إعداد أداة Vault لمؤسستك

ملاحظة مهمة: لا تحتفظ أداة Vault بالبيانات حتى تُكمِل هذه الخطوات. عليك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات كما هو موضح في الخطوة 5 حتى يمكن لأداة Vault الاحتفاظ ببياناتك.

متطلبات واقتراحات حول الإعداد

• يجب أن تكون مشرفًا متميزًا في Google Workspace لمؤسستك لإكمال الخطوات في هذا الدليل.

• تحقَّق من أن مؤسستك لا تدير مساحة تخزين الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة. وفي حال إعداد هذه الميزة لحذف الرسائل تلقائيًا، سيؤدي ذلك إلى حدوث تداخل مع قواعد الاحتفاظ بالبيانات في أداة Vault. سجِّل الدخول إلى "وحدة تحكُّم المشرف" وغيِّر هذا الإعداد إلى عدم حذف الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة تلقائيًا.

• يُرجى تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة. قد ترسِل منتجات Google أخرى رسائل إلكترونية نيابةً عن المستخدم. ويضمن هذا الإعداد تخزين نسخة من هذه الرسائل في صندوق بريد Gmail للمستخدم وإتاحتها في أداة Vault. مزيد من المعلومات

• ضَع في اعتبارك تفعيل سجلّ المحادثات لمؤسستك. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات دائمًا على مساحات Chat. ولا تُطبَّق على الرسائل المباشرة إلا في حال تفعيل السجلّ.

• ضَع في اعتبارك تفعيل ميزة أرشفة الرسائل في "مجموعات Google" المهمة ضمن "مجموعات Google للشركات". لا يمكن لأداة Vault تجميد بيانات الرسائل والاحتفاظ بها والبحث فيها إلا في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة لها. ويمكن لمالكي المجموعات رغم ذلك تغيير هذا الإعداد لمجموعاتهم. في حال إيقاف مالك مجموعة لميزة الأرشفة، تظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

الخطوة 1: إذا لزم الأمر، يمكنك شراء تراخيص أداة Vault

تتضمن معظم إصدارات Google Workspace تراخيص أداة Vault، ولكنها تأتي كإضافة في بعض الإصدارات الأخرى. يمكنك شراء تراخيص ومنحها لجميع المستخدمين، أي ترخيص كامل للمؤسسة، أو لمجموعة فرعية فقط من المستخدمين، أي ترخيص جزئي للمؤسسة.

1. شراء تراخيص أداة Vault لمؤسستك عليك توفير ترخيص أداة Vault لكل مستخدم تريد السماح له بالاحتفاظ بالبيانات والبحث عنها. استشِر المستخدمين في مؤسستك ممن هم على دراية بمتطلبات نشاطها التجاري والمتطلبات القانونية لتحديد المستخدمين الذين يحتاجون إلى ترخيص أداة Vault.

2. منح تراخيص أداة Vault للمستخدمين.

الخطوة 2: التحكُّم في المستخدمين الذين يمكنهم تسجيل الدخول إلى أداة Vault

للسماح للمستخدمين بتسجيل الدخول إلى أداة Vault، يمكنك تفعيل أداة Vault لجميع المستخدمين أو لمستخدمين مُختَارين. كيفية إجراء ذلك

ملاحظة:

• لا يؤثر هذا الإعداد على الحسابات التي يمكن الاحتفاظ ببياناتها وتجميدها والبحث فيها باستخدام أداة Vault. يمكن الاحتفاظ ببيانات جميع حسابات المستخدمين التي تستخدم G Suite وتراخيص أداة Vault وتجميد تلك البيانات والبحث فيها.

• لا يؤثر هذا الإعداد في الحسابات التي يمكنها تغيير قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو البحث عنها أو تنفيذ وظائف أداة Vault الأخرى. يجب أن يحصل المستخدمون على امتيازات أداة Vault مناسبة لاستخدامها.

• في حالة تفعيل أداة Vault لجميع المستخدمين في مؤسستك، سيظهر رمز أداة Vault في قائمة تطبيقات جميع المستخدمين. وفي حال إعداد مؤسستك لوحدات تنظيمية، ننصحك بتقييد الوصول إلى الوحدات التنظيمية التي تمتلك امتيازات أداة Vault.

