Guide de démarrage rapide pour les administrateurs Vault

Bienvenue dans Google Vault ! Ce guide vous aidera à configurer Vault au sein de votre organisation.

Important : Vault ne conservera les données qu'une fois que vous aurez suivi cette procédure. Vous devez notamment définir une règle de conservation par défaut et/ou une règle de conservation personnalisée en suivant les instructions de l'étape 5.

Avant de continuer, vérifiez les points suivants :

  • Vous êtes un super-administrateur G Suite au sein de votre organisation (seuls les super-administrateurs peuvent effectuer les opérations présentées dans ce guide).
  • Vous disposez de G Suite Business, G Suite for Education ou Google Drive Enterprise.
  • Votre organisation a acheté Vault (G Suite Basic uniquement).

Cliquez sur chacune des étapes ci-dessous pour obtenir des instructions.

1. Attribuer des licences Vault (G Suite Basic uniquement)

Vault est inclus dans la plupart des éditions G Suite, mais fait office de module complémentaire pour les clients G Suite Basic. Vous pouvez attribuer des licences à tout le monde (attribution de licences à un domaine complet) ou uniquement à certaines personnes (attribution de licences à un domaine partiel).

  1. Consultez les membres de votre organisation qui disposent d'une bonne connaissance de l'activité et de ses obligations légales afin de déterminer quels utilisateurs doivent disposer d'une licence Vault.
  2. Suivez la procédure décrite dans l'article relatif à l'attribution de licences pour un domaine complet ou partiel.
2. Contrôler l'accès à Vault

Vous pouvez contrôler quels membres de votre organisation peuvent voir le service Vault s'afficher dans leur compte. Tenez bien compte des éléments suivants :

  • L'activation ou la désactivation de Vault n'a pas d'incidence sur les comptes archivés par Vault. Tous les comptes utilisateur dotés d'une licence Vault peuvent être archivés.
  • Ce paramètre ne permet pas de définir les comptes autorisés à modifier les règles de conservation, rechercher des données ou effectuer d'autres opérations dans Vault. Les utilisateurs doivent disposer des droits Vault appropriés pour pouvoir travailler dans l'application.
  • Si vous choisissez Activé pour tout le monde, l'icône Vault s'affiche dans la liste d'applications de tous les utilisateurs. Or certains utilisateurs risquent d'être perturbés par la présence dans leur liste d'une application qui semble ne pas être fonctionnelle. Si votre domaine comprend des unités organisationnelles, nous vous recommandons de limiter l'accès aux unités organisationnelles disposant de droits Vault.

Pour autoriser les utilisateurs à se connecter à Vault :

  1. Connectez-vous à la console d'administration.
  2. Dans le tableau de bord, cliquez sur Applications, puis sur G Suite.
  3. Cliquez sur Vault et choisissez l'une des options suivantes :
    • Activé pour tout le monde : tous les utilisateurs de l'organisation ont accès à Vault.
    • Activé pour certaines organisations : seules les unités organisationnelles spécifiées ont accès à Vault. En savoir plus sur la création d'unités organisationnelles
    • Désactivé : aucun utilisateur au sein de l'organisation n'a accès à Vault.
3. Accorder des droits aux employés autorisés

Accordez des droits aux employés qui doivent créer des règles de conservation, mettre en place des procédures de préservation de données à titre conservatoire et mener des enquêtes. Cette étape n'est pas obligatoire pour la configuration initiale de Vault.

  1. Familiarisez-vous avec les différents droits que vous pouvez accorder aux utilisateurs.
  2. Suivez la procédure décrite dans l'article Attribuer des rôles d'administrateur à un utilisateur.
4. Se connecter à Vault
Après avoir acheté Vault ou entamé l'essai de 30 jours, nous vous recommandons de patienter 30 à 60 minutes avant de vous connecter sur la page https://ediscovery.google.com. Si vous vous connectez immédiatement après l'achat, les fonctionnalités de Vault auxquelles vous devriez avoir accès risquent de ne pas être toutes disponibles.

Maintenant que Google Vault est activé et que les licences ont été attribuées dans la console d'administration, connectez-vous à Vault en procédant comme suit :

  1. Accédez à la page https://ediscovery.google.com.
  2. Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe G Suite.

Les autres utilisateurs autorisés au sein de votre domaine peuvent se connecter à Vault de la même manière dès que vous leur en accordez l'accès.

5. Définir la durée de conservation par défaut des archives de votre organisation

Définissez des règles de conservation par défaut afin de contrôler la durée pendant laquelle les données doivent être archivées avant d'être définitivement effacées des comptes utilisateur et de tous les systèmes Google. La durée pendant laquelle les données doivent être conservées dépend des règles en vigueur au sein de votre organisation. Nous vous recommandons de consulter le service juridique de votre organisation avant de définir des règles de conservation.

En savoir plus sur le fonctionnement de la conservation

  1. Dans Vault, cliquez sur Conservation dans le panneau de navigation gauche.
  2. Sous Règle de conservation par défaut, cliquez sur un produit.

    Remarque : les clients Drive Enterprise ne peuvent pas définir de règles de conservation pour les produits autres que Drive.
  3. Cochez l'option Définir une règle de conservation par défaut.
  4. Indiquez la durée de conservation des messages ou des fichiers :
    • Choisissez Indéfiniment pour que les données ne soient jamais supprimées. Cliquez sur Enregistrer pour créer la règle de conservation par défaut. Vous avez terminé.
    • Indiquez un nombre de jours compris entre 0 et 36 500 :
      • Messagerie, Google Groupes et Chat : jours à compter de la date d'envoi du message 
      • Drive : jours à compter de la date de création ou de la date de dernière modification du fichier.  
  5. Indiquez comment traiter les données une fois que la durée sélectionnée est écoulée :
    • Choisissez la première option pour effacer uniquement les messages ou les fichiers que les utilisateurs ont déjà supprimés
    • Choisissez la deuxième option pour effacer tous les messages et fichiers, y compris ceux qui se trouvent dans les boîtes de réception et les Drive des utilisateurs, ainsi que ceux qui ont déjà été supprimés. 
    Les données qui se situent hors de la durée de conservation commencent à être supprimées dès que vous soumettez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines d'entre elles. Ne passez pas à l'étape suivante tant que vous n'êtes pas sûr que la règle est configurée correctement. 
  6. Cliquez sur Continuer.

Remarques importantes :

  • Effets de la définition de règles de conservation par défaut : sauf si elles sont liées à une règle personnalisée ou à une règle de préservation spécifique, les données sont conservées en fonction de la règle de conservation par défaut.
  • Conséquence de la suppression d'un message ou d'un fichier par un utilisateur : le message est supprimé du compte de l'utilisateur concerné. Toutefois, si la règle de conservation par défaut ou toute autre règle personnalisée s'applique, le message ou le fichier reste disponible dans Vault pendant la durée de conservation restante.

Google Vault est désormais opérationnel. Vault conservera les données de votre domaine selon les règles de conservation que vous avez configurées. En savoir plus sur la règle de conservation par défaut et les règles de conservation personnalisées

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