Vault で Gmail のメールを保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Gmail のメールの保持期間を管理することができます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定できます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

保持ルールの設定にあたり、あらかじめ保持の仕組みに関する記事をご一読ください

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Gmail のメールが直ちに削除されて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストすることをおすすめします。

Gmail におけるメール保持の主な仕組み

  • Gmail では、記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているメールは、該当するすべての保持期間が終了しても完全には削除できません。
  • Gmail のカスタム保持ルールは、デフォルトの保持ルールよりも常に優先されます。
  • Gmail のメールに複数のカスタム保持ルールが適用されている場合は、最後に終了する保持期間のルールに従ってメールが保持されます。
  • Gmail の 30 日間の保存ポリシーによって、メールが完全に削除されるタイミングが遅れる場合があります。

Gmail の保持に関する重要なお知らせ

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Gmail のメールが完全に削除されるタイミング

Gmail でメールが完全に削除されるためには、対象となるメールが次に示す Vault と Gmail の両方の条件を満たしている必要があります。

  • いかなる保持ルールによっても保持されていない。
  • 記録保持の対象になっていない。
  • Gmail のシステムによって生成された ^deleted ラベルが 30 日間以上付いている。

Vault は、保持ルールまたは記録保持の対象となっているメールを Gmail が完全に削除することを許可しません。該当するすべての保持期間と記録保持が終了すると、^deleted ラベルが付いている期間に基づいて、メールを完全に削除できるかどうかが Gmail で評価されます。

^deleted ラベルが適用されるタイミング

Gmail では、Google システムからの削除対象となったメールに ^deleted ラベルが適用されます。次のいずれかのアクションが発生すると、このラベルがメールに付けられます。

  • Gmail ユーザーがゴミ箱を空にするか、ゴミ箱内のメールを選択して [完全に削除] をクリックした。
  • Gmail でゴミ箱に 30 日間保存されていたメールが自動的に削除された。
  • ^deleted ラベルがまだ付いていないメールについて保持期間が終了した。
  • Gmail ユーザーが下書きメールを破棄した。

^deleted ラベルが付いたメールは Gmail ユーザーに対して非表示となり、これを復元するには Google Workspace 管理者のサポートが必要になります。ただし、このラベルが付いたメールは、完全に削除されるまでは Vault を使って検索および書き出しを行うことができます。

Gmail の 30 日間の保存ポリシー

Gmail にはメールの保存ポリシーがあり、このポリシーに基づいて、^deleted ラベルが適用されたメールは少なくとも 30 日間保持されます。その 30 日の間に Vault のなんらかの保持ルールの有効期限が切れた場合でも、このポリシーが優先されます。

メールが完全に削除されるタイミングに Gmail の 30 日間保存ポリシーがどのように影響するかについて理解を深めるには、メール保持の例をご確認ください。
Gmail での個々のメールとは異なるスレッドの処理方法

メール スレッドの場合:

  • スレッド内の 1 通のメールが保持ルールまたは記録保持によって保持されている場合は、スレッド全体が保持されます。
  • ラベルに基づく保持ルールでは、保持のため、スレッド内の最後にラベル付けされたメールの日付が使用されます。

たとえば、保持ルールで project-A というラベルを使ってメールを 365 日間保持していて、スレッド内の先頭のメールにこのラベルが付いている場合は、先頭のメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。スレッド内の後続のメールに project-A のラベルが付けられた場合は、そのメールが送信された日から 365 日間にわたってスレッド内のすべてのメールが保持されます。保持ルールが期限切れになり、Gmail でラベル付きのメールが完全に削除された後は、ラベルのないメールもすべて完全に削除されるまでに最大 24 時間の遅延が生じる場合があります。

下書きメールとテンプレートの保持

破棄されない下書きメールは、Gmail の他のメールと同様に処理されます。カスタム保持ルールを作成するときは、下書きを除外することもできます。また、ルールは下書きメールには影響しません。

注: メール テンプレートは下書きメールとして扱われます。保持ルールで設定した保持期間後に下書きメールが完全に削除されると、テンプレートも完全に削除されます。

破棄された下書きメール(ユーザーが送信せずに破棄した下書きメール)は、保持ルールまたは記録保持の対象になりません。下書きは送信前に破棄されると、^deleted ラベルが適用され、30 日後に完全に削除されます。

