Google Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?
Questo articolo descrive come conservare i messaggi di Gmail in Google Vault.
Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo i messaggi di Gmail vengono conservati in Google Vault. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.
Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.
Informazioni importanti sulla conservazione di Gmail
Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali messaggi di Gmail sono supportati in Vault.
Principi base di Gmail per la conservazione
- Se un messaggio è incluso in un blocco, Gmail non può eliminarlo, nemmeno dopo che sono trascorsi tutti i periodi di conservazione applicabili.
- Le regole di conservazione personalizzate di Gmail prevalgono sempre sulla regola di conservazione predefinita di Gmail.
- Se a un messaggio si applicano più regole di conservazione personalizzate, Gmail conserverà il messaggio in conformità con la regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.
- Il criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail può ritardare il momento in cui messaggi vengono eliminati definitivamente.
Altri principi di Gmail per la conservazione
Dati che è possibile conservareInformazioni incluse:
- Messaggi e relativi allegati inviati, in bozza o ricevuti o dagli utenti della tua organizzazione
- Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti dell'organizzazione
Non inclusi:
- File collegati
- Layout per email
- Messaggi inviati tramite altri servizi Google, come Calendar o Documenti Google, a meno che non sia attivata l'archiviazione completa dei messaggi.
- Contenuti dinamici nei messaggi dinamici.
- Bozze eliminate e versioni di bozze salvate automaticamente
Perché Gmail elimini definitivamente un messaggio, questo deve soddisfare sia i criteri di Vault sia quelli di Gmail:
- Non deve essere soggetto a conservazione da nessuna regola di conservazione.
- Non deve essere soggetto a blocco.
- Deve avere l'etichetta
^deletedgenerata dal sistema di Gmail da almeno 30 giorni.
Vault non consente a Gmail di eliminare definitivamente un messaggio se questo è interessato da una regola di conservazione o da un blocco. Quando tutti i periodi di conservazione applicabili sono trascorsi, Gmail valuta se il messaggio può essere eliminato definitivamente in base a quanto tempo è passato da quando il messaggio è stato etichettato come ^deleted.
Quando viene applicata l'etichetta ^deleted
Gmail applica l'etichetta ^deleted ai messaggi idonei alla rimozione dai sistemi Google. L'etichetta viene applicata al messaggio quando si verifica una delle seguenti condizioni:
- Gli utenti di Gmail svuotano il Cestino o selezionano i messaggi nel Cestino e fanno clic su Elimina definitivamente.
- Gmail elimina automaticamente i messaggi che sono nel Cestino da 30 giorni.
- Il periodo di conservazione di un messaggio che non è ancora stato etichettato come
^deletedgiunge al termine. - Gli utenti di Gmail eliminano le bozze dei messaggi.
L'etichetta ^deleted nasconde i messaggi agli utenti di Gmail, che non potranno recuperarli senza l'aiuto di un amministratore di Google Workspace. Tuttavia, puoi continuare a eseguire ricerche nei messaggi che hanno questa etichetta ed esportarli utilizzando Vault, fino a quando non vengono eliminati definitivamente.
Criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail
Gmail utilizza un criterio di conservazione secondo cui i messaggi vengono mantenuti per almeno 30 giorni dopo che è stata applicata l'etichetta ^deleted e che prevale su qualsiasi regola di conservazione di Vault che scada durante quei 30 giorni.
Per i thread email, le regole di conservazione si applicano nel modo seguente:
- Se un solo messaggio di un thread viene conservato in base a una regola di conservazione o a un blocco, verrà conservato anche l'intero thread.
- Ai fini della conservazione, le regole di conservazione basate su etichette utilizzano la data del messaggio del thread con l'etichetta più recente
Ad esempio, se in base a una regola di conservazione i messaggi con l'etichetta progetto-A devono rimanere disponibili per 365 giorni e il primo messaggio di un thread ha l'etichetta, tutti i messaggi del thread vengono conservati per 365 giorni da quando è stato inviato il primo messaggio. Se l'etichetta progetto-A viene applicata a un messaggio successivo del thread, tutti i messaggi nel thread vengono conservati per 365 giorni da quando è stato inviato quel messaggio. Alla scadenza della regola di conservazione e dopo che Gmail ha eliminato definitivamente i messaggi con etichetta, potrebbe essere necessario attendere fino a 24 ore prima che vengano eliminati definitivamente anche i messaggi senza etichetta.
Se crei una regola di conservazione personalizzata basata su un'etichetta di Gmail, la regola non si applica alle etichette secondarie nidificate. Le etichette secondarie non sono incluse perché non contengono direttamente l'etichetta su cui si basa la regola.
Ad esempio, supponiamo che un utente abbia un'etichetta Ricevute e una sottoetichetta in Ricevute chