Google 保险柜适用于管理员和法务人员。您必须先让 Google Workspace 管理员为您设置帐号,然后才能使用保险柜。谁是我的管理员?
本文介绍了如何在 Google 保险柜中保留 Gmail 邮件。
您可以控制 Gmail 邮件在 Google 保险柜中保留的时长,作为贵组织的信息治理措施之一。为此,可以使用保留规则来设置要将邮件保留多久,以及什么时候该删除邮件(如果需要删除的话)。
如需将满足特定条件的数据保留一段时间,请创建自定义保留规则。如需将所有许可帐号的所有服务数据保留一段时间,请创建默认保留规则。
关于 Gmail 保留规则的重要信息
在设置保留规则前,我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理,并查看保险柜支持的 Gmail 邮件。
Gmail 在邮件保留方面的主要特点
- 如果一封邮件被纳入到保全范围内,则即使在所有适用的保留期限都结束后,Gmail 也无法完全清除该邮件。
- 自定义的 Gmail 保留规则一律会取代默认的 Gmail 保留规则。
- 如果有多项自定义保留规则适用于同一封邮件,则 Gmail 会根据保留期限最长的规则来保留该邮件。
- Gmail 的 30 天保留政策可能会导致邮件的完全清除时间被推迟。
Gmail 在邮件保留方面的其他特点
可以保留哪些数据涵盖的数据:
- 贵组织中的用户发送、接收或撰写的邮件及其附件
- 贵单位用户发送的机密模式邮件
未覆盖的数据:
- 链接的文件
- 电子邮件版式
- 通过其他 Google 服务(例如 Google 日历或 Google 文档)发送的邮件,除非已启用综合邮件存储空间
- 动态邮件中的动态内容
- 已舍弃的草稿和草稿的自动保存版本
要让 Gmail 完全清除一封邮件,该邮件必须同时符合保险柜和 Gmail 的清除条件:
- 没有任何保留规则保留该邮件。
- 该邮件不在保全范围内。
- 该邮件带有系统生成的
^deleted
Gmail 标签至少已达 30 天。
如果一封邮件在保留规则或保全的适用范围内,则保险柜不会允许 Gmail 完全清除该邮件。在所有适用的保留期限和保全结束后,Gmail 会根据邮件带有 ^deleted
标签的时长来评估邮件是否可以完全清除。
什么情况下会应用 ^deleted
标签
对于可从 Google 系统中移除的邮件,Gmail 会应用 ^deleted
标签。如果出现以下任意一种情况,邮件也会获得此标签:
- Gmail 用户清空“已删除邮件”文件夹,或者在“已删除邮件”文件夹中选择邮件并点击永久删除。
- Gmail 自动删除在“已删除邮件”文件夹中存放了 30 天的邮件。
- 没有
^deleted
标签的邮件的保留期限结束。 - Gmail 用户舍弃邮件草稿。
Gmail 用户看不到带有 ^deleted
标签的邮件,而且用户只有在 Google Workspace 管理员的帮助下才能恢复这类邮件。不过,在这类邮件被完全清除前,您仍然可以使用保险柜搜索和导出带有此标签的邮件。
Gmail 的 30 天保留政策
Gmail 有一项保留政策要求在邮件获得 ^deleted
标签后,要将邮件保留至少 30 天。此政策将取代会在这 30 天内到期的所有保险柜保留规则。
对于电子邮件会话,保留规则的应用情况如下:
- 如果某个会话中的一封邮件被保留规则保留或设置了保全,则整个会话都会被保留。
- 如果保留规则是基于标签创建的,则其会根据会话中最近加标签的那封邮件的日期来执行保留操作。
例如,如果保留规则要将带有 project-A 标签的邮件保留 365 天,而会话中的第一封邮件带有该标签,则从第一封邮件的发送时间起,系统会将会话中的所有邮件保留 365 天。如果之后该会话中又有一封邮件获得 project-A 标签,则从此邮件的发送时间起,系统会将该会话中的所有邮件保留 365 天。保留规则到期且 Gmail 完全清除带标签的邮件后,系统可能会延迟最多 24 小时才能完全清除所有不带标签的邮件。
如果您基于 Gmail 标签创建自定义保留规则,则该规则不适用于任何嵌套的子标签。子标签之所以不包含在内是因为它们不直接具有规则所基于的标签。
例如,某位用户有一个收据标签,以及收据下的一个名为旅行的子标签。如果您为收据设置了保留规则,则旅行下的邮件不会保留,因为它们不直接具有收据标签。
