保留 Gmail 邮件

您可以在保险柜中设置保留规则,用以控制贵单位出于数据监管和电子取证目的将 Gmail 邮件保留多长时间。

您可以设置自定义保留规则,将满足特定条件的数据保留一段时间。对于单位中所有获得许可的帐号,如果您需要将某项服务中的所有数据保留一段时间,则可以设置默认保留规则。自定义保留规则会覆盖默认保留规则,即使后者的保留期限更长也是如此。

在设置保留规则前,我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理

警告:如果保留规则配置不当,Gmail 可能会立即将邮件完全清除,而且清除的邮件将无法恢复。因此,在创建或更改保留规则时,请务必谨慎小心。我们建议您先针对一小部分帐号测试新规则,确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

Gmail 在邮件保留方面的主要特点

  • 如果一封邮件被纳入到保全范围内,则即使在所有适用的保留期限都结束后,Gmail 也无法完全清除该邮件。
  • 自定义的 Gmail 保留规则一律会取代默认的 Gmail 保留规则。
  • 如果有多项自定义保留规则适用于同一封邮件,则 Gmail 会根据保留期限最长的规则来保留该邮件。
  • Gmail 的 30 天保留政策可能会导致邮件的完全清除时间被推迟。

有关 Gmail 保留功能的重要信息

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什么情况下会完全清除 Gmail 邮件

要让 Gmail 完全清除一封邮件,该邮件必须同时符合保险柜和 Gmail 的清除条件:

  • 没有任何保留规则保留该邮件。
  • 该邮件不在保全范围内。
  • 该邮件带有系统生成的 ^deleted Gmail 标签至少已达 30 天。

如果一封邮件在保留规则或保全的适用范围内,则保险柜不会允许 Gmail 完全清除该邮件。在所有适用的保留期限和保全结束后,Gmail 会根据邮件带有 ^deleted 标签的时长来评估邮件是否可以完全清除。

什么情况下会应用 ^deleted 标签

对于可从 Google 系统中移除的邮件,Gmail 会应用 ^deleted 标签。如果出现以下任意一种情况,邮件也会获得此标签:

  • Gmail 用户清空“已删除邮件”或选择“已删除邮件”中的邮件,然后点击永久删除
  • Gmail 自动删除在“已删除邮件”中存放了 30 天的邮件。
  • 没有 ^deleted 标签的邮件的保留期限结束。
  • Gmail 用户舍弃邮件草稿。

Gmail 用户看不到带有 ^deleted 标签的邮件,而且用户只有在 G Suite 管理员的帮助下才能恢复这类邮件。不过,在这类邮件被完全清除前,您仍然可以使用保险柜搜索和导出带有此标签的邮件。

Gmail 的 30 天保留政策

在邮件获得 ^deleted 标签后,Gmail 的保留政策会将邮件保留至少 30 天。此政策将取代会在这 30 天内到期的所有保险柜保留规则。

要进一步了解 Gmail 的 30 天保留政策对邮件完全清除时间有何影响,请参阅邮件保留示例
系统处理 Gmail 会话的方式与处理单封邮件不同

对于电子邮件会话

  • 如果某个会话中的一封邮件被保留规则保留或设置了保全,则整个会话都会被保留。
  • 如果保留规则是根据标签创建的,则其会依据会话中最后加标签的那封邮件的日期来执行保留操作。

例如,如果保留规则要将带有 project-A 标签的邮件保留 365 天,而会话中的第一封邮件带有该标签,则从第一封邮件的发送时间起,系统会将会话中的所有邮件保留 365 天。如果之后该会话中又有一封邮件获得 project-A 标签,则从此邮件的发送时间起,系统会将该会话中的所有邮件保留 365 天。保留规则到期且 Gmail 完全清除带标签的邮件后,系统可能会延迟最多 24 小时才能完全清除所有不带标签的邮件。

邮件草稿的保留

对于未舍弃的邮件草稿,系统的处理方式与其他 Gmail 邮件一样。创建自定义保留规则时,您可以选择将邮件草稿排除在外,这样该规则便不会对其造成影响。

舍弃的邮件草稿(用户未发送便舍弃的草稿)不受保留规则或保全的约束。如果草稿未发送就已被舍弃,则 Gmail 会对其应用 ^deleted 标签,并在 30 天后将其完全清除。

系统生成的 Gmail 标签可能会影响保留规则的覆盖范围

Gmail 会使用系统生成的标签对邮件进行分类,并使用对用户可见的标签来整理用户收件箱中的邮件。例如,如果邮件来自用户的银行,则 Gmail 可能会为其加上系统生成的 finance 标签;如果邮件包含酒店预订信息,则 Gmail 可能会为其加上系统生成的 travel 标签。

用户可以创建和应用对用户可见的标签。有时,这些标签可能会与系统生成的标签相同。当这两种类型的标签相同时,系统会将保险柜保留规则应用于带有用户创建的标签的邮件,而不是应用于带有系统生成的相同标签的邮件。如果您根据标签创建保留规则,则可能会涵盖或排除比预期更多的邮件。

示例

您的单位要将与公司财务相关的所有数据保留 7 年,并且出现了以下情况:

  • 员工根据指示创建了一个名为 finance 标签,并将该标签应用至包含公司财务信息的邮件。
  • 员工让银行通过电子邮件将公司信用卡对帐单发送到他们的公司帐号。他们并未应用由用户创建的 finance 标签,但 Gmail 对这类邮件应用了系统生成的 finance 标签。

在这种情况下,涵盖带有 label:finance 邮件的保留规则只会保留带有用户标签的邮件,而不会保留带有系统生成标签的员工个人银行对帐单邮件。

常见的系统生成标签

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
保留功能与 Gmail 机密模式邮件

Gmail 机密模式让用户可以限制收件人对敏感电子邮件内容的访问权限。此功能可供所有个人 Gmail 帐号以及启用了此功能的 G Suite 网域使用。

用户发送机密邮件时,Gmail 会使用链接替换邮件正文和附件。只有主题和包含链接的正文会通过 SMTP 发送。详细了解如何通过 Gmail 机密模式发送邮件。

您网域中的用户发送的机密模式邮件

如果您单位启用了 Gmail 机密模式,保险柜就可以保留、搜索和导出您单位中用户发送的所有机密模式邮件,还可以对它们设置保全。

所有内部发件人和收件人的邮箱中发送日期在 2018 年 11 月 30 日之后的机密邮件都会显示在保险柜中。即使发件人设置了到期日或撤消了收件人对机密模式邮件的访问权限,邮件也始终会保留在保险柜中。

来自您网域外的机密模式邮件

即使您的单位未启用 Gmail 机密模式,您的用户也仍然可能收到来自其他 G Suite 客户和个人 Gmail 帐号的机密模式邮件。

您可以对外部机密邮件的标头和主题执行保留、设置保全、搜索和导出操作,但无法搜索和导出这类邮件的内容及附件。

注意:G Suite 管理员可以创建合规性规则,以便阻止机密模式邮件被递送到您的网域。

如何保留机密模式邮件

与其他任何类型的邮件一样,机密模式邮件也受 Gmail 保留规则约束。您可以使用 label:confidentialmode 专门对机密模式邮件应用保留规则。

Gmail 保留规则示例及其作用

默认规则示例:无限期保留所有邮件

此默认规则会无限期地保留所选单位部门中所有的 Gmail 邮件。用户仍然可以删除邮件,同时在 30 天后或用户清空“已删除邮件”时,系统会从“已删除邮件”中移除邮件。不过,保险柜管理员仍然可以搜索和导出邮件。

规则配置

  • 期限:无限期

对已发送和收到的邮件的影响

用户对已发送或收到的邮件执行的操作 Gmail 何时应用 ^deleted 标签 Gmail 何时完全清除邮件

用户未对邮件执行任何操作

永不 永不

用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”

发送 1 天后 永不

用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”,但未清空“已删除邮件”

发送 31 天后,即 Gmail 自动从“已删除邮件”中移除邮件时 永不

对邮件草稿的影响

用户对邮件草稿执行的操作 Gmail 何时应用 ^deleted 标签 Gmail 何时完全清除邮件

用户撰写了邮件草稿,但未将其发送

永不 永不

用户撰写了邮件草稿,并在发送前将其舍弃

用户舍弃草稿时 在用户舍弃草稿 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)
自定义规则示例:在 365 天后仅清除已删除的邮件
应用此规则后,Gmail 会在 365 天后仅清除所选单位部门中永久删除(已从“已删除邮件”中移除)的邮件。

规则配置

  • 期限:365 天
  • 到期后的操作:选择仅彻底清空用户已删除的邮件

对已发送和收到的邮件的影响

用户对已发送或收到的邮件执行的操作 Gmail 何时应用 ^deleted 标签 Gmail 何时完全清除邮件

用户未对邮件执行任何操作

永不 永不

用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”

发送 1 天后 发送 365 天后

用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”,但未清空“已删除邮件”

发送 31 天后,即 Gmail 自动从“已删除邮件”中移除邮件时 发送 365 天后
用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件” 发送 360 天后 发送 390 天后,即清空“已删除邮件”30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)
用户在邮件发送 400 天后将邮件移至“已删除邮件”,但未清空“已删除邮件” 发送 430 天后,即 Gmail 自动从“已删除邮件”中移除邮件时 发送 460 天后,即 Gmail 从“已删除邮件”中移除邮件 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)

对邮件草稿的影响

用户对邮件草稿执行的操作 Gmail 何时应用 ^deleted 标签 Gmail 何时完全清除邮件

用户撰写了邮件草稿,但未将其发送

永不 永不

用户撰写了邮件草稿,并在发送前将其舍弃

用户舍弃草稿时 在用户舍弃草稿 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)
自定义规则示例:在 365 天后完全清除邮件

