設定的需求條件與建議
-
您必須是貴機構的 Google Workspace 超級管理員，才能完成本指南所述的操作步驟。
-
請確認貴機構並未管理電子郵件和即時通訊訊息儲存空間。如果這項功能設為自動刪除郵件/訊息，會對保管箱的保留規則造成干擾。請登入管理控制台，將這項設定變更為 [不要自動刪除電子郵件和即時通訊訊息]。
-
建議您啟用全方位郵件儲存空間。其他 Google 產品可能會代表使用者傳送電子郵件。這項設定可確保這些郵件的副本儲存在使用者的 Gmail 信箱，並保存在保管箱中。瞭解詳情
-
請考慮為貴機構開啟即時通訊記錄。保留規則和訴訟保留一律會套用至 Chat 聊天室，但只有在記錄功能已開啟的情況下才會套用至即時訊息。
-
建議視需求在 Google 網路論壇企業版中為特定群組開啟訊息封存功能。群組必須開啟封存功能，保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過，版主可以為自己的群組變更這項設定。如果版主已關閉群組的封存功能，使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。
步驟 1：視需要購買保管箱授權
保管箱服務在大部分的 Google Workspace 版本都有提供，不過屬於某些版本的附加服務。您可以購買授權並指派給所有人 (全機構授權)，也可以僅指派給一部分的使用者 (部分機構授權)。
-
為貴機構購買保管箱授權。如要保留及搜尋使用者的資料，您必須為每位資料擁有者購買保管箱授權。請諮詢貴機構中瞭解相關業務與法律要求的人士，決定哪些使用者需要這類授權。
步驟 2：控管可登入保管箱的人員
如要開放使用者登入保管箱，請根據需要使用保管箱的人員，為所有或特定使用者開啟保管箱。瞭解詳情
注意事項：
-
此設定不會影響保管箱可對哪些帳戶進行保留、訴訟保留及搜尋作業，這幾項作業適用於所有具備 G Suite 和保管箱授權的使用者帳戶。
-
這項設定並不影響哪個帳戶能夠變更保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須擁有相應的保管箱權限，才能使用保管箱。
-
如果您為貴機構全體成員開啟保管箱，保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。為了避免造成使用者困擾，如果貴機構設定了多個機構單位，建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。
步驟 3：(選用) 將保管箱權限授予獲得授權的使用者
如要讓使用者建立保留規則、設定訴訟保留或執行調查，請將權限授予對方。提醒您，起初只有超級管理員可以使用保管箱的功能。操作說明
步驟 4：登入保管箱
如果您最近購買了保管箱或進入 30 天試用期，建議您等待 30 至 60 分鐘再登入保管箱。如果您在購買後立即登入，可能會無法使用保管箱的部分功能。
-
透過 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入帳戶。
您將存取權授予機構中的使用者後，這些獲得授權的使用者可按照相同的方式登入保管箱。
步驟 5：設定貴機構的預設保留規則
設定保留規則可讓您控制資料的保留時間長度，超過保留期限的資料將從使用者帳戶和所有 Google 系統中清除。設定保留規則時，建議您諮詢貴機構的法務團隊。
開始設定前，請先瞭解保留功能的運作方式。下列步驟說明的是如何設定預設保留規則，不過您也可以設定自訂保留規則。
如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。
- 按一下保管箱中的 [保留]。如果畫面上並未列出 [保留] 選項，請要求 Google Workspace 管理員授予您保管箱權限 (「管理保留政策」權限)。
- 在「預設規則」分頁中，按一下雲端硬碟
或 Gmail
等服務。
-
選擇郵件或檔案的保留時間：
- 如要永久保留資料，請選取 [無限期]。
- 如果只要將資料保留一段時間，請選取 [保留期限] 並輸入天數 (1 至 36,500 之間)。保留期限是指從下列時間起算的天數：
- Gmail 郵件、網路論壇訊息和 Chat 訊息：傳送或接收郵件/訊息時。
- 雲端硬碟：建立或最後一次修改檔案時。
- Voice：傳送或接收資料時。
-
設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：
- 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料，例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟內的檔案。
您提交新規則後，保管箱會立即允許各項服務清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到保管箱刪除。確認規則設定無誤前，請勿繼續進行下一個步驟。 -
按一下 [建立]。保留期限設定完畢後，保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響，請勾選方塊並點選 [接受]，即可建立規則。
-
針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。
Google 保管箱現已設定完成！保管箱會根據您設定的保留規則，將貴機構的資料保留下來。
重要注意事項：
- 設定預設保留規則後的運作情形：除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外，保管箱一律會按照預設保留規則來保留資料。
- 使用者刪除郵件、訊息或檔案後的運作情形：遭到刪除的郵件、訊息或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過，如果套用了預設保留規則或自訂規則，郵件、訊息或檔案在剩餘的保留期間內仍會封存在保管箱中，可供繼續存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件、訊息和檔案並不會計入使用者的儲存空間配額。