Menyiapkan persyaratan dan rekomendasi
-
Anda harus menjadi administrator super Google Workspace bagi organisasi Anda untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam panduan ini.
-
Verifikasi bahwa organisasi Anda tidak mengelola penyimpanan pesan email dan chat. Jika fitur ini dikonfigurasi untuk menghapus pesan secara otomatis, aturan retensi Vault akan terganggu. Login ke konsol Admin dan ubah setelan ini menjadi Jangan hapus pesan chat dan email secara otomatis.
-
Pertimbangkan untuk mengaktifkan penyimpanan pesan komprehensif. Produk Google lainnya mungkin mengirim email atas nama pengguna. Setelan ini memastikan bahwa salinan pesan tersebut disimpan di kotak surat Gmail pengguna dan tersedia untuk Vault. Pelajari lebih lanjut
-
Pertimbangkan untuk mengaktifkan histori Chat untuk organisasi Anda. Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang Chat. Namun, keduanya hanya berlaku untuk pesan langsung jika histori diaktifkan.
-
Pertimbangkan untuk mengaktifkan pengarsipan pesan di Google Grup untuk Bisnis bagi grup tertentu. Vault hanya dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang opsi pengarsipannya diaktifkan. Namun, pemilik grup dapat mengubah setelan ini untuk grupnya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.
Langkah 1. Jika perlu, beli lisensi Vault
Vault disertakan dengan sebagian besar edisi Google Workspace, tetapi ini adalah add-on untuk beberapa edisi. Anda dapat membeli dan menetapkan lisensi kepada semua orang (pemberian lisensi organisasi penuh) atau hanya kepada sebagian orang (pemberian lisensi organisasi sebagian).
-
Beli lisensi Vault untuk organisasi Anda. Anda memerlukan lisensi Vault untuk setiap pengguna yang datanya ingin dipertahankan dan ditelusuri. Hubungi pengguna di organisasi Anda yang memahami persyaratan bisnis dan hukum untuk menentukan siapa saja yang memerlukan lisensi Vault.
-
Tetapkan lisensi Vault untuk pengguna.
Langkah 2. Kontrol siapa saja yang dapat login ke Vault
Untuk mengizinkan pengguna login ke Vault, aktifkan Vault untuk semua atau pengguna yang dipilih. Pelajari caranya
Catatan:
-
Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri oleh Vault. Semua akun pengguna dengan lisensi G Suite dan lisensi Vault dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri.
-
Setelan ini tidak menentukan akun mana yang dapat mengubah aturan retensi, menelusuri data, atau melakukan fungsi Vault lainnya. Pengguna harus memiliki hak istimewa Vault yang tepat agar dapat menggunakan Vault.
-
Jika Anda mengaktifkan Vault untuk semua orang di organisasi, ikon Vault akan muncul di daftar aplikasi semua orang. Jika organisasi Anda telah menyiapkan unit organisasi, sebaiknya batasi akses ke unit organisasi yang memiliki hak istimewa Vault.
Langkah 3. (Opsional) Berikan hak istimewa Vault kepada pengguna yang diberi otorisasi
Berikan hak istimewa kepada pengguna yang Anda inginkan untuk membuat aturan retensi, menerapkan pembekuan, atau melakukan investigasi. Pada awalnya, hanya admin super yang dapat menggunakan fitur Vault. Pelajari caranya
Langkah 4. Login ke Vault
Jika Anda baru membeli Vault atau memulai uji coba 30 hari, sebaiknya tunggu 30–60 menit sebelum login ke Vault. Jika langsung login setelah melakukan pembelian, Anda mungkin tidak dapat mengakses semua fitur Vault.
-
Buka https://vault.google.com.
-
Login dengan nama pengguna dan sandi Google Workspace Anda.
Pengguna lain yang diberi otorisasi di organisasi Anda dapat login ke Vault dengan cara yang sama setelah Anda memberi akses.
Langkah 5. Tetapkan aturan retensi default organisasi Anda
Tetapkan aturan retensi untuk mengontrol durasi data dipertahankan sebelum diizinkan untuk dihapus permanen dari akun pengguna dan semua sistem Google. Sebaiknya hubungi tim hukum organisasi Anda saat menyiapkan aturan retensi.
Sebelum memulai, pelajari cara kerja retensi. Langkah-langkah berikut menjelaskan cara menetapkan aturan retensi default, tetapi Anda juga dapat menetapkan aturan retensi khusus.
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
- Di Vault, klik Retensi. Jika Retensi tidak tercantum, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda Hak istimewa Vault ("Kelola kebijakan retensi").
- Di tab Aturan default, klik layanan, seperti Drive
atau Gmail
.
-
Pilih durasi penyimpanan pesan atau file:
- Untuk mempertahankan data secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk mempertahankan data selama waktu tertentu, pilih Periode retensi data dan masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500. Periode retensi data dihitung berdasarkan waktu mulai berikut:
- Pesan Gmail, Grup, dan Chat—hari sejak pesan dikirim atau diterima.
- Drive—jumlah hari sejak file dibuat atau terakhir diubah.
- Voice—hari sejak data dikirim atau diterima.
-
Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi berakhir:
- Untuk menghapus permanen hanya data yang telah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
- Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang ingin disimpan pengguna, seperti pesan di kotak masuk Gmail atau file di Drive.
Vault akan langsung mengizinkan layanan untuk menghapus permanen data yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan baru. Ini dapat mencakup data yang ingin disimpan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. -
Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Setuju untuk membuat aturan.
-
Ulangi proses ini untuk semua layanan yang ingin Anda tetapkan aturan retensi default-nya.
Penyiapan Google Vault telah selesai. Vault akan menyimpan data organisasi seperti yang ditentukan dalam aturan retensi yang Anda konfigurasi.
Catatan penting:
- Yang terjadi setelah Anda menetapkan aturan retensi default: Kecuali jika aturan khusus atau pembekuan diberlakukan, data disimpan sesuai dengan aturan retensi default.
- Yang terjadi jika pengguna menghapus pesan atau file: Pesan atau file dihapus dari akun pengguna. Namun, jika aturan retensi default atau aturan khusus diterapkan, pesan atau file akan tetap berada di Vault selama sisa periode retensi data. Pesan yang dihapus dan file yang dipertahankan oleh Vault tidak mengurangi kuota penyimpanan pengguna.