Google Vault는 관리자 및 법무 담당자를 위한 도구입니다. Vault를 사용하려면 먼저 Google Workspace 관리자가 계정을 설정해 주어야 합니다. 관리자는 누구인가요?
이 도움말에서는 Gmail 메일을 Google Vault에 보관하는 방법을 설명합니다.
조직의 정보 관리 계획의 일환으로 Gmail 메일이 Google Vault에 보관되는 기간을 설정할 수 있습니다. 보관 규칙을 사용하여 메일 보관 기간 및 삭제 시기(필요한 경우)를 설정하세요.
일정 기간 동안 특정 조건과 일치하는 데이터를 유지하려면 맞춤 보관 규칙을 만드세요. 라이선스가 부여된 모든 계정의 모든 서비스 데이터를 일정 기간 동안 보관하려면 기본 보관 규칙을 만드세요.
Gmail 보관 관련 중요 정보
보관 규칙을 설정하기 전에 보관 규칙 작동 방식을 읽고 Vault에서 지원되는 Gmail 메일을 검토할 것을 적극 권장합니다.
주요 Gmail 보관 동작
- 메일에 보존 조치가 적용된 경우 적용되는 모든 보관 기간이 만료되어도 Gmail에서 해당 메일을 영구 삭제할 수 없습니다.
- 맞춤 Gmail 보관 규칙은 항상 기본 Gmail 보관 규칙보다 우선 적용됩니다.
- 메일에 여러 맞춤 보관 규칙이 적용되는 경우 Gmail에서는 보관 기간이 가장 긴 규칙에 따라 메일을 보관합니다.
- Gmail의 30일 보존 정책으로 메일의 영구 삭제 시기가 지연될 수 있습니다.
추가적인 Gmail 보관 동작
보관할 수 있는 데이터적용 대상:
- 조직의 사용자가 전송, 수신 또는 임시보관한 메시지 및 첨부파일
- 조직 내 사용자가 보낸 비밀 모드 메시지
적용되지 않는 대상
- 연결된 파일
- 이메일 레이아웃
- Calendar 또는 Google Docs 등의 기타 Google 서비스를 통해 보낸 메일(통합 메일 스토리지가 사용 설정되지 않은 경우)
- 동적 메일의 동적 콘텐츠
- 삭제된 임시보관 메일 및 임시보관 메일의 자동 저장 버전
Vault 및 Gmail 모두에서 다음 기준을 충족하는 메일만 Gmail에서 영구 삭제됩니다.
- 보관 규칙 적용 대상이 아닙니다.
- 보존 조치가 적용되지 않습니다.
- Gmail의 시스템 생성
^deleted라벨이 30일 이상 지정되어 있습니다.
Vault는 보관 규칙 또는 보존 조치가 적용된 메일은 Gmail에서 영구 삭제될 수 없도록 합니다. 적용되는 모든 보관 기간 및 보존 조치 기간이 만료되면 Gmail에서는 메일에 ^deleted 라벨이 지정된 기간을 기준으로 메일이 영구 삭제될 수 있는지 평가합니다.
^deleted 라벨이 적용되는 경우
Gmail에서는 Google 시스템에서 삭제될 수 있는 메일에 ^deleted 라벨을 적용합니다. 다음과 같은 작업이 발생하면 메일에 이 라벨이 적용됩니다.
- Gmail 사용자가 휴지통을 비우거나 휴지통에서 메일을 선택하고 완전삭제를 클릭합니다.
- Gmail에서 30일 동안 휴지통에 보관된 메일을 자동으로 삭제합니다.
- 아직
^deleted라벨이 없는 메일의 보관 기간이 만료됩니다. - Gmail 사용자가 임시보관 메일을 삭제합니다.
^deleted 라벨이 지정된 메일은 Gmail 사용자에게 표시되지 않으며, 사용자는 Google Workspace 관리자의 도움 없이는 해당 메일을 복구할 수 없습니다. 하지만 관리자는 해당 메일이 영구 삭제될 때까지 Vault를 사용하여 이 라벨이 있는 메일을 검색하고 내보낼 수 있습니다.
