为 Gmail 和传统版环聊设置保留规则

您可以使用保留规则来控制为满足电子取证需要而要将 Gmail 和传统版环聊数据保留多长时间。

设置保留规则前,我们强烈建议您阅读保留功能的工作原理

警告:如果保留规则配置不当,系统可能会立即将数据从用户帐号中清除,而且清除的数据将无法恢复。因此,在创建或更改保留规则时,请务必谨慎。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则,确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

有关邮件和保留功能的重要信息

需要采取行动:为迁移到 Hangouts Chat 做好准备

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition. ​Learn more.

系统处理 Gmail 会话的方式与处理单独邮件不同

对于电子邮件会话

  • 如果某个会话中有一封邮件根据自定义规则被保留,那么整个会话都会被保留。
  • 如果会话中有一封邮件不受任何保留规则的限制,那么系统只会彻底清空这封邮件,并会根据适用保留规则的要求保留会话中的其他邮件。
  • 根据标签创建的保留规则会根据会话中最后加标签的那封邮件的日期来执行保留操作。请参阅示例 1,了解具体的工作原理。
  • 保险柜会将未删除的草稿邮件视为一般邮件处理。如果您创建了默认或自定义的保留规则,则系统也会按照该规则保留您网域中未删除的草稿邮件。您可以在创建保留规则时选择排除草稿,这样草稿邮件就不会受规则所影响。如果草稿还未发送就已被删除,那么无论设置何种保留政策或保全,系统都会在 30 天后将该草稿彻底清空。
可说明如何进行移除和彻底清空的几种示例情况

假设保险柜管理员针对特定类型的 Gmail 邮件专门制定了保留规则。该保留规则的保留期限为 180 天,并且会彻底清空用户邮箱中符合条件的邮件(无论相应邮件是否已被用户删除)。

系统移除和彻底清空邮件的时间取决于用户对邮件执行的操作。

情况 1:部分用户将邮件保留在邮箱中

假设邮件在 5 月 1 日收到。

系统将会对该邮件作如下处理:

  • 保险柜会在第 181 天(即保留期限到期后一天)从用户邮箱中移除这封邮件。
  • 随即进入彻底清空倒计时。保险柜管理员仍然可以在往后 30 天内搜索和导出这封邮件。
  • 系统会在第 211 天(181 天 + 之后的 30 天,也就是 11 月 28 日)彻底清空这封邮件。

情况 2:部分用户在收到邮件当日就永久删除了邮件

5 月 1 日收到邮件后,部分用户在当日就将该邮件永久删除。

系统将会对该邮件作如下处理:

  • 从用户在邮箱中永久删除此邮件那天开始进入彻底清空倒计时。
  • 彻底清空日期根据保留期限计算得出:5 月 1 日(发送/接收日期)+ 180 天保留期限。系统会在 10 月 28 日彻底清空该邮件。

情况 3:部分用户在保留期限内永久删除邮件

邮件在 5 月 1 日收到。在第 40 天,部分用户永久删除了该邮件。

系统将会对该邮件作如下处理:

  • 从第 40 天开始进入彻底清空倒计时。
  • 彻底清空日期根据保留期限计算得出:5 月 1 日(发送/接收日期)+ 180 天保留期限。系统会在 10 月 28 日彻底清空该邮件。
注意:如果用户在保留期结束前的 30 天以内永久删除邮件,系统可能会在保留期结束后才彻底清空邮件。

情况 4:部分用户在保留期限内将邮件移至“已删除邮件”

邮件在 5 月 1 日收到。在第 160 天,部分用户将该邮件移动到“已删除邮件”,但并未清空“已删除邮件”。换句话说,用户并未永久删除该邮件。

系统将会对该邮件作如下处理:

  • 在第 181 天,系统会将此邮件从“已删除邮件”中移除(30 天后,Gmail 的常规操作是将邮件从“已删除邮件”中彻底清空。但根据保留规则,系统会在第 181 天将此邮件移除)。
  • 随即进入彻底清空倒计时。
  • 系统会在第 211 天(181 天 + 之后的 30 天,也就是 11 月 28 日)彻底清空该邮件。
可说明如何进行保留的其他示例

下面举例说明了一些影响邮件保留时长及移除时间的不同因素:

示例 1:不带标签的邮件不会延长会话的保留期限

当您在 Gmail 中应用标签时,该标签仅适用于已存在于相应会话中的邮件。后来出现在该会话中的邮件不会自动应用标签。如果某个基于标签的自定义保留规则适用于某个会话中的一封邮件,则该规则会保留相应会话中的所有邮件,直到从用户邮箱中移除最后一封加标签的邮件之日为止。回复最后加标签的邮件不会延长该会话的保留期限。

