為 Gmail 和傳統版 Hangouts 設定保留規則

您可以用保留規則決定要保留 Gmail 和傳統版 Hangouts 資料的時間,以因應電子蒐證 (ediscovery) 需求。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

有關郵件和保留的重要資訊

必要行動:準備遷移至 Hangouts Chat

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition. ​Learn more.

Gmail 會話串的處理方式和個別郵件不同

關於電子郵件串

  • 如果以自訂規則保留會話串的其中一封郵件,將會保留整組會話串。
  • 如果會話串的其中一封郵件不適用任何保留規則,則只會清除該郵件。會話串中其他郵件會依據適用的保留規則予以保留。
  • 保留規則若根據標籤建立,則會使用會話串中最後套用標籤的電子郵件收發日期來執行保留作業。如要瞭解運作方式,請參閱範例 1
  • 保管箱會將未刪除的郵件草稿視同其他一般郵件處理。如果您建立了預設或自訂的保留規則,系統也會按照規則保留您網域中未刪除的郵件草稿。您可以在建立保留規則時選擇 [排除草稿],這樣一來系統便不會將規則套用到郵件草稿。如果草稿在未傳送的情況下遭到刪除,無論保留政策或訴訟保留設定為何,系統都會在 30 天後將草稿清除。
移除和清除狀況

假設保管箱管理員建立了套用至特定類型 Gmail 郵件的自訂保留規則,保管箱在 180 天的保留期限過後,就會清除使用者信箱中符合規則的郵件,無論郵件是否已刪除皆然。

移除和清除的時程將會取決於使用者處理郵件的方式。

狀況 1:有些使用者將郵件留在信箱中

假設使用者在 5 月 1 日收到郵件。

系統如何處理這封郵件:

  • 保管箱將在第 181 天 (即保留期限過後的隔天) 將該郵件從使用者的信箱中移除。
  • 隨即進入清除倒數計時。保管箱管理員仍可在往後 30 天內搜尋並匯出這封郵件。
  • 郵件將在第 211 天 (181 + 30 天) 遭到清除,當天日期是 11 月 28 日。

狀況 2:有些使用者在收到郵件當天即永久刪除郵件

在 5 月 1 日收到郵件後,有些使用者隨即永久刪除了郵件。

系統如何處理這封郵件:

  • 從使用者在信箱中永久刪除郵件的當天開始進入清除倒數計時。
  • 清除日期是根據保留期限計算得出:自 5 月 1 日 (收發日期) 進入保留期間,再加上 180 天保留期限,可得出清除日期為 10 月 28 日。

狀況 3:有些使用者在保留期間永久刪除郵件

在 5 月 1 日收到郵件後,有些使用者在第 40 天永久刪除了郵件。

系統如何處理這封郵件:

  • 從第 40 天起進入清除倒數計時。
  • 清除日期是根據保留期限計算得出:自 5 月 1 日 (收發日期) 進入保留期間,再加上 180 天保留期限,可得出清除日期為 10 月 28 日。
注意:如果使用者在保留期限到期前的 30 天內永久刪除了郵件,則清除作業可能會發生在保留期限結束後。

狀況 4:有些使用者在保留期間刪除了郵件 (將郵件移至垃圾桶)

在 5 月 1 日收到郵件後,有些使用者在第 160 天將郵件移至了垃圾桶,但是因為他們並未清空垃圾桶,所以郵件尚未遭到永久刪除。

系統如何處理這封郵件:

  • 郵件將在第 181 天從使用者的垃圾桶中移除 (30 天後,Gmail 的正常行為是將郵件從垃圾桶中清除。不過,為遵守保留規則,這封郵件會在第 181 天遭到移除)。
  • 隨即進入清除倒數計時。
  • 郵件將在第 211 天 (181 + 30 天) 遭到清除,當天日期是 11 月 28 日。
其他保留範例

以下範例說明部分不同因素將如何影響郵件的保留期限及移除時間。

範例 1:未套用標籤的郵件不會延長會話串的保留期限

當您在 Gmail 中套用標籤時,只有已經在會話群組中的郵件會套用標籤,日後加入該會話群組的郵件則不會自動套用標籤。如果您對會話群組中的某一封郵件套用了以標籤為依據的自訂保留規則,系統會依該規則保留會話群組中的所有郵件,直到最後一封套用該標籤的郵件自使用者的收件匣中移除為止。即便有人回覆了最後一封套用標籤的郵件,該會話群組的保留期限也不會因此延長。

