Google Arkiv är till för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste Google Workspace-administratören konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?
I den här artikeln beskrivs hur du lagrar Gmail-meddelanden i Google Arkiv.
Som en del av organisationens plan för informationsstyrning kan du styra hur länge Gmail-meddelanden lagras i Google Arkiv. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Skapa en standardlagringsregel om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid.
Viktig information om lagring i Gmail
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom vilka Gmail-meddelanden som stöds i Arkiv.
Viktigt beteende för Gmail-lagring
- När ett meddelande ingår i en spärr kan Gmail inte rensa meddelandet trots att alla tillämpliga lagringsperioder är slut.
- Anpassade lagringsregler i Gmail ersätter alltid standardregeln för lagring i Gmail.
- När flera anpassade lagringsregler gäller för ett meddelande behåller Gmail meddelandet som krävs av regeln med den lagringsperiod som slutar sist.
- Gmails 30-dagars lagringspolicy kan fördröja rensning av meddelanden.
Mer information om hur lagring fungerar i Gmail
Öppna avsnitt | Komprimera alla
Vilken data kan lagrasOmfattas:
- Meddelanden och bilagor som skickas, tas emot eller skapas som utkast av användare i organisationen
- Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare i organisationen
Följande omfattas inte:
- Länkade filer
- E-postlayouter
- Meddelanden som skickas via andra Google-tjänster, till exempel Kalender eller Google Dokument, om inte omfattande meddelandelagring har aktiverats
- Dynamiskt innehåll i dynamiska meddelanden
- Slängda utkast och automatiskt sparade versioner av utkast
Om Gmail ska kunna radera ett meddelande permanent måste det uppfylla kriterierna för både Arkiv och Gmail:
- Det lagras inte av några lagringsregler.
- Det är inte spärrat.
- Det har Gmails systemgenererade etikett
^raderati minst 30 dagar.
I Arkiv går det inte att rensa ett meddelande i Gmail om meddelandet omfattas av en lagringsregel eller spärr. När alla tillämpliga lagringsperioder och spärrar är slut utvärderar Gmail om meddelandet kan raderas permanent baserat på hur länge det har etiketten ^raderat.
När etiketten ^raderat tillämpas
Gmail tillämpar etiketten ^raderat på meddelanden som kan tas bort från Googles system. Ett meddelande får den här etiketten när någon av följande åtgärder sker:
- Gmail-användare tömmer papperskorgen eller väljer meddelanden i papperskorgen och klickar på Radera permanent.
- Gmail tar automatiskt bort ett meddelande som har funnits i papperskorgen i 30 dagar.
- Lagringsperioden är slut för ett meddelande som inte redan har etiketten
^raderat. - Gmail-användare ignorerar meddelandeutkast.
Etiketten ^raderat döljer meddelanden från Gmail-användare och användarna kan inte återställa dessa meddelanden utan hjälp från en Google Workspace-administratör. Du kan dock fortfarande söka efter och exportera meddelanden med den här etiketten via Arkiv tills dessa meddelanden har raderats permanent.
Gmails 30-dagars lagringspolicy
Gmail har en lagringspolicy som lagrar meddelanden i minst 30 dagar efter att etiketten ^raderat har tillämpats. Denna policy ersätter lagringsregler i Arkiv som löper ut under dessa 30 dagar.
För e-posttrådar gäller lagringsregler enligt följande:
- Om ett meddelande i en tråd lagras av en lagringsregel eller spärr lagras hela tråden.
- I lagringsregler som baseras på etiketter används det senaste etikettdatumet för ett meddelande i tråden för lagring.
Om en lagringsregel till exempel behåller meddelanden med etiketten projekt-A i 365 dagar och det första meddelandet i en tråd har etiketten, lagras alla meddelanden i tråden i 365 dagar från det att det första meddelandet skickades. Om ett senare meddelande i tråden får etiketten projekt-A lagras alla meddelanden i tråden nu i 365 dagar från det att det senare meddelandet skickades. När lagringsregeln har löpt ut och Gmail rensar meddelandena med etiketter, kan det dröja upp till 24 timmar innan meddelanden utan etiketter raderas permanent.
Om du skapar en anpassad lagringsregel baserat på en Gmail-etikett gäller regeln inte för kapslade underetiketter. Underetiketter inkluderas inte eftersom de inte har etiketten som regeln baseras på direkt.
