Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?
In dit artikel staat hoe u Gmail-berichten bewaart in Google Vault.
Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang Gmail-berichten worden bewaard in Google Vault. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).
Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.
Belangrijke informatie over bewaren in Gmail
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te bekijken welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault.
Belangrijk bewaargedrag voor Gmail
- Als een bericht onder een bewaarplicht valt, kan Gmail het bericht niet definitief verwijderen, zelfs niet nadat alle toepasselijke bewaarperioden zijn verstreken.
- Aangepaste Gmail-bewaarregels vervangen altijd de standaard bewaarregel voor Gmail.
- Als meerdere aangepaste bewaarregels gelden voor een bericht, bewaart Gmail het bericht volgens de regel met de bewaarperiode die het laatst voorbij is.
- Het bewaarbeleid van 30 dagen voor Gmail kan ertoe leiden dat berichten vertraagd definitief worden verwijderd.
Aanvullend bewaargedrag voor Gmail
Gedeelte openen | Alles samenvouwen
Welke gegevens kunnen worden bewaardGedekt:
- Berichten en bijlagen die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd, ontvangen of als concept opgeslagen
- Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie
Niet gedekt:
- Gekoppelde bestanden
- E-mailindelingen
- Berichten die via andere Google-services worden gestuurd, zoals Agenda of Google Documenten, tenzij uitgebreide berichtopslag aanstaat
- Dynamische content in dynamische berichten
- Verwijderde concepten en automatisch opgeslagen versies van concepten
Een bericht kan alleen definitief door Gmail worden verwijderd als het voldoet aan de criteria voor zowel Vault als Gmail:
- Er gelden geen bewaarregels voor.
- Er is geen bewaarplicht op geplaatst.
- Het bevat al minstens 30 dagen het door het Gmail-systeem gegenereerde label
^deleted.
Vault staat niet toe dat Gmail een bericht definitief verwijdert als het bericht onder een bewaarregel of bewaarplicht valt. Nadat alle toepasselijke bewaarperioden en bewaarplichten voorbij zijn, bepaalt Gmail of het bericht kan worden verwijderd op basis van hoelang het bericht het label ^deleted al heeft.
Wanneer wordt het label ^deleted toegepast
Gmail past het label ^deleted toe op berichten die kunnen worden verwijderd uit de systemen van Google. Een bericht krijgt dit label als zich een van de volgende acties voordoet:
- Gmail-gebruikers legen de Prullenbak of selecteren berichten in de Prullenbak en klikken op Definitief verwijderen.
- Gmail verwijdert automatisch een bericht dat al 30 dagen in de Prullenbak staat.
- De bewaarperiode is voorbij voor een bericht dat nog niet het label
^deletedheeft. - Gmail-gebruikers verwijderen conceptberichten.
Met het label ^deleted worden berichten van Gmail-gebruikers verborgen. Gebruikers kunnen deze berichten alleen herstellen met de hulp van een Google Workspace-beheerder. U kunt berichten met dit label echter blijven zoeken en exporteren met Vault totdat ze definitief worden verwijderd.
Het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen
Gmail heeft een bewaarbeleid waarmee berichten minimaal 30 dagen worden bewaard nadat het label ^deleted is toegepast. Dit beleid vervangt alle Vault-bewaarregels die gedurende die 30 dagen verlopen.
Voor e-mailgesprekken worden bewaarregels als volgt toegepast:
- Als 1 bericht in een gesprek wordt bewaard door een bewaarregel, wordt het hele gesprek bewaard.
- Bewaarregels gebaseerd op labels kijken naar de datum van het meest recent gelabelde bericht in een gesprek.
Als een bewaarregel bijvoorbeeld berichten met het label project-A 365 dagen bewaart en het eerste bericht in een gesprek dit label heeft, worden alle berichten in het gesprek 365 dagen bewaard vanaf het moment dat het eerste bericht is verstuurd. Als een later bericht in het e-mailgesprek het label project-A krijgt, worden alle berichten in het e-mailgesprek nu 365 dagen bewaard vanaf het moment dat dit latere bericht is verstuurd. Als de bewaarregel verloopt en Gmail de gelabelde berichten definitief verwijdert, kan het 24 uur duren voordat niet-gelabelde berichten ook worden verwijderd.
Als u een aangepaste bewaarregel maakt op basis van een Gmail-label, geldt de regel niet voor geneste sublabels. Sublabels hebben namelijk niet het label hebben waarop de regel is gebaseerd.
