Jetzt starten: Vault-Administratoren

Willkommen bei Google Vault! Diese Anleitung enthält die Schritte zur Einrichtung und Nutzung von Vault in Ihrer Organisation.

Wichtig: Daten werden erst von Vault aufbewahrt, wenn Sie diese Schritte abgeschlossen haben. Zusätzlich müssen Sie wie in Schritt 5 beschrieben eine standardmäßige und/oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auswählen.

Bevor Sie fortfahren, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Sie müssen Super Admin der G Suite in Ihrer Organisation sein, denn nur als solcher können Sie die Schritte in dieser Anleitung ausführen.
  • Ihre Organisation muss eine G Suite-Version erwerben, die Vault enthält. Falls Sie G Suite Basic-Kunde sind, müssen Sie Vault-Lizenzen erwerben.
  • Ihre Organisation darf die Speicherung von E-Mails und Chatnachrichten nicht steuern. Wenn diese Funktion so konfiguriert ist, dass Nachrichten automatisch gelöscht werden, steht sie mit den Aufbewahrungsregeln von Vault in Konflikt. In diesem Fall müssen Sie die Einstellung in der Admin-Konsole in E-Mails und Chatnachrichten nicht automatisch löschen ändern.
  • Eventuell sollten Sie einen umfassenden E-Mail-Speicher einrichten. Dabei wird eine Kopie aller gesendeten und empfangenen Nachrichten Ihrer Domain im Postfach der jeweiligen Nutzer gespeichert. Dies gilt auch für Nachrichten, die über Postfächer anderer Anbieter als Gmail gesendet oder empfangen werden.

Mit einem Klick auf die einzelnen Schritte können Sie die detaillierten Anleitungen ausklappen.

1. Vault-Lizenzen zuweisen (nur G Suite Basic)

Vault ist in den meisten G Suite-Versionen enthalten, als G Suite Basic-Kunde benötigen Sie dafür jedoch ein Add-on. Sie können allen Nutzern eine Lizenz zuweisen (Lizenzierung in der gesamten Domain) oder nur einen Teil der Nutzer mit einer Lizenz ausstatten (Lizenzierung in einem Teil der Domain).

  1. Beraten Sie sich bei der Entscheidung darüber, wer eine Vault-Lizenz benötigt, mit den Personen in Ihrer Organisation, die eine gute Kenntnis des Unternehmens sowie der rechtlichen Bedingungen haben.
  2. Befolgen Sie die Schritte im Artikel zur vollständigen oder benutzerdefinierten Domainlizenzierung.
2. Zugriff auf Vault steuern

Sie können festlegen, wer in Ihrer Organisation Vault in seinem Konto sehen kann. Bedenken Sie dabei Folgendes:

  • Vault zu aktivieren oder zu deaktivieren hat keinen Einfluss darauf, welche Konten mithilfe dieses Dienstes archiviert werden. Alle Nutzerkonten mit einer Vault-Lizenz können archiviert werden.
  • Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Nutzer Aufbewahrungsregeln ändern, nach Daten suchen und andere Vault-Funktionen verwenden dürfen. Der Zugriff auf diese einzelnen Funktionen wird über die jeweiligen Vault-Berechtigungen geregelt.
  • Wenn Sie die Option Für alle aktiviert auswählen, wird das Vault-Symbol in der Apps-Liste aller Nutzer angezeigt. Möglicherweise sind einige Nutzer zuerst verwirrt, weil eine App angezeigt wird, die scheinbar keine Funktion hat. Sind in Ihrer Domain Organisationseinheiten definiert, sollten Sie den Vault-Zugriff auf diejenigen beschränken, die Vault-Berechtigungen haben.

So erlauben Sie Nutzern, sich in Vault anzumelden:

  1. Melden Sie sich in der Admin-Konsole an.
  2. Klicken Sie im Dashboard auf Apps und dann auf G Suite.
  3. Klicken Sie auf Vault und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
3. Autorisierten Mitarbeitern Berechtigungen zuweisen

Sie können Mitarbeitern die Berechtigung erteilen, Aufbewahrungsregeln zu erstellen, Elemente auf "Hold" zu setzen oder Prüfungen durchzuführen. Dieser Schritt ist bei der anfänglichen Einrichtung von Vault nicht zwingend.

