Impostare le regole di conservazione per Gmail

Utilizza le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo i dati di Gmail vengono conservati per l'eDiscovery.

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere l'articolo Come funziona la conservazione.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può causare l'eliminazione immediata e irreversibile dei dati degli account utente. Fai molta attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di utenti prima di applicarle all'intera organizzazione.

Informazioni importanti sulla conservazione di Gmail

I thread di Gmail vengono trattati in modo diverso rispetto ai singoli messaggi

Per i thread di email:

  • Se un singolo messaggio di un thread viene conservato in base a una regola di conservazione personalizzata, verrà conservato anche l'intero thread.
  • Se un messaggio di un thread non è soggetto ad alcuna regola di conservazione, solo quel messaggio verrà eliminato definitivamente. Gli altri messaggi del thread vengono conservati in base alle regole di conservazione applicabili.
  • Le regole di conservazione basate su etichette utilizzano la data dell'ultimo messaggio con etichetta del thread ai fini della conservazione. Leggi le modalità di funzionamento nell'esempio 1.
  • Vault tratta le bozze dei messaggi non eliminate come ogni altro messaggio. Se crei una regola di conservazione personalizzata o predefinita, le bozze dei messaggi non eliminate nel dominio vengono conservate dalla regola. Puoi scegliere di escludere le bozze quando crei una regola di conservazione in modo che la regola non influisca sulle bozze dei messaggi. Una bozza eliminata senza essere stata inviata viene cancellata dopo 30 giorni indipendentemente dai criteri di conservazione o dai blocchi.
Scenari di rimozione e di eliminazione definitiva

Supponiamo che l'amministratore di Vault crei una regola di conservazione personalizzata che si applica a un determinato tipo di messaggi di Gmail. La regola prevede un periodo di conservazione di 180 giorni ed elimina definitivamente i messaggi interessati nelle caselle di posta degli utenti, che siano stati eliminati o meno.

La tempistica della rimozione e dell'eliminazione definitiva dipende dalle operazioni che l'utente esegue con il messaggio.

Scenario 1: alcuni utenti lasciano il messaggio nella propria casella di posta

Supponiamo che il messaggio venga recapitato il 1° maggio.

Ecco cosa accade al messaggio:

  • Vault rimuove i messaggi dalla casella di posta dell'utente il 181° giorno, ossia il giorno successivo alla scadenza del periodo di conservazione. 
  • Inizia il periodo che precede l'eliminazione definitiva. Gli amministratori di Vault potranno ancora eseguire ricerche in questi messaggi ed esportarli per altri 30 giorni.
  • Il messaggio viene eliminato definitivamente il 211° giorno (181 giorni + altri 30), ossia il 28 novembre. 

Scenario 2: alcuni utenti eliminano definitivamente un messaggio il giorno stesso in cui viene recapitato

Il messaggio viene ricevuto ed eliminato definitivamente da alcuni utenti il 1° maggio.

Ecco cosa accade al messaggio:

  • Il periodo che precede l'eliminazione definitiva decorre dal giorno in cui l'utente ha eliminato definitivamente il messaggio dalla propria casella di posta.
  • L'eliminazione definitiva si basa sul periodo di conservazione: 1° maggio (giorno dell'invio/ricezione) + 180 giorni di periodo di conservazione. Il messaggio viene eliminato definitivamente il 28 ottobre.

Scenario 3: alcuni utenti eliminano definitivamente il messaggio durante il periodo di copertura della conservazione

Il messaggio viene ricevuto il 1° maggio. Al 40° giorno alcuni utenti eliminano definitivamente il messaggio.

Ecco cosa accade al messaggio:

  • Il periodo che precede l'eliminazione definitiva decorre dal 40° giorno.
  • L'eliminazione definitiva si basa sul periodo di conservazione: 1° maggio (giorno dell'invio/ricezione) + 180 giorni di conservazione. Il messaggio viene eliminato definitivamente il 28 ottobre.
Nota: se gli utenti eliminano definitivamente il messaggio prima dei 30 giorni che precedono la scadenza del periodo di conservazione, il periodo che precede l'eliminazione definitiva può estendersi oltre il periodo di conservazione.

Scenario 4: alcuni utenti spostano il messaggio nel Cestino durante il periodo di copertura della conservazione

Il messaggio viene ricevuto il 1° maggio. Il 160° giorno alcuni utenti spostano il messaggio nel Cestino. Non svuotano però il Cestino: in altre parole, non eliminano definitivamente il messaggio.

Ecco cosa accade al messaggio:

  • Il 181° giorno il messaggio viene rimosso dal Cestino dell'utente. Dopo 30 giorni il normale comportamento di Gmail prevede che i messaggi vengano definitivamente eliminati dal Cestino. Tuttavia, il messaggio viene rimosso il 181° giorno come stabilito dalla regola di conservazione.
  • Inizia il periodo che precede l'eliminazione definitiva.
  • Il messaggio viene eliminato definitivamente il 211° giorno (181 giorni + altri 30), ossia il 28 novembre.
Altri esempi di conservazione

I seguenti esempi illustrano alcuni dei diversi fattori che influenzano il periodo di tempo in cui i messaggi vengono conservati e il momento dell'eliminazione.

