, искать файлы в домене и совершать другие действия в Сейфе. Работать с Сейфом могут только те, у кого есть соответствующие разрешения.
-
Если вы включите Сейф для всех в организации, значок сервиса появится в списке приложений всех сотрудников. Рекомендуем предоставлять доступ только организационным подразделениям, у которых есть разрешения на работу с Сейфом.
3. Предоставьте разрешения на работу с Сейфом авторизованным пользователям (необязательно)
Предоставьте пользователям разрешения на создание правил хранения, установку запретов на удаление и проведение расследований. Изначально только суперадминистраторы могут использовать функции Сейфа. Подробнее…
4. Войдите в Сейф
Если вы приобрели лицензию на Сейф или начали 30-дневный пробный период недавно, подождите 30–60 минут, прежде чем входить в Сейф. В противном случае вам могут быть недоступны некоторые функции.
-
Откройте страницу https://vault.google.com.
-
Введите свое имя пользователя Google Workspace и пароль.
Другие авторизованные пользователи в организации смогут входить в Сейф таким же образом после того, как вы предоставите им доступ.
5. Настройте правила хранения по умолчанию
Укажите, как долго нужно хранить данные, прежде чем их можно будет навсегда удалить из аккаунтов пользователей и всех систем Google. Перед настройкой проконсультируйтесь с сотрудниками юридического отдела.
Прежде чем начать работу с Сейфом, изучите принципы действия правил хранения. Ниже приведены инструкции по настройке правил хранения по умолчанию, но при желании вы можете задать собственные правила.
Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.
- В Сейфе нажмите Хранение. Если элемент Хранение отсутствует, попросите администратора Google Workspace предоставить вам разрешения для Сейфа (через механизм "Управление правилами хранения").
- На вкладке Правила по умолчанию выберите сервис, например Диск
или Gmail
.
-
Укажите срок хранения сообщений или файлов.
- Чтобы данные не удалялись из Сейфа, выберите Бессрочно.
- Чтобы данные удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и введите количество дней от 1 до 36 500. Срок хранения рассчитывается по следующим правилам:
- Gmail, Группы и Chat: дни отсчитываются с момента отправки или получения сообщения.
- Диск: дни отсчитываются с момента создания или изменения файла.
- Voice: дни отсчитываются с момента отправки или получения данных.
-
После выбора срока хранения укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
- Если нужно навсегда удалять только данные, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
- Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все данные, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и сообщения в их почтовых ящиках и файлы на Диске.
После того как вы зададите правило, в Сейфе сразу начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного периода. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. -
Нажмите Создать. Если вы настроили срок хранения, Сейф попросит вас подтвердить, что вы осознаете последствия применения этого правила хранения. Установите нужные флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.
-
Повторите этот процесс для всех сервисов, для которых вы хотите настроить правила хранения по умолчанию.
Google Сейф настроен! Данные организации будут храниться в нем в соответствии с настроенными правилами.
Важная информация
- Что происходит после настройки правила хранения по умолчанию: данные, на которые не распространяются другие правила и запрет на удаление, хранятся в течение указанного срока.
- Что происходит, когда пользователь удаляет сообщение или файл: сообщение или файл удаляется из аккаунта пользователя. Однако если на сообщения или файлы распространяются правила хранения, они будут доступны в Сейфе на протяжении заданного срока. Удаленные сообщения и файлы, сохраненные в Сейфе, не учитываются при расчете квоты хранения для пользователя.