Gmail 및 기본 행아웃에 보관 규칙 설정하기

보관 규칙을 사용하여 디지털 증거 검색용으로 Gmail 및 기본 행아웃 데이터를 보관하는 기간을 관리합니다.

보관 규칙을 설정하기 전에 보관 작동 원리에 관해 읽어볼 것을 적극 권장합니다.

경고: 보관 규칙을 잘못 설정하면 사용자 계정 데이터가 즉각적, 영구적으로 삭제될 수 있습니다. 보관 규칙을 만들거나 변경할 때 주의하시기 바랍니다. 새 규칙을 전체 조직에 적용하기 전에 소수의 사용자를 대상으로 테스트를 해보는 것이 좋습니다.

메일 및 보관에 대한 중요 정보

조치 필요: 행아웃 채팅으로 이전 준비하기

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition. ​Learn more.

Gmail 대화목록은 개별 메일과 다르게 처리됩니다.

이메일 대화목록의 경우:

  • 대화목록에 있는 메일 중 하나가 맞춤 규칙에 의해 보관되면 전체 대화목록도 함께 보관됩니다.
  • 대화 목록에서 보관 규칙이 적용되지 않는 메일의 경우 해당 메일만 영구 삭제됩니다. 대화 목록에 있는 다른 메일은 관련 보관 규칙에 따라 보관됩니다.
  • 라벨을 기반으로 하는 보관 규칙은 보관을 위해 대화목록에서 마지막으로 라벨이 지정된 날짜를 사용합니다. 예 1에서 작동 원리를 참고하세요.
  • Vault에서는 삭제되지 않은 임시보관 메일과 일반 메일의 처리 방식이 동일합니다. 기본 보관 규칙 또는 맞춤 보관 규칙을 만든 경우 도메인의 삭제되지 않은 임시보관 메일도 규칙에 따라 보관됩니다. 보관 규칙을 만들 때 규칙이 임시보관 메일에 적용되지 않도록 임시보관 메일 제외를 선택할 수 있습니다. 임시보관 메일이 전송되기 전에 삭제된 경우 보관 정책 또는 보존 조치 설정 여부와 관계없이 30일이 지나면 영구 삭제됩니다.
삭제 및 영구 삭제 시나리오

Vault 관리자가 특정 유형의 Gmail 메일에 적용할 맞춤 보관 규칙을 만든다고 가정해 봅시다. 보관 기간이 180일이고 사용자의 메일 삭제 여부와 관계없이 사용자 편지함에서 일치하는 메일을 영구 삭제하는 규칙입니다.

삭제와 영구 삭제 타임라인은 다음과 같이 사용자가 메일을 처리하는 방식에 따라 달라집니다.

시나리오 1: 사용자가 편지함에 메일을 그대로 두는 경우

5월 1일에 메일을 수신했다고 가정해 보겠습니다.

해당 메일은 다음과 같이 처리됩니다.

  • Vault에서는 보관 기간이 만료된 다음 날인 181일째에 사용자 편지함에서 메일을 삭제합니다. 
  • 영구 삭제 전까지의 기간이 시작됩니다. Vault 관리자는 앞으로 30일 동안 해당 메일을 검색하고 내보낼 수 있습니다.
  • 메일은 211일째(181일+추가 30일)인 11월 28일에 영구 삭제됩니다. 

시나리오 2: 메일을 수신하는 날 사용자가 메일을 완전히 삭제하는 경우

5월 1일에 메일을 수신하고 사용자가 메일을 완전히 삭제합니다.

해당 메일은 다음과 같이 처리됩니다.

  • 사용자가 메일을 편지함에서 완전히 삭제한 날부터 영구 삭제 전까지의 기간이 시작됩니다.
  • 영구 삭제는 보관 기간을 기준으로 합니다. 즉, 5월 1일(발신/수신일)+180일간 보관하고 메일은 10월 28일에 영구 삭제됩니다.

시나리오 3: 보관 규칙 적용 기간 중 사용자가 메일을 완전히 삭제하는 경우

5월 1일에 메일을 수신합니다. 40일째에 사용자가 메일을 완전히 삭제합니다.

해당 메일은 다음과 같이 처리됩니다.

  • 40일째에 영구 삭제 전까지의 기간이 시작됩니다.
  • 영구 삭제는 보관 기간을 기준으로 합니다. 즉, 5월 1일(발신/수신일)+180일간 보관하고 메일은 10월 28일에 영구 삭제됩니다.
참고: 보관 기간이 만료되기 전 30일 이내에 메일을 완전히 삭제하면 영구 삭제까지의 기간이 보관 기간 이후까지 연장될 수 있습니다.

시나리오 4: 보관 규칙 적용 기간 중 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하는 경우

5월 1일에 메일을 수신합니다. 160일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하지만 휴지통을 비우지 않습니다. 즉, 영구 삭제하지 않습니다.