Gmail의 30일 보존 정책
Gmail에는 ^deleted 라벨이 적용된 후 최소 30일 동안 메일을 보관하는 보존 정책이 있습니다. 보존 기간 30일 내에는 만료되는 모든 Vault 보관 규칙보다 이 정책이 우선 적용됩니다.
이메일 대화목록의 경우 보관 규칙이 다음과 같이 적용됩니다.
- 대화목록에 있는 메일 중 하나가 보관 규칙 또는 보존 조치에 의해 보관되면 전체 대화목록이 보관됩니다.
- 라벨을 기반으로 하는 보관 규칙은 대화목록에서 가장 최근에 라벨이 지정된 메일의 날짜를 보관 목적으로 사용합니다.
예를 들어 보관 규칙에 따라 project-A 라벨이 있는 메일을 365일 동안 보관하고 있고 대화목록의 첫 번째 메일에 라벨이 있는 경우 첫 번째 메일이 전송되면 대화목록의 모든 메일이 365일 동안 보관됩니다. 대화목록에 나중에 포함된 메일에 project-A 라벨이 적용되면 이제 대화목록의 모든 메일은 해당 메일이 전송된 날짜로부터 365일 동안 보관됩니다. 보관 규칙 기간이 만료되고 Gmail에서 라벨이 지정된 메일이 영구 삭제된 후, 라벨이 지정되지 않은 메일까지 영구 삭제되는 데 최대 24시간이 지연될 수 있습니다.
Gmail 라벨을 기준으로 맞춤 보관 규칙을 만들면 중첩된 하위 라벨에는 규칙이 적용되지 않습니다. 하위 라벨에는 규칙의 기반이 되는 라벨이 직접 부여되어 있지 않아 규칙 적용 대상에 포함되지 않습니다.
예를 들어 사용자에게 영수증 라벨과 영수증 아래에 여행이라는 하위 라벨이 있습니다. 영수증에 대한 보관 규칙을 설정하면 여행의 메일에는 영수증 라벨이 직접 부여되어 있지 않으므로 보관되지 않습니다.
Gmail 메일에 첨부된 항목을 드라이브에 추가 기능을 사용하여 드라이브에 추가하면 해당 항목의 사본이 드라이브에 생성됩니다. Gmail 메일 및 첨부파일에는 Gmail 보관 정책이 적용되고, Drive에 복사된 항목에는 Drive 보관 정책이 적용됩니다.
Gmail 보관 규칙의 예 및 영향
기본 규칙의 예: 모든 메일을 무기한으로 보관이 기본 규칙은 선택한 조직 단위의 모든 Gmail 메일을 무기한 보관합니다. 사용자는 메일을 삭제할 수 있으며 30일이 지나거나 사용자가 휴지통을 비우면 메일이 휴지통에서 삭제됩니다. 하지만 Vault 관리자는 메일을 검색하고 내보낼 수 있습니다.