Een gebruiker heeft bijvoorbeeld een label Bonnen en een sublabel onder Bonnen met de naam Reizen. Als u een bewaarregel instelt voor Bonnen, worden de berichten onder Reizen niet bewaard, omdat ze niet het label Bonnen hebben.
Als een bijlage uit een Gmail-bericht wordt toegevoegd aan Drive met de functie Toevoegen aan Drive, wordt er van de bijlage een kopie gemaakt in Drive. Voor het Gmail-bericht en de bijlage geldt het bewaarbeleid van Gmail. Voor het gekopieerde item in Drive geldt het bewaarbeleid van Drive.
Voorbeelden van bewaarregels voor Gmail en de gevolgen ervan
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Voorbeeld van standaardregel: alle berichten voor onbepaalde tijd bewarenMet deze standaardregel worden alle Gmail-berichten in de geselecteerde organisatie-eenheid voor onbepaalde tijd bewaard. Gebruikers kunnen berichten nog steeds verwijderen. Berichten worden verwijderd na 30 dagen of als de gebruiker de Prullenbak leegmaakt. De berichten blijven echter zoekbaar en exporteerbaar voor Vault-beheerders.
Regelconfiguratie
- Duur: onbeperkt
Gevolgen voor verstuurde en ontvangen berichten
| Gebruikersactie op een verstuurd of ontvangen bericht | Wanneer past Gmail het label ^deleted toe |
Wanneer verwijdert Gmail het bericht |
|---|---|---|
|
De gebruiker doet niets met het bericht |
Nooit | Nooit |
|
De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak en leegt de Prullenbak 1 dag nadat het bericht is verstuurd |
1 dag na versturen | Nooit |
|
De gebruiker verplaatst het bericht 1 dag nadat het is verstuurd naar de Prullenbak (maar maakt de Prullenbak niet leeg) |
31 dagen na versturen, wanneer Gmail het bericht automatisch uit de Prullenbak verwijdert | Nooit |
Gevolgen voor conceptberichten
| Gebruikersactie op een conceptbericht | Wanneer past Gmail het label ^deleted toe |
Wanneer verwijdert Gmail het bericht |
|---|---|---|
|
De gebruiker schrijft een conceptbericht, maar verstuurt het niet |
Nooit | Nooit |
|
De gebruiker schrijft een conceptbericht en gooit het weg zonder het te versturen |
Als de gebruiker het concept weggooit | 30 dagen nadat de gebruiker het concept heeft weggegooid (vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
Regelconfiguratie
- Duur: 365 dagen
- Actie na de verloopdatum: alleen definitief verwijderde berichten uit het systeem verwijderen.
Gevolgen voor verstuurde en ontvangen berichten
| Gebruikersactie op een verstuurd of ontvangen bericht | Wanneer past Gmail het label ^deleted toe |
Wanneer verwijdert Gmail het bericht |
|---|---|---|
|
De gebruiker doet niets met het bericht |
Nooit | Nooit |
|
De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak en leegt de Prullenbak 1 dag nadat het bericht is verstuurd |
1 dag na versturen | 365 dagen na versturen |
|
De gebruiker verplaatst het bericht 1 dag nadat het is verstuurd naar de Prullenbak (maar maakt de Prullenbak niet leeg) |
31 dagen na versturen, wanneer Gmail het bericht automatisch uit de Prullenbak verwijdert | 365 dagen na versturen |
| De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak en leegt de Prullenbak 360 dagen nadat het bericht is verstuurd | 360 dagen na versturen | 390 dagen na versturen (30 dagen nadat de Prullenbak is geleegd, vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
| De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak 400 dagen nadat het bericht is verstuurd (maar maakt de Prullenbak niet leeg) | 430 dagen na versturen, wanneer Gmail het bericht automatisch uit de Prullenbak verwijdert | 460 dagen na versturen (30 dagen nadat Gmail het bericht uit de Prullenbak heeft verwijderd vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
Gevolgen voor conceptberichten
| Gebruikersactie op een conceptbericht | Wanneer past Gmail het label ^deleted toe |
Wanneer verwijdert Gmail het bericht |
|---|---|---|
|
De gebruiker schrijft een conceptbericht, maar verstuurt het niet |
Nooit | Nooit |
|
De gebruiker schrijft een conceptbericht en gooit het weg zonder het te versturen |
Als de gebruiker het concept weggooit | 30 dagen nadat de gebruiker het concept heeft weggegooid (vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
Met deze regel kan Gmail na 365 dagen alle berichten voor de geselecteerde organisatie-eenheid definitief verwijderen, inclusief concepten en berichten die gebruikers niet hebben verwijderd.