En användare har till exempel etiketten Kvitton och en underetikett under Kvitton som heter Resor. Om du ställer in en lagringsregel för Kvitton lagras inte meddelandena under Resor eftersom de inte har etiketten Kvitton.
När en bilaga till ett Gmail-meddelande läggs till på Drive med funktionen Lägg till på Drive skapas en kopia av objektet på Drive. Gmail-meddelandet och bilagan omfattas av Gmails lagringspolicyer. Det kopierade objektet i Drive omfattas av lagringspolicyerna för Drive.
Exempel på lagringsregler i Gmail och deras effekt
Öppna avsnitt | Komprimera alla och gå högst upp
Exempel på standardregel: Lagra alla meddelanden på obestämd tidDen här standardregeln lagrar alla Gmail-meddelanden i den valda organisationsenheten på obestämd tid. Användarna kan fortfarande radera meddelanden och meddelanden tas bort från papperskorgen efter 30 dagar eller när användaren tömmer papperskorgen. Arkiv-administratörer kan dock söka efter och exportera meddelandena.
Regelkonfiguration
- Varaktighet: Obestämd tid
Effekt på skickade och mottagna meddelanden
| Användaråtgärd för ett skickat eller mottaget meddelande | När Gmail tillämpar^raderat-etiketten |
När Gmail raderar meddelandet permanent |
|---|---|---|
|
Användaren gör ingenting med meddelandet |
Aldrig | Aldrig |
|
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen en dag efter att meddelandet skickades |
1 dag efter sändning | Aldrig |
|
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen en dag efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) |
31 dagar efter att meddelandet har skickats, tas meddelandet automatiskt bort från papperskorgen | Aldrig |
Effekt på meddelandeutkast
| Användaråtgärd för ett meddelandeutkast | När Gmail tillämpar^raderat-etiketten |
När Gmail raderar meddelandet permanent |
|---|---|---|
|
Användaren skriver ett meddelandeutkast men skickar det inte |
Aldrig | Aldrig |
|
Användaren skriver ett meddelandeutkast och ignorerar det utan att skicka det |
När användaren ignorerar utkastet | 30 dagar efter att användaren ignorerar utkastet (på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Regelkonfiguration
- Varaktighet: 365 dagar
- Åtgärd efter sista giltighetsdatum: Radera enbart borttagna meddelanden permanent efter sista giltighetsdatum.
Effekt på skickade och mottagna meddelanden
| Användaråtgärd för ett skickat eller mottaget meddelande | När Gmail tillämpar^raderat-etiketten |
När Gmail raderar meddelandet permanent |
|---|---|---|
|
Användaren gör ingenting med meddelandet |
Aldrig | Aldrig |
|
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen en dag efter att meddelandet skickades |
1 dag efter sändning | 365 dagar efter sändning |
|
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen en dag efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) |
31 dagar efter att meddelandet har skickats, tas meddelandet automatiskt bort från papperskorgen | 365 dagar efter sändning |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 360 dagar efter att meddelandet skickades | 360 dagar efter sändning | 390 dagar efter sändning (30 dagar efter att papperskorgen tömdes på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen 400 dagar efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) | 430 dagar efter att meddelandet har skickats, tas meddelandet automatiskt bort från papperskorgen | 460 dagar efter sändning (30 dagar efter att Gmail tog bort meddelandet från papperskorgen på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Effekt på meddelandeutkast
| Användaråtgärd för ett meddelandeutkast | När Gmail tillämpar^raderat-etiketten |
När Gmail raderar meddelandet permanent |
|---|---|---|
|
Användaren skriver ett meddelandeutkast men skickar det inte |
Aldrig | Aldrig |
|
Användaren skriver ett meddelandeutkast och ignorerar det utan att skicka det |
När användaren ignorerar utkastet | 30 dagar efter att användaren ignorerar utkastet (på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Med den här regeln kan Gmail rensa alla meddelanden permanent för den valda organisationsenheten efter 365 dagar, inklusive utkast och meddelanden som användarna inte har raderat.
Regelkonfiguration
- Varaktighet: 365 dagar
- Uteslut utkast: avmarkerad (endast ediscovery.google.com)
- Åtgärd efter sista giltighetsdatum: Radera meddelanden från Gmail-postlådor permanent och permanent raderade meddelanden. Denna regel raderar utkast permanent.