규칙 구성
- 기간: 무기한
주고받은 메일에 미치는 영향
| 주고받은 메일에 대한 사용자 작업 | Gmail에서 ^deleted 라벨이 적용되는 시기 |
Gmail에서 메일이 영구 삭제되는 시기 |
|---|---|---|
|
사용자가 메일을 처리하지 않음 |
안함 | 안함 |
|
메일 전송 후 1일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하고 휴지통을 비움 |
전송 후 1일 | 안함 |
|
메일 전송 후 1일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동함(휴지통은 비우지 않음) |
전송 후 31일째(Gmail에서 메일을 휴지통에서 자동으로 삭제할 때) | 안함 |
임시보관 메일에 미치는 영향
| 임시보관 메일에 대한 사용자 작업 | Gmail에서 ^deleted 라벨이 적용되는 시기 |
Gmail에서 메일이 영구 삭제되는 시기 |
|---|---|---|
|
사용자가 임시보관 메일을 작성했지만 보내지 않음 |
안함 | 안함 |
|
사용자가 임시보관 메일을 작성했지만 보내지 않고 삭제함 |
사용자가 임시보관 메일을 삭제할 때 | 사용자가 임시보관 메일을 삭제한 후 30일(Gmail의 30일 보관 정책 준수) |
규칙 구성
- 기간: 365일
- 보관 기간 만료 후 영구적으로 삭제된 메일만 삭제
주고받은 메일에 미치는 영향
| 주고받은 메일에 대한 사용자 작업 | Gmail에서 ^deleted 라벨이 적용되는 시기 |
Gmail에서 메일이 영구 삭제되는 시기 |
|---|---|---|
|
사용자가 메일을 처리하지 않음 |
안함 | 안함 |
|
메일 전송 후 1일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하고 휴지통을 비움 |
전송 후 1일 | 전송 후 365일 |
|
메일 전송 후 1일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동함(휴지통은 비우지 않음) |
전송 후 31일째(Gmail에서 메일을 휴지통에서 자동으로 삭제할 때) | 전송 후 365일 |
| 메일 전송 후 360일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하고 휴지통을 비움 | 전송 후 360일 | 전송 후 390일(Gmail의 30일 보존 정책으로 인해 휴지통을 비운 후 30일) |
| 메일 전송 후 400일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동(휴지통을 비우지는 않음) | 전송 후 430일(Gmail에서 자동으로 휴지통에서 메일을 삭제할 때) | 전송 후 460일(Gmail의 30일 보존 정책으로 인해 Gmail에서 메일을 휴지통에서 삭제한 후 30일) |
임시보관 메일에 미치는 영향
| 임시보관 메일에 대한 사용자 작업 | Gmail에서 ^deleted 라벨이 적용되는 시기 |
Gmail에서 메일이 영구 삭제되는 시기 |
|---|---|---|
|
사용자가 임시보관 메일을 작성했지만 보내지 않음 |
안함 | 안함 |
|
사용자가 임시보관 메일을 작성했지만 보내지 않고 삭제함 |
사용자가 임시보관 메일을 삭제할 때 | 사용자가 임시보관 메일을 삭제한 후 30일(Gmail의 30일 보관 정책 준수) |
이 규칙에 따라 Gmail에서 임시보관 메일 및 사용자가 삭제하지 않은 메일을 비롯해 선택한 조직 단위의 모든 메일이 365일 후에 영구 삭제될 수 있습니다.
규칙 구성
- 기간: 365일
- 임시보관 메일 제외: 선택 해제됨(ediscovery.google.com만 해당)
- 보관 기간 만료 후: Gmail 편지함의 메일과 영구적으로 삭제된 메일을 삭제합니다. 이 규칙은 임시보관 메일을 영구 삭제합니다.
주고받은 메일에 미치는 영향
| 주고받은 메일에 대한 사용자 작업 | Gmail에서 ^deleted 라벨이 적용되는 시기 |
Gmail에서 메일이 영구 삭제되는 시기 |
|---|---|---|
|
사용자가 메일을 처리하지 않음 |
전송 후 365일(보관 기간이 만료될 때) | 전송 후 395일(Gmail의 30일 보존 정책으로 인해 보관 기간 종료 후 30일) |
|
메일 전송 후 1일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하고 휴지통을 비움 |
전송 후 1일 | 전송 후 365일(보관 기간이 만료될 때) |
| 메일 전송 후 360일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동하고 휴지통을 비움 | 전송 후 360일(사용자가 휴지통을 비울 때) | 전송 후 390일(Gmail의 30일 보존 정책으로 인해 휴지통을 비운 후 30일) |
| 메일 전송 후 360일째에 사용자가 메일을 휴지통으로 이동(휴지통은 비우지 않음) | 전송 후 365일(보관 기간이 만료될 때) | 전송 후 395일(Gmail의 30일 보존 정책으로 인해 보관 기간 종료 후 30일) |
임시보관 메일에 미치는 영향
| 임시보관 메일에 대한 사용자 작업 | Gmail에서 ^deleted 라벨이 적용되는 시기 |
Gmail에서 메일이 영구 삭제되는 시기 |
|---|---|---|
|
사용자가 임시보관 메일을 작성했지만 보내지 않음 |
전송 후 365일(보관 기간이 만료될 때) | 전송 후 395일(Gmail의 30일 보존 정책으로 인해 보관 기간 종료 후 30일) |
|
사용자가 임시보관 메일을 작성했지만 보내지 않고 삭제함 |
사용자가 임시보관 메일을 삭제할 때 | 사용자가 임시보관 메일을 삭제한 후 30일(Gmail의 30일 보관 정책 준수) |
Gmail에 대한 맞춤 보관 규칙 설정하기
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관
맞춤 규칙
- 서비스로 Gmail을 선택한 다음 계속을 클릭합니다.
