Conservare i messaggi di Gmail

Imposta le regole di conservazione in Vault per stabilire per quanto tempo la tua organizzazione conserverà i messaggi di Gmail ai fini della governance dei dati e dell'eDiscovery.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere l'articolo Come funziona la conservazione.

AVVISO: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Gmail di eliminare immediatamente e in modo irreversibile i messaggi. Procedi con cautela quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.

Principi base di Gmail per la conservazione

  • Se un messaggio è incluso in un blocco, Gmail non può eliminarlo, nemmeno dopo che sono trascorsi tutti i periodi di conservazione applicabili.
  • Le regole di conservazione personalizzate di Gmail prevalgono sempre sulla regola di conservazione predefinita di Gmail.
  • Se a un messaggio si applicano più regole di conservazione personalizzate, Gmail conserverà il messaggio in conformità con la regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.
  • Il criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail può ritardare il momento in cui messaggi vengono eliminati definitivamente.

Informazioni importanti sulla conservazione di Gmail

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Quando avviene l'eliminazione definitiva dei messaggi di Gmail

Perché Gmail elimini definitivamente un messaggio, questo deve soddisfare sia i criteri di Vault sia quelli di Gmail:

  • Non deve essere soggetto a conservazione da nessuna regola di conservazione.
  • Non deve essere soggetto a blocco.
  • Deve avere l'etichetta ^deleted generata dal sistema di Gmail da almeno 30 giorni.

Vault non consente a Gmail di eliminare definitivamente un messaggio se questo è interessato da una regola di conservazione o da un blocco. Quando tutti i periodi di conservazione applicabili sono trascorsi, Gmail valuta se il messaggio può essere eliminato definitivamente in base a quanto tempo è passato da quando il messaggio è stato etichettato come ^deleted.

Quando viene applicata l'etichetta ^deleted

Gmail applica l'etichetta ^deleted ai messaggi idonei alla rimozione dai sistemi Google. L'etichetta viene applicata al messaggio quando si verifica una delle seguenti condizioni:

  • Gli utenti di Gmail svuotano il Cestino o selezionano i messaggi nel Cestino e fanno clic su Elimina definitivamente.
  • Gmail elimina automaticamente i messaggi che sono nel Cestino da 30 giorni.
  • Il periodo di conservazione di un messaggio che non è ancora stato etichettato come ^deleted giunge al termine.
  • Gli utenti di Gmail eliminano le bozze dei messaggi.

L'etichetta ^deleted ha la funzione di nascondere i messaggi agli utenti di Gmail, che non potranno recuperarli senza l'aiuto di un amministratore di G Suite. Tuttavia, puoi continuare a eseguire ricerche nei messaggi che hanno questa etichetta ed esportarli utilizzando Vault, fino a quando non vengono eliminati definitivamente.

Criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail

Gmail utilizza un criterio di conservazione secondo cui i messaggi vengono mantenuti per almeno 30 giorni dopo che è stata applicata l'etichetta ^deleted e che prevale su qualsiasi regola di conservazione di Vault che scada durante quei 30 giorni.

Per comprendere meglio in che modo il criterio di conservazione di Gmail influisca sui messaggi eliminati, esamina gli esempi di conservazione dei messaggi.
I thread di Gmail vengono trattati in modo diverso rispetto ai messaggi singoli

Per i thread di email:

  • Se un solo messaggio di un thread viene conservato in base a una regola di conservazione o un blocco, verrà conservato anche l'intero thread.
  • Ai fini della conservazione, le regole di conservazione basate su etichette utilizzano la data del messaggio del thread con l'etichetta più recente

Ad esempio, se in base a una regola di conservazione i messaggi con l'etichetta progetto-A devono rimanere disponibili per 365 giorni e il primo messaggio di un thread ha l'etichetta, tutti i messaggi del thread vengono conservati per 365 giorni da quando è stato inviato il primo messaggio. Se l'etichetta progetto-A viene applicata a un messaggio successivo del thread, tutti i messaggi nel thread vengono conservati per 365 giorni da quando è stato inviato quel messaggio. Alla scadenza della regola di conservazione e dopo che Gmail ha eliminato i messaggi con etichetta, potrebbe essere necessario attendere fino a 24 ore prima dell'eliminazione definitiva dei messaggi senza etichetta.

Conservazione delle bozze dei messaggi

Le bozze dei messaggi che non vengono eliminate vengono gestite come gli altri messaggi di Gmail. Quando crei una regola di conservazione personalizzata, puoi scegliere di escludere le bozze in modo che la regola non abbia effetto su quel tipo di messaggio.

Le bozze di messaggi eliminate (bozze che l'utente ha eliminato senza inviare) non sono soggette a regole di conservazione o blocchi. Se una bozza viene eliminata prima dell'invio, Gmail applica l'etichetta ^deleted e la bozza viene eliminata 30 giorni dopo.

