使用保险柜保留 Gmail 邮件

Google 保险柜适用于管理员和法务人员。您必须先让 Google Workspace 管理员为您设置帐号，然后才能使用保险柜。谁是我的管理员？

本文介绍了如何在 Google 保险柜中保留 Gmail 邮件。

您可以控制 Gmail 邮件在 Google 保险柜中保留的时长，作为贵组织的信息治理措施之一。为此，可以使用保留规则来设置要将邮件保留多久，以及什么时候该删除邮件（如果需要删除的话）。

如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如需将所有许可帐号的所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。

关于 Gmail 保留规则的重要信息

在设置保留规则前，我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理，并查看保险柜支持的 Gmail 邮件。

警告：如果保留规则配置不当，Gmail 可能会立即将邮件完全清除，而且清除的邮件将无法恢复。因此，在创建或更改保留规则时，请务必谨慎小心。我们建议您先针对一小部分账号测试新规则，确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

Gmail 在邮件保留方面的主要特点

• 如果一封邮件被纳入到保全范围内，则即使在所有适用的保留期限都结束后，Gmail 也无法完全清除该邮件。
• 自定义的 Gmail 保留规则一律会取代默认的 Gmail 保留规则。
• 如果有多项自定义保留规则适用于同一封邮件，则 Gmail 会根据保留期限最长的规则来保留该邮件。
• Gmail 的 30 天保留政策可能会导致邮件的完全清除时间被推迟。

Gmail 在邮件保留方面的其他特点

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可以保留哪些数据

涵盖的数据：

• 贵组织中的用户发送、接收或撰写的邮件及其附件
• 贵单位用户发送的机密模式邮件

未覆盖的数据：

• 链接的文件
• 电子邮件版式
• 通过其他 Google 服务（例如 Google 日历或 Google 文档）发送的邮件，除非已启用综合邮件存储空间
• 动态邮件中的动态内容
• 已舍弃的草稿和草稿的自动保存版本

有关详情，请参阅支持的服务和数据类型。

什么情况下会完全清除 Gmail 邮件

要让 Gmail 完全清除一封邮件，该邮件必须同时符合保险柜和 Gmail 的清除条件：

• 没有任何保留规则保留该邮件。
• 该邮件不在保全范围内。
• 该邮件带有系统生成的 ^deleted Gmail 标签至少已达 30 天。

如果一封邮件在保留规则或保全的适用范围内，则保险柜不会允许 Gmail 完全清除该邮件。在所有适用的保留期限和保全结束后，Gmail 会根据邮件带有 ^deleted 标签的时长来评估邮件是否可以完全清除。

什么情况下会应用 ^deleted 标签

对于可从 Google 系统中移除的邮件，Gmail 会应用 ^deleted 标签。如果出现以下任意一种情况，邮件也会获得此标签：

• Gmail 用户清空“已删除邮件”文件夹，或者在“已删除邮件”文件夹中选择邮件并点击永久删除。
• Gmail 自动删除在“已删除邮件”文件夹中存放了 30 天的邮件。
• 没有 ^deleted 标签的邮件的保留期限结束。
• Gmail 用户舍弃邮件草稿。

Gmail 用户看不到带有 ^deleted 标签的邮件，而且用户只有在 Google Workspace 管理员的帮助下才能恢复这类邮件。不过，在这类邮件被完全清除前，您仍然可以使用保险柜搜索和导出带有此标签的邮件。

Gmail 的 30 天保留政策

Gmail 有一项保留政策要求在邮件获得 ^deleted 标签后，要将邮件保留至少 30 天。此政策将取代会在这 30 天内到期的所有保险柜保留规则。

要进一步了解 Gmail 的 30 天保留政策对邮件完全清除时间有何影响，请参阅邮件保留示例。

系统处理 Gmail 会话的方式与处理单封邮件不同

对于电子邮件会话，保留规则的应用情况如下：

• 如果某个会话中的一封邮件被保留规则保留或设置了保全，则整个会话都会被保留。
• 如果保留规则是基于标签创建的，则其会根据会话中最近加标签的那封邮件的日期来执行保留操作。