- 규칙을 적용할 조직 단위를 선택합니다. 입력란을 클릭하여 선택 화면을 연 다음 조직 단위를 클릭합니다.
- 계속을 클릭합니다.
- (선택사항) 이 규칙이 적용될 메일이 충족해야 하는 조건을 다음과 같이 선택합니다.
- 보낸 날짜 값을 입력합니다. 시작일만 지정하면 규칙이 해당 날짜 이후에 전송되는 모든 메일에 적용되고, 종료일만 지정하면 규칙이 해당 날짜 이전에 전송되는 모든 메일에 적용됩니다.
- 메일이 일치해야 하는 검색어를 입력합니다. 참고:
- 와일드 카드(*)를 제외하고 지원되는 모든 검색 연산자를 사용할 수 있습니다.
- 주요 구문 또는 값이 하이픈으로 시작하는 경우(예: -1000%)
NOT연산자로 해석되지 않도록 따옴표로 묶습니다. is:chat을 사용하여 Google Chat의 채팅 메시지에 Gmail 보관 규칙을 적용할 수 없습니다. 채팅 메시지에 대한 보관 규칙을 설정하려면 Chat 보관 규칙을 설정하세요.
Vault 검색 시 검색어를 테스트하여 예상대로 데이터와 매치되는지 테스트하는 것이 좋습니다.
- 계속을 클릭합니다.
- 메일 보관 기간을 다음과 같이 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 메일을 영구 보관하려면 무제한을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 메일 삭제하려면 보관 기간을 선택하고 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
- 보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 종료된 메일의 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 사용자의 휴지통에서 이미 비워진 메일만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
- 임시보관 메일 및 이메일 템플릿을 제외하고 삭제되지 않은 메일을 비롯해 모든 메일을 영구 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다.
- 삭제되지 않은 메일, 임시보관 메일, 이메일 템플릿을 비롯해 모든 메일을 삭제하려면 세 번째 옵션을 선택합니다.
경고: 새 규칙을 설정하면 Vault는 보관 기간을 초과한 데이터를 Gmail에서 즉시 영구 삭제할 수 있도록 합니다. 영구 삭제되는 데이터에 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 포함될 수 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계를 진행하시기 바랍니다. - 만들기를 클릭합니다. 보관 기간을 설정한 경우 확인 체크박스를 선택하고 동의를 클릭합니다.
맞춤 규칙Gmail에 대한 기본 보관 규칙 설정하기
기본 보관 규칙은 맞춤 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않는 Gmail 메일에 적용됩니다.
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관을 클릭합니다. 기본 규칙 목록이 열립니다.
- Gmail
을 클릭합니다.
- 메일 보관 기간을 다음과 같이 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 메일을 영구 보관하려면 무기한을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 메일을 삭제하려면 보관 기간을 선택하고 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
- 보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 종료된 메일의 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 이미 삭제된 메일만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
- 삭제되지 않은 메일, 임시보관 메일, 템플릿을 비롯하여 모든 메일을 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다.
경고: 새 규칙을 설정하면 Vault는 보관 기간을 초과한 데이터를 Gmail에서 즉시 영구 삭제할 수 있도록 합니다. 영구 삭제되는 데이터에 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 포함될 수 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계를 진행하시기 바랍니다. - 저장을 클릭합니다. 규칙이 미치는 영향을 이해했는지 확인하는 메시지가 Vault에 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 동의를 클릭하여 규칙을 저장합니다.