해당 메일은 다음과 같이 처리됩니다.

  • 181일째에 메일이 사용자의 휴지통에서 삭제됩니다. Gmail에서는 일반적으로 휴지통에 있는 메일을 30일 후에 영구 삭제합니다. 그러나 해당 메일은 보관 규칙을 준수하여 181일째에 삭제됩니다.
  • 영구 삭제 전까지의 기간이 시작됩니다.
  • 메일은 211일째(181일+추가 30일)인 11월 28일에 영구 삭제됩니다.
추가 보관 규칙의 예

다음 예에서는 내용이 긴 메일이 보관되는 방식과 삭제되는 시기에 영향을 주는 여러 요소에 대해 설명합니다.

예 1: 라벨이 지정되지 않은 메일은 대화목록 보관 기간 연장과 무관함

Gmail의 라벨은 이미 해당 대화에 포함되어 있는 메일에만 적용됩니다. 나중에 포함되는 메일에는 라벨이 자동 지정되지 않습니다. 라벨에 따른 맞춤 보관 규칙이 대화의 메일에 적용되면, 라벨이 지정된 메일이 마지막으로 사용자의 편지함에서 삭제되는 날짜까지 해당 대화에 있는 모든 메일이 보관됩니다. 마지막으로 라벨이 지정된 메일에 대한 답장이 오더라도 해당 대화에 대한 보관 기간을 연장하지 않습니다.

이 예의 메일은 다음과 같이 보관됩니다.

  • 맞춤 규칙은 3년 동안 라벨이 지정된 메일을 보관합니다.
  • 기본 보관 규칙이 없습니다.

작업 설명
1 사용자가 2013년 3월 31일에 라벨을 적용합니다.
2 라벨이 지정된 모든 메일은 2016년 3월 31일에 삭제됩니다. 라벨이 지정되지 않은 답장은 보관 규칙이 적용되지 않습니다.

예 2: 대화목록은 보관 규칙 적용 기간이 가장 긴 맞춤 규칙에 따라 보관됨

라벨이 지정된 대화에 대한 새 답장이 다른 맞춤 보관 규칙을 따르는 경우 전체 대화는 가장 긴 보관 기간에 따라 보관됩니다. 이 예의 메일은 다음과 같이 보관됩니다.

  • 맞춤 규칙은 3년 동안 라벨이 지정된 메일을 보관합니다.
  • 맞춤 규칙은 7년 동안 2013년 7월 1일 이후에 발송된 메일을 보관합니다.
  • 기본 보관 규칙이 없습니다.
작업 설명
1 사용자가 2013년 3월 31일에 라벨을 적용합니다.
2 마지막 메일이 2013년 7월 31일에 수신되었습니다.
3 마지막 메일이 2013년 7월 1일 이후에 수신되었으므로 대화목록은 마지막 메일이 수신된 날짜부터 7년 후에 삭제됩니다.

예 3: 기본 규칙에 의해서만 보호되는 메일은 대화목록의 보관 기간 연장과 무관함

라벨이 지정된 대화에 대한 새 답장이 기본 규칙에 의해서만 보관되고 적용되는 맞춤 규칙이 없는 경우 대화의 보관 기간 연장은 이루어지지 않습니다. 맞춤 규칙에 의해 보호되는 대화목록 부분은 삭제되고 기본 규칙에 의해 보호되는 메일은 유지됩니다.

이 예의 메일은 다음과 같이 보관됩니다.

  • 기본 규칙은 5년 동안 메일을 보관합니다.
  • 맞춤 규칙은 3년 동안 라벨이 지정된 메일을 보관합니다.
작업 설명
1 사용자가 2013년 3월 31일에 라벨을 적용합니다.
2 라벨이 지정된 메일은 3년 후에 삭제됩니다.
3 라벨이 지정되지 않은 메일은 기본적으로 5년 동안 보관됩니다.
Gmail의 시스템 생성 라벨이 보관 규칙 적용에 영향을 줄 수 있음

Gmail에서는 라벨을 사용하여 사용자의 받은편지함 메일 정리가 이뤄집니다. 라벨에는 다음 두 가지 유형이 있습니다.

  • 사용자가 볼 수 있는 라벨: 이 라벨은 Gmail의 사용자 인터페이스에 표시됩니다. 많이 사용되는 몇 가지 라벨은 모든 Gmail 계정에 표시되며, 사용자는 새 라벨을 만들어 메일을 정리할 수 있습니다.
  • 시스템 생성 라벨: 이 라벨은 Gmail의 백엔드 시스템에서 메일을 분류하는 데 사용되며 최종 사용자에게는 표시되지 않습니다.