Regelconfiguratie
- Duur: 365 dagen
- Concepten uitsluiten: niet aangevinkt (alleen op ediscovery.google.com)
- Actie na de verloopdatum: Berichten in Gmail-postvakken en definitief verwijderde berichten uit het systeem verwijderen. Met deze regel worden concepten definitief verwijderd.
Gevolgen voor verstuurde en ontvangen berichten
| Gebruikersactie op een verstuurd of ontvangen bericht | Wanneer past Gmail het label ^deleted toe |
Wanneer verwijdert Gmail het bericht |
|---|---|---|
|
De gebruiker doet niets met het bericht |
365 dagen na versturen, wanneer de bewaarperiode voorbij is | 395 dagen na versturen (30 dagen nadat de bewaarperiode voorbij is, vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
|
De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak en leegt de Prullenbak 1 dag nadat het bericht is verstuurd |
1 dag na versturen | 365 dagen na versturen, wanneer de bewaarperiode voorbij is |
| De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak en leegt de Prullenbak 360 dagen nadat het bericht is verstuurd | 360 dagen na versturen, wanneer de gebruiker de prullenbak leegt | 390 dagen na versturen (30 dagen nadat de Prullenbak is geleegd, vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
| De gebruiker verplaatst het bericht naar de Prullenbak 360 dagen nadat het bericht is verstuurd (maar maakt de Prullenbak niet leeg) | 365 dagen na versturen, wanneer de bewaarperiode voorbij is | 395 dagen na versturen (30 dagen nadat de bewaarperiode voorbij is, vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
Gevolgen voor conceptberichten
| Gebruikersactie op een conceptbericht | Wanneer past Gmail het label ^deleted toe |
Wanneer verwijdert Gmail het bericht |
|---|---|---|
|
De gebruiker schrijft een conceptbericht, maar verstuurt het niet |
365 dagen na versturen, wanneer de bewaarperiode voorbij is | 395 dagen na versturen (30 dagen nadat de bewaarperiode voorbij is, vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
|
De gebruiker schrijft een conceptbericht en gooit het weg zonder het te versturen |
Als de gebruiker het concept weggooit | 30 dagen nadat de gebruiker het concept heeft weggegooid (vanwege het Gmail-bewaarbeleid van 30 dagen) |
Een aangepaste bewaarregel maken voor Gmail
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels
- Selecteer Gmail als service en klik op Doorgaan.
- Kies de organisatie-eenheid waarop de regel van toepassing is. Klik op het veld om een kiesmenu te openen en klik vervolgens op de organisatie-eenheid.
- Klik op Doorgaan.
- (Optioneel) Kies aan welke voorwaarden berichten moeten voldoen om onder deze regel te vallen:
- Voer waarden in bij Verzenddatum. Als u alleen een startdatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd na die datum. Als u alleen een einddatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd vóór die datum.
- Voer eventuele termen in die moeten voorkomen in berichten. Opmerking:
- U kunt alle ondersteunde zoekoperators gebruiken, behalve jokertekens (*).
- Als uw sleutelwoord of waarde begint met een koppelteken, zoals -1000%, plaatst u dit tussen aanhalingstekens om te zorgen dat het niet wordt geïnterpreteerd als een
NOT-operator. - U kunt
is:chatniet gebruiken om een bewaarregel voor Gmail toe te passen op chatberichten in Google Chat. Als u bewaarregels wilt instellen voor chatberichten, moet u een bewaarregel voor Chat maken.
We raden u aan de termen te testen in een Vault-zoekopdracht, zodat u zeker weet dat de juiste gegevens worden bewaard door een bewaarregel.
- Klik op Doorgaan.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:
- Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van gebruikers, kiest u de eerste optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd maar exclusief concepten en e-mailtemplates, kiest u de tweede optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, concepten en e-mailtemplates, kiest u de derde optie.
Waarschuwing: Vault staat toe dat Gmail onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u een nieuwe regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld. - Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.
Aangepaste regelsDe standaard bewaarregel instellen voor Gmail
De standaard bewaarregel geldt voor alle berichten die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klik op Gmail
.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Selecteer Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:
- Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, concepten en templates, kiest u de tweede optie.
Waarschuwing: Vault staat toe dat Gmail onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld. - Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.