Le etichette di Gmail generate dal sistema potrebbero influire sulla copertura della conservazione

Gmail utilizza le etichette generate dal sistema per classificare i messaggi e utilizza le etichette visibili agli utenti per consentire agli utenti di ordinare i messaggi nella Posta in arrivo. Gmail potrebbe applicare l'etichetta finance generata dal sistema ai messaggi provenienti dalla banca di un utente e l'etichetta travel generata dal sistema ai messaggi che includono prenotazioni di hotel.

Gli utenti possono creare e applicare etichette visibili agli utenti. A volte, queste etichette possono corrispondere alle etichette generate dal sistema. Quando i due tipi di etichette corrispondono, le regole di conservazione di Vault si applicano ai messaggi con l'etichetta creata dall'utente e non a quelli con etichetta identica generata dal sistema. Se crei una regola di conservazione basata su un'etichetta, potresti includere o escludere più messaggi di quelli che vorresti.

Esempio

La tua organizzazione ha l'obbligo di conservare tutti i dati relativi alla finanza aziendale per sette anni e vengono eseguite queste operazioni:

  • Ai dipendenti viene richiesto di creare un'etichetta finance e di applicarla ai messaggi che includono informazioni finanziarie aziendali.
  • I dipendenti hanno richiesto che gli estratti della carta di credito aziendale siano inviati via email ai loro account di lavoro. Non applicano l'etichetta finance creata dall'utente, ma Gmail applica l'etichetta finance, generata dal sistema, a questi messaggi.

In questo scenario, una regola di conservazione che include i messaggi con label:finance conserva solo i messaggi etichettati dall'utente, ma non quelli con l'etichetta generata dal sistema che contengono gli estratti conto personali dei dipendenti.

Etichette comuni generate dal sistema

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
La conservazione e i messaggi in modalità riservata di Gmail

La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per tutti gli account Gmail personali e per le organizzazioni G Suite che la attivano.

Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il link vengono inviati tramite SMTP.

Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti del dominio

Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare tutti i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione.

I messaggi riservati inviati dopo il 30 novembre 2018 sono visibili per Vault nelle caselle di posta di tutti i mittenti e i destinatari interni. I messaggi sono sempre disponibili per Vault, anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.

Messaggi in modalità riservata ricevuti dall'esterno del dominio 

Anche quando nell'organizzazione non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da altri clienti di G Suite e da account Gmail personali.

Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.

Nota: gli amministratori di G Suite possono creare una regola di conformità che impedisca ai messaggi in modalità riservata in arrivo di essere consegnati al dominio.

Come conservare i messaggi in modalità riservata

I messaggi in modalità riservata sono soggetti alle regole di conservazione di Gmail, come qualsiasi altro tipo di messaggio. Per applicare regole di conservazione specifiche ai messaggi in modalità riservata, utilizza il termine label:confidentialmode.

Esempi di regole di conservazione di Gmail e relativo effetto

Esempio di regola predefinita: Conserva tutti i messaggi per sempre

Questa regola predefinita conserva tutti i messaggi di Gmail dell'unità organizzativa selezionata a tempo indeterminato. Gli utenti possono comunque eliminare i messaggi, che verranno rimossi dal Cestino dopo 30 giorni o quando l'utente svuota il Cestino, ma rimarranno ricercabili ed esportabili dagli amministratori di Vault.

Configurazione della regola

  • Durata: indeterminata

Effetti sui messaggi inviati e ricevuti

Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio

Mai Mai

L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio

1 giorno dopo l'invio Mai

L'utente sposta il messaggio nel Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino)

31 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino Mai

Effetti sulle bozze di messaggi

Azione dell'utente su una bozza di messaggio Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia

Mai Mai

L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla

Quando l'utente elimina la bozza 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
Esempio di regola personalizzata: Elimina solo i messaggi eliminati dopo 365 giorni
Questa regola consente a Gmail di eliminare, dopo 365 giorni, solo i messaggi dell'unità organizzativa selezionata che sono stati eliminati definitivamente (rimossi dal Cestino).

Configurazione della regola

  • Durata: 365 giorni
  • Azione dopo la scadenza: seleziona Elimina definitivamente solo i messaggi che sono già stati eliminati dagli utenti

Effetti sui messaggi inviati e ricevuti

Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio

Mai Mai

L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio

1 giorno dopo l'invio 365 giorni dopo l'invio

L'utente sposta il messaggio nel Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino)

31 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino 365 giorni dopo l'invio
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio 360 giorni dopo l'invio 390 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo lo svuotamento del Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
L'utente sposta il messaggio nel Cestino 400 giorni dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) 430 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino 460 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo che Gmail ha rimosso il messaggio dal Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

Effetti sulle bozze di messaggi

Azione dell'utente su una bozza di messaggio Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia

Mai Mai

L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla

Quando l'utente elimina la bozza 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
Esempio di regola personalizzata: Elimina definitivamente i messaggi dopo 365 giorni

Questa regola consente a Gmail di eliminare definitivamente tutti i messaggi dell'unità organizzativa selezionata dopo 365 giorni, incluse le bozze e i messaggi che gli utenti non hanno eliminato. 