使用添加到云端硬盘功能将 Gmail 邮件中的附件内容添加到云端硬盘后,系统会在云端硬盘中创建该内容的副本。Gmail 邮件和附件受 Gmail 保留政策的约束,而云端硬盘中的副本则受云端硬盘保留政策的约束。
Gmail 保留规则示例及其作用
默认规则示例:无限期保留所有邮件此默认规则会无限期地保留所选单位部门中所有的 Gmail 邮件。用户仍然可以删除邮件,这种情况下在 30 天后或用户清空“已删除邮件”文件夹时,系统会从“已删除邮件”文件夹中移除这些邮件。不过,保险柜管理员仍然可以搜索和导出这些邮件。
规则配置
- 保留期:无限期
对已发送和收到的邮件的影响
用户对已发送或收到的邮件执行的操作 | Gmail 何时应用 ^deleted 标签 |
Gmail 何时完全清除邮件 |
---|---|---|
用户未对邮件执行任何操作 |
永不 | 永不 |
用户将邮件移至“已删除邮件”文件夹,并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 1 天后 | 永不 |
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹,但未清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 31 天后,即 Gmail 自动从“已删除邮件”文件夹中移除邮件时 | 永不 |
对邮件草稿的影响
用户对邮件草稿执行的操作 | Gmail 何时应用 ^deleted 标签 |
Gmail 何时完全清除邮件 |
---|---|---|
用户撰写了邮件草稿,但未将其发送 |
永不 | 永不 |
用户撰写了邮件草稿,并在发送前将其舍弃 |
用户舍弃草稿时 | 在用户舍弃草稿 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
规则配置
- 保留期:365 天
- 保留期满后:仅完全清除已永久删除的邮件
对已发送和收到的邮件的影响
用户对已发送或收到的邮件执行的操作 | Gmail 何时应用 ^deleted 标签 |
Gmail 何时完全清除邮件 |
---|---|---|
用户未对邮件执行任何操作 |
永不 | 永不 |
用户将邮件移至“已删除邮件”文件夹,并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 1 天后 | 发送 365 天后 |
用户在邮件发送 1 天后将邮件移至“已删除邮件”文件夹,但未清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 31 天后,即 Gmail 自动从“已删除邮件”文件夹中移除邮件时 | 发送 365 天后 |
用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件” | 发送 360 天后 | 发送 390 天后,即清空“已删除邮件”30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
用户在邮件发送 400 天后将邮件移至“已删除邮件”,但未清空“已删除邮件” | 发送 430 天后,即 Gmail 自动从“已删除邮件”中移除邮件时 | 发送 460 天后,即 Gmail 从“已删除邮件”中移除邮件 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
对邮件草稿的影响
用户对邮件草稿执行的操作 | Gmail 何时应用 ^deleted 标签 |
Gmail 何时完全清除邮件 |
---|---|---|
用户撰写了邮件草稿,但未将其发送 |
永不 | 永不 |
用户撰写了邮件草稿,并在发送前将其舍弃 |
用户舍弃草稿时 | 在用户舍弃草稿 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
借助此规则,Gmail 可以在 365 天后完全清除所选单位部门的所有邮件,包括邮件草稿和用户未删除的邮件。
规则配置
- 保留期:365 天
- 排除草稿:取消选中(仅限 ediscovery.google.com)
- 保留期满后:完全清除 Gmail 邮箱中的邮件和已永久删除的邮件。此规则会完全清除草稿。
