Konfigurowanie reguł przechowywania dla Gmaila

Reguły przechowywania pozwalają określać, jak długo dane z Gmaila mają być przechowywane na potrzeby pozyskiwania danych elektronicznych.

Zanim ustawisz reguły przechowywania, zdecydowanie zalecamy zapoznanie się ze sposobem działania przechowywania.

OSTRZEŻENIE: nieprawidłowo skonfigurowana reguła przechowywania może spowodować natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie danych z kont użytkowników. Zachowaj ostrożność podczas tworzenia i zmieniania tych reguł. Przed wprowadzeniem nowych reguł w całej organizacji zalecamy przetestowanie ich na małej grupie użytkowników.

Ważne informacje na temat przechowywania danych z Gmaila

Wątki w Gmailu są traktowane inaczej niż poszczególne wiadomości

W przypadku wątków e-maili:

  • Jeśli jedna wiadomość z wątku jest przechowywana przez regułę niestandardową, cały wątek też jest przechowywany.
  • Jeśli do danej wiadomości w wątku nie ma zastosowania żadna reguła przechowywania, to tylko ta wiadomość zostaje usunięta. Pozostałe wiadomości w wątku są przechowywane zgodnie z obowiązującymi regułami.
  • Reguły przechowywania oparte na etykietach korzystają z daty ostatniej wiadomości oznaczonej etykietą w wątku. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera Przykład 1.
  • Vault traktuje nieusunięte wersje robocze wiadomości tak samo jak inne wiadomości. Jeśli utworzysz domyślną lub niestandardową regułę przechowywania, nieusunięte wersje robocze wiadomości w domenie też zostaną objęte tą regułą. Podczas tworzenia reguły przechowywania możesz wybrać opcję Wyklucz kopie robocze, dzięki czemu ta reguła nie będzie obejmować wersji roboczych wiadomości. Jeśli wersja robocza zostanie usunięta bez wysyłania, zostanie zniszczona po 30 dniach bez względu na zasady przechowywania czy blokady.
Scenariusze usuwania

Załóżmy, że administrator Vault utworzył niestandardową regułę przechowywania, która ma zastosowanie do konkretnego typu wiadomości z Gmaila. Ma ona okres przechowywania wynoszący 180 dni i trwale usuwa wszystkie zgodne z nią wiadomości znajdujące się w skrzynkach pocztowych użytkowników (bez względu na to, czy zostały one usunięte, czy nie).

Harmonogram kasowania i trwałego usuwania wiadomości zależy od tego, co użytkownicy robią z takimi wiadomościami.

Scenariusz 1. Niektórzy użytkownicy pozostawiają wiadomość w swoich skrzynkach pocztowych

Przyjmijmy, że wiadomość została odebrana 1 maja.

Co się z nią dzieje:

  • Vault usuwa wiadomość ze skrzynek pocztowych użytkowników po upływie okresu przechowywania, czyli w 181 dniu od odebrania.
  • Rozpoczyna się okres przed trwałym usunięciem. Przez kolejne 30 dni administratorzy Vault nadal mogą wyszukać i wyeksportować taką wiadomość.
  • Wiadomość zostaje trwale usunięta w 211 dniu od odebrania (181 + 30), czyli 28 listopada.

Scenariusz 2. Niektórzy użytkownicy usuwają wiadomość na zawsze jeszcze w tym samym dniu, w którym ją odebrali

Wiadomość jest odbierana i niektórzy użytkownicy usuwają ją na zawsze 1 maja.

Co się z nią dzieje:

  • Okres przed trwałym usunięciem rozpoczyna się w dniu, w którym użytkownicy usunęli wiadomość ze swoich skrzynek pocztowych.
  • Trwałe usunięcie następuje po upływie okresu przechowywania: 1 maja (data wysłania/odebrania) + 180 dni okresu przechowywania. Wiadomość jest trwale usuwana 28 października.

Scenariusz 3. Niektórzy użytkownicy usuwają wiadomość na zawsze po rozpoczęciu okresu przechowywania

Wiadomość została odebrana 1 maja. W 40 dniu od odebrania niektórzy użytkownicy usuwają ją na zawsze ze swojego konta.

Co się z nią dzieje:

  • Okres przed trwałym usunięciem rozpoczyna się w 40 dniu od otrzymania.
  • Trwałe usunięcie następuje po upływie okresu przechowywania: 1 maja (data wysłania/odebrania) + 180 dni okresu przechowywania. Wiadomość jest trwale usuwana 28 października.
Uwaga: jeśli użytkownicy usuną na zawsze wiadomość na mniej niż 30 dni przed zakończeniem okresu przechowywania, to okres przed trwałym usunięciem może upływać po określonym okresie przechowywania.

