メールと従来のハングアウトの保持ルールを設定する

保持ルールを使用すると、電子情報開示の目的でメールと従来のハングアウトのデータを保持する期間を管理できます。

保持ルールを設定する前に、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、データが直ちにユーザー アカウントから削除されて元に戻せなくなることがあるため、保持ルールを作成、変更する際は十分に注意してください。新しい保持ルールを組織全体に適用するときは、事前に少数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

メッセージと保持に関する重要なお知らせ

メールのスレッドは個別のメールと異なる方法で処理される

メールのスレッドの場合:

  • スレッド内に、カスタムルールにより保持されるメールが 1 通ある場合、そのスレッド全体が保持されます。
  • スレッド内に、どの保持ルールも適用されないメールが 1 通ある場合、そのメールだけが消去されます。スレッド内の他のメールは、適用される保持ルールに基づいて保持されます。
  • ラベルに基づく保持ルールでは、スレッド内のメールに最後にラベルが付けられた日付に基づいて保持ルールが適用されます。この仕組みについては、例 1 をご覧ください。
  • Vault では、削除されていない下書きメールは他のメールと同様に扱われます。つまり、デフォルトの保持ルールまたはカスタム保持ルールを作成すると、ドメイン内の削除されていない下書きメールもルールに沿って保持されます。保持ルールを作成するときに [下書きを除外する] を選択することもできます。この場合、下書きメールには保持ルールは適用されません。下書きを送信せずに削除した場合は、保持ポリシーや記録保持(リティゲーション ホールド)に関係なく、30 日後に消去されます。
削除と消去のシナリオ

Vault 管理者が、保持期間を 180 日間とする保持ルールを作成したとします。このルールはユーザーのメールボックス内のメッセージに適用されます。削除と消去の処理の流れは、ユーザーがそのメッセージに対してどのような操作を行うかによって異なります。

シナリオ 1: ユーザーがメッセージをメールボックスに残している

メッセージを 5 月 1 日に受信したとします。

このメッセージは次のように処理されます。

  • メッセージは 181 日目(保持期間満了の翌日)にユーザーのメールボックスから削除されます。ルールがゴミ箱内のメッセージに適用される場合も、181 日目に削除されます。
  • 消去前期間が始まります。Vault 管理者は、さらに 30 日間このメッセージを検索できます。
  • メッセージは 211(181 + 30)日目、つまり 11 月 28 日に消去されます。

シナリオ 2: メッセージを受信した当日、ユーザーがメッセージを完全に削除した

メッセージを 5 月 1 日に受信し、完全に削除したとします。

このメッセージは次のように処理されます。

  • ユーザーがメールボックスからメッセージを完全に削除した日に、消去前期間が始まります。
  • 消去は保持期間に基づいて行われます(5 月 1 日(送受信日)+ 180 日の保持期間)。メッセージは 10 月 28 日に消去されます。

シナリオ 3: 保持期間中にユーザーがメッセージを完全に削除した

メッセージを 5 月 1 日に受信したとします。40 日目に、ユーザーがメッセージを完全に削除します。

このメッセージは次のように処理されます。

  • 40 日目に消去前期間が始まります。
  • 消去は保持期間に基づいて行われます(5 月 1 日(送受信日)+ 180 日の保持期間)。メッセージは 10 月 28 日に消去されます。
注: ユーザーが保持期間満了まで 30 日未満の時点でメッセージを完全に削除した場合、消去までの期間が保持期間後まで延長されることがあります。

シナリオ 4: 保持期間中にユーザーがメッセージをゴミ箱に移動した

メッセージを 5 月 1 日に受信したとします。160 日目に、ユーザーがこのメッセージをゴミ箱に移動します。ユーザーはゴミ箱を空にしていません。つまり、ユーザーはメッセージを完全に削除していません。

このメッセージは次のように処理されます。

  • 181 日目に、メッセージはユーザーのゴミ箱から削除されます(Gmail の通常の動作では、30 日後にゴミ箱からメッセージが消去されますが、この場合は、保持ルールに従って、該当メッセージは 181 日目に削除されます)。
  • 消去前期間が始まります。
  • メッセージは 211(181 + 30)日目に消去されます。消去日は 11 月 28 日です。