此示例中的邮件按照以下规则进行保留:

  • 自定义规则将带标签的邮件保留 3 年。
  • 无默认保留规则。

操作 说明
1 用户在 2013 年 3 月 31 日应用了标签。
2 所有添加标签的邮件均于 2016 年 3 月 31 日移除。未添加标签的回复则不会受保留规则影响。

示例 2:系统会根据保留期限最长的自定义保留规则来保留会话

如果对某个带标签会话的新回复受其他自定义保留规则约束,则整个会话都将按最长保留期限进行保留。此示例中的邮件按照以下规则进行保留:

  • 自定义规则将带标签的邮件保留 3 年。
  • 自定义规则将符合条件 sent_after: 2013-07-01 的邮件保留 7 年。
  • 无默认保留规则。
操作 说明
1 用户在 2013 年 3 月 31 日应用了标签。
2 用户在 2013 年 7 月 31 日收到最后一封邮件。
3 由于最后一封邮件是在 2013 年 7 月 1 日之后收到的,因此会话将在收到最后一封邮件的 7 年后删除。

示例 3:仅受默认规则保护的邮件不会延长会话的保留期限

如果某个带标签会话的新回复不符合任何自定义规则,而仅依照默认规则进行保留,则该回复不会延长会话的保留期限。会话中受自定义规则保护的邮件或聊天消息将被移除,而受默认规则保护的邮件或聊天消息将继续保留。

此示例中的邮件按照以下规则进行保留:

  • 默认规则将邮件保留 5 年。
  • 自定义规则将带标签的邮件保留 3 年。
操作 说明
1 用户在 2013 年 3 月 31 日应用了标签。
2 带标签的邮件将在 3 年后移除。
3 不带标签的邮件将依照默认规则保留 5 年。
系统生成的 Gmail 标签可能会影响保留规则的覆盖范围

Gmail 使用标签来整理用户收件箱中的邮件。标签分为以下两种类型:

  • 用户可以看到的标签 - 这类标签会显示在 Gmail 界面中。所有 Gmail 帐号中都有一些通用的标签,用户也可以创建新标签来帮助整理邮件。
  • 系统生成的标签 - 这类是 Gmail 的后端系统用来对邮件进行分类的标签,不会向最终用户显示。

系统生成的标签控制着邮件向 Gmail 用户显示的方式。举例来说,Gmail 可能会对用户的银行发来的邮件加上 finance 标签,对包含酒店预订信息的邮件加上 travel 标签。

如果用户创建的标签与系统生成的标签相同,则在 Gmail 中不会引发歧义,Gmail 会根据这两种标签正确地显示邮件。不过,对于名称相同的标签,保险柜就无法辨别哪个是系统生成的,哪个是用户自行创建的。因此,根据系统生成的标签创建的保留规则可能会涵盖或排除比预期更多的邮件。

举例来说,假设一家单位要将与公司财务相关的所有数据保留 7 年:

  • 员工根据指示创建了一个名为 finance 的标签,并将该标签应用到包含公司财务信息的邮件。
  • 有些员工让银行通过电子邮件将个人银行对帐单发送到他们的公司帐号,Gmail 会对这类邮件应用系统生成的 finance 标签。

在这种情况下,根据 label:finance 创建的保留规则将会保留员工的个人银行对帐单邮件。

当您根据以下标签创建保留规则时,建议您一定要谨慎:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
保留与 Gmail 机密模式邮件

Gmail 机密模式让用户可以限制收件人对敏感电子邮件内容的访问权限。此功能可供所有个人 Gmail 帐号以及启用了此功能的 G Suite 网域使用。

用户发送机密邮件时,Gmail 会使用链接替换邮件正文和附件。只有主题和包含链接的正文会通过 SMTP 发送。详细了解如何通过 Gmail 机密模式发送邮件。

您网域中的用户发送的机密模式邮件

如果您单位启用了 Gmail 机密模式,保险柜就可以保留、搜索和导出您单位中用户发送的所有机密模式邮件,还可以对它们设置保全。

所有内部发件人和收件人的邮箱中发送日期在 2018 年 11 月 30 日之后的机密邮件都会显示在保险柜中。即使发件人设置了到期日或撤消了收件人对机密模式邮件的访问权限,邮件也始终会保留在保险柜中。

