保留 Gmail 郵件

您可以在保管箱中設定保留規則,藉此控制貴機構依據資料管理和電子蒐證 (ediscovery) 需求保留 Gmail 郵件的時間。

您可以設定自訂保留規則,在指定時間內保留符合特定條件的資料。如需為貴機構中所有獲派授權的帳戶保留某項服務的全部資料一段時間,請設定預設保留規則。即使預設保留規則設定的保留期限較長,自訂保留規則仍會覆寫預設保留規則。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,可能會導致郵件立即遭到 Gmail 清除,而且無法還原。建立或變更保留規則時,請務必謹慎行事。建議您先對少量帳戶測試新規則,再將規則套用到整個機構。

Gmail 的主要保留行為

  • 如果郵件處於訴訟保留狀態,Gmail 就無法清除該郵件,就算所有適用的保留期限皆已屆滿也一樣。
  • 自訂 Gmail 保留規則一律會取代預設 Gmail 保留規則。
  • 當郵件適用多項自訂保留規則時,Gmail 會根據保留期限最長的規則保留這封郵件。
  • Gmail 的 30 天保留政策可能會造成系統延後清除郵件。

有關 Gmail 保留功能的重要資訊

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清除 Gmail 郵件的時間點

郵件必須符合下列與保管箱和 Gmail 相關的條件,Gmail 才會清除該郵件:

  • 不適用任何保留規則。
  • 未處於訴訟保留狀態。
  • 已套用系統為 Gmail 產生的 ^deleted 標籤至少 30 天。

如果郵件適用保留規則或訴訟保留,保管箱就會禁止 Gmail 清除這封郵件。在所有適用的保留期限和訴訟保留效期屆滿後,Gmail 會根據郵件套用 ^deleted 標籤的時間時間長度,評估可否清除郵件。

套用 ^deleted 標籤的時間點

如果郵件已可從 Google 系統中移除,Gmail 會將 ^deleted 標籤套用到該郵件。只要發生下列任一情況,郵件就會套用這個標籤:

  • Gmail 使用者清空垃圾桶,或在選取垃圾桶中的郵件後點選 [永久刪除]
  • Gmail 自動刪除已存放在垃圾桶中 30 天的郵件。
  • 郵件在保留期限屆滿時仍未套用 ^deleted 標籤。
  • Gmail 使用者捨棄郵件草稿。

^deleted 標籤會向 Gmail 使用者隱藏郵件,使用者必須請求 G Suite 管理員協助,才能還原這些郵件。不過,在已套用這個標籤的郵件遭到清除前,您仍可透過保管箱搜尋及匯出這類郵件。

Gmail 的 30 天保留政策

郵件套用 ^deleted 標籤後,Gmail 會根據本身的保留政策將該郵件保留至少 30 天,在此期間失效的所有保管箱保留規則都會由這項政策取代。

如要進一步瞭解 Gmail 的 30 天保留政策如何影響郵件清除時間,請參考郵件保留範例
Gmail 會話串的處理方式和個別郵件不同

電子郵件會話串的處理方式:

  • 設定保留規則或訴訟保留後,如果您保留了會話串中的任一郵件,也會一併保留整個會話串。
  • 保留規則若根據標籤建立,則會根據會話串中最後套用標籤的電子郵件傳送日期來執行保留作業。

舉例來說,如有保留規則會將套用 project-A 標籤的郵件保留 365 天,而某個會話串中的第一封郵件已套用該標籤,那麼這個會話串中的所有郵件都會在第一封郵件傳送後保留 365 天。如果此會話串中之後有另一封郵件也套用了 project-A 標籤,這時會話串中所有郵件都將在較晚套用標籤的郵件傳送後保留 365 天。一旦保留規則失效,且 Gmail 清除已套用標籤的郵件後,未套用標籤的郵件最多可能要等到 24 小時後才會一併遭到清除。

郵件草稿的保留作業

系統會比照其他 Gmail 郵件處理未捨棄的郵件草稿。建立自訂保留規則時,您可以選擇排除草稿,讓郵件草稿不受這項規則影響。

已捨棄的郵件草稿 (使用者在傳送前捨棄的草稿) 不適用保留規則或訴訟保留。如果草稿在傳送前就遭到捨棄,Gmail 會套用 ^deleted 標籤,並在 30 天後清除草稿。

系統產生的 Gmail 標籤可能會影響保留期限

Gmail 會利用系統產生的標籤將郵件分類,並讓使用者透過自己能查看的標籤整理收件匣中的郵件。舉例來說,Gmail 可能會對使用者所屬銀行寄來的郵件套用系統產生的 finance 標籤,並對含有飯店訂房資訊的郵件套用系統產生的 travel 標籤。

使用者可以建立及套用自己能查看的標籤,這些標籤有時會與系統產生的標籤相同。如果這 2 種類型的標籤相同,保管箱保留規則會影響已套用使用者所建立標籤的郵件,而非套用系統所產生相同標籤的郵件。根據標籤建立保留規則時,您可能會多保留或排除一些不在預期內的郵件。

