Anforderungen und Empfehlungen für die Einrichtung
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Sie müssen Google Workspace-Super Admin für Ihre Organisation sein, um die Schritte in dieser Anleitung auszuführen.
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Ihre Organisation darf die Speicherung von E-Mails und Chatnachrichten nicht steuern. Wenn diese Funktion so konfiguriert ist, dass Nachrichten automatisch gelöscht werden, steht sie mit den Aufbewahrungsregeln von Vault in Konflikt. In diesem Fall müssen Sie die Einstellung in der Admin-Konsole zu E-Mails und Chatnachrichten nicht automatisch löschen ändern.
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Eventuell sollten Sie einen umfassenden E-Mail-Speicher einrichten. Andere Google-Produkte können E-Mails im Namen eines Nutzers senden. Diese Einstellung sorgt dafür, dass eine Kopie dieser Nachrichten im Gmail-Postfach des Nutzers gespeichert wird und in Vault verfügbar ist. Weitere Informationen
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Möglicherweise ist es sinnvoll, für Ihre Organisation das Chatprotokoll zu aktivieren. Aufbewahrungsregeln und Holds gelten immer für Chatbereiche. Für Direktnachrichten gelten sie jedoch nur, wenn das Chatprotokoll aktiviert ist.
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Aktivieren Sie für relevante Gruppen die Nachrichtenarchivierung in Google Groups for Business. Vault kann Nachrichten nur in Gruppen auf "Hold" setzen, aufbewahren oder suchen, in denen die Archivierung aktiviert ist. Gruppeninhaber können diese Einstellung jedoch für ihre Gruppen ändern. Wenn sie deaktiviert wurde, sind die Nachrichten aus dieser Gruppe weiterhin in den Nutzerpostfächern verfügbar.
Schritt 1: Bei Bedarf Vault-Lizenzen erwerben
Vault ist in den meisten Google Workspace-Versionen enthalten, für einige ist es als Add-on verfügbar. Sie können Lizenzen für alle Nutzer (organisationsweite Lizenzierung) oder nur für einen Teil der Nutzer (Lizenzierung für einen Teil der Organisation) kaufen und vergeben.
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Kaufen Sie Vault-Lizenzen für Ihre Organisation. Sie benötigen eine Vault-Lizenz für jeden Nutzer, für den Sie Daten aufbewahren und suchen möchten. Beraten Sie sich bei der Entscheidung darüber, wer eine Vault-Lizenz benötigt, mit den Personen in Ihrer Organisation, die eine gute Kenntnis des Unternehmens sowie der rechtlichen Bedingungen haben.
Schritt 2: Zugriff auf Vault steuern
Damit Nutzer sich in Vault anmelden können, müssen Sie Vault für alle oder ausgewählte Nutzer aktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Festlegen, wer sich in Vault anmelden kann.
Hinweis:
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Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Konten über Vault aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt und durchsucht werden können. Das ist für alle Nutzerkonten mit G Suite‑ und Vault-Lizenzen möglich.
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Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Nutzer Aufbewahrungsregeln ändern, nach Daten suchen und andere Vault-Funktionen verwenden dürfen. Der Zugriff auf diese einzelnen Funktionen wird über die jeweiligen Vault-Berechtigungen geregelt.
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Wenn Sie Vault für alle Personen in Ihrer Organisation aktivieren, wird das Vault-Symbol für jeden in der Liste der Apps angezeigt. Sind in Ihrer Organisation Organisationseinheiten definiert, sollten Sie den Vault-Zugriff auf diejenigen beschränken, die Vault-Berechtigungen haben.
Schritt 3 (optional): Autorisierten Nutzern Vault-Berechtigungen gewähren
Sie können Nutzern die Berechtigung erteilen, Aufbewahrungsregeln zu erstellen, Elemente auf „Hold“ zu setzen oder Prüfungen durchzuführen. Erst einmal können nur Super Admins Vault-Funktionen nutzen. Weitere Informationen
Schritt 4: In Vault anmelden
Wenn Sie Vault vor Kurzem erworben oder gerade den 30-tägigen Testzeitraum gestartet haben, sollten Sie 30 bis 60 Minuten warten, bevor Sie sich in Vault anmelden. Wenn Sie sich direkt nach dem Kauf anmelden, können Sie möglicherweise nicht auf Vault zugreifen.
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Gehen Sie zu https://vault.google.com.
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Melden Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Nutzernamen und dem zugehörigen Passwort an.
Andere autorisierte Nutzer in Ihrer Organisation können sich auf dieselbe Weise in Vault anmelden, nachdem Sie ihnen Zugriff gewährt haben.
Schritt 5: Standardmäßige Aufbewahrungsregeln für Ihre Organisation festlegen
Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Daten aufbewahrt werden, bevor sie dauerhaft aus Nutzerkonten und allen Google-Systemen gelöscht werden. Wir empfehlen Ihnen, sich bezüglich der Einrichtung von Aufbewahrungsregeln an die Rechtsabteilung Ihrer Organisation zu wenden.
Informieren Sie sich zuerst über die Funktionsweise der Aufbewahrung. In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen. Sie können aber auch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen.
Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.
- Klicken Sie in Vault auf Aufbewahrung. Wenn die Option Aufbewahrung nicht aufgeführt ist, bitten Sie einen Google Workspace-Administrator, Ihnen Vault-Berechtigungen zu erteilen („Aufbewahrungsrichtlinien verwalten“).
- Klicken Sie auf dem Tab Standardregeln auf einen Dienst, z. B. auf Google Drive
oder Gmail
.
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Legen Sie fest, wie lange Nachrichten oder Dateien aufbewahrt werden sollen:
- Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
- Um Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie eine Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein. Die Aufbewahrungsdauer wird auf der Grundlage folgender Startzeiten berechnet:
- Nachrichten in Gmail, Google Groups und Google Chat: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wurde.
- Google Drive: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Datei erstellt oder zuletzt geändert wurde.
- Google Voice: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Daten gesendet oder empfangen wurden.
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Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach Ablauf dieser Dauer passieren soll:
- Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die Nutzer bereits gelöscht haben, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Mit dieser Regel werden möglicherweise Daten dauerhaft gelöscht, die Nutzer vielleicht behalten möchten, z. B. Nachrichten in ihrem Gmail-Posteingang oder Dateien in Google Drive.
Wenn Sie eine neue Regel einrichten, können in Diensten sofort dauerhaft Daten gelöscht werden, die die Aufbewahrungsdauer überschreiten. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist. -
Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Dienste, für die Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen möchten.
Google Vault ist jetzt eingerichtet. Die Daten Ihrer Organisation werden gemäß den von Ihnen konfigurierten Aufbewahrungsregeln von Vault gespeichert.
Wichtige Hinweise:
- Was passiert nach dem Erstellen von standardmäßigen Aufbewahrungsregeln? Sofern keine benutzerdefinierte Regel oder ein Hold angewendet wird, werden Daten gemäß der standardmäßigen Aufbewahrungsregel archiviert.
- Was passiert, wenn ein Nutzer eine Nachricht oder eine Datei löscht? Der betreffende Inhalt wird aus dem Konto des Nutzers entfernt. Falls jedoch die standardmäßige oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel greift, ist die Nachricht oder die Datei für die restliche Aufbewahrungsdauer weiter in Vault verfügbar. Gelöschte Nachrichten und Dateien, die von Vault aufbewahrt werden, werden nicht auf das Speicherkontingent des Nutzers angerechnet.