例如，如果保留规则要将带有 project-A 标签的邮件保留 365 天，而会话中的第一封邮件带有该标签，则从第一封邮件的发送时间起，系统会将会话中的所有邮件保留 365 天。如果之后该会话中又有一封邮件获得 project-A 标签，则从此邮件的发送时间起，系统会将该会话中的所有邮件保留 365 天。保留规则到期且 Gmail 完全清除带标签的邮件后，系统可能会延迟最多 24 小时才能完全清除所有不带标签的邮件。

规则适用于标签，但不适用于嵌套的子标签

如果您基于 Gmail 标签创建自定义保留规则，则该规则不适用于任何嵌套的子标签。子标签之所以不包含在内是因为它们不直接具有规则所基于的标签。   

例如，某位用户有一个收据标签，以及收据下的一个名为旅行的子标签。如果您为收据设置了保留规则，则旅行下的邮件不会保留，因为它们不直接具有收据标签。

从 Gmail 添加到云端硬盘的附件在云端硬盘保留规则覆盖范围内

使用添加到云端硬盘功能将 Gmail 邮件中的附件内容添加到云端硬盘后，系统会在云端硬盘中创建该内容的副本。Gmail 邮件和附件受 Gmail 保留政策的约束，而云端硬盘中的副本则受云端硬盘保留政策的约束。

Gmail 保留规则示例及其作用

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默认规则示例：无限期保留所有邮件

此默认规则会无限期地保留所选单位部门中所有的 Gmail 邮件。用户仍然可以删除邮件，这种情况下在 30 天后或用户清空“已删除邮件”文件夹时，系统会从“已删除邮件”文件夹中移除这些邮件。不过，保险柜管理员仍然可以搜索和导出这些邮件。

规则配置

• 保留期：无限期

对已发送和收到的邮件的影响

用户对已发送或收到的邮件执行的操作	Gmail 何时应用 ^deleted 标签	Gmail 何时完全清除邮件
用户未对邮件执行任何操作	永不	永不
用户将邮件移至“已删除邮件”文件夹，并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”文件夹	发送 1 天后	永不
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹，但未清空“已删除邮件”文件夹	发送 31 天后，即 Gmail 自动从“已删除邮件”文件夹中移除邮件时	永不

对邮件草稿的影响

用户对邮件草稿执行的操作	Gmail 何时应用 ^deleted 标签	Gmail 何时完全清除邮件
用户撰写了邮件草稿，但未将其发送	永不	永不
用户撰写了邮件草稿，并在发送前将其舍弃	用户舍弃草稿时	在用户舍弃草稿 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）

自定义规则示例：在 365 天后仅完全清除已删除的邮件

应用此规则后，Gmail 会在 365 天后仅完全清除所选单位部门中永久删除（已从“已删除邮件”文件夹中移除）的邮件。

规则配置

• 保留期：365 天
• 保留期满后：仅完全清除已永久删除的邮件

对已发送和收到的邮件的影响

用户对已发送或收到的邮件执行的操作	Gmail 何时应用 ^deleted 标签	Gmail 何时完全清除邮件
用户未对邮件执行任何操作	永不	永不
用户将邮件移至“已删除邮件”文件夹，并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”文件夹	发送 1 天后	发送 365 天后
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹，但未清空“已删除邮件”文件夹	发送 31 天后，即 Gmail 自动从“已删除邮件”文件夹中移除邮件时	发送 365 天后
用户将邮件移至“已删除邮件”，并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件”	发送 360 天后	发送 390 天后，即清空“已删除邮件”30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）
用户在邮件发送 400 天后将邮件移至“已删除邮件”，但未清空“已删除邮件”	发送 430 天后，即 Gmail 自动从“已删除邮件”中移除邮件时	发送 460 天后，即 Gmail 从“已删除邮件”中移除邮件 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）

对邮件草稿的影响

用户对邮件草稿执行的操作	Gmail 何时应用 ^deleted 标签	Gmail 何时完全清除邮件
用户撰写了邮件草稿，但未将其发送	永不	永不
用户撰写了邮件草稿，并在发送前将其舍弃	用户舍弃草稿时	在用户舍弃草稿 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）

自定义规则示例：在 365 天后完全清除邮件

借助此规则，Gmail 可以在 365 天后完全清除所选单位部门的所有邮件，包括邮件草稿和用户未删除的邮件。

规则配置

• 保留期：365 天
• 排除草稿：取消选中（仅限 ediscovery.google.com）
• 保留期满后：完全清除 Gmail 邮箱中的邮件和已永久删除的邮件。此规则会完全清除草稿。

