البدء: مشرفو Vault

مرحبًا بك في Google Vault. سيساعدك هذا الدليل خلال خطوات إعداد Vault وتشغيله لمؤسستك.

مهم: لن يحتفظ Vault بالبيانات حتى تستكمل هذه الخطوات. عليك أن تختار قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات و/أو قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات كما هو محدّد في الخطوة 5 لكي يحتفظ Vault ببياناتك.

قبل المتابعة، تأكّد مما يلي:

  • أنك مشرف متميَّز في خدمة G Suite لمؤسّستك، وذلك لأن المشرف المتميَّز هو وحده مَن يمكنه إكمال الخطوات المذكورة في هذا الدليل.
  • أنك اشتريت إصدار G Suite الذي يتضمَّن Vault أو قد  اشتريت تراخيص Vault ("G Suite الأساسية" فقط).
  • لا تدير مؤسّستك مساحة تخزين رسائل البريد الإلكتروني ورسائل المحادثة. وفي حال إعداد هذه الميزة لحذف الرسائل تلقائيًا، سيؤدي ذلك إلى التداخل مع قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault. عليك تسجيل الدخول إلى وحدة تحكُّم المشرف وتغيير هذا الإعداد إلى عدم حذف الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة تلقائيًا.

يُرجى النقر على كل خطوة أدناه لمعرفة كيفية إكمالها.

1- منح تراخيص Vault‏ ("G Suite الأساسية" فقط)

تم تضمين Vault مع معظم إصدارات G Suite ولكنها إضافة لعملاء "G Suite الأساسية". يمكنك تعيين تراخيص للجميع (ترخيص كامل للنطاق) أو فقط لمجموعة فرعية من المستخدمين (ترخيص جزئي للنطاق).

  1. استشر مستخدمين في مؤسستك يدركون نشاطها التجاري ومتطلباتها القانونية لتحديد من يحتاج إلى ترخيص Vault.
  2. اتبع الخطوات الواردة في مقالة الترخيص الكلي أو الجزئي للنطاق.
2- التحكّم في المستخدمين الذين يمكنهم تسجيل الدخول إلى Vault

يمكنك التحكّم في ظهور خدمة Vault في حساب المستخدمين في مؤسستك. تذكّر ما يلي:

  • لا يؤثر تفعيل Vault أو إيقافه في الحسابات التي يتم وضعها في الأرشيف من خلاله. يمكن وضع جميع حسابات المستخدمين ذات تراخيص Vault في أرشيف.
  • لا يؤثر هذا الإعداد في الحسابات التي يمكن أن تغيّر قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو البحث عن البيانات أو تنفيذ وظائف Vault الأخرى. يجب أن يحصل المستخدمون على امتيازات Vault مناسبة للعمل معه.
  • إذا اخترت التشغيل للجميع، فسيظهر رمز Vault في قائمة تطبيقات الجميع. قد يختلط الأمر على بعض المستخدمين بسبب وجود تطبيق يبدو أنه لا يعمل. إذا كان نطاقك يحتوي على وحدات تنظيمية، ننصح بتقييد الوصول إلى الوحدات التنظيمية التي لديها امتيازات Vault.

للسماح للمستخدمين بتسجيل الدخول إلى Vault:

  1. سجّل الدخول إلى وحدة تحكّم المشرف.
  2. على لوحة التحكّم، انقر على التطبيقات، ثم انقر على G Suite.
  3. انقر على Vault‏ وحدِّد أحد الخيارات التالية:
    • تفعيل للجميع: يمكن لجميع المستخدمين في مؤسستك الدخول إلى Vault.
    • تفعيل لبعض المؤسسات: فقط الوحدات التنظيمية التي تحدّدها هي التي يمكنها الدخول إلى Vault. مزيد من المعلومات حول إنشاء الوحدات التنظيمية.
    • إيقاف: لا يمكن لأحد في مؤسستك الدخول إلى Vault.
3. منح امتيازات للموظفين المصرَّح لهم

يمكنك منح امتيازات للموظفين الذين ترغب في أن ينشئوا قواعد احتفاظ بالبيانات أو يفرضوا عمليات تحفُّظ على البيانات أو يجروا تحقيقات. وتُعد هذه الخطوة غير إلزامية عند الإعداد الأوليِّ لخدمة Vault.