Esempio 1: i messaggi senza etichetta non estendono la durata di conservazione di un thread

Quando applichi un'etichetta in Gmail, l'operazione viene eseguita solo sui messaggi già presenti nella conversazione. I messaggi aggiunti in seguito alla conversazione non vengono etichettati automaticamente. Una regola di conservazione personalizzata basata sulle etichette e applicata a un messaggio in una conversazione conserva tutti i messaggi della conversazione fino alla data in cui è prevista la rimozione dell'ultimo messaggio etichettato dalla casella di posta dell'utente. Le risposte all'ultimo messaggio etichettato non estendono il periodo di conservazione per la conversazione.

In questo esempio, i messaggi vengono conservati come segue:

  • Una regola personalizzata conserva i messaggi con etichetta per 3 anni.
  • Non è specificata alcuna regola di conservazione predefinita.

Azione Descrizione
1 Un utente applica un'etichetta il 31 marzo 2013.
2 Tutti i messaggi con etichetta vengono rimossi il 31 marzo 2016. La risposta senza etichetta non è interessata dalla regola di conservazione.

Esempio 2: i thread vengono conservati dalla regola personalizzata che prevede il periodo di copertura della conservazione più lungo

Se una nuova risposta a una conversazione con etichetta è soggetta a un'altra regola di conservazione personalizzata, l'intera conversazione viene conservata in base al periodo di conservazione più lungo. In questo esempio, i messaggi vengono conservati come segue:

  • Una regola personalizzata conserva i messaggi con etichetta per 3 anni.
  • Una regola personalizzata conserva i messaggi sent_after: 2013-07-01 (inviati dopo il: 2013-07-01) per 7 anni.
  • Non è specificata alcuna regola di conservazione predefinita.
Azione Descrizione
1 Un utente applica un'etichetta il 31 marzo 2013.
2 L'ultimo messaggio viene ricevuto il 31 luglio 2013.
3 Poiché l'ultimo messaggio è stato ricevuto dopo il 1° luglio 2013, il thread viene rimosso 7 anni dopo la ricezione dell'ultimo messaggio.

Esempio 3: i messaggi protetti solo da una regola predefinita non estendono il periodo di conservazione di un thread

Se una nuova risposta a una conversazione con etichetta viene conservata solo da una regola predefinita e non rientra in alcuna regola personalizzata, tale risposta non estende la durata della conversazione. La porzione del thread protetta dalla regola personalizzata viene rimossa, mentre i messaggi protetti dalla regola predefinita rimangono.

In questo esempio, i messaggi vengono conservati come segue:

  • La regola predefinita conserva i messaggi per 5 anni.
  • Una regola personalizzata conserva i messaggi con etichetta per 3 anni.
Azione Descrizione
1 Un utente applica un'etichetta il 31 marzo 2013.
2 I messaggi con etichetta vengono rimossi 3 anni più tardi.
3 Il messaggio senza etichetta viene conservato dalla regola predefinita per 5 anni.
Le etichette di Gmail generate dal sistema potrebbero influire sulla copertura della conservazione

Gmail utilizza le etichette per organizzare i messaggi nella Posta in arrivo degli utenti. Esistono due tipi di etichette:

  • Etichette visibili agli utenti: queste etichette sono visualizzate nell'interfaccia utente di Gmail. Alcune etichette comunemente utilizzate sono presenti in tutti gli account Gmail e gli utenti possono crearne di nuove per organizzare meglio i loro messaggi.
  • Etichette generate dal sistema: queste etichette sono utilizzate dai sistemi di backend di Gmail per classificare i messaggi e non sono visibili agli utenti finali.

Le etichette generate dal sistema determinano come i messaggi vengono presentati agli utenti di Gmail. Ad esempio, Gmail potrebbe applicare l'etichetta finance ai messaggi inviati a un utente dalla sua banca e l'etichetta travel ai messaggi che riguardano prenotazioni alberghiere.

Se un utente crea un'etichetta che coincide con una generata dal sistema, Gmail è in grado di differenziare le etichette in conflitto e visualizzare i messaggi appropriati. Tuttavia, Vault non è in grado di distinguere le etichette generate dal sistema da quelle create dagli utenti che hanno lo stesso nome. La creazione di una regola di conservazione basata su un'etichetta generata dal sistema potrebbe causare l'inclusione di un numero di messaggi maggiore di quello desiderato.

Ad esempio, supponiamo che un'organizzazione abbia l'obbligo di conservare tutti i dati correlati alla finanza aziendale per 7 anni:

  • Ai dipendenti viene richiesto di creare un'etichetta denominata finance e di applicarla ai messaggi che includono informazioni finanziarie aziendali.
  • Alcuni dipendenti hanno richiesto che gli estratti del loro conto bancario personale siano inviati via email ai loro account aziendali. Gmail applica l'etichetta finance, generata dal sistema, a questi messaggi.

In questo scenario, una regola di conservazione basata sul criterio label:finance verrà applicata anche ai messaggi che contengono gli estratti conto personali dei dipendenti.