Gmail のシステム生成ラベルによる保持の対象範囲への影響

Gmail では、システム生成ラベルを用いてメールおよびユーザーに表示されるラベルが分類され、ユーザーが受信トレイでメールを並べ替えられるようにしています。たとえば、ユーザーの取引先の銀行から届いたメールにはシステムによって生成された finance ラベルが適用され、ホテルの予約を含むメールにはシステムによって生成された travel ラベルが適用されるといった具合です。

ユーザーに表示されるラベルはユーザー自身で作成して適用できます。ユーザーが作成したラベルは、システムによって生成されたラベルと一致することがあります。2 種類のラベルが一致する場合、Vault の保持ルールは、ユーザーが作成したラベルの付いたメールに適用され、同一のシステム生成ラベルが付いたメールには適用されません。ラベルに基づいて保持ルールを作成すると、本来の対象範囲よりも多くのメールが追加されるまたは除外される可能性があります。

勤務先の会社で、財務情報に関するすべてのデータを 7 年間保持する必要があり、次の手続きが定められているとします。

  • 従業員は finance というラベルを作成して、会社の財務情報を含むメールに適用するように指示されています。
  • 従業員は法人カードの明細書を各自の仕事用アカウントにメールで送信するように設定しています。それらのメールには自分で作成した finance ラベルを適用せず、代わりに Gmail のシステム生成ラベル finance が適用されています。

この場合、label:finance の付いたメールを含む保持ルールでは、ユーザーがラベルを付けたメールのみが保持され、システム生成ラベルの付いたメール(従業員の法人カードの明細書を含む)は保持されません。

一般的なシステム生成ラベル

  • 個人
  • ソーシャル
  • プロモーション
  • プロモーション
  • 新着
  • フォーラム
  • 旅行
  • 購入
  • 金融
  • すべてのメール
  • バズ
  • チャット
  • チャット
  • 完了
  • 下書き
  • 下書き
  • 重要
  • 受信トレイ
  • 優先度: 低
  • 優先度: 低
  • ミュート
  • ミュート
  • 固定
  • 既読
  • リマインダー
  • リマインダー
  • 予定
  • 送信済み
  • スヌーズ中
  • 迷惑メール
  • フィッシング
  • スター
  • スター付き
  • タスク
  • タスク
  • ゴミ箱
  • 旅行
  • 重要でない
  • 未読
  • ボイスメール
  • saved
保持と Gmail 情報保護モードのメッセージ

Gmail 情報保護モードを使用すると、機密性の高いメール コンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能を利用するには、組織でこの機能と個人の Gmail アカウントを有効にしておく必要があります。

情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名とリンクのみが SMTP を使って送信されます。

ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール

2018 年 11 月 30 日より後は、組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、組織内のユーザーが送信した情報保護モードのメールを Vault で記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しできるようになっています。

情報保護モードのメールに対して、送信者が有効期限を設定したり、メール受信者のアクセスを取り消したりした場合でも、Vault ではそれらのメールを扱うことができます。

ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール

組織で Gmail 情報保護モードを有効にしていない場合でも、ユーザーは他の組織のユーザーや個人の Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信する可能性があります。

外部からの情報保護モードのメールについては、メッセージ ヘッダーと件名の記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツや添付ファイルの検索や書き出しは行えません。

注: Google Workspace 管理者は、情報保護モードで届いたメールが組織に配信されないようにするコンプライアンス ルールを作成することができます。

情報保護モードのメールを保持する方法

情報保護モードのメールは、他の種類のメールと同様に Gmail の保持ルールの適用対象となります。情報保護モードのメール専用の保持ルールを適用するには、label:confidentialmode というラベルを使用します。

Gmail の保持ルールの例とその影響

デフォルト ルールの例: すべてのメールを無期限に保持する

このデフォルト ルールでは、選択した組織部門で Gmail のすべてのメールが無期限に保持されます。ユーザーがメールを削除することはできます。ゴミ箱に入ったメールは 30 日経過すると、またはユーザーがゴミ箱を空にすると削除されます。ただし、そのように削除したメールは Vault 管理者による検索および書き出しが可能です。