その他の保持の例

メッセージの保持期間と削除日に影響するさまざまな要因について、例を挙げていくつか説明します。

例 1: ラベルの付いていないメッセージは、スレッドの保持期間の延長に影響しない

Gmail でラベルを付けると、ラベルはそのスレッド内に既にあるメッセージにのみ適用されます。スレッドのそれ以降のメッセージには自動でラベルは付けられません。ラベルに基づくカスタム保持ルールが適用されるメッセージがスレッド内にある場合、最後にラベルが付けられたメッセージがユーザーのメールボックスから削除されるまでは、そのスレッドのすべてのメッセージが保持ルールによって保持されます。最後にラベルが付けられたメッセージへの返信メッセージがあっても、そのスレッドの保持期間は延長されません。

たとえば、メッセージに以下の保持ルールが適用されるとします。

  • カスタムルールによって、ラベルの付いたメッセージは 3 年間保持されます。
  • デフォルトの保持ルールはありません。

操作 説明
1 ユーザーが 2013 年 3 月 31 日にラベルを適用します。
2 ラベルの付いたすべてのメッセージが 2016 年 3 月 31 日に削除されます。ラベルの付いていない返信は、保持ルールの影響を受けません。

例 2: 保持期間が最長のカスタムルールに沿ってスレッドが保持される

ラベルの付いたスレッドがあり、このスレッドへの新しい返信が別のカスタム保持ルールの対象となる場合、最も長い保持期間に従ってスレッド全体が保持されます。たとえば、メッセージに以下の保持ルールが適用されるとします。

  • カスタムルールによって、ラベルの付いたメッセージは 3 年間保持されます。
  • カスタムルールによって、sent_after: 2013-07-01 に該当するメッセージは 7 年間保持されます。
  • デフォルトの保持ルールはありません。
操作 説明
1 ユーザーが 2013 年 3 月 31 日にラベルを適用します。
2 最後のメッセージを 2013 年 7 月 31 日に受信します。
3 最後のメッセージを受信したのが 2013 年 7 月 1 日以降なので、最後のメッセージを受信してから 7 年後にスレッドが削除されます。

例 3: デフォルトのルールのみで保護されたメッセージは、スレッドの保持期間の延長に影響しない

ラベルの付いたスレッドがあり、このスレッドへの新しい返信がデフォルトのルールのみによって保持される(適用されるカスタムルールがない)場合、スレッド全体の保持期間は延長されません。スレッドのうち、カスタムルールによって保護されるメッセージは削除され、デフォルトのルールで保護されるメッセージは削除されずに保持されます。

たとえば、メッセージに以下の保持ルールが適用されるとします。

  • デフォルトのルールによって、メッセージは 5 年間保持されます。
  • カスタムルールによって、ラベルの付いたメッセージは 3 年間保持されます。
操作 説明
1 ユーザーが 2013 年 3 月 31 日にラベルを適用します。
2 ラベルの付いたメッセージが 3 年後に削除されます。
3 ラベルの付いていないメッセージはデフォルトのルールに沿って 5 年間保持されます。
システムによって生成された Gmail のラベルの保持対象への影響

Gmail では、ユーザーの受信トレイのメールを整理するためにラベルが使用されています。ラベルには次の 2 つの種類があります。

  • ユーザーに表示されるラベル - これらのラベルは、Gmail のユーザー インターフェースに表示されます。すべての Gmail アカウントには、一般的なラベルがいくつか用意されています。また、ユーザーはメールを整理するために新しいラベルを作成できます。
  • システムによって生成されたラベル - これらのラベルは、メールを分類するために Gmail のバックエンド システムで使用されます。このようなラベルは、エンドユーザーには表示されません。

システムによって生成されたラベルでは、Gmail ユーザーへのメールの表示方法が制御されます。たとえば、ユーザーの銀行からのメールには「金融」ラベルが適用され、ホテルの予約を含むメールには「旅行」ラベルが適用されます。

システムによって生成されたラベルと一致するラベルをユーザーが作成した場合、Gmail ではこれらのラベルは区別されてメールが適切に表示されます。ただし、Vault ではシステムによって生成されたラベルとユーザーによって作成された同じ名前のラベルは区別されません。システムによって生成されたラベルに基づいて保持ルールを作成すると、意図していた適用対象よりも多くのメールがルールに追加されたり除外されたりする可能性があります。

たとえば、企業の財務情報に関するすべてのデータを 7 年間保持する必要があるとします。

  • 従業員は、「金融」というラベルを作成して、企業の財務情報を含むメールに適用するように指示されています。
  • 企業アカウントに個人の銀行の明細書をメールするよう設定している従業員がいる場合、これらのメールには「金融」という名前のシステムによって生成されたラベルが Gmail で適用されます。