시스템 생성 라벨은 Gmail 사용자에게 메일이 표시되는 방식을 관리합니다. 예를 들어 Gmail에서 사용자의 은행에서 온 메일에 finance 라벨을, 호텔 예약이 포함된 메일에 travel 라벨을 적용할 수 있습니다.

사용자가 시스템 생성 라벨과 일치하는 라벨을 만들면 Gmail에서 이러한 라벨을 구분하여 적절하게 메일을 표시합니다. 하지만 Vault에서는 시스템 생성 라벨과 사용자가 만든 라벨의 이름이 같은 경우 구분하지 못합니다. 시스템 생성 라벨을 바탕으로 보관 규칙을 만들면 의도한 것보다 더 많은 메일이 포함되거나 제외될 수 있습니다.

예를 들어 어떤 조직에서 회사 재무와 관련된 모든 데이터를 7년간 보관해야 한다고 가정해 보겠습니다.

  • 직원에게 finance라는 라벨을 만들어 회사 재무 정보가 포함된 메일에 적용하도록 지시합니다.
  • 이때 일부 직원이 개인 은행 명세서 이메일을 회사 계정으로 받으면 Gmail에서는 이러한 메일에 finance라는 시스템 생성 라벨을 적용하게 됩니다.

이 시나리오에서 label:finance 기반의 보관 규칙에 직원의 개인 은행 명세서가 있는 메일이 보관됩니다.

따라서 다음 라벨을 기반으로 보관 규칙을 시행할 때 주의하시기 바랍니다.

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
보관 및 Gmail 비밀 모드 메일

Gmail 비밀 모드를 사용하면 수신자가 민감한 이메일 콘텐츠에 액세스하는 것을 제한할 수 있습니다. 이 기능은 모든 개인 Gmail 계정과 이 기능이 사용 설정된 G Suite 도메인에서 사용할 수 있습니다.

사용자가 비밀 메일을 보내면 Gmail에서는 메일 본문과 첨부파일을 링크로 대체하고 따라서 링크를 포함하는 메일 제목과 본문만 SMTP를 통해 전송됩니다. Gmail 비밀 모드로 메일 보내는 방법 자세히 알아보기

도메인 내 사용자가 보낸 비밀 모드 메일

조직에 Gmail 비밀 모드를 사용 설정하면 Vault에서 조직 내의 사용자가 보낸 모든 비밀 모드 메일을 보존 조치, 보관, 검색, 내보내기할 수 있습니다.

2018년 11월 30일 이후 발송된 비밀 메일은 모든 내부 발신자 및 수신자 편지함의 Vault에 표시됩니다. 발신자가 비밀 메일에 만료일을 설정하거나 비밀 모드 메일에 대한 수신자의 액세스 권한을 취소해도 Vault에서 해당 메일을 관리할 수 있습니다.

도메인 외부에서 받은 비밀 모드 메일 

도메인에서 Gmail 비밀 모드 사용 설정을 거부해도 사용자는 다른 G Suite 고객 및 개인 Gmail 계정의 비밀 모드 메일을 수신할 수 있습니다.

외부 사용자가 보낸 비밀 모드 메일은 발신자가 소유하며 Vault에는 표시되지 않습니다. 도메인 관리자는 외부 비밀 메일의 메일 헤더 및 제목을 보존 조치, 보관, 검색, 내보내기할 수 있습니다. 하지만 외부 비밀 메일의 메시지 내용 또는 첨부파일을 검색 또는 내보내기할 수는 없습니다.

참고: G Suite 관리자는 도메인으로 수신되는 비밀 모드 메일을 차단하는 규정 준수 규칙을 만들 수 있습니다.

비밀 모드 메일을 보관하는 방법

비밀 모드 메일에는 다른 유형의 메일과 마찬가지로 Gmail 보관 규칙이 적용됩니다. label:confidentialmode를 사용하면 해당 메일에만 보관 규칙을 적용할 수 있습니다.

Gmail 및 기본 행아웃에 맞춤 보관 규칙 만들기

조직 단위, 기간 또는 특정 검색어에 따라 맞춤 규칙을 만들 수 있습니다. 맞춤 규칙은 기본 규칙보다 항상 먼저 적용되며, 여러 보관 규칙이 메일 또는 파일에 적용되는 경우 보관 적용 기간이 가장 긴 규칙에 따라 보관됩니다.