  1. تعرّف على الامتيازات المختلفة التي يمكنك منحها للمستخدمين.
  2. اتبع الخطوات في مقالة منح امتيازات المشرف.
4- تسجيل الدخول إلى Vault
بعد شراء Vault أو بدء الفترة التجريبية لمدة 30 يومًا، ننصحك بالانتظار لمدة 30 إلى 60 دقيقة قبل تسجيل الدخول إلى https://ediscovery.google.com. إذا سجلت الدخول مباشرة بعد الشراء، فمن المحتمل ألا تشاهد جميع أجزاء Vault التي يحق لك دخولها.

الآن وبعد أن تم تمكين Google Vault وتم تعيين التراخيص في وحدة تحكم المشرف، سجّل الدخول إلى Vault عن طريق إجراء ما يلي:

  1. انتقل إلى https://ediscovery.google.com‏
  2. سجّل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور في G Suite.

سيتمكن الموظفون الآخرون المصرح لهم في نطاقك من تسجيل الدخول إلى Vault بالطريقة نفسها، وذلك بعد أن تمنحهم حق الدخول.

5- إعداد فترة التخزين التلقائية لمؤسّستك

عليك إعداد سياسات الاحتفاظ بالبيانات التلقائية للتحكُّم في مدة الاحتفاظ بالبيانات قبل محوها نهائيًا من حسابات المستخدمين وجميع أنظمة Google. ويجب أن يكون لدى مؤسّستك سياسات لتغطية مدة الاحتفاظ بالبيانات. نحن نوصي باستشارة الفريق القانوني في مؤسستك عند إعداد قواعد الاحتفاظ.

تعرّف على آلية عمل الاحتفاظ.

  1. في Vault، انقر على الاحتفاظ بالبيانات في شريط التنقل الأيمن.
  2. ضمن قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، اختَر خدمة، مثل Drive أو البريد.

    ملاحظة: لا يمكن لعملاء "Drive للمؤسّسات" تحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات إلا لخدمة Drive.
  3. ضع علامة على المربّع بجانب تحديد قاعدة احتفاظ بالبيانات تلقائية.
  4. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:
    • اختَر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بالبيانات بصفة دائمة. انقر على حفظ لإنشاء القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية.
    • أدخِل عدد الأيام، من 0 إلى 36500 يوم:
      • رسائل البريد والمجموعة والدردشة: عدد الأيام منذ وقت إرسال الرسالة. 
      • Drive: عدد الأيام منذ وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.  
  5. اختر الإجراء المطلوب اتخاذه مع البيانات التي تجاوزت المدة المحددة كما يلي:
    • حدِّد الخيار الأول لمسح الرسائل أو الملفات التي حذفها المستخدمون من قَبل فقط. 
    • حدِّد الخيار الثاني لمسح جميع الرسائل والملفات. بما في ذلك البيانات في صناديق البريد الوارد للمستخدمين ومساحات Drive. ويتضمّن ذلك أيضًا البيانات المحذوفة سابقًا. 
    يبدأ Vault على الفور بإزالة البيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمّن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكّد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة. 
  6. انقر على متابعة.

ملاحظات مهمّة:

  • ماذا يحدث بعد تحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات التلقائية: يتم الاحتفاظ بالبيانات وفقًا لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية ما لم تخضع تلك البيانات لعملية احتفاظ بالبيانات أو قاعدة مخصَّصة.
  • ماذا يحدث عندما يحذف مستخدم رسالة أو ملفًا: تتم إزالة الرسالة أو الملف من حساب ذلك المستخدم. ولكن عند تطبيق قاعدة احتفاظ بالبيانات تلقائية أو قاعدة مخصَّصة، ستظل الرسالة أو الملف متاحين في Vault خلال المدة المتبقية من فترة التخزين.

تم إعداد Google Vault وهو قيد التشغيل الآن. سيحتفظ Vault ببيانات نطاقك كما هو محدد في قواعد الاحتفاظ التي هيأتَها. مزيد من المعلومات حول قاعدة الاحتفاظ الافتراضية والقواعد المخصصة.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