Jika edisi Google Workspace Anda sudah menyertakan lisensi Google Vault, admin Anda dapat menggunakan lisensi tersebut. Jika edisi Anda tidak menyertakan lisensi Vault, upgrade ke edisi yang menyertakan lisensi Vault atau beli lisensi add-on Vault. Pelajari lisensi Vault lebih lanjut.
Untuk terus mendapatkan akses ke Google Vault, perbarui lisensi bagi semua admin Vault Anda yang aktif sebelum 1 November 2025.
Menyiapkan persyaratan dan rekomendasi
-
Anda harus menjadi administrator super Google Workspace organisasi untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam panduan ini.
-
Untuk menjadi admin Vault, Anda harus memiliki lisensi Google Workspace yang menyertakan Google Vault. Jika lisensi Google Workspace Anda tidak menyertakan Vault, dapatkan lisensi add-on Google Vault. Pelajari add-on Google Vault lebih lanjut.
-
Verifikasi bahwa organisasi Anda tidak mengelola penyimpanan pesan email dan chat. Jika fitur ini dikonfigurasi untuk menghapus pesan secara otomatis, aturan retensi Vault akan terganggu. Login ke konsol Admin dan ubah setelan ini menjadi Jangan hapus pesan chat dan email secara otomatis.
-
Pertimbangkan untuk mengaktifkan penyimpanan pesan komprehensif. Produk Google lainnya mungkin mengirim email atas nama pengguna. Setelan ini memastikan bahwa salinan pesan tersebut disimpan di kotak surat Gmail pengguna dan tersedia untuk Vault. Pelajari lebih lanjut
-
Pertimbangkan untuk mengaktifkan histori Chat di organisasi Anda. Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang Chat. Namun, keduanya hanya berlaku untuk pesan langsung jika histori diaktifkan.
-
Pertimbangkan untuk mengaktifkan pengarsipan pesan di Google Grup untuk Bisnis bagi grup tertentu. Vault hanya dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang mengaktifkan pengarsipan. Namun, pemilik grup dapat mengubah setelan ini untuk grupnya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.
Langkah 1. Jika perlu, beli lisensi Vault
Vault disertakan dengan sebagian besar edisi Google Workspace, tetapi ini adalah add-on untuk beberapa edisi. Anda dapat membeli dan menetapkan lisensi kepada semua orang (pemberian lisensi organisasi penuh) atau hanya kepada sebagian orang (pemberian lisensi organisasi sebagian).
-
Beli lisensi Vault untuk organisasi Anda. Anda memerlukan lisensi Vault untuk setiap pengguna yang datanya ingin dipertahankan dan ditelusuri. Anda juga memerlukan lisensi Vault untuk setiap admin Vault. Hubungi pengguna di organisasi Anda yang memahami persyaratan bisnis dan hukum untuk menentukan siapa saja yang memerlukan lisensi Vault.
-
Tetapkan lisensi Vault untuk pengguna dan admin.
Langkah 2. Kontrol siapa saja yang dapat login ke Vault
Untuk mengizinkan pengguna login ke Vault, aktifkan Vault untuk semua atau pengguna yang dipilih. Pelajari caranya
Catatan:
-
Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri oleh Vault. Semua akun pengguna dengan Google Workspace dan lisensi Vault dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri.
-
Setelan ini tidak menentukan akun mana yang dapat mengubah aturan retensi, menelusuri data, atau melakukan fungsi Vault lainnya. Pengguna harus memiliki hak istimewa Vault yang tepat agar dapat menggunakan Vault.
-
Jika Anda mengaktifkan Vault untuk semua orang di organisasi, ikon Vault akan muncul di daftar aplikasi semua orang. Jika organisasi Anda telah menyiapkan unit organisasi, sebaiknya batasi akses ke unit organisasi yang memiliki hak istimewa Vault.
Langkah 3. (Opsional) Berikan hak istimewa Vault kepada pengguna yang diberi otorisasi
Berikan hak istimewa kepada pengguna yang Anda inginkan untuk membuat aturan retensi, menerapkan pembekuan, atau melakukan investigasi. Awalnya, hanya admin super dengan lisensi Vault yang dapat menggunakan fitur Vault. Pelajari caranya
Langkah 4. Login ke Vault
Jika Anda baru membeli Vault atau memulai uji coba 30 hari, sebaiknya tunggu 30–60 menit sebelum login ke Vault. Jika langsung login setelah melakukan pembelian, Anda mungkin tidak dapat mengakses semua fitur Vault.
-
Buka https://vault.google.com.
-
Login dengan nama pengguna dan sandi Google Workspace Anda.
Pengguna lain yang diberi otorisasi di organisasi Anda dapat login ke Vault dengan cara yang sama setelah Anda memberi akses.
