Konfigurowanie wymagań i zaleceń
-
Musisz być superadministratorem Google Workspace w Twojej organizacji, aby wykonać czynności opisane w tym przewodniku.
-
Upewnij się, że Twoja organizacja nie zarządza przechowywaniem e-maili i wiadomości czatu. Jeśli ta funkcja jest skonfigurowana w celu automatycznego usuwania wiadomości, będzie zakłócać działanie reguł przechowywania w Vault. Zaloguj się w konsoli administracyjnej i zmień to ustawienie na Nie usuwaj e-maili ani wiadomości czatu automatycznie.
-
Rozważ włączenie kompleksowego przechowywania poczty. Inne usługi Google mogą wysyłać e-maile w imieniu użytkownika. To ustawienie daje pewność, że kopie tych wiadomości będą przechowywane w skrzynce pocztowej Gmaila użytkownika i będą dostępne w Vault. Więcej informacji
-
Rozważ włączenie historii czatów w organizacji. Reguły przechowywania i blokady mają zawsze zastosowanie do pokoi czatu. Dotyczą one jednak czatów tylko wtedy, gdy historia jest włączona.
-
Rozważ włączenie archiwizowania wiadomości w Grupach dyskusyjnych Google dla Firm (w przypadku grup zainteresowań). Vault pozwala blokować, przechowywać i wyszukiwać wiadomości tylko w grupach, w których jest włączone archiwizowanie. Właściciele grup mogą zmienić to ustawienie w swoich grupach. Jeśli właściciel grupy wyłączy archiwizowanie, wiadomości z tej grupy będą nadal dostępne w skrzynkach pocztowych użytkowników.
Krok 1. W razie potrzeby kup licencje na Vault
Usługa Vault jest dołączona do większości wersji Google Workspace. Jednak w niektórych wersjach jest ona dostępna jako dodatek. Możesz kupić i przypisać licencje wszystkim (licencjonowanie na poziomie całej organizacji) lub tylko wybranym użytkownikom (licencjonowanie obejmujące tylko część organizacji).
-
Kup licencje na Vault dla swojej organizacji. Musisz mieć licencję na Vault dla każdego użytkownika, którego dane chcesz przechowywać i przeszukiwać. Skonsultuj się z osobami w Twojej organizacji, które rozumieją jej wymagania prawne i biznesowe, by określić, kto potrzebuje licencji na Vault.
-
Przypisz licencje na Vault użytkownikom.
Krok 2. Sprawdź uprawnienia dostępu do Vault
Aby umożliwić użytkownikom logowanie się w Vault, włącz tę usługę dla wszystkich lub wybranych użytkowników. Więcej informacji
Uwaga:
-
Ustawienie nie ma wpływu na to, które konta mogą być przechowywane, blokowane i przeszukiwane przez Vault. Wszystkie konta użytkowników z licencjami na G Suite i Vault można przechowywać, blokować i przeszukiwać.
-
To ustawienie nie ma żadnego wpływu na to, które konta mogą zmieniać reguły przechowywania, wyszukiwać dane i wykonywać inne czynności w Vault. Użytkownicy muszą mieć odpowiednie uprawnienia, by móc korzystać z Vault.
-
Jeśli włączysz dostęp do Vault dla wszystkich w organizacji, ikona tej usługi pojawi się na liście aplikacji każdej osoby w domenie. Jeśli w Twojej organizacji są określone jednostki organizacyjne, zalecamy ograniczenie dostępu do Vault w jednostkach, które nie mają uprawnień do korzystania z tej usługi.
Krok 3. (Opcjonalnie) Przyznaj uprawnienia do korzystania z Vault autoryzowanym użytkownikom
Przyznaj uprawnienia użytkownikom, którzy mają tworzyć reguły przechowywania, nakładać blokady lub przeprowadzać dochodzenia. Początkowo tylko superadministratorzy mogą korzystać z funkcji Vault. Więcej informacji
Krok 4. Zaloguj się w Vault
Po kupieniu Vault lub rozpoczęciu 30-dniowego okresu próbnego zalecamy odczekanie 30–60 minut przed zalogowaniem się w usłudze. Jeśli zalogujesz się od razu po zakupie, możesz nie mieć dostępu do wszystkich funkcji Vault.
-
Wejdź na https://vault.google.com.
-
Zaloguj się, podając nazwę użytkownika i hasło do konta Google Workspace.
Pozostali upoważnieni użytkownicy w organizacji mogą logować się w Vault tak samo jak Ty, o ile przyznasz im dostęp do usługi.
Krok 5. Określ domyślne reguły przechowywania w organizacji
Ustaw reguły przechowywania, aby określić, jak długo dane mają być przechowywane, zanim zostaną trwale usunięte z kont użytkowników i wszystkich systemów Google. Przed ustawieniem reguł przechowywania zalecamy skontaktowanie się z zespołem prawnym organizacji.
Zanim rozpoczniesz, dowiedz się, jak działa przechowywanie. Poniższe kroki opisują, jak ustawić domyślne reguły przechowywania, jednak możesz również ustawić niestandardowe reguły przechowywania.
Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.
- W Vault kliknij Przechowywanie. Jeśli nie widzisz pozycji Przechowywanie, poproś administratora Google Workspace o przyznanie uprawnień do Vault („Zarządzanie zasadami przechowywania”).
- Na karcie Reguły domyślne kliknij usługę, np. Dysk
lub Gmail
.
-
Określ, jak długo mają być przechowywane wiadomości i pliki:
- Aby trwale przechowywać dane, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby przechowywać dane przez określony czas, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500. Od kiedy liczy się okres przechowywania:
- Gmail, Grupy dyskusyjne i wiadomości z Google Chat – od wysłania lub otrzymania wiadomości.
- Dysk – od utworzenia lub ostatniej modyfikacji pliku.
- Voice – od wysłania lub odebrania danych.
-
Po ustawieniu okresu przechowywania wybierz, co robić z danymi po zakończeniu tego okresu:
- Aby trwale usunąć tylko te dane, które zostały już usunięte przez użytkowników, wybierz pierwszą opcję.
- Aby zrobić to ze wszystkimi danymi, wybierz drugą opcję. Ta reguła może trwale usunąć dane, które użytkownicy chcą zachować, na przykład wiadomości w skrzynce odbiorczej Gmaila lub pliki na Dysku.
Vault zezwala usługom na trwałe usuwanie danych, które przekraczają okres przechowywania od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo. -
Kliknij Utwórz. Jeśli ustawisz okres przechowywania, Vault zapyta, czy rozumiesz działanie tej reguły przechowywania. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję, by utworzyć regułę.
-
Powtórz ten proces w przypadku wszystkich usług, dla których chcesz ustawić domyślne reguły przechowywania.
Usługa Google Vault została skonfigurowana. Vault przechowuje dane organizacji zgodnie ze skonfigurowanymi regułami przechowywania.
Ważne uwagi:
- Co się stanie, gdy ustawisz domyślną regułę przechowywania? Jeśli nie mają zastosowania żadne niestandardowe reguły ani blokady, dane będą przechowywane zgodnie z domyślną regułą przechowywania.
- Co się stanie, gdy użytkownik usunie wiadomość lub plik? Te dane zostaną usunięte z konta użytkownika. Jeśli jednak ma zastosowanie domyślna lub niestandardowa reguła przechowywania, wiadomość lub plik będą nadal dostępne w Vault przez okres przechowywania. Usunięte wiadomości i pliki przechowywane w Vault nie wliczają się do limitu miejsca użytkownika.