Scenariusz 4. Niektórzy użytkownicy przenoszą wiadomość do kosza po rozpoczęciu okresu przechowywania

Wiadomość została odebrana 1 maja. W 160 dniu niektórzy użytkownicy przenoszą ją do kosza, ale go nie opróżniają. To oznacza, że wiadomość nie jest usuwana na zawsze.

Co się z nią dzieje:

  • Wiadomość zostaje usunięta z kosza w 181 dniu. Standardowe działanie Gmaila zakłada trwałe usunięcie wiadomości znajdujących się w koszu po 30 dniach od ich usunięcia. Jednak ta wiadomość zostaje usunięta w 181 dniu, aby zachować zgodność z regułą przechowywania.
  • Rozpoczyna się okres przed trwałym usunięciem.
  • Wiadomość jest trwale usuwana w 211 dniu od odebrania (181 + 30 kolejnych dni), czyli 28 listopada.
Dodatkowe przykłady obrazujące przechowywanie

Przykłady poniżej opisują różne czynniki wpływające na to, jak długo wiadomości są przechowywane oraz kiedy są usuwane.

Przykład 1: wiadomości bez etykiet nie przedłużają żywotności wątku

Gdy dodasz etykietę w Gmailu, zostanie ona zastosowana tylko do wiadomości już znajdujących się w wątku. Wiadomości dodane do wątku w przyszłości nie zostaną automatycznie oznaczone etykietą. Jeśli reguła przechowywania oparta na etykiecie ma zastosowanie do wiadomości w wątku, są przechowywane wszystkie wiadomości z tego wątku aż do daty usunięcia ostatniej wiadomości oznaczonej etykietą ze skrzynki pocztowej. Odpowiedzi na ostatnią wiadomość oznaczoną etykietą nie przedłużają okresu przechowywania tego wątku.

W takim przypadku wiadomości są przechowywane w ten sposób:

  • Reguła niestandardowa przechowuje wiadomości oznaczone etykietą przez 3 lata.
  • Nie występuje domyślna reguła przechowywania.

Czynność Opis
1 Użytkownik dodaje etykietę 31 marca 2013 r.
2 Wszystkie wiadomości z etykietą zostają usunięte 31 marca 2016 r. Odpowiedzi bez etykiety nie są przetwarzane przez regułę przechowywania.

Przykład 2: wątki są przechowywane przez regułę niestandardową z najdłuższym okresem przechowywania

Jeśli nowa odpowiedź na wątek oznaczony etykietą jest objęta inną niestandardową regułą przechowywania, cały wątek jest przechowywany zgodnie z najdłuższym okresem przechowywania. W takim przypadku wiadomości są przechowywane w ten sposób:

  • Reguła niestandardowa przechowuje wiadomości oznaczone etykietą przez 3 lata.
  • Reguła niestandardowa przechowuje wiadomości z etykietą sent_after: 2013-07-01 (wysłane po 1 lipca 2013 r.) przez 7 lat.
  • Nie występuje domyślna reguła przechowywania.
Czynność Opis
1 Użytkownik dodaje etykietę 31 marca 2013 r.
2 Ostatnia wiadomość zostaje odebrana 31 lipca 2013 r.
3 Ponieważ ostatnia wiadomość została odebrana po 1 lipca 2013 r., wątek zostanie usunięty 7 lat po odebraniu tej wiadomości.

Przykład 3: wiadomości chronione tylko przez regułę domyślną nie przedłużają żywotności wątku

Jeśli nowa odpowiedź na wątek oznaczony etykietą jest przechowywana tylko przez regułę domyślną i nie ma do niej zastosowania żadna reguła niestandardowa, ta wiadomość nie przedłuża żywotności wątku. Część wątku chroniona przez regułę niestandardową zostanie usunięta, a wiadomości chronione przez regułę domyślną zostaną zachowane.

W takim przypadku wiadomości są przechowywane w ten sposób:

  • Reguła domyślna przechowuje wiadomości przez 5 lat.
  • Reguła niestandardowa przechowuje wiadomości oznaczone etykietą przez 3 lata.
Czynność Opis
1 Użytkownik dodaje etykietę 31 marca 2013 r.
2 Wiadomości oznaczone etykietą zostaną usunięte po 3 latach.
3 Wiadomość nieoznaczona etykietą będzie przechowywana przez regułę domyślną przez 5 lat.
Generowane przez system etykiety w Gmailu mogą mieć wpływ na zakres przechowywania

Gmail porządkuje wiadomości w skrzynkach odbiorczych użytkowników za pomocą etykiet. Istnieją dwa typy etykiet:

  • Widoczne dla użytkowników – te etykiety pojawiają się w interfejsie Gmaila. Kilka etykiet jest pokazywanych na wszystkich kontach Gmail. Użytkownicy mogą utworzyć własne etykiety, aby lepiej uporządkować swoją pocztę.
  • Etykiety generowane przez system – używane przez wewnętrzne systemy Gmaila do klasyfikowania wiadomości. Użytkownicy nie widzą tych etykiet.

