Conservare i messaggi di Gmail con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i messaggi di Gmail. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Informazioni importanti sulla conservazione di Gmail

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali messaggi di Gmail sono supportati in Vault.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Gmail di eliminare i messaggi immediatamente e in modo definitivo. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.

Principi base di Gmail per la conservazione

  • Se un messaggio è incluso in un blocco, Gmail non può eliminarlo, nemmeno dopo che sono trascorsi tutti i periodi di conservazione applicabili.
  • Le regole di conservazione personalizzate di Gmail prevalgono sempre sulla regola di conservazione predefinita di Gmail.
  • Se a un messaggio si applicano più regole di conservazione personalizzate, Gmail conserverà il messaggio in conformità con la regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.
  • Il criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail può ritardare il momento in cui messaggi vengono eliminati definitivamente.

Altri principi di Gmail per la conservazione

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Quando avviene l'eliminazione definitiva dei messaggi di Gmail

Perché Gmail elimini definitivamente un messaggio, questo deve soddisfare sia i criteri di Vault sia quelli di Gmail:

  • Non deve essere soggetto a conservazione da nessuna regola di conservazione.
  • Non deve essere soggetto a blocco.
  • Deve avere l'etichetta ^deleted generata dal sistema di Gmail da almeno 30 giorni.

Vault non consente a Gmail di eliminare definitivamente un messaggio se questo è interessato da una regola di conservazione o da un blocco. Quando tutti i periodi di conservazione applicabili sono trascorsi, Gmail valuta se il messaggio può essere eliminato definitivamente in base a quanto tempo è passato da quando il messaggio è stato etichettato come ^deleted.

Quando viene applicata l'etichetta ^deleted

Gmail applica l'etichetta ^deleted ai messaggi idonei alla rimozione dai sistemi Google. L'etichetta viene applicata al messaggio quando si verifica una delle seguenti condizioni:

  • Gli utenti di Gmail svuotano il Cestino o selezionano i messaggi nel Cestino e fanno clic su Elimina definitivamente.
  • Gmail elimina automaticamente i messaggi che sono nel Cestino da 30 giorni.
  • Il periodo di conservazione di un messaggio che non è ancora stato etichettato come ^deleted giunge al termine.
  • Gli utenti di Gmail eliminano le bozze dei messaggi.

L'etichetta ^deleted nasconde i messaggi agli utenti di Gmail, che non potranno recuperarli senza l'aiuto di un amministratore di Google Workspace. Tuttavia, puoi continuare a eseguire ricerche nei messaggi che hanno questa etichetta ed esportarli utilizzando Vault, fino a quando non vengono eliminati definitivamente.

Criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail

Gmail utilizza un criterio di conservazione secondo cui i messaggi vengono mantenuti per almeno 30 giorni dopo che è stata applicata l'etichetta ^deleted e che prevale su qualsiasi regola di conservazione di Vault che scada durante quei 30 giorni.

Per comprendere meglio in che modo il criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail incide sul momento in cui messaggi vengono eliminati definitivamente, consulta gli esempi di conservazione dei messaggi.
I thread di Gmail vengono trattati in modo diverso rispetto ai messaggi singoli

Per i thread email, le regole di conservazione si applicano nel modo seguente:

  • Se un solo messaggio di un thread viene conservato in base a una regola di conservazione o a un blocco, verrà conservato anche l'intero thread.
  • Ai fini della conservazione, le regole di conservazione basate su etichette utilizzano la data del messaggio del thread con l'etichetta più recente

Ad esempio, se in base a una regola di conservazione i messaggi con l'etichetta progetto-A devono rimanere disponibili per 365 giorni e il primo messaggio di un thread ha l'etichetta, tutti i messaggi del thread vengono conservati per 365 giorni da quando è stato inviato il primo messaggio. Se l'etichetta progetto-A viene applicata a un messaggio successivo del thread, tutti i messaggi nel thread vengono conservati per 365 giorni da quando è stato inviato quel messaggio. Alla scadenza della regola di conservazione e dopo che Gmail ha eliminato definitivamente i messaggi con etichetta, potrebbe essere necessario attendere fino a 24 ore prima che vengano eliminati definitivamente anche i messaggi senza etichetta.

Gli allegati aggiunti a Drive da Gmail sono soggetti alle regole di conservazione di Drive

Quando un elemento allegato a un messaggio di Gmail viene aggiunto a Drive mediante la funzionalità Aggiungi a Drive, ne viene creata una copia in Drive. Il messaggio e l'allegato di Gmail sono soggetti ai criteri di conservazione di Gmail, mentre l'elemento copiato in Drive è soggetto ai criteri di conservazione di Drive.

Esempi di regole di conservazione di Gmail e relativo effetto

Esempio di regola predefinita: Conserva tutti i messaggi per sempre

Questa regola predefinita conserva tutti i messaggi di Gmail dell'unità organizzativa selezionata a tempo indeterminato. Gli utenti possono comunque eliminare i messaggi, che verranno rimossi dal Cestino dopo 30 giorni o quando l'utente svuota il Cestino, ma rimarranno ricercabili ed esportabili dagli amministratori di Vault.