借助此规则,Gmail 可以在 365 天后完全清除所选单位部门的所有邮件,包括邮件草稿和用户未删除的邮件。

规则配置

  • 期限:365 天
  • 排除草稿:不勾选
  • 到期后执行的操作:选择彻底清空所有邮件,包括用户收件箱中的邮件和已删除的邮件

对已发送和收到的邮件的影响

用户对已发送或收到的邮件执行的操作 Gmail 何时应用 ^deleted 标签 Gmail 何时完全清除邮件

用户未对邮件执行任何操作

发送 365 天后,即保留期限结束时 发送 395 天后,即保留期限结束 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)

用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”

发送 1 天后 发送 365 天后,即保留期限到期时
用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件” 发送 360 天后,即用户清空“已删除邮件”时 发送 390 天后,即清空“已删除邮件”30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)
用户在邮件发送 360 天后将邮件移至“已删除邮件”,但未清空“已删除邮件” 发送 365 天后,即保留期限结束时 发送 395 天后,即保留期限结束 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)

对邮件草稿的影响

用户对邮件草稿执行的操作 Gmail 何时应用 ^deleted 标签 Gmail 何时完全清除邮件

用户撰写了邮件草稿,但未将其发送

发送 365 天后,即保留期限结束时 发送 395 天后,即保留期限结束 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)

用户撰写了邮件草稿,并在发送前将其舍弃

用户舍弃草稿时 在用户舍弃草稿 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策)

为 Gmail 创建自定义保留规则

您可以根据单位部门、日期范围或搜索字词来创建自定义保留规则。自定义保留规则一律优先于默认保留规则。此外,如果相应邮件或文件应用了多项保留规则,那么系统就会根据保留期限最长的规则来保留邮件/文件。

要创建自定义保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 点击创建规则
  4. 选择规则的应用范围:邮件
  5. 从下拉列表中选择一个单位部门。
  6. 选择邮件必须满足哪些条件才适用此规则:
    • 输入目标邮件/帖子的发送日期。如果您仅指定开始日期,规则会应用于指定日期之后的所有邮件。如果您仅指定结束日期,规则会应用于指定日期之前的所有邮件。
    • 输入目标邮件中可能出现的任何字词。您还可以在此字段中使用搜索运算符
      注意:请勿在保留规则中使用通配符 (*)。
    • 要排除草稿,请勾选排除草稿复选框。
  7. 选择邮件的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留匹配此规则参数的数据。
    • 要在设定的期限到了后舍弃邮件,请输入天数(范围为 1 至 36500)。
  8. 如果您设置了一段时长,请选择如何处理超过所选保留期限的邮件:
    • 如只要彻底清空用户已删除的邮件,请选择第一个选项。
    • 如要彻底清空所有邮件,请选择第二个选项。这包括用户收件箱中的邮件,还包括已删除的邮件。
  9. 点击预览以显示将会应用此保留规则的邮件/帖子或文件的列表。检查该列表,确定您是否已正确设置规则。请务必确保这项规则不会永久删除用户可能需要的数据。
    警告:您提交新规则后,保险柜会立即开始彻底清空超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  10. 点击保存。如果您的保留规则将彻底清空邮件,则保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。

重要注意事项

  • 字词字段中的电子邮件别名 - 电子邮件别名是指向主电子邮件地址的辅助电子邮件地址。自定义保留规则不会自动涵盖电子邮件别名。要让规则涵盖电子邮件别名,必须将别名添加到字词字段。
  • 重命名的用户 - 用户被重命名后,自定义保留规则不会自动随之调整。相应保留规则只会继续应用于规则的字词字段中明确指定的地址。例如,如果某项规则应用于包含“before@example.com”的邮件,而对应的用户已重命名为“after@example.com”,那么系统只会将保留规则应用到发送至“before@example.com”的邮件。
  • 修改自定义保留规则 - 您可以修改自定义规则,但您必须了解修改规则可能会对已保留的数据造成的影响。系统会根据最新版的保留规则来保留数据。

为 Gmail 设置默认保留规则

默认保留规则适用于不在任何自定义保留规则或保全涵盖范围内的所有邮件。

要为 Gmail 设置默认保留规则,请执行以下操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 默认保留规则下,点击邮件
  4. 勾选设置默认保留规则对应的复选框。
  5. 选择邮件的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留数据。
    • 要在一段时间后清除消息,请输入天数(1 至 36500)。
  6. 如果您设置了时长,请选择如何处理超过所选保留期限的邮件:
    • 如只要彻底清空用户已删除的邮件,请选择第一个选项。
    • 如要彻底清空所有邮件,请选择第二个选项。这包括用户收件箱中的邮件,还包括已删除的邮件。
    警告:您提交此规则后,保险柜会立即开始清除超过默认保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  7. 点击保存。如果您的保留规则将彻底清空邮件,则保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。
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