Etykiety generowane przez system określają sposób pokazywania wiadomości użytkownikom Gmaila. Gmail może na przykład zastosować etykietę finance (finanse) do e-maili otrzymanych od banku albo dodać etykietę travel (podróże) do wiadomości zawierających rezerwacje hotelowe.

Jeśli użytkownik utworzy etykietę odpowiadającą etykiecie wygenerowanej przez system, Gmail może je ujednolicić, aby prawidłowo wyświetlać wiadomości. Jednak Vault nie rozróżnia etykiet wygenerowanych przez system od utworzonych przez użytkowników, nawet jeśli mają takie same nazwy. W rezultacie utworzenie reguły przechowywania na podstawie etykiety wygenerowanej przez system może doprowadzić do uwzględnienia lub wykluczenia większej liczby e-maili niż jest potrzebna.

Załóżmy na przykład, że organizacja jest zobowiązana do przechowywania wszystkich danych dotyczących finansów przez 7 lat:

  • Pracownicy mają utworzyć etykietę finance i dodawać ją do wiadomości zawierających informacje o firmowych finansach.
  • Niektórzy pracownicy otrzymują pocztą e-mail wyciągi z osobistych rachunków na firmowe konto, a Gmail stosuje systemową etykietę finance do takich wiadomości.

W tym przykładzie reguła przechowywania utworzona na podstawie warunku label:finance uwzględni wiadomości z wyciągami z osobistych rachunków bankowych pracowników.

Zalecamy zachowanie rozwagi podczas używania reguł przechowywania stosowanych na podstawie tych etykiet:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Przechowywanie i wiadomości w trybie poufnym Gmaila

Tryb poufny Gmaila pozwala użytkownikom ograniczyć dostęp odbiorców do poufnych treści e-maili. Ta funkcja jest dostępna na wszystkich osobistych kontach Gmail i w domenach G Suite, w których ją włączono.

Gdy użytkownik wysyła wiadomość poufną, Gmail zastępuje jej treść i załączniki linkiem. Tylko temat i treść zawierająca link są wysyłane przez SMTP. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości w trybie poufnym w Gmailu.

Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej domenie

Jeśli w Twojej organizacji jest włączony tryb poufny Gmaila, Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować wszystkie wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji.

Wiadomości poufne wysłane po 30 listopada 2018 r. są widoczne dla Vault w skrzynkach pocztowych wszystkich nadawców i odbiorców wewnętrznych. Wiadomości są zawsze dostępne dla Vault, nawet jeśli nadawca ustawi datę wygaśnięcia lub anuluje dostęp do wiadomości w trybie poufnym.

Wiadomości w trybie poufnym odebrane spoza Twojej domeny

Nawet jeśli Twoja domena odmawia włączenia trybu poufnego Gmaila, użytkownicy mogą otrzymywać wiadomości w trybie poufnym od innych użytkowników G Suite i z prywatnych kont Gmail.

Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez nadawców zewnętrznych należą do tych nadawców i są ukryte przed Vault. Możesz blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować nagłówki oraz tematy zewnętrznych wiadomości poufnych. Nie możesz jednak wyszukiwać ani eksportować treści i załączników takich wiadomości.

Uwaga: administratorzy G Suite mogą utworzyć regułę zgodności, która blokuje dostarczanie wiadomości w trybie poufnym przychodzących do Twojej domeny.

Jak przechowywać wiadomości w trybie poufnym

Wiadomości w trybie poufnym podlegają regułom przechowywania Gmaila tak jak każdy inny typ wiadomości. Aby stosować reguły przechowywania tylko do tych wiadomości, możesz użyć atrybutu label:confidentialmode.

Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dla Gmaila

Reguły niestandardowe mogą działać na podstawie jednostek organizacyjnych, zakresów dat lub określonych wyszukiwanych słów. Zawsze zastępują one regułę domyślną. Jeśli do wiadomości lub pliku ma zastosowanie wiele reguł, archiwizacja nastąpi według reguły o najdłuższym okresie przechowywania.

