Przewodnik wprowadzający dla administratorów Vault

Witamy w Google Vault. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces konfigurowania i uruchamiania Vault w Twojej organizacji.

Ważne: Vault nie rozpocznie zachowywania danych, dopóki nie wykonasz tych kroków. Aby dane mogły być przechowywane w Vault, musisz wybrać domyślną lub niestandardową regułę przechowywania zgodnie z opisem w kroku 5.

Zanim przejdziesz dalej:

  • Musisz być superadministratorem G Suite w Twojej organizacji (tylko superadministratorzy mają uprawnienia do wykonywania czynności opisanych w tym przewodniku).
  • Twoja organizacja musi kupić wersję G Suite obejmującą Vault. Organizacje korzystające z G Suite Basic muszą zakupić licencje na Vault.
  • Upewnij się, że Twoja organizacja nie zarządza przechowywaniem e-maili i wiadomości czatu. Jeśli ta funkcja jest skonfigurowana w celu automatycznego usuwania wiadomości, będzie zakłócać działanie reguł przechowywania w Vault. Musisz zalogować się w konsoli administracyjnej i zmienić to ustawienie na Nie usuwaj e-maili ani wiadomości czatu automatycznie.
  • Rozważ włączenie kompleksowego przechowywania poczty. To ustawienie daje pewność, że kopie wszystkich wysłanych i odebranych w domenie e-maili (także tych wysłanych lub odebranych przez skrzynki pocztowe inne niż Gmail) będą przechowywane w powiązanych skrzynkach pocztowych użytkowników w Gmailu.

Kliknij każdy z poniższych kroków, aby dowiedzieć się, jak je wykonać.

1. Przypisz licencje na Vault (tylko w G Suite Basic)

Usługa Vault jest dołączona do większości wersji G Suite. Jednak w G Suite Basic jest ona dostępna jako dodatek. Możesz przypisać licencje wszystkim (licencjonowanie całej domeny) lub tylko wybranym użytkownikom (licencjonowanie części domeny).

  1. Skonsultuj się z osobami w Twojej organizacji, które rozumieją jej wymagania prawne i biznesowe, aby określić, kto potrzebuje licencję na Vault.
  2. Wykonaj kroki przedstawione w artykule na temat licencjonowania całej domeny lub jej części.
2. Sprawdź uprawnienia dostępu do Vault

Możesz kontrolować, kto w organizacji zobaczy usługę Vault na swoim koncie. Pamiętaj o tych kwestiach:

  • Włączenie lub wyłączenie Vault nie ma żadnego wpływu na to, które konta mogą być archiwizowane w Vault. Wszystkie konta użytkowników z licencjami na Vault mogą być archiwizowane.
  • To ustawienie nie ma żadnego wpływu na to, które konta mogą zmieniać reguły przechowywania, wyszukiwać dane i wykonywać inne czynności w Vault. Użytkownicy muszą mieć odpowiednie uprawnienia, aby móc korzystać z Vault.
  • Jeśli wybierzesz Włączone dla wszystkich, ikona Vault pojawi się na liście aplikacji każdej osoby w domenie. Obecność aplikacji, która wydaje się nie działać, może być niepokojąca dla niektórych użytkowników. Jeśli w Twojej domenie są określone jednostki organizacyjne, zalecamy ograniczenie dostępu do Vault w jednostkach, które nie mają uprawnień do korzystania z tej usługi.

Aby umożliwić użytkownikom logowanie się w Vault:

  1. Zaloguj się w konsoli administracyjnej.
  2. W panelu kliknij Aplikacje, a następnie kliknij G Suite.
  3. Kliknij Vault i wybierz jedną z następujących opcji:
    • WŁĄCZONA dla wszystkich: do Vault mają dostęp wszystkie osoby z organizacji.
    • WŁĄCZONA dla niektórych organizacji: dostęp do Vault mają tylko określone przez Ciebie jednostki organizacyjne. Dowiedz się więcej na temat tworzenia jednostek organizacyjnych.
    • WYŁĄCZONA: nikt z Twojej organizacji nie może uzyskać dostępu do Vault.
3. Przyznaj uprawnienia autoryzowanym pracownikom

Przyznaj uprawnienia pracownikom, którzy mają tworzyć reguły przechowywania, nakładać blokady lub sprawdzać zagrożenia. Ten krok nie jest obowiązkowy podczas konfiguracji początkowej Vault.