範例

貴機構必須將所有與公司財務相關的資料保留 7 年,相關做法如下:

  • 公司指示所有員工必須建立一個 finance 標籤,並且為所有包含公司財務資訊的郵件套用這個標籤。
  • 員工使用公司帳戶來接收個人的公司信用卡對帳單電子郵件;這些郵件不會套用使用者建立的 finance 標籤,但 Gmail 會對這些郵件套用系統建立的 finance 標籤。

在此情況下,涵蓋 label:finance 郵件的保留規則只會保留已套用使用者所建立標籤的郵件,不包括套用系統所產生標籤的郵件 (內含員工個人的銀行對帳單)。

系統產生的常見標籤

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
保留功能和已套用 Gmail 機密模式的郵件

Gmail 機密模式可讓使用者限制收件者對敏感電子郵件內容的存取權。這項功能適用於所有個人 Gmail 帳戶,以及已啟用此功能的 G Suite 機構。

當使用者傳送機密郵件時,Gmail 會將郵件內文和附件替換為連結,僅透過 SMTP 傳送主旨和連結。

您網域的使用者以機密模式傳送的郵件

如果貴機構啟用 Gmail 機密模式,保管箱就可以保留、搜尋及匯出貴機構成員以機密模式傳送的所有郵件,也能為這些郵件套用訴訟保留規則。

2018 年 11 月 30 日後傳送的機密郵件都會保留在所有內部寄件者和收件者的保管箱中。即使寄件者已設定到期日或撤銷收件者對已套用機密模式郵件的存取權,保管箱仍一律保留郵件。

從您網域外以機密模式傳送的來信

即使貴機構未啟用 Gmail 機密模式,您的使用者仍可能收到其他 G Suite 客戶和個人 Gmail 帳戶以機密模式傳送的郵件。

您可以對外部機密郵件的郵件標頭和主旨執行訴訟保留、保留、搜尋和匯出作業。不過,您無法搜尋或匯出外部機密郵件的內容或附件。

注意:G Suite 管理員可以建立規範規則來禁止套用機密模式的內送郵件傳送到您的網域。

如何保留已套用機密模式的郵件

套用機密模式的郵件和其他類型的郵件一樣適用 Gmail 保留規則。如要特別針對以機密模式傳送的郵件套用保留規則,請使用以下字詞:label:confidentialmode

Gmail 保留規則範例與影響

預設規則範例:無限期保留所有郵件

這項預設規則會無限期保留指定機構單位中的所有 Gmail 郵件。使用者仍可刪除郵件;一旦郵件刪除後過了 30 天,或者使用者清空垃圾桶,系統就會從垃圾桶中移除郵件。不過,保管箱管理員還是可以搜尋及匯出這些郵件。

規則設定

  • 時間:無限期

對已收發郵件的影響

使用者對已收發郵件執行的操作 Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 Gmail 何時清除郵件

使用者未對郵件執行任何操作

永不 永不

使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶,並且清空垃圾桶

郵件寄出 1 天後 永不

使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶)

郵件寄出 31 天後,也就是 Gmail 從垃圾桶中自動移除郵件的時候 永不

對郵件草稿的影響

使用者對郵件草稿執行的操作 Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 Gmail 何時清除郵件

使用者撰寫郵件草稿,但未傳送郵件

永不 永不

使用者撰寫並捨棄郵件草稿,但未傳送郵件

使用者捨棄草稿的時候 使用者捨棄草稿的 30 天後 (依據 Gmail 的 30 天保留政策)
自訂規則範例:在 365 天後僅清除已刪除的郵件
這項規則可讓 Gmail 在 365 天後只清除指定機構單位中已永久刪除 (也就是從垃圾桶中移除) 的郵件。

規則設定

  • 時間:365 天
  • 保留期限過後的處理方式:選取 [僅清除使用者已刪除的郵件]

對已收發郵件的影響

使用者對已收發郵件執行的操作 Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 Gmail 何時清除郵件

使用者未對郵件執行任何操作

永不 永不

使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶,並且清空垃圾桶

郵件寄出 1 天後 郵件寄出 365 天後

使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶)

郵件寄出 31 天後,也就是 Gmail 從垃圾桶中自動移除郵件的時候 郵件寄出 365 天後
使用者在郵件寄出 360 天後將郵件移至垃圾桶,並且清空垃圾桶 郵件寄出 360 天後 郵件寄出 390 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策,郵件清除時間是在垃圾桶清空的 30 天後)
使用者在郵件寄出 400 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶) 郵件寄出 430 天後,也就是 Gmail 從垃圾桶中自動移除郵件的時候 郵件寄出 460 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策,郵件清除時間是在 Gmail 從垃圾桶移除郵件的 30 天後)