Aby utworzyć niestandardowe reguły przechowywania:

  1. Zaloguj się w Vault.
  2. W obszarze nawigacyjnym po lewej kliknij Przechowywanie.
  3. Kliknij Utwórz regułę.
  4. Jako zakres stosowania reguły wybierz Poczta.
  5. Wybierz jednostkę organizacyjną z listy.
  6. Wybierz warunki, jakie muszą spełniać wiadomości, aby zostały objęte regułą:
    • Wpisz datę wysłania wiadomości, do których chcesz zastosować tę regułę. Jeśli określisz tylko datę początkową, reguła będzie stosowana do wiadomości otrzymanych po tym terminie. Jeśli podasz tylko datę końcową, reguła będzie obowiązywała w odniesieniu do wszystkich wiadomości otrzymanych przed tym terminem.
    • Wpisz wyrazy, które mogą występować w temacie wiadomości, do których ta reguła ma mieć zastosowanie. W tym polu możesz też użyć operatorów wyszukiwania.
      Uwaga: w regułach przechowywania nie można używać symboli wieloznacznych (*).
    • Aby wykluczyć wersje robocze, zaznacz pole Wyklucz kopie robocze.
  7. Wybierz czas przechowywania wiadomości:
    • Wybierz Bez ograniczeń czasowych, aby trwale przechowywać dane spełniające warunki tej reguły.
    • Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
  8. Po ustawieniu czasu trwania wybierz, co robić z wiadomościami po zakończeniu wybranego okresu przechowywania:
    • Wybierz pierwszą opcję, aby trwale usuwać tylko te wiadomości, które użytkownicy już usunęli.
    • Wybierz drugą opcję, aby trwale usuwać wszystkie wiadomości – również te w skrzynkach odbiorczych użytkowników. To dotyczy także wiadomości już usuniętych.
  9. Kliknij Podgląd, aby wyświetlić listę wiadomości lub plików, które zostaną objęte tą regułą przechowywania. Przejrzyj listę, aby sprawdzić, czy reguła jest poprawnie skonfigurowana. Upewnij się, że nie powoduje ona trwałego usuwania danych, których użytkownicy mogą potrzebować.
    Ostrzeżenie: Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
  10. Kliknij Zapisz. Jeśli reguła przechowywania ma trwale usunąć wiadomości, Vault zapyta, czy rozumiesz jej działanie. Zaznacz pola i kliknij Potwierdź, aby utworzyć regułę.

Ważne informacje

  • Aliasy e-mail w polu Warunkialias e-mail to dodatkowy adres, który wskazuje podstawowy adres e-mail. Niestandardowe reguły przechowywania nie obejmują automatycznie takich aliasów. Aby je dołączyć, musisz dodać poszczególne aliasy e-mail w polu Warunki.
  • Zmienione nazwy użytkowników – niestandardowe reguły przechowywania nie są automatycznie aktualizowane po zmianie nazw użytkowników. W takim przypadku reguła jest nadal stosowana tylko do tych adresów, które są wskazane w jej polu Warunki. Jeśli na przykład utworzysz regułę dla wiadomości wysyłanych na przed@example.com, a nazwa tego użytkownika zostanie zmieniona na po@example.com, to przechowywane będą tylko wiadomości wysłane na adres przed@example.com.
  • Modyfikowanie niestandardowej reguły przechowywania – reguły niestandardowe możesz zmieniać. Pamiętaj jednak, że ma to wpływ na przechowywane dane. Stosowana jest tylko najnowsza wersja reguły przechowywania.

Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dla Gmaila

Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich wiadomości i plików, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada.

Aby ustawić domyślną regułę przechowywania w organizacji:

  1. Zaloguj się w Vault.
  2. W obszarze nawigacyjnym po lewej kliknij Przechowywanie.
  3. W sekcji Domyślne reguły przechowywania kliknij Poczta.
  4. Zaznacz pole Ustaw domyślną regułę przechowywania.
  5. Wybierz czas przechowywania wiadomości:
    • Wybierz Bez ograniczeń czasowych, aby przechowywać dane bezterminowo.
    • Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
  6. Po ustawieniu czasu trwania wybierz, co robić z wiadomościami po wygaśnięciu okresu przechowywania:
    • Wybierz pierwszą opcję, aby trwale usuwać tylko te wiadomości, które użytkownicy już usunęli.
    • Wybierz drugą opcję, aby trwale usuwać wszystkie wiadomości – również te w skrzynkach odbiorczych użytkowników. To dotyczy także wiadomości już usuniętych.
    Ostrzeżenie: Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo. 
  7. Kliknij Zapisz. Jeśli reguła przechowywania ma trwale usunąć wiadomości, Vault zapyta, czy rozumiesz jej działanie. Zaznacz pola i kliknij Potwierdź, aby utworzyć regułę.
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?