Configurar Vault en tu organización

Importante: Vault no conservará ningún dato hasta que lleves a cabo todos estos pasos. Además, deberás configurar reglas de conservación, tal como se describe en el paso 5.

Configurar requisitos y recomendaciones

  • Para completar los pasos de esta guía debes ser superadministrador de G Suite de tu organización.

  • Comprueba que tu organización no esté gestionando el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y chat. Si esta función está configurada para eliminar automáticamente los mensajes, interferirá con las reglas de conservación de Vault. Inicia sesión en la consola de administración y cambia este ajuste a No eliminar mensajes de correo electrónico y de chat automáticamente.

  • Te recomendamos que habilites el almacenamiento de correo completo. Dado que otros productos de Google pueden enviar correos electrónicos en nombre de los usuarios, si habilitas este ajuste te aseguras de que se guarde una copia de esos mensajes en el buzón de correo de Gmail de los usuarios y que, por tanto, esté disponible en Vault. Más información

  • Te recomendamos que actives el historial de chat en tu organización. En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, en los mensajes directos solo se aplican cuando el historial está activado.

  • En cuanto a Grupos de Google para empresas, te recomendamos que actives el archivado de mensajes en los grupos que te interesen. Vault solo puede bloquear, conservar y buscar mensajes de grupos que tengan activado el archivado. No obstante, los propietarios de los grupos pueden cambiar este ajuste. Si el propietario de un grupo desactiva el archivado, los mensajes de ese grupo siguen estando disponibles en los buzones de correo de los usuarios.

Paso 1: Comprar Vault y asignar licencias (solo en G Suite Basic)

Vault está incluido en la mayoría de las ediciones de G Suite, pero se ofrece como complemento en G Suite Basic. Puedes asignar licencias a todo el mundo (licencias para toda la organización) o solo a un subconjunto de personas (licencias para parte de organización).

  1. Compra una licencia de Vault por cada usuario cuyos datos quieras conservar y poder buscar. Consulta con miembros de tu organización que conozcan bien el negocio y los requisitos legales para determinar quién necesita una licencia de Vault.

  2. Asigna licencias de Vault a los usuarios.

Paso 2: Controlar quién puede iniciar sesión en Vault

Si quieres permitir que los usuarios inicien sesión en Vault, activa este servicio para todos los usuarios o solo para usuarios concretos. Más información

Nota:

  • Este ajuste no determina de qué cuentas tienen que ser los datos que se conserven, bloqueen o busquen en Vault: estos datos pueden ser de todas las cuentas de usuario que tengan licencias de G Suite y de Vault.

  • Este ajuste no tiene ningún efecto sobre desde qué cuentas se pueden cambiar reglas de conservación, buscar datos o llevar a cabo otras funciones de Vault. Para trabajar con este servicio, los usuarios deben tener los privilegios de Vault adecuados.

  • Si activas Vault para todos los miembros de tu organización, el icono de Vault aparecerá en la lista de aplicaciones de todos los usuarios. Si en tu organización se han configurado unidades organizativas, te recomendamos que restrinjas el acceso a las que tengan privilegios de Vault.

Paso 3: (Opcional) Conceder privilegios de Vault a usuarios autorizados

Concede privilegios a los usuarios a los que quieras permitir que creen reglas de conservación, que decidan qué datos se bloquearán o que lleven a cabo investigaciones. Al principio, solo los superadministradores de G Suite pueden usar las funciones de Vault. Más información

Paso 4: Iniciar sesión en Vault

Si acabas de comprar Vault o de empezar a usar la versión de prueba de 30 días, te recomendamos que esperes entre 30 y 60 minutos antes de iniciar sesión en el servicio. Si inicias sesión justo después de la compra, es posible que no puedas acceder a todo el contenido de Vault.

  1. Ve a https://ediscovery.google.com.

  2. Inicia sesión con tus credenciales de G Suite.

Una vez que des acceso a otros usuarios de tu organización, estos podrán iniciar sesión en Vault de la misma forma.

Paso 5: Definir las reglas de conservación predeterminadas de la organización

Puedes usar reglas de conservación para definir cuánto tiempo se conservarán los datos hasta que se eliminen definitivamente de las cuentas de usuario y de todos los sistemas de Google. Te recomendamos que consultes al equipo jurídico de tu organización para establecer las reglas de conservación.

Crea reglas de conservación personalizadas para preservar datos que tengan determinadas condiciones durante el tiempo que indiques. En cambio, si necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado, es más conveniente configurar una regla de conservación predeterminada. Las reglas de conservación personalizadas siempre anulan las reglas predeterminadas, aunque su periodo de conservación sea más corto.

Antes de empezar, descubre cómo funciona la conservación. En los siguientes pasos se describe cómo definir reglas de conservación predeterminadas, pero también puedes definir reglas personalizadas.

  1. En Vault, en el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.

  2. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en un servicio, como puede ser Drive o Correo.

    Nota: Los clientes de G Suite Essentials solo pueden definir reglas de conservación para Drive.

  3. Marca Definir una regla de conservación predeterminada.

  4. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes o archivos:

    • Para conservar los datos de forma permanente, selecciona Indefinidamente.
    • Para conservar los datos durante un tiempo determinado, indica el número de días, de 0 a 36.500:
      • Mensajes de Gmail, Grupos y Chat: se refiere al número de días desde que se envió el mensaje.
      • Drive: se refiere al número de días desde que se creó o modificó por última vez el archivo.
  5. Si defines una duración, indica qué pasará con los datos una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:

    • Para que se eliminen definitivamente solo los datos que ya hayan eliminado los usuarios, elige la primera opción.
    • Para eliminar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede eliminar definitivamente datos incluidos en las unidades de Drive y las bandejas de entrada de los usuarios, así como los datos que ya se han eliminado.
    Vault permitirá que los servicios empiecen a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de conservación en el mismo instante en que crees una regla nueva. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente.
  6. Haz clic en Guardar para crear la regla. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

  7. Repite este proceso con todos los servicios para los que quieras definir reglas de conservación predeterminadas.

A partir de ese momento, Google Vault estará configurado. Vault conservará los datos de tu organización tal y como se ha especificado en las reglas de conservación que has configurado.

Información importante:

  • Qué ocurre una vez que has definido la regla de conservación predeterminada: a menos que se aplique una regla personalizada o un bloqueo, los datos se conservarán según la regla de conservación predeterminada.
  • Qué ocurre cuando un usuario elimina un mensaje o un archivo: el mensaje o el archivo se elimina de la cuenta de ese usuario. No obstante, si ese mensaje o archivo está sujeto a una regla personalizada o a la regla de conservación predeterminada, seguirá estando disponible en Vault durante el resto del periodo de conservación. Los mensajes y los archivos eliminados que se conservan en Vault no cuentan a la hora de calcular la cuota de almacenamiento de los usuarios.
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