對郵件草稿的影響

使用者對郵件草稿執行的操作 Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 Gmail 何時清除郵件

使用者撰寫郵件草稿,但未傳送郵件

永不 永不

使用者撰寫並捨棄郵件草稿,但未傳送郵件

使用者捨棄草稿的時候 使用者捨棄草稿的 30 天後 (依據 Gmail 的 30 天保留政策)
自訂規則範例:在 365 天後清除郵件

這項規則可讓 Gmail 在 365 天後清除指定機構單位中的所有郵件,包括草稿和尚未刪除的郵件。

規則設定

  • 時間:365 天
  • 排除草稿:取消勾選
  • 保留期限過後的處理方式:選取 [清除所有郵件,包括使用者收件匣中的郵件,以及已遭刪除的郵件]

對已收發郵件的影響

使用者對已收發郵件執行的操作 Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 Gmail 何時清除郵件

使用者未對郵件執行任何操作

郵件寄出 365 天後,也就是保留期限屆滿的時候 郵件寄出 395 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策,郵件清除時間是在保留期限屆滿的 30 天後)

使用者在郵件寄出 1 天後將郵件移至垃圾桶,並且清空垃圾桶

郵件寄出 1 天後 郵件寄出 365 天後,也就是保留期限屆滿的時候
使用者在郵件寄出 360 天後將郵件移至垃圾桶,並且清空垃圾桶 郵件寄出 360 天後,也就是使用者清空垃圾桶的時候 郵件寄出 390 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策,郵件清除時間是在垃圾桶清空的 30 天後)
使用者在郵件寄出 360 天後將郵件移至垃圾桶 (但未清空垃圾桶) 郵件寄出 365 天後,也就是保留期限屆滿的時候 郵件寄出 395 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策,郵件清除時間是在保留期限屆滿的 30 天後)

對郵件草稿的影響

使用者對郵件草稿執行的操作 Gmail 何時套用 ^deleted 標籤 Gmail 何時清除郵件

使用者撰寫郵件草稿,但未傳送郵件

郵件寄出 365 天後,也就是保留期限屆滿的時候 郵件寄出 395 天後 (根據 Gmail 的 30 天保留政策,郵件清除時間是在保留期限屆滿的 30 天後)

使用者撰寫並捨棄郵件草稿,但未傳送郵件

使用者捨棄草稿的時候 使用者捨棄草稿的 30 天後 (依據 Gmail 的 30 天保留政策)

為 Gmail 建立自訂保留規則

您可以根據機構單位、日期範圍或搜尋字詞來建立自訂規則。自訂規則一律會覆寫預設規則;如果郵件或檔案同時適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。

如何建立自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[郵件]
  5. 從下拉式清單中選擇機構單位。
  6. 選擇郵件要符合哪些條件才能套用這項規則:
    • 輸入指定的傳送日期,讓日期相符的郵件套用這項規則。如果您僅指定開始日期,系統將對該日期之後收到的郵件套用規則。如果您僅指定結束日期,系統則會對該日期之前收到的郵件套用規則。
    • 輸入任何字詞,讓含有這些字詞的郵件套用這項規則。您也可以在這個欄位中使用搜尋運算子
      注意:請勿在保留規則中使用萬用字元 (*)。
    • 如要排除草稿,請勾選 [排除草稿] 方塊。
  7. 選擇郵件保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留與這項規則的參數相符的資料。
    • 如要在一段時間後捨棄郵件,請輸入您想保留郵件的天數 (1 至 36,500 之間)。
  8. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過所選期限的郵件:
    • 如果只要清除使用者已刪除的郵件,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件,請選擇第二個選項。這會清除使用者收件匣中的郵件,以及已遭刪除的郵件。
  9. 按一下 [預覽],系統會顯示一份清單,列出即將套用這項保留規則的郵件或檔案。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  10. 按一下 [儲存]。如果您的保留規則將會清除郵件,保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

重要注意事項

  • [字詞] 欄位中的電子郵件別名電子郵件別名是指向主要電子郵件地址的替代電子郵件地址。自訂保留規則不會自動包含電子郵件別名。如果您要包含電子郵件別名,必須將別名加進 [字詞] 欄位。
  • 重新命名的使用者:自訂保留規則並不能配合重新命名的使用者進行自動修改,但能針對保留規則的 [字詞] 欄位中明確指定的地址繼續套用規則。舉例來說,如果規則適用於包含「before@example.com」的郵件,而該使用者已重新命名為「after@example.com」,系統只會針對寄到「before@example.com」的郵件套用保留規則。
  • 修改自訂保留規則:您可以修改自訂規則,但必須瞭解保留的資料可能受到哪些影響。系統會根據最新版本的保留規則來保留資料。

設定 Gmail 預設保留規則

凡是未套用自訂保留規則或訴訟保留的郵件,皆適用預設保留規則。

如何設定 Gmail 預設保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下「預設保留規則」下方的 [郵件]
  4. 勾選 [設定預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇郵件保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留資料。
    • 如要在一段時間後捨棄郵件,請輸入保留郵件的天數 (1 至 36,500 之間)。
  6. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的郵件:
    • 如果只要清除使用者已刪除的郵件,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件,請選擇第二個選項。這會清除使用者收件匣中的郵件,以及已遭刪除的郵件。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 按一下 [儲存]。如果您的保留規則將會清除郵件,保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
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