الخطوة 3: (اختياري) منح امتيازات أداة Vault إلى المستخدمين المُصرَّح لهم

يمكنك منح امتيازات إلى المستخدمين الذين تريد السماح لهم بإنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو فرض عمليات تجميد البيانات أو إجراء التحقيقات. في البداية، لا يمكن إلا للمشرفين المتميّزين استخدام ميزات أداة Vault. كيفية إجراء ذلك

الخطوة 4: تسجيل الدخول إلى أداة Vault

إذا كنت قد اشتريت أداة Vault مؤخرًا أو بدأت الفترة التجريبية التي تبلغ 30 يومًا، ننصحك بالانتظار لمدة تتراوح بين 30 و60 دقيقة قبل تسجيل الدخول إلى أداة Vault. إذا سجَّلت الدخول فورًا بعد الشراء، قد لا تتمكن من الوصول إلى أداة Vault بالكامل.

1. انتقِل إلى https://vault.google.com.

2. سجِّل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور في Google Workspace.

يمكن للمستخدمين الآخرين المُصرَّح لهم في مؤسستك تسجيل الدخول إلى أداة Vault بالطريقة نفسها بعد منحهم حق الوصول.

الخطوة 5: إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك

يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكُّم في مدة الاحتفاظ بالبيانات قبل أن يُسمح بإزالتها نهائيًا من حسابات المستخدمين وجميع أنظمة Google. ننصحك باستشارة فريق الشؤون القانونية في مؤسستك عند إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات.

قبل البدء، تعرَّف على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات. توضح الخطوات التالية كيفية إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، إلاّ أنه يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من ذلك.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

1. في أداة Vault، انقر على الاحتفاظ بالبيانات. إذا لم يظهر لك خيار الاحتفاظ بالبيانات، اطُلب من مشرف Google Workspace منحك امتيازات أداة Vault ("إدارة سياسات الاحتفاظ بالبيانات").
2. في علامة التبويب القواعد التلقائية، انقر على رمز خدمة، مثل Drive  أو Gmail .

3. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:

   • للاحتفاظ بالبيانات إلى الأبد، اختَر إلى ما لا نهاية.
   • للاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية محدَّدة، اختَر فترة التخزين، وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى 36500 يوم. يتم احتساب فترة التخزين استنادًا إلى أوقات البدء التالية:
     • رسائل Gmail و"مجموعات Google" وChat: عدد الأيام منذ وقت إرسال الرسالة أو استلامها.
     • Drive: عدد الأيام منذ وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.
     • Voice: عدد الأيام منذ وقت إرسال البيانات أو استلامها.

4. في حال تحديد فترة احتفاظ بالبيانات، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه مع البيانات بعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بها:

   • لإزالة البيانات التي حذفها المستخدمون من قبل فقط نهائيًا، حدِّد الخيار الأول.
   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. قد تؤدي هذه القاعدة إلى إزالة البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها نهائيًا، مثل الرسائل في بريدهم الوارد على Gmail أو الملفات في Drive.
   تسمح أداة Vault فورًا للخدمات بإزالة البيانات التي تتخطى فترة الاحتفاظ بها نهائيًا بمجرد إرسال قاعدة جديدة. قد يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكّد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.

5. انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لآثار قاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لإنشاء القاعدة.

6. كرِّر هذه العملية لجميع الخدمات التي تريد إعداد قواعد تلقائية للاحتفاظ بالبيانات لها.

انتهت الآن عملية إعداد أداة Google Vault! وبذلك، تحتفظ أداة Vault ببيانات مؤسستك كما هو مُحدَّد في قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي أعددتها.

ملاحظات مهمة:

• ماذا يحدث بعد إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات؟ يتم الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، ما لم تخضع تلك البيانات لقاعدة أو عملية تجميد بيانات مُخصَّصة.
• ماذا يحدث عندما يحذف مستخدم رسالة أو ملفًا؟ تتم إزالة الرسالة أو الملف من حساب ذلك المستخدم. وفي حال تطبيق قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو قاعدة مُخصَّصة، تظل الرسالة أو الملف متاحًا رغم ذلك في أداة Vault خلال المدة المتبقية من فترة الاحتفاظ بالبيانات. ولا تُحتسَب الرسائل والملفات المحذوفة التي يُحتفَظ ببياناتها باستخدام أداة Vault ضمن حصة مساحة التخزين المُخصَّصة للمستخدم.