Empezar a usar Vault: administradores

Te damos la bienvenida a Google Vault. En esta guía se describen los pasos que debes seguir para poner en funcionamiento Vault en tu organización.

Importante: Vault no conservará ningún dato hasta que completes estos pasos. Debes elegir una regla de retención predeterminada o una personalizada, tal como se describe en el paso 5, para que Vault conserve los datos.

Antes de continuar:

  • Debes ser superadministrador de G Suite en tu organización (solo los superadministradores pueden llevar a cabo los pasos que se describen en esta guía).
  • Tu organización debe comprar una edición de G Suite que incluya Vault. Las organizaciones que usen la edición G Suite Basic deben comprar licencias de Vault.
  • Comprueba que tu organización no esté gestionando el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y chat. Si esta función está configurada para eliminar automáticamente los mensajes, interferirá con las reglas de conservación de Vault. Para evitar que esto ocurra, inicia sesión en la consola de administración y cambia este ajuste a No eliminar mensajes de correo electrónico y de chat automáticamente.
  • Plantéate habilitar el almacenamiento de correo completo. Con esta opción activada, se almacena una copia de todos los mensajes enviados o recibidos en tu dominio (incluso en buzones que no sean de Gmail) en los buzones de Gmail de los usuarios correspondientes.

Haz clic en cada uno de los pasos siguientes para ver instrucciones sobre este proceso.

1. Asigna licencias de Vault (solo en el caso de G Suite Basic)

Vault está incluido en la mayoría de las ediciones de G Suite, pero se trata de un servicio adicional en G Suite Basic. Puedes asignar licencias a todos los usuarios (licencias de dominio completo) o solo a un grupo de usuarios (licencias de dominio parcial).

  1. Consulta con miembros de tu organización que conozcan bien el negocio y los requisitos legales para decidir qué usuarios necesitan una licencia de Vault.
  2. Sigue los pasos que se describen en el artículo sobre licencias de dominio completo o de dominio parcial.
2. Controla quién puede iniciar sesión en Vault

Puedes controlar qué personas de tu organización disponen del servicio Vault en su cuenta. Considera lo siguiente:

  • Activar o desactivar Vault no tiene ningún efecto sobre qué cuentas se archivan en este servicio. Pueden archivarse todas las cuentas de usuarios que tengan licencias de Vault.
  • Este ajuste no determina en qué cuentas se pueden cambiar reglas de conservación, buscar datos o realizar otras funciones de Vault. Para trabajar con este servicio, los usuarios deben disponer de los privilegios de Vault adecuados.
  • Si eliges Activado para todos, se mostrará el icono de Vault en la lista de aplicaciones de todos los usuarios. Es posible que a algunos usuarios les resulte extraño que se incluya una aplicación que no parece tener ninguna función. Si en tu dominio hay unidades organizativas, te recomendamos que restrinjas el acceso a las que tengan privilegios de Vault.

Para permitir que los usuarios inicien sesión en Vault, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración.
  2. En el panel de control, haz clic en Aplicaciones y, a continuación, en G Suite.
  3. Haz clic en Vault y elige una de las opciones siguientes:
    • Activado para todos: todos los miembros de tu organización pueden acceder a Vault.
    • Activado para algunas organizaciones: solo las unidades organizativas que indiques pueden acceder a Vault. Más información sobre cómo crear unidades organizativas
    • No: ningún miembro de tu organización puede acceder a Vault.
3. Otorga privilegios a empleados autorizados

Concede privilegios a los empleados a los que quieras permitir que creen reglas de conservación, que decidan qué datos se retendrán o que lleven a cabo investigaciones. Este paso no es obligatorio para establecer la configuración inicial de Vault.

  1. Consulta más información sobre los privilegios que puedes conceder a los usuarios.
  2. Sigue los pasos que se indican en el artículo Asignar funciones de administrador a un usuario.
4. Inicia sesión en Vault
Una vez hayas comprado Vault o empezado la prueba gratuita de 30 días, te recomendamos que esperes de 30 a 60 minutos para iniciar sesión en https://ediscovery.google.com. Si inicias sesión inmediatamente después de realizar la compra, es posible que no veas todas las áreas de Vault a las que tienes acceso.

Ahora que Google Vault está habilitado y se han asignado licencias en la consola de administración, inicia sesión en Vault, tal y como se indica a continuación:

  1. Ve a https://ediscovery.google.com.
  2. Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de G Suite.

El resto de los empleados autorizados de tu dominio iniciarán sesión en Vault del mismo modo, una vez les hayas proporcionado acceso.

5. Fija el periodo de retención predeterminado de tu organización

Establece políticas de retención predeterminadas para controlar durante cuánto tiempo se retendrán los datos antes de que se eliminen definitivamente de las cuentas de usuario y de todos los sistemas de Google. Tu organización debería disponer de políticas que regulen durante cuánto tiempo se deben retener los datos. Te recomendamos que consultes al equipo jurídico de tu organización para establecer las reglas de conservación.

Más información sobre cómo funcionan las retenciones

  1. En Vault, haz clic en Retención en el panel de navegación de la izquierda.
  2. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en un servicio, como puede ser Drive o Gmail.

    Nota: Los clientes de Drive Enterprise solo pueden crear reglas de conservación para Drive.
  3. Marca la casilla Definir una regla de retención predeterminada.
  4. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes o los archivos:
    • Elige Indefinidamente para retener los datos de forma permanente. Para crear la regla de conservación predeterminada, haz clic en Guardar. Y eso es todo.
    • Indica un número de días, de 0 a 36.500:
      • Mensajes de Gmail, Grupos y Chat: días desde que se envió el mensaje. 
      • Drive: días desde que se creó el archivo o se modificó por última vez.  
  5. Elige cómo se tratarán los datos una vez finalizado el periodo que seleccionaste:
    • Elige la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes o archivos que los usuarios ya han eliminado
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes y los archivos. En este proceso se incluyen los datos que hay en las unidades de Drive y las bandejas de entrada de los usuarios, así como los datos que ya se han eliminado. 
    Vault empezará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de la retención en cuanto envíes una nueva regla. Este proceso puede incluir los datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  6. Haz clic en Continuar.

Información importante:

  • Qué ocurre una vez que has establecido la regla de conservación predeterminada: a menos que se aplique una regla de conservación o medida de retención personalizada, los datos se conservarán según la regla de conservación predeterminada.
  • Qué ocurre cuando un usuario elimina un mensaje o archivo: el mensaje o archivo se eliminan de la cuenta de ese usuario. No obstante, cuando se aplica una regla personalizada o la regla de conservación predeterminada, el mensaje o el archivo siguen estando disponibles en Vault durante el resto del periodo de retención.

Google Vault ya está operativo. Vault conservará los datos de tu dominio, tal y como se ha especificado en las reglas de conservación que has configurado. Más información sobre las reglas personalizadas y la regla de conservación predeterminada

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