Langkah 5. Tetapkan aturan retensi default organisasi Anda
Tetapkan aturan retensi untuk mengontrol durasi data dipertahankan sebelum diizinkan untuk dihapus permanen dari akun pengguna dan semua sistem Google. Sebaiknya hubungi tim kuasa hukum organisasi Anda saat menyiapkan aturan retensi.
Sebelum memulai, pelajari cara kerja retensi. Langkah-langkah berikut menjelaskan cara menetapkan aturan retensi default, tetapi Anda juga dapat menetapkan aturan retensi khusus.
Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
- Di Vault, klik Retensi. Jika Retensi tidak tercantum, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda Hak istimewa Vault ("Mengelola kebijakan retensi").
- Di tab Aturan default, klik layanan, seperti Drive
atau Gmail
.
-
Pilih durasi penyimpanan pesan atau file:
- Untuk mempertahankan data secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk mempertahankan data selama waktu tertentu, pilih Periode retensi data dan masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500. Periode retensi data dihitung berdasarkan waktu mulai berikut:
- Pesan Gmail, Grup, dan Chat—hari sejak pesan dikirim atau diterima.
- Drive—jumlah hari sejak file dibuat atau terakhir diubah.
- Voice—hari sejak data dikirim atau diterima.
-
Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi berakhir:
- Untuk menghapus permanen hanya data yang telah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
- Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang ingin disimpan pengguna, seperti pesan di kotak masuk Gmail atau file di Drive.
Vault akan langsung mengizinkan layanan untuk menghapus permanen data yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan baru. Ini dapat mencakup data yang ingin disimpan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. -
Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Setuju untuk membuat aturan.
-
Ulangi proses ini untuk semua layanan yang ingin Anda tetapkan aturan retensi default-nya.
Langkah 6. (Opsional) Menyiapkan Persetujuan banyak pihak untuk ekspor Vault
Admin Vault memiliki akses ke data tingkat domain yang sangat sensitif. Untuk memastikan bahwa ekspor data dikelola dengan benar dan hanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki otorisasi, Anda dapat mengaktifkan Persetujuan banyak pihak (MPA) untuk semua ekspor Vault di organisasi Anda.
Bagaimana cara kerja MPA untuk ekspor Vault?
- Admin melakukan penelusuran dan mencoba memulai ekspor.
- Notifikasi akan dikirim ke admin kedua di organisasi Anda bahwa admin lain telah membuat permintaan ekspor.
- Admin kedua meninjau permintaan di konsol Admin dan jika tidak ada masalah, dia akan menyetujuinya.
- Setelah permintaan disetujui, ekspor data akan dimulai.
- Admin pertama kemudian dapat memeriksa status dan mendownload ekspor.
Mengaktifkan atau menonaktifkan MPA untuk ekspor Vault
Anda harus login sebagai administrator super untuk tugas ini.-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator super.
Jika tidak menggunakan akun administrator super, Anda tidak dapat menyelesaikan langkah-langkah ini.
- .
- Klik Persetujuan banyak pihak untuk setelan Vault.
- Guna mengaktifkan MPA untuk ekspor Vault, centang kotak Buat Ekspor, lalu klik Simpan.
Catatan: Perubahan yang dilakukan pada setelan buat ekspor Vault di konsol Admin hanya akan membuat permintaan MPA jika MPA juga diaktifkan untuk organisasi. Pelajari lebih lanjut MPA untuk tindakan sensitif.
- Untuk menonaktifkan MPA untuk ekspor Vault, hapus centang pada kotak Google Vault: buat ekspor, lalu klik Simpan.
Bagaimana cara menyetujui permintaan ekspor data Vault?
Jika Anda pemohon atau pemberi persetujuan permintaan ekspor Vault MPA, Anda dapat melihat permintaan yang menunggu persetujuan atau yang telah selesai di halaman persetujuan MPA.
Buka tab Permintaan dikirim, lalu klik permintaan untuk menampilkan halaman detail permintaan tersebut. Di halaman detail permintaan, pemohon dapat membatalkan permintaannya, dan pemberi persetujuan dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut.
Penyiapan Google Vault telah selesai. Vault akan menyimpan data organisasi seperti yang ditentukan dalam aturan retensi yang Anda konfigurasi.
Catatan penting:
- Yang terjadi setelah Anda menetapkan aturan retensi default: Kecuali jika aturan khusus atau pembekuan diberlakukan, data disimpan sesuai dengan aturan retensi default.
- Yang terjadi jika pengguna menghapus pesan atau file: Pesan atau file dihapus dari akun pengguna. Namun, jika aturan retensi default atau aturan khusus diterapkan, pesan atau file akan tetap berada di Vault selama sisa periode retensi data. Pesan yang dihapus dan file yang dipertahankan oleh Vault tidak mengurangi kuota penyimpanan pengguna.