맞춤 보관 규칙을 생성하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 규칙 만들기를 클릭합니다.
  4. 규칙을 적용할 위치로 메일을 선택합니다.
  5. 드롭다운 목록에서 조직 단위를 선택합니다.
  6. 규칙이 적용될 메일이 충족해야 하는 조건을 다음과 같이 선택합니다.
    • 이 규칙에 해당하는 메일의 보낸 날짜를 입력합니다. 시작일만 지정하면 규칙이 해당 날짜 이후에 수신되는 모든 메일에 적용되고, 종료일만 지정하면 규칙이 해당 날짜 이전에 수신되는 모든 메일에 적용됩니다.
    • 규칙에 해당하는 메일이 포함할 수 있는 검색어를 입력합니다. 이 입력란에 검색 연산자를 사용할 수도 있습니다.
      참고: 보관 규칙에는 와일드 카드(*)를 사용하지 마세요.
    • 보관 규칙은 기본적으로 임시보관 메일에 적용됩니다. 임시보관 메일이 규칙에서 제외되도록 하려면 체크박스를 선택합니다.
  7. 메일 보관 기간을 선택합니다.
    • 무기한을 선택하면 보관 규칙의 매개변수와 일치하는 데이터를 영구 보관합니다. 저장을 클릭하여 보관 규칙을 만듭니다. 설정이 완료되었습니다.
    • 일정 기간이 지난 후 메일을 삭제하려면 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
  8. 선택한 기간을 초과한 메일에 대한 처리 방법을 선택합니다.
    • 사용자가 이미 삭제한 메일만 영구 삭제되도록 하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
    • 모든 메일이 영구 삭제되도록 하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 사용자의 받은편지함에 있는 메일과 이미 삭제된 메일 전부 영구 삭제됩니다.
  9. 미리보기를 클릭하여 이 보관 규칙이 적용될 메일 및 파일 목록을 표시합니다. 목록을 살펴보면서 규칙을 올바르게 설정했는지 확인합니다. 사용자에게 필요할지 모르는 데이터를 영구적으로 삭제하는 것은 아닌지 확인하세요.
    경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault에서는 보관 적용 기간을 경과한 데이터에 대한 영구 삭제를 시작합니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계로 진행하시기 바랍니다. 
  10. 만드는 규칙 유형에 따라 다음과 같이 수행합니다.
    • 저장을 클릭하여 메일 및 파일을 영구적으로 보관하는 보관 규칙을 만듭니다.
    • 계속을 클릭하여 메일 및 파일을 영구 삭제하는 보관 규칙을 만듭니다. 해당 보관 규칙이 미치는 영향을 이해하고 있는지 확인하는 메시지가 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 저장을 클릭하여 규칙을 만듭니다.

중요사항

  • 검색어 입력란의 이메일 별칭: 이메일 별칭은 기본 이메일 주소를 가리키는 대체 이메일 주소를 말하며 맞춤 보관 규칙은 이메일 별칭을 자동으로 포함하지 않습니다. 이메일 별칭을 포함하려면 검색어 입력란에 추가해야 합니다.
  • 이름이 변경된 사용자: 맞춤 보관 규칙은 사용자 이름이 변경될 때 자동으로 수정되지 않습니다. 보관 규칙은 규칙의 검색어 입력란에 명시된 주소에만 계속 적용됩니다. 예를 들어 before@example.com으로 수신되는 메일에 규칙이 적용되는 경우 해당 사용자가 after@example.com으로 이름을 변경하면 보관 규칙은 before@example.com으로 수신된 메일에만 적용됩니다.
  • 맞춤 보관 규칙 수정: 맞춤 규칙을 수정할 수 있지만 수정으로 인해 기존 데이터에 미칠 수 있는 영향을 숙지해야 합니다. 데이터는 보관 규칙의 가장 최근 수정사항에 따라 보관됩니다.

Gmail 및 기본 행아웃에 기본 보관 규칙 설정하기

기본 보관 규칙은 맞춤 규칙이나 보존 조치가 적용되지 않는 모든 메일 및 파일에 적용됩니다.

조직에 사용할 기본 보관 규칙을 설정하려면 다음 안내를 따르세요.

  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 기본 보관 규칙에서 메일을 클릭합니다.
  4. 기본 보관 규칙 설정 체크박스를 선택합니다.
  5. 메일 보관 기간을 선택합니다.
    • 무기한을 선택하면 데이터를 영구 보관합니다. 저장을 클릭하여 기본 보관 규칙을 만듭니다. 설정이 완료되었습니다.
    • 일정 기간이 지난 후 메일을 삭제하려면 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
  6. 선택한 기간을 초과한 메일에 대한 처리 방법을 선택합니다.
    • 사용자가 이미 삭제한 메일만 영구 삭제되도록 하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
    • 모든 메일이 영구 삭제되도록 하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 사용자의 받은편지함에 있는 메일과 이미 삭제된 메일 전부 영구 삭제됩니다.
    경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault는 기본 보관 적용 기간을 초과하는 데이터를 영구 삭제하기 시작합니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계로 진행하시기 바랍니다. 
  7. 계속을 클릭하여 데이터를 영구 삭제하는 보관 규칙을 만듭니다. 해당 보관 규칙이 미치는 영향을 이해하고 있는지 확인하는 메시지가 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 확인을 클릭하여 규칙을 만듭니다.
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