Configurazione della regola

  • Durata: 365 giorni
  • Escludi bozze: deselezionata
  • Azione dopo la scadenza: seleziona Elimina definitivamente tutti i messaggi, inclusi i messaggi nella Posta in arrivo degli utenti e i messaggi che sono già stati eliminati.

Effetti sui messaggi inviati e ricevuti

Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio

365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio

1 giorno dopo l'invio 365 giorni dopo l'invio, alla scadenza del periodo di conservazione
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio 360 giorni dopo l'invio, quando l'utente svuota il Cestino 390 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo lo svuotamento del Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
L'utente sposta il messaggio nel Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) 365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

Effetti sulle bozze di messaggi

Azione dell'utente su una bozza di messaggio Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia

365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla

Quando l'utente elimina la bozza 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

Creare una regola di conservazione personalizzata per Gmail

Le regole personalizzate possono essere basate su unità organizzative, intervalli di date o termini di ricerca. Le regole personalizzate hanno sempre la priorità sulla regola predefinita. Inoltre, i messaggi o i file a cui sono applicabili più regole di conservazione verranno conservati in base alla regola che impone il periodo di conservazione più lungo.

Per creare regole di conservazione personalizzate:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. Fai clic su Crea regola.
  4. Scegli dove applicare la regola: Posta.
  5. Scegli un'unità organizzativa dall'elenco a discesa.
  6. Seleziona le condizioni necessarie per applicare la regola ai messaggi:
    • Inserisci la data di invio per i messaggi soggetti alla regola. Se specifichi solo la data iniziale, la regola si applica a tutti i messaggi ricevuti dopo tale data. Se specifichi solo la data finale, la regola viene applicata a tutti i messaggi ricevuti prima di tale data.
    • Inserisci i termini che potrebbero essere presenti nei messaggi soggetti alla regola. In questo campo puoi anche utilizzare gli operatori di ricerca.
      Nota: non utilizzare caratteri jolly (*) nelle regole di conservazione.
    • Per escludere le bozze, seleziona la casella Escludi bozze.
  7. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare in maniera permanente i dati che corrispondono ai parametri della regola.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500.
  8. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire quando i messaggi superano la durata selezionata:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati dagli utenti.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che si trovano nelle caselle di posta degli utenti. Sono inclusi anche i messaggi che sono già stati eliminati.
  9. Fai clic su Anteprima per visualizzare un elenco di messaggi o file a cui sarà applicata la regola di conservazione. Passa in rassegna l'elenco per verificare di aver impostato correttamente la regola. Assicurati che la regola non elimini in modo definitivo i dati che potrebbero servire agli utenti.
    Attenzione: Vault inizia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione non appena invii una nuova regola. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  10. Fai clic su Salva. Se la regola di conservazione elimina definitivamente i messaggi, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Note importanti

  • Alias email nel campo Termini: un alias email è un indirizzo email alternativo che rimanda a un indirizzo email principale. Le regole di conservazione personalizzate non includono automaticamente gli alias email. Per includere gli alias email, aggiungili nel campo Termini.
  • Utenti rinominati: le regole di conservazione personalizzate non vengono modificate automaticamente quando gli utenti vengono rinominati. La regola di conservazione continuerà a essere applicata solo agli indirizzi esplicitamente indicati nel campo Termini della regola. Ad esempio, se esiste una regola applicata ai messaggi che contengono prima@example.com e l'utente viene rinominato dopo@example.com, la regola di conservazione verrà applicata solo ai messaggi inviati a prima@example.com.
  • Modifica di una regola di conservazione personalizzata: puoi modificare una regola personalizzata, ma è necessario che tu comprenda le implicazioni della modifica sui dati conservati. I dati vengono conservati in base alla versione più recente della regola di conservazione.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Gmail

La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi che non sono interessati da una regola personalizzata o da un blocco.

Per impostare la regola di conservazione predefinita per Gmail:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. In Regole di conservazione predefinite, fai clic su Posta.
  4. Seleziona la casella Imposta una regola di conservazione predefinita.
  5. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare i dati in modo permanente.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500.
  6. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire dopo la scadenza del periodo di conservazione dei messaggi:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati dagli utenti.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che si trovano nelle caselle di posta degli utenti. Sono inclusi anche i messaggi che sono già stati eliminati.
    Attenzione: non appena invii la regola, Vault avvia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione predefinito. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti intendono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  7. Fai clic su Salva. Se la regola di conservazione elimina definitivamente i messaggi, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.
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