  1. Poznaj zasady działania różnych uprawnień, które możesz przyznać użytkownikom.
  2. Wykonaj kroki opisane w artykule na temat przyznawania uprawnień administratora.
4. Zaloguj się w Vault
Po kupieniu Vault lub rozpoczęciu 30-dniowego okresu próbnego zalecamy odczekanie 30–60 minut przed zalogowaniem się na stronie https://ediscovery.google.com. Jeśli zalogujesz się od razu po dokonaniu zakupu, niektóre obszary Vault, do których masz dostęp, mogą być niewidoczne.

Po włączeniu Google Vault i przypisaniu licencji w konsoli administracyjnej zaloguj się w tej usłudze, wykonując poniższe kroki:

  1. Wejdź na https://ediscovery.google.com.
  2. Zaloguj się, korzystając z nazwy użytkownika i hasła G Suite.

Gdy przyznasz dostęp innym uprawnionym pracownikom w Twojej domenie, będą oni mogli zalogować się w Vault w ten sam sposób.

5. Określ domyślny okres przechowywania w organizacji

Ustaw domyślne zasady przechowywania, aby określić, jak długo dane mają być przechowywane, zanim zostaną trwale usunięte z kont użytkowników i wszystkich systemów Google. Organizacja powinna ustalić zasady określające okres przechowywania danych. Przed ustawieniem reguł przechowywania zalecamy skontaktowanie się z zespołem prawnym organizacji.

Dowiedz się, jak działa przechowywanie.

  1. W lewym obszarze nawigacyjnym Vault kliknij Przechowywanie.
  2. W sekcji Domyślna reguła przechowywania kliknij usługę, np. Dysk lub Gmail.

    Uwaga: klienci korzystający z Dysku Google Enterprise mogą skonfigurować tylko reguły przechowywania obejmujące dane na Dysku.
  3. Zaznacz pole Ustaw domyślną regułę przechowywania.
  4. Określ, jak długo mają być przechowywane wiadomości i pliki:
    • Wybierz W nieskończoność, aby przechowywać dane bezterminowo. Kliknij Zapisz, aby utworzyć domyślną regułę przechowywania. To wszystko.
    • Wpisz liczbę dni – od 0 do 36 500:
      • Poczta, Grupy dyskusyjne i wiadomości czatu – dni od wysłania wiadomości. 
      • Dysk – dni od utworzenia lub ostatniej modyfikacji pliku.  
  5. Wybierz, co robić z danymi po zakończeniu ustawionego okresu przechowywania:
    • Wybierz pierwszą opcję, aby trwale usuwać tylko wiadomości i pliki, które użytkownicy już skasowali
    • Wybierz drugą opcję, aby trwale usuwać wszystkie wiadomości i pliki – również dane w skrzynkach odbiorczych i na Dyskach użytkowników oraz już skasowane. 
    Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo. 
  6. Kliknij Dalej.

Ważne uwagi:

  • Co się stanie, gdy ustawisz domyślną regułę przechowywania? Jeśli nie mają zastosowania żadne niestandardowe reguły ani blokady, dane będą przechowywane zgodnie z domyślną regułą przechowywania.
  • Co się stanie, gdy użytkownik usunie wiadomość lub plik? Te dane zostaną usunięte z konta użytkownika. Jeśli jednak ma zastosowanie domyślna lub niestandardowa reguła przechowywania, wiadomość lub plik będą nadal dostępne w Vault przez okres przechowywania.

Usługa Google Vault jest aktywna. Będzie ona chronić dane w domenie zgodnie ze skonfigurowanymi regułami przechowywania. Dowiedz się więcej o domyślnej regule przechowywania i regułach niestandardowych.

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?