对已发送和收到的邮件的影响
用户对已发送或收到的邮件执行的操作 | Gmail 何时应用 ^deleted 标签 |
Gmail 何时完全清除邮件 |
---|---|---|
用户未对邮件执行任何操作 |
发送 365 天后,即保留期限结束时 | 发送 395 天后,即保留期限结束 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
用户将邮件移至“已删除邮件”文件夹,并在邮件发送 1 天后清空“已删除邮件”文件夹 |
发送 1 天后 | 发送 365 天后,即保留期限到期时 |
用户将邮件移至“已删除邮件”,并在邮件发送 360 天后清空“已删除邮件” | 发送 360 天后,即用户清空“已删除邮件”时 | 发送 390 天后,即清空“已删除邮件”30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
用户在邮件发送 360 天后将邮件移至“已删除邮件”,但未清空“已删除邮件” | 发送 365 天后,即保留期限结束时 | 发送 395 天后,即保留期限结束 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
对邮件草稿的影响
用户对邮件草稿执行的操作 | Gmail 何时应用 ^deleted 标签 |
Gmail 何时完全清除邮件 |
---|---|---|
用户撰写了邮件草稿,但未将其发送 |
发送 365 天后,即保留期限结束时 | 发送 395 天后,即保留期限结束 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
用户撰写了邮件草稿,并在发送前将其舍弃 |
用户舍弃草稿时 | 在用户舍弃草稿 30 天后(依据 Gmail 的 30 天保留政策) |
为 Gmail 设置自定义保留规则
- 登录 vault.google.com。
- 点击保留 自定义规则 创建。
- 在“服务”部分,选择 Gmail,然后点击继续。
- 选择要应用此规则的单位部门。点击相应字段以打开选择器,然后点击目标单位部门。
- 点击继续。
- (可选)选择邮件必须满足哪些条件才适用此规则:
- 点击继续。
- 选择短信/语音信息的保留时长:
- 如需永久保留在此规则适用范围内的短信/语音信息,请选择无限期。
- 如需在设定的保留期限过后舍弃邮件,请选择保留期限,然后输入天数(1 至 36500)。
- 如果您设置了保留期限,请选择在保留期限结束后如何处理邮件:
- 要仅完全清除已从用户的“已删除邮件”文件夹中清空的邮件,请选择第一个选项。
- 要完全清除除草稿和电子邮件模板之外的所有邮件(包括尚未删除的邮件),请选择第二个选项。
- 要完全清除所有邮件(包括尚未删除的邮件、草稿和电子邮件模板),请选择第三个选项。
警告:您提交新规则后,保险柜会允许 Gmail 立即完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此,请先确保规则配置正确无误,然后再执行下一步操作。 - 点击创建。如果您设置了保留期限,请勾选确认框并点击接受。
为 Gmail 设置默认保留规则
默认保留规则适用于不在任何自定义保留规则或保全涵盖范围内的 Gmail 邮件。
- 登录 vault.google.com。
- 点击保留。系统会打开默认规则列表。
- 点击 Gmail 图标 。
- 选择邮件的保留时长:
- 如需永久保留在此规则适用范围内的邮件,请选择无限期。
- 如需在设定的保留期限过后舍弃邮件,请选择保留期限,然后输入天数(1 至 36500)。
- 如果您设置了保留期限,请选择在保留期限结束后如何处理邮件:
- 要仅完全清除已删除的邮件,请选择第一个选项。
- 要完全清除所有邮件(包括尚未删除的邮件、草稿和模板),请选择第二个选项。
警告:您提交规则后,保险柜会允许 Gmail 立即完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。因此,请先确保规则配置正确无误,然后再执行下一步操作。 - 点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。