对已发送和收到的邮件的影响

用户对已发送或收到的邮件执行的操作	Gmail 何时应用 ^deleted 标签	Gmail 何时完全清除邮件
用户未对邮件执行任何操作	发送 365 天后，即保留期限结束时	发送 395 天后，即保留期限结束 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）
用户将邮件移至“已删除邮件”文件夹，并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”文件夹	发送 1 天后	发送 365 天后，即保留期限到期时
用户将邮件移至“已删除邮件”，并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件”	发送 360 天后，即用户清空“已删除邮件”时	发送 390 天后，即清空“已删除邮件”30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）
用户在邮件发送 360 天后将邮件移至“已删除邮件”，但未清空“已删除邮件”	发送 365 天后，即保留期限结束时	发送 395 天后，即保留期限结束 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）

对邮件草稿的影响

用户对邮件草稿执行的操作	Gmail 何时应用 ^deleted 标签	Gmail 何时完全清除邮件
用户撰写了邮件草稿，但未将其发送	发送 365 天后，即保留期限结束时	发送 395 天后，即保留期限结束 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）
用户撰写了邮件草稿，并在发送前将其舍弃	用户舍弃草稿时	在用户舍弃草稿 30 天后（依据 Gmail 的 30 天保留政策）

为 Gmail 设置自定义保留规则

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留 自定义规则 创建。
3. 在“服务”部分，选择 Gmail，然后点击继续。
4. 选择要应用此规则的单位部门。点击相应字段以打开选择器，然后点击目标单位部门。
5. 点击继续。
6. （可选）选择邮件必须满足哪些条件才适用此规则：
   • 输入发送日期值。如果您仅指定开始日期，规则会应用于指定日期之后发送的所有邮件。如果您仅指定结束日期，规则会应用于指定日期之前发送的所有邮件。
   • 输入邮件必须匹配的任何字词。注意：
     • 您可以使用除通配符 (*) 之外所有的受支持搜索运算符。
     • 如果您的关键词或值以连字符开头（例如 -1000%），请将其置于引号中，以确保它不会被解读为 NOT 运算符。
     • 您无法通过 is:chat 将 Gmail 保留规则应用于 Google Chat 中的聊天消息。要为聊天消息设置保留规则，请设置 Chat 保留规则。

     我们建议您使用保险柜搜索功能测试您的字词，以确保您的保留规则能如预期的那样与数据相匹配。

7. 点击继续。
8. 选择短信/语音信息的保留时长：
   • 如需永久保留在此规则适用范围内的短信/语音信息，请选择无限期。
   • 如需在设定的保留期限过后舍弃邮件，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36500）。
9. 如果您设置了保留期限，请选择在保留期限结束后如何处理邮件：
   • 要仅完全清除已从用户的“已删除邮件”文件夹中清空的邮件，请选择第一个选项。
   • 要完全清除除草稿和电子邮件模板之外的所有邮件（包括尚未删除的邮件），请选择第二个选项。
   • 要完全清除所有邮件（包括尚未删除的邮件、草稿和电子邮件模板），请选择第三个选项。
   警告：您提交新规则后，保险柜会允许 Gmail 立即完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此，请先确保规则配置正确无误，然后再执行下一步操作。
10. 点击创建。如果您设置了保留期限，请勾选确认框并点击接受。

为 Gmail 设置默认保留规则

默认保留规则适用于不在任何自定义保留规则或保全涵盖范围内的 Gmail 邮件。

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留。系统会打开默认规则列表。
3. 点击 Gmail 图标 。
4. 选择邮件的保留时长：
   • 如需永久保留在此规则适用范围内的邮件，请选择无限期。
   • 如需在设定的保留期限过后舍弃邮件，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36500）。
5. 如果您设置了保留期限，请选择在保留期限结束后如何处理邮件：
   • 要仅完全清除已删除的邮件，请选择第一个选项。
   • 要完全清除所有邮件（包括尚未删除的邮件、草稿和模板），请选择第二个选项。
   警告：您提交规则后，保险柜会允许 Gmail 立即完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此，请先确保规则配置正确无误，然后再执行下一步操作。
6. 点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。