ルールの設定

  • 保存期間: 期限なし

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

なし なし

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 なし

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない)

送信から 31 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) なし

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

なし なし

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)
カスタムルールの例: 削除してから 365 日が経過したメールのみを完全に削除する
このルールを使用すると、選択した組織部門のメールだけを 365 日後に完全に削除(ゴミ箱から削除)できます。

ルールの設定

  • 保存期間: 365 日
  • 適用期間終了後の操作:
    • ediscovery.google.com で、[ユーザーが削除したメッセージのみを消去する] を選択
    • vault.google.com で、[完全に削除済みのメールのみをパージする] を選択

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

なし なし

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 送信から 365 日後

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない)

送信から 31 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) 送信から 365 日後
ユーザーがメールを送信して 360 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする 送信から 360 日後 送信から 390 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後)
ユーザーがメールを送信して 400 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない) 送信から 430 日後(Gmail でメールがゴミ箱から自動的に削除されるとき) 送信から 460 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、Gmail によってメールがゴミ箱から削除されてから 30 日後)

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

なし なし

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)
カスタムルールの例: 365 日後にメールを完全に削除する

このルールを使用すると、ユーザーが削除していない下書きとメールを含め、選択した組織部門のすべてのメールを 365 日後に完全に削除することを Gmail に許可することになります。

ルールの設定

  • 保存期間: 365 日
  • 下書きを除外する: オフ(ediscovery.google.com のみ)
  • 適用期間終了後の操作:
    • ediscovery.google.com で、[ユーザーの受信トレイにあるメールや削除済みのメールなど、すべてのメールを消去する] を選択
    • vault.google.com で、[Gmail のメールボックス内のメールと完全に削除されたメールがパージされます。このルールにより下書きもパージされます] を選択

送受信メールへの影響

送受信メールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーがメールに対して何もしない

送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

ユーザーがメールを送信して 1 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする

送信から 1 日後 送信から 365 日後(保持期間が終了するとき)
ユーザーがメールを送信して 360 日後にゴミ箱に移動し、ゴミ箱を空にする 送信から 360 日後(ユーザーがゴミ箱を空にするとき) 送信から 390 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、ゴミ箱を空にしてから 30 日後)
ユーザーがメールを送信して 360 日後にゴミ箱に移動する(ゴミ箱を空にはしない) 送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

下書きメールへの影響

下書きメールに対するユーザーの操作 Gmail で ^deleted ラベルが適用されるタイミング Gmail でメールが完全に削除されるタイミング

ユーザーが下書きメールを作成するが、送信しない

送信から 365 日後(保持期間が終了するとき) 送信から 395 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づき、保持期間が終了してから 30 日後)

ユーザーが下書きメールを作成し、送信せずに破棄する

ユーザーが下書きを破棄するとき ユーザーが下書きを破棄してから 30 日後(Gmail の 30 日間の保存ポリシーに基づく)

Gmail のカスタム保持ルールを作成する

次の手順は、新しい Vault(vault.google.com)を対象としています。従来の Vault の手順に移動

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. サービスとして [Gmail] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ルールの適用先となる組織部門を選択します。該当する欄をクリックして選択ツールを開き、組織部門をクリックします。
  5. [次へ] をクリックします。
  6. (省略可)このルールの適用対象となるためのメッセージの必須条件を選択します。
    • [送信日] の値を入力します。開始日のみを指定すると、このルールはその日以降に送信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に送信されたすべてのメッセージに適用されます。
    • メッセージに一致する必要があるキーワードを入力します。ワイルドカード(*)を除く、サポートされているすべての検索演算子を使用できます。is:chat を使用して従来のハングアウトまたは Google Chat のチャット メッセージに Gmail の記録保持を適用することはできません。チャット メッセージの保持ルールを設定するには、Chat の保持ルールを設定します。
  7. [続行] をクリックします。
  8. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  9. 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているメッセージだけを完全に削除するには、1 番目のオプションを選択します。
    • 未削除のメッセージを含むすべてのメッセージを完全に削除し、下書きとメール テンプレートを除外する場合は、2 番目のオプションを選択します。
    • 未削除のメッセージ、下書き、メール テンプレートを含むすべてのメッセージを完全に削除するには、3 番目のオプションを選択します。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Gmail で直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  10. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを作成します。