来自您网域外的机密模式邮件 

即使您的网域拒绝启用 Gmail 机密模式,您的用户也仍然可能收到来自其他 G Suite 客户和个人 Gmail 帐号的机密模式邮件。

网域外部发来的机密模式邮件归发件人所有,且不会显示在保险柜中。 您可以对外部机密邮件的标头和主题执行保留、设置保全、搜索和导出操作,但无法搜索和导出这类邮件的内容及附件。

注意:G Suite 管理员可以创建合规性规则来阻止机密模式邮件被递送到您的网域。

如何保留机密模式邮件

与其他任何类型的邮件一样,机密模式邮件也受 Gmail 保留规则约束。您可以使用 label:confidentialmode 标签专门对机密模式邮件应用保留规则。

为 Gmail 和传统版环聊创建自定义保留规则

您可以根据单位部门、日期范围或特定的搜索字词来创建自定义保留规则。自定义保留规则一律优先于默认保留规则。此外,如果相应邮件或文件应用了多项保留规则,那么系统就会根据保留期限最长的规则来保留邮件/文件。

要创建自定义保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 点击创建规则
  4. 选择规则的应用范围:邮件
  5. 从下拉列表中选择一个单位部门。
  6. 选择邮件必须满足哪些条件才适用此规则:
    • 输入目标邮件的发送日期。如果您仅指定开始日期,规则会应用于指定日期之后的所有邮件。如果您仅指定结束日期,规则会应用于指定日期之前的所有邮件。
    • 输入目标邮件中可能出现的任何字词。您还可以在此字段中使用搜索运算符
      注意:请勿在保留规则中使用通配符 (*)。
    • 默认情况下,保留规则会应用于邮件的草稿。如果您希望系统在应用这一规则时排除草稿,请选中对应的复选框。
  7. 选择邮件的保留时长:
    • 选择无限期会永久保留与此规则的参数相符的数据。点击保存即可创建此保留规则。大功告成!
    • 要在一段时间后清除邮件,请输入天数(1 至 36500)。
  8. 选择如何处理超过所选保留期限的邮件:
    • 如只要彻底清空用户已删除的邮件,请选择第一个选项。
    • 如要彻底清空所有邮件,请选择第二个选项。这包括用户收件箱中的邮件,还包括已删除的邮件。
  9. 点击预览以显示将会应用此保留规则的邮件或文件的列表。检查该列表,确认您是否已正确设置规则。请务必确保这项规则不会永久删除用户可能需要的数据。
    警告:您提交新规则后,保险柜会立即开始彻底清空超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  10. 根据您创建的规则的类型,您需要执行以下操作:
    • 点击保存以创建无限期保留邮件和文件的保留规则。
    • 点击“继续”以创建会在一段时间后彻底清空邮件和文件的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。选中相应复选框并点击保存即可创建规则。

重要注意事项

  • 字词字段中的电子邮件别名 - 电子邮件别名是指向主电子邮件地址的辅助电子邮件地址。自定义保留规则不会自动涵盖电子邮件别名。要让规则涵盖电子邮件别名,必须将别名添加到字词字段。
  • 重命名的用户 - 用户被重命名后,自定义保留规则不会自动随之调整。相应保留规则只会继续应用于规则的字词字段中明确指定的地址。例如,如果某项规则应用于包含“before@example.com”的邮件,而对应的用户已重命名为“after@example.com”,那么系统只会将保留规则应用到发送至“before@example.com”的邮件。
  • 修改自定义保留规则 - 您可以修改自定义规则,但您必须了解修改规则可能会对已保留的数据造成的影响。系统会根据最新修改过的保留规则来保留数据。

为 Gmail 和传统版环聊设置默认保留规则

默认保留规则适用于所有不在自定义保留规则或保全涵盖范围内的邮件/消息和文件。

要为您的单位设置默认保留规则,请按以下步骤操作:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 默认保留规则下,点击邮件
  4. 选中设置默认保留规则对应的复选框。
  5. 选择邮件的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留数据。点击保存即可创建此默认保留规则。大功告成!
    • 要在一段时间后清除邮件,请输入天数(1 至 36500)。
  6. 选择如何处理超过保留期限的邮件:
    • 如只要彻底清空用户已删除的邮件,请选择第一个选项。
    • 如要彻底清空所有邮件,请选择第二个选项。这包括用户收件箱中的邮件,还包括已删除的邮件。
    警告:您提交此规则后,保险柜会立即开始清除超过默认保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  7. 点击继续以创建会在一段时间后彻底清空数据的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。选中相应复选框并点击确认即可创建此规则。
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