このシナリオの場合、「label:金融」に基づいた保持ルールでは従業員個人の銀行の明細書に関するメールが保持されます。

次のようなラベルに基づいて保持ルールを設定する場合は、注意が必要です。

  • 個人
  • ソーシャル
  • プロモーション
  • プロモーション
  • 新着
  • フォーラム
  • 旅行
  • 購入
  • 金融
  • すべてのメール
  • バズ
  • チャット
  • チャット
  • 完了
  • 下書き
  • 下書き
  • 重要
  • 受信トレイ
  • 優先度: 低
  • 優先度: 低
  • ミュート
  • ミュート
  • 固定
  • 既読
  • リマインダー
  • リマインダー
  • 予定
  • 送信済み
  • スヌーズ中
  • 迷惑メール
  • フィッシング
  • スター
  • スター付き
  • タスク
  • タスク
  • ゴミ箱
  • 旅行
  • 重要でない
  • 未読
  • ボイスメール
  • 保存済み

メールと従来のハングアウトのカスタム保持ルールを作成する

組織部門、期間、特定の検索キーワードに基づいて、カスタムルールを設定できます。カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます。1 つのメールやファイルに対して複数の保持ルールが適用される場合は、保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

カスタム保持ルールを作成するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([メール])。
  5. プルダウン リストから組織部門を選択します。
  6. このルールの適用対象となるメッセージの条件を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージの送信日を入力します。開始日のみを指定すると、このルールはその日以降に受信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に受信されたすべてのメッセージに適用されます。
    • このルールの対象となるメッセージに出現するキーワードを入力します。この欄では検索演算子を使用することもできます。
      注: 保持ルールではワイルドカード(*)を使用しないでください。
    • デフォルトの設定では、保持ルールは下書きメッセージにも適用されます。下書きを除外する場合は、[下書きを除外する] チェックボックスをオンにしてください。
  7. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールの条件に一致するデータが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  8. 指定した期間が経過した後、メッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • 最初のオプションを選択すると、メッセージが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーの受信トレイにあるメッセージのほか、削除済みのメッセージも対象になります。
  9. [プレビュー] をクリックしてこの保持ルールの対象となるメッセージやファイルのリストを表示し、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
  10. 作成するルールの種類に応じて、次の操作を行う必要があります。
    • メールやファイルを無期限で保持する保持ルールを作成するには、[保存] をクリックします。
    • メールやファイルを消去する保持ルールを作成するには、[続行] をクリックします。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[保存] をクリックしてルールを作成します。

注意事項

  • [キーワード] 欄のメール エイリアス - メール エイリアスはメインのメールアドレスを参照する代替メールアドレスです。カスタム保持ルールに自動的にメール エイリアスが含まれることはないため、含めたい場合は [キーワード] 欄に追加する必要があります。
  • ユーザー名の変更 - ユーザー名が変更されても、カスタム保持ルールは自動的には変更されません。保持ルールは、ルールの [キーワード] 欄に明示的に指定されているアドレスにのみ引き続き適用されます。たとえば、「before@example.com」を含むメールに適用するルールがある場合、そのユーザーの名前が「after@example.com」に変更されても、保持ルールは「before@example.com」宛てのメールにのみ適用されます。
  • カスタム保持ルールの変更 - カスタムルールは変更できますが、その変更が保持対象データにどのような影響を与えるのかを理解しておく必要があります。データは、保持ルールに加えられた最新の変更に基づいて保持されます。

メールと従来のハングアウトのデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールや記録保持(リティゲーション ホールド)の適用対象にならないすべてのメールやファイルに適用されます。マイドライブやチームドライブにあるファイルも対象となります。

組織のデフォルトの保持ルールを設定するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [既定の保持ルール] で [メール] をクリックします。
  4. [デフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
  5. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、データは無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、デフォルトの保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  6. 保持期間が経過した後、メッセージをどのように処理するのかを選択します。
    • 最初のオプションを選択すると、メッセージが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのメッセージが消去されます。ユーザーの受信トレイにあるメッセージのほか、削除済みのメッセージも対象になります。
    警告: デフォルトの保持ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
  7. データを消去する保持ルールを作成するには、[続行] をクリックします。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。
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