Gmail のデフォルトの保持ルールを設定する

次の手順は、新しい Vault(vault.google.com)を対象としています。従来の Vault の手順に移動

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持(リティゲーション ホールド)の対象とならない Gmail のすべてのメッセージに適用されます。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. Gmail アイコン "" をクリックします。
  4. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  5. 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • 削除済みのメッセージのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • 未削除のメッセージを含むすべてのメッセージをパージするには、2 番目のオプションを選択します。
    警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Gmail で直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  6. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。

従来の Vault を使用する

以下をクリックすると、従来の Vault(ediscovery.google.com)の手順が表示されます。新しい Vault の手順に移動

ediscovery.google.com で Gmail の保持ルールを設定する

Gmail のカスタム保持ルールを作成する

カスタムルールは、組織部門、期間、検索キーワードに基づいて作成できます。カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます。1 つのメールまたはファイルに対して複数の保持ルールが適用される場合は、保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

カスタム保持ルールを作成するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([メール])。
  5. プルダウン リストから組織部門を選択します。
  6. このルールの適用対象となるためのメッセージの必須条件を選択します。
    • このルールの適用対象となるメッセージの送信日を入力します。開始日のみを指定すると、このルールはその日以降に受信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に受信されたすべてのメッセージに適用されます。
    • このルールの適用対象となるメッセージに出現するキーワードを入力します。この欄では検索演算子を使用することもできます。
      注: 保持ルールではワイルドカード(*)を使用しないでください。is:chat を使用して従来のハングアウトまたは Google Chat のチャット メッセージに Gmail の記録保持を適用することはできません。チャット メッセージの保持ルールを設定するには、Chat の保持ルールを設定します。
    • 下書きを除外するには、[下書きを除外] チェックボックスをオンにします。
  7. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールの条件に一致するデータが無期限に保持されます。
    • 一定期間が経過した後でメールを破棄するには、1〜36,500 の範囲で日数を入力します。
  8. 指定期間の経過後にメールをどのように処理するのかを選択します。
    • 1 番目のオプションを選択すると、ユーザーによって削除済みのメッセージのみが消去されます。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーの受信トレイにあるメッセージのほか、削除済みのメッセージも対象になります。
  9. [プレビュー] をクリックして、この保持ルールの適用対象となるメッセージやファイルのリストを表示し、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージ処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  10. [保存] をクリックします。保持ルールによってメッセージが消去される場合、この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

注意事項

  • [キーワード] 欄のメール エイリアス - メール エイリアスはメインのメールアドレスを参照する予備のメールアドレスです。カスタム保持ルールに自動的にメール エイリアスが含まれることはないため、含めたい場合は [キーワード] 欄に追加する必要があります。
  • ユーザー名の変更 - ユーザー名が変更されても、カスタム保持ルールは自動的には変更されません。保持ルールは、ルールの [キーワード] 欄に明示的に指定されているアドレスにのみ引き続き適用されます。たとえば、「before@example.com」を含むメッセージに適用するルールがある場合、そのユーザーの名前が「after@example.com」に変更されても、保持ルールは「before@example.com」宛てのメッセージにのみ適用されます。
  • カスタム保持ルールの変更 - カスタムルールは変更できますが、その変更が保持対象データにどのような影響を与えるのかを理解しておく必要があります。データは、保持ルールに加えられた最新の変更に基づいて保持されます。

Gmail のデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持の対象とならないすべてのメールに適用されます。

Gmail のデフォルトの保持ルールを設定するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [デフォルトの保持ルール] で [メール] をクリックします。
  4. [デフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
  5. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] をオンにすると、データは無期限に保持されます。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  6. 保持期間の経過後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • 1 番目のオプションを選択すると、ユーザーによって削除済みのメッセージのみが消去されます。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーの受信トレイにあるメッセージのほか、削除済みのメッセージも対象になります。
    警告: このルールを設定すると、デフォルトの保持期間を過ぎているデータのパージ処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  7. [保存] をクリックします。保持ルールによってメッセージが消去される場合、この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。
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