  1. Informieren Sie sich über die verschiedenen Rechte, die Sie Nutzern gewähren können.
  2. Befolgen Sie die Schritte im Artikel Administratorrechte gewähren.
4. In Vault anmelden
Nachdem Sie Vault erworben oder die 30-tägige Testphase aktiviert haben, empfehlen wir Ihnen, 30 bis 60 Minuten zu warten, bevor Sie sich unter https://ediscovery.google.com anmelden. Wenn Sie sich sofort nach dem Kauf anmelden, werden Ihnen möglicherweise nicht alle Bereiche von Vault angezeigt, auf die Sie Zugriff haben.

Nachdem Google Vault nun aktiviert ist und Ihre Lizenzen in der Admin-Konsole zugewiesen wurden, melden Sie sich wie folgt in Vault an:

  1. Rufen Sie https://ediscovery.google.com auf.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem G Suite-Nutzernamen und dem zugehörigen Passwort an.

Andere autorisierte Mitarbeiter in Ihrer Domain melden sich auf die gleiche Weise bei Vault an, nachdem Sie ihnen Zugang gewährt haben.

5. Standardmäßige Aufbewahrungsdauer für Ihre Organisation festlegen

Mit standardmäßigen Aufbewahrungsrichtlinien können Sie steuern, wie lange Daten aufbewahrt werden, bevor sie unwiderruflich aus den Nutzerkonten und allen Google-Systemen entfernt werden. Wir empfehlen Ihnen, sich bezüglich der Einrichtung von Aufbewahrungsregeln an die Rechtsabteilung Ihrer Organisation zu wenden.

Weitere Informationen zur Aufbewahrung

  1. Klicken Sie in Vault im linken Menü auf Aufbewahrung.
  2. Klicken Sie unter Standard-Aufbewahrungsregeln auf einen Dienst, z. B. "Google Drive" oder "Gmail".

    Hinweis: Drive Enterprise-Kunden können nur für Google Drive Aufbewahrungsregeln festlegen.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben Standardmäßige Aufbewahrungsregel für <Dienst> festlegen.
  4. Legen Sie fest, wie lange Nachrichten oder Dateien aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, damit Nachrichten dauerhaft aufbewahrt werden. Klicken Sie auf Speichern, um die standardmäßige Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig.
    • Geben Sie für die Aufbewahrungsdauer in Tagen eine Zahl von 0 bis 36.500 ein:
      • Nachrichten in Gmail, Google Groups und Hangouts Chat: Der Aufbewahrungszeitraum beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht versendet wurde. 
      • Google Drive: Der Aufbewahrungszeitraum beginnt an dem Tag, an dem eine Datei erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde.
  5. Legen Sie fest, was mit einer Nachricht passieren soll, nachdem der ausgewählte Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur jene Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen, die vom Nutzer bereits gelöscht wurden
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen. Dies schließt Daten aus den Postfächern der Nutzer und aus Google Drive sowie bereits gelöschte Daten ein. 
    Nachrichten, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist, werden sofort gelöscht, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert ist. 
  6. Klicken Sie auf Weiter.

Wichtige Hinweise:

  • Was passiert nach dem Erstellen von standardmäßigen Aufbewahrungsregeln? Sofern keine benutzerdefinierte Regel oder ein Hold angewendet wird, werden Daten gemäß der standardmäßigen Aufbewahrungsregel archiviert.
  • Was passiert, wenn ein Nutzer eine Nachricht oder eine Datei löscht? Der betreffende Inhalt wird aus dem Konto des Nutzers entfernt. Falls jedoch eine standardmäßige oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel greift, ist die Nachricht oder die Datei für die restliche Aufbewahrungsdauer weiter in Vault verfügbar.

Google Vault ist jetzt eingerichtet und kann ausgeführt werden. Die Daten Ihrer Domain werden gemäß den von Ihnen konfigurierten Aufbewahrungsregeln von Vault aufbewahrt. Weitere Informationen zur standardmäßigen Aufbewahrungsregel und zu benutzerdefinierten Regeln

War das hilfreich?
Wie können wir die Seite verbessern?