在這個範例中,郵件的保留方式如下:

  • 自訂規則將套用標籤的郵件保留 3 年。
  • 沒有預設保留規則。

動作 說明
1 使用者在 2013 年 3 月 31 日套用了標籤。
2 所有套用標籤的郵件將於 2016 年 3 月 31 日遭到移除。未套用標籤的回覆則不受保留規則影響。

範例 2:會話串適用保留期限最長的自訂規則

如果套用標籤的會話群組有適用其他自訂保留規則的新回覆,則以最長的保留期限為準。在這個範例中,郵件的保留方式如下:

  • 自訂規則將套用標籤的郵件保留 3 年。
  • 自訂規則將符合 sent_after: 2013-07-01 條件的郵件保留 7 年。
  • 沒有預設保留規則。
動作 說明
1 使用者在 2013 年 3 月 31 日套用了標籤。
2 2013 年 7 月 31 日收到最後一封郵件。
3 因為過了 2013 年 7 月 1 日才收到最後一封郵件,會話串將於最後收件日當天的 7 年後遭到移除。

範例 3:僅受預設規則保護的郵件不會延長會話串的保留期限

如果套用標籤的會話群組收到新回覆,但新回覆僅適用預設保留規則 (不符合自訂規則保留條件),會話群組的保留期限並不會延長。會話串中適用自訂規則的部分會遭到移除,其他適用預設規則的郵件則會繼續保留。

在這個範例中,郵件的保留方式如下:

  • 預設規則將保留郵件 5 年。
  • 自訂規則將套用標籤的郵件保留 3 年。
動作 說明
1 使用者在 2013 年 3 月 31 日套用了標籤。
2 套用標籤的郵件將於 3 年後遭到移除。
3 未套用標籤的郵件則適用預設規則,將保留 5 年。
Gmail 系統產生的標籤可能會影響保留範圍

Gmail 會使用下列兩種標籤來整理使用者收件匣中的郵件:

  • 使用者可見的標籤:這類標籤會出現在 Gmail 的使用者介面上。所有 Gmail 帳戶都會顯示一些常用標籤,使用者也可以自行建立標籤以方便整理郵件。
  • 系統產生的標籤:Gmail 後端系統為分類郵件所使用的標籤,不會對使用者顯示。

系統產生的標籤決定了 Gmail 向使用者顯示郵件的方式。舉例來說,Gmail 可能為銀行寄來的郵件套用 finance 標籤,為含有飯店訂房資訊的郵件套用 travel 標籤。

當使用者建立的標籤名稱與系統產生的標籤名稱重複時,Gmail 可以清楚分辨這兩者,並且分別顯示相關郵件。然而,保管箱並無法區分這兩種同名標籤,所以如果根據系統產生的標籤建立保留規則時,保管箱就可能多保留或排除一些不在預期內的郵件。

舉例來說,假設某間機構必須保留與公司相關的所有財務資料 7 年時間:

  • 公司指示所有員工必須建立一個 finance 標籤,並且為所有包含公司財務資訊的郵件套用這個標籤。
  • 有些員工會使用公司帳戶來接收私人的銀行對帳單,Gmail 則為這些郵件套用了系統產生的 finance 標籤。

在這種情況下,根據 label:finance 建立的保留規則就會保留含有員工私人銀行對帳單的郵件。

如果您要使用下列標籤建立保留規則,請務必注意:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
套用保留規則和 Gmail 機密模式的郵件

Gmail 機密模式可讓使用者限制收件者對敏感電子郵件內容的存取權。這項功能適用於所有個人 Gmail 帳戶,以及已啟用該功能的 G Suite 網域。

當使用者傳送機密郵件時,Gmail 會將郵件內文和附件替換為連結,僅透過 SMTP 傳送主旨和含有連結的內文。進一步瞭解如何利用 Gmail 機密模式傳送郵件。

您網域的使用者所傳送並套用機密模式的郵件

如果貴機構啟用 Gmail 機密模式,保管箱就可以保留、搜尋及匯出貴機構成員以機密模式傳送的所有郵件,也能為這些郵件套用訴訟保留規則。

2018 年 11 月 30 日後傳送的機密郵件都會保留在所有內部寄件者和收件者的保管箱中。即使寄件者已設定到期日或撤銷收件者對已套用機密模式郵件的存取權,保管箱仍一律保留郵件。