Effekt på skickade och mottagna meddelanden
| Användaråtgärd för ett skickat eller mottaget meddelande | När Gmail tillämpar^raderat-etiketten |
När Gmail raderar meddelandet permanent |
|---|---|---|
|
Användaren gör ingenting med meddelandet |
365 dagar efter sändning, när lagringsperioden är slut | 395 dagar efter sändning (30 dagar efter att lagringsperioden löper ut på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
|
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen en dag efter att meddelandet skickades |
1 dag efter sändning | 365 dagar efter sändning, när lagringsperioden löper ut |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 360 dagar efter att meddelandet skickades | 360 dagar efter sändning, när användaren tömmer papperskorgen | 390 dagar efter sändning (30 dagar efter att papperskorgen tömdes på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen 360 dagar efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) | 365 dagar efter sändning, när lagringsperioden är slut | 395 dagar efter sändning (30 dagar efter att lagringsperioden löper ut på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Effekt på meddelandeutkast
| Användaråtgärd för ett meddelandeutkast | När Gmail tillämpar^raderat-etiketten |
När Gmail raderar meddelandet permanent |
|---|---|---|
|
Användaren skriver ett meddelandeutkast men skickar det inte |
365 dagar efter sändning, när lagringsperioden är slut | 395 dagar efter sändning (30 dagar efter att lagringsperioden löper ut på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
|
Användaren skriver ett meddelandeutkast och ignorerar det utan att skicka det |
När användaren ignorerar utkastet | 30 dagar efter att användaren ignorerar utkastet (på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Skapa en anpassad lagringsregel för Gmail
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring
Anpassade regler
- Välj Gmail som tjänst och klicka sedan på Fortsätt.
- Välj vilken organisationsenhet regeln gäller. Klicka på fältet för att öppna en väljare och sedan på organisationsenheten.
- Klicka på Fortsätt.
- (Valfritt) Välj vilka villkor som måste uppfyllas för att meddelanden ska omfattas av regeln:
- Ange värden för Skickades. Om du enbart anger ett startdatum tillämpas regeln på meddelanden som skickas efter detta datum. Om du bara anger ett slutdatum tillämpas regeln på meddelanden som skickas före detta datum.
- Ange eventuella villkor som meddelanden måste matcha. Obs!
- Du kan använda alla sökoperatorer utom jokertecken (*).
- Om sökordsfrasen eller värdet börjar med ett bindestreck, till exempel -1 000 %, bör du sätta det inom citattecken för att säkerställa att det inte tolkas som en
NOT-operator. - Du kan inte använda
is:chatom du vill tillämpa en lagringsregel för Gmail på chattmeddelanden i Google Chat. Om du vill ange lagringsregler för chattmeddelanden ställer du in en lagringsregel för Chat.
Vi rekommenderar att du testar villkoren i en Arkiv-sökning för att se till att de matchar data som du förväntar dig.
- Klicka på Fortsätt.
- Välj hur lång tid meddelandena ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du anger en lagringsperiod väljer du vad som ska hända med meddelanden när lagringsperioden löper ut:
- Om du bara vill radera meddelanden som redan har tömts från användarens papperskorg väljer du det första alternativet.
- Om du vill radera alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats men utesluta utkast och e-postmallar, väljer du det andra alternativet.
- Om du vill radera alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats, utkast och e-postmallar väljer du det tredje alternativet.
Varning! Arkiv gör det möjligt för Gmail att omedelbart rensa data som överskrider lagringsperioden när du skapar en ny regel. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad. - Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn.
Anpassade reglerAnge standardlagringsregeln för Gmail
Standardlagringsregeln gäller för Gmail-meddelanden som inte omfattas av en anpassad regel eller spärr.
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
- Klicka på Gmail
.
- Välj hur lång tid meddelandena ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du anger en lagringsperiod väljer du vad som ska hända med meddelanden när lagringsperioden löper ut:
- Om du endast vill radera meddelanden som redan har raderats väljer du det första alternativet.
- Om du vill radera alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats, utkast och mallar, väljer du det andra alternativet.
Varning! Arkiv gör det möjligt för Gmail att omedelbart radera data som överskrider lagringsperioden när du skickar in regeln. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad. - Klicka på Spara. Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.