Quando imposti una regola di conservazione, ti consigliamo di utilizzare le seguenti etichette con cautela:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
La conservazione e i messaggi in modalità riservata di Gmail

La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per tutti gli account Gmail personali e per i domini G Suite in cui è stata attivata.

Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il corpo del messaggio contenente il link vengono inviati tramite SMTP. Ulteriori informazioni su come inviare messaggi con la modalità riservata di Gmail.

Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti del dominio

Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare tutti i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione.

I messaggi riservati inviati dopo il 30 novembre 2018 sono visibili per Vault nelle caselle di posta di tutti i mittenti e i destinatari interni. I messaggi sono sempre disponibili per Vault, anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.

Messaggi in modalità riservata ricevuti dall'esterno del dominio 

Anche quando per il tuo dominio non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da altri clienti di G Suite e da account Gmail personali.

I messaggi in modalità riservata inviati da soggetti esterni sono di proprietà dei rispettivi mittenti e non sono visibili per Vault. Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.

Nota: gli amministratori di G Suite possono creare una regola di conformità che impedisca ai messaggi in modalità riservata in arrivo di essere consegnati al dominio.

Come conservare i messaggi in modalità riservata

I messaggi in modalità riservata sono soggetti alle regole di conservazione di Gmail proprio come qualsiasi altro tipo di messaggio. Puoi utilizzare label:confidentialmode per applicare regole di conservazione specifiche a questi messaggi.

Creare una regola di conservazione personalizzata per Gmail

Le regole personalizzate possono essere basate su unità organizzative, intervalli di date o termini di ricerca specifici. Le regole personalizzate hanno sempre la priorità sulla regola predefinita. Inoltre, i messaggi o i file a cui sono applicabili più regole di conservazione verranno conservati in base alla regola che impone il periodo di conservazione più lungo.

Per creare regole di conservazione personalizzate:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. Fai clic su Crea regola.
  4. Scegli dove applicare la regola: Posta.
  5. Scegli un'unità organizzativa dall'elenco a discesa.
  6. Seleziona le condizioni necessarie per applicare la regola ai messaggi:
    • Inserisci la data di invio per i messaggi soggetti alla regola. Se specifichi solo la data iniziale, la regola si applica a tutti i messaggi ricevuti dopo tale data. Se specifichi solo la data finale, la regola viene applicata a tutti i messaggi ricevuti prima di tale data.
    • Inserisci i termini che potrebbero essere presenti nei messaggi soggetti alla regola. In questo campo puoi anche utilizzare gli operatori di ricerca.
      Nota: non utilizzare caratteri jolly (*) nelle regole di conservazione.
    • Per escludere le bozze, seleziona la casella Escludi bozze.
  7. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare in maniera permanente i dati che corrispondono ai parametri della regola.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500.
  8. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire quando i messaggi superano la durata selezionata:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati dagli utenti.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che si trovano nelle caselle di posta degli utenti. Sono inclusi anche i messaggi che sono già stati eliminati.
  9. Fai clic su Anteprima per visualizzare un elenco di messaggi o file a cui sarà applicata la regola di conservazione. Passa in rassegna l'elenco per verificare di aver impostato correttamente la regola. Assicurati che la regola non elimini in modo definitivo i dati che potrebbero servire agli utenti.
    Attenzione: Vault inizia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione non appena invii una nuova regola. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  10. Fai clic su Salva. Se la regola di conservazione elimina definitivamente i messaggi, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Note importanti

  • Alias email nel campo Termini: un alias email è un indirizzo email alternativo che rimanda a un indirizzo email principale. Le regole di conservazione personalizzate non includono automaticamente gli alias email. Per includere gli alias email, aggiungili nel campo Termini.
  • Utenti rinominati: le regole di conservazione personalizzate non vengono modificate automaticamente quando gli utenti vengono rinominati. La regola di conservazione continuerà a essere applicata solo agli indirizzi esplicitamente indicati nel campo Termini della regola. Ad esempio, se esiste una regola applicata ai messaggi che contengono prima@example.com e l'utente viene rinominato dopo@example.com, la regola di conservazione verrà applicata solo ai messaggi inviati a prima@example.com.
  • Modifica di una regola di conservazione personalizzata: puoi modificare una regola personalizzata, ma è necessario che tu comprenda le implicazioni della modifica sui dati conservati. I dati vengono conservati in base alla versione più recente della regola di conservazione.

Impostare una regola di conservazione predefinita per Gmail

Una regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi e i file che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.

Per impostare una regola di conservazione predefinita per la tua organizzazione:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. In Regole di conservazione predefinite, fai clic su Posta.
  4. Seleziona la casella Imposta una regola di conservazione predefinita.
  5. Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
    • Scegli Sempre per conservare i dati in modo permanente.
    • Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500.
  6. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire dopo la scadenza del periodo di conservazione dei messaggi:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati dagli utenti.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che si trovano nelle caselle di posta degli utenti. Sono inclusi anche i messaggi che sono già stati eliminati.
    Attenzione: non appena invii la regola, Vault avvia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione predefinito. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti intendono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  7. Fai clic su Salva. Se la regola di conservazione elimina definitivamente i messaggi, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.
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