從您網域外收到並套用機密模式的郵件 

即使您的網域拒絕啟用 Gmail 機密模式,您的使用者仍可能會收到來自其他 G Suite 客戶和個人 Gmail 帳戶的已套用機密模式郵件。

如果機密模式郵件是由外部對象傳送,其擁有權屬於寄件者且不會保留在保管箱中。 您可以對外部機密郵件的郵件標頭和主旨執行訴訟保留、保留、搜尋和匯出作業。不過,您無法搜尋或匯出外部機密郵件的郵件內容或附件。

注意:G Suite 管理員可以建立規範規則來禁止套用機密模式的內送郵件傳送到您的網域。

如何保留已套用機密模式的郵件

套用機密模式的郵件和其他類型的郵件一樣適用 Gmail 保留規則。您可以使用 label:confidentialmode 來指定只將保留規則套用至這類郵件。

為 Gmail 和傳統版 Hangouts 建立自訂保留規則

您可以根據機構單位、日期範圍或特定搜尋字詞來建立自訂規則。自訂規則一律優先於預設規則,如果郵件或檔案同時適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。

如何建立自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[郵件]
  5. 從下拉式清單中選擇機構單位。
  6. 為郵件選擇適用保留規則的條件:
    • 輸入指定的傳送日期,讓日期相符的郵件套用這項規則。如果您僅指定開始日期,系統將對該日期之後收到的郵件套用規則。如果您僅指定結束日期,系統則會對該日期之前收到的郵件套用規則。
    • 輸入任何字詞,讓含有這些字詞的郵件套用這項規則。您也可以在這個欄位中使用搜尋運算子
      注意:請勿在保留規則中使用萬用字元 (*)。
    • 在預設狀態下,保留規則會套用到草稿郵件。如果您要讓這項規則「排除草稿」,請勾選對應的方塊。
  7. 選擇郵件保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留與這項規則的參數相符的資料,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄郵件,請輸入保留郵件的天數 (1 至 36,500 之間)。
  8. 選擇您要如何處理超過指定保留期限的郵件:
    • 如果只要清除「使用者已刪除」的郵件,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件,請選擇第二個選項。這會清除使用者收件匣中的郵件,以及已遭刪除的郵件。
  9. 按一下 [預覽],系統即會顯示將套用這項保留規則的郵件或檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  10. 根據所建立的規則類型,執行以下操作:
    • 如要建立可無限期保留郵件和檔案的保留規則,請按一下 [儲存]
    • 如要建立會清除郵件和檔案的保留規則,請按一下 [繼續]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [儲存],即可建立規則。

重要注意事項

  • [字詞] 欄位中的電子郵件別名電子郵件別名是指向主要電子郵件地址的替代電子郵件地址。自訂保留規則不會自動包含電子郵件別名。如果您要包含電子郵件別名,必須將別名加進 [字詞] 欄位。
  • 重新命名的使用者:自訂保留規則並不能配合重新命名的使用者進行自動修改,但能針對保留規則的 [字詞] 欄位中明確指定的地址繼續套用規則。舉例來說,如果規則適用於包含「before@example.com」的郵件,而該使用者已重新命名為「after@example.com」,系統只會針對寄到「before@example.com」的郵件套用保留規則。
  • 修改自訂保留規則:您可以修改自訂規則,但必須瞭解保留的資料可能受到哪些影響。系統會根據最新修改的保留規則來保留資料。

設定 Gmail 和傳統版 Hangouts 的預設保留規則

預設保留規則會套用到所有尚未套用自訂規則或訴訟保留的訊息和檔案。

如何為貴機構設定預設保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下「預設保留規則」下方的 [郵件]
  4. 勾選 [設定預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇郵件保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存資料。按一下 [儲存] 即可建立預設保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄郵件,請輸入保留郵件的天數 (1 至 36,500 之間)。
  6. 選擇您要如何處理超過保留期限的郵件:
    • 如果只要清除「使用者已刪除」的郵件,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件,請選擇第二個選項。這會清除使用者收件匣中的郵件,以及已遭刪除的郵件。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除資料的保留規則,請按一下 [繼續]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
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