Configurazione della regola

  • Durata: indeterminata

Effetti sui messaggi inviati e ricevuti

Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio

Mai Mai

L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio

1 giorno dopo l'invio Mai

L'utente sposta il messaggio nel Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino)

31 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino Mai

Effetti sulle bozze di messaggi

Azione dell'utente su una bozza di messaggio Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia

Mai Mai

L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla

Quando l'utente elimina la bozza 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
Esempio di regola personalizzata: Elimina solo i messaggi eliminati dopo 365 giorni
Questa regola consente a Gmail di eliminare, dopo 365 giorni, solo i messaggi dell'unità organizzativa selezionata che sono stati eliminati definitivamente (rimossi dal Cestino).

Configurazione della regola

  • Durata: 365 giorni
  • Azione dopo la scadenza:
    • In ediscovery.google.com, seleziona Elimina definitivamente solo i messaggi che sono già stati eliminati dagli utenti
    • In vault.google.com, seleziona Elimina soltanto i messaggi eliminati definitivamente

Effetti sui messaggi inviati e ricevuti

Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio

Mai Mai

L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio

1 giorno dopo l'invio 365 giorni dopo l'invio

L'utente sposta il messaggio nel Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino)

31 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino 365 giorni dopo l'invio
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio 360 giorni dopo l'invio 390 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo lo svuotamento del Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
L'utente sposta il messaggio nel Cestino 400 giorni dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) 430 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino 460 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo che Gmail ha rimosso il messaggio dal Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

Effetti sulle bozze di messaggi

Azione dell'utente su una bozza di messaggio Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia

Mai Mai

L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla

Quando l'utente elimina la bozza 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
Esempio di regola personalizzata: Elimina definitivamente i messaggi dopo 365 giorni

Questa regola consente a Gmail di eliminare definitivamente tutti i messaggi dell'unità organizzativa selezionata dopo 365 giorni, incluse le bozze e i messaggi che gli utenti non hanno eliminato.

Configurazione della regola

  • Durata: 365 giorni
  • Escludi bozze: deselezionata (solo su ediscovery.google.com)
  • Azione dopo la scadenza:
    • In ediscovery.google.com, seleziona Elimina definitivamente tutti i messaggi, inclusi i messaggi nella Posta in arrivo degli utenti e i messaggi che sono già stati eliminati
    • In vault.google.com, seleziona Elimina i messaggi dalle caselle di posta di Gmail e i messaggi eliminati definitivamente. Questa regola elimina definitivamente le bozze.

Effetti sui messaggi inviati e ricevuti

Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio

365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio

1 giorno dopo l'invio 365 giorni dopo l'invio, alla scadenza del periodo di conservazione
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio 360 giorni dopo l'invio, quando l'utente svuota il Cestino 390 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo lo svuotamento del Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)
L'utente sposta il messaggio nel Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) 365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

Effetti sulle bozze di messaggi

Azione dell'utente su una bozza di messaggio Gmail applica l'etichetta ^deleted label Gmail elimina definitivamente il messaggio

L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia

365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla

Quando l'utente elimina la bozza 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail)

Impostare una regola di conservazione personalizzata per Gmail

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datie poiRegole personalizzatee poiCrea.
  3. Come servizio, seleziona Gmail e fai clic su Continua.
  4. Scegli l'unità organizzativa a cui si applica la regola. Fai clic sul campo per aprire un selettore, quindi fai clic sull'unità organizzativa.
  5. Fai clic su Continua.
  6. (Facoltativo) Seleziona le condizioni che devono essere soddisfatte per applicare la regola ai messaggi:
    • Inserisci i valori nel campo Data di invio. Se specifichi solo la data di inizio, la regola si applica a tutti i messaggi inviati dopo quella data. Se specifichi solo la data di fine, la regola viene applicata a tutti i messaggi inviati prima di quella data.
    • Inserisci i termini che devono essere presenti nei messaggi. Puoi utilizzare tutti gli operatori di ricerca supportati tranne i caratteri jolly (*). Non puoi utilizzare is:chat per applicare una regola di conservazione di Gmail ai messaggi di chat della versione classica di Hangouts o di Google Chat. Per impostare regole di conservazione per i messaggi di chat, configura una regola di conservazione di Chat.
  7. Fai clic su Continua.
  8. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
  9. Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui messaggi al termine del periodo:
    • Per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati dal Cestino degli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, ma escludendo le bozze e i modelli di email, scegli la seconda opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, le bozze e i modelli di email, scegli la terza opzione.
    Attenzione: Vault consente a Gmail di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  10. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Gmail

La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi di Gmail che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
  3. Fai clic su Gmail "".
  4. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
  5. Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui messaggi al termine del periodo:
    • Per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, le bozze e i modelli, scegli la seconda opzione.
    Attenzione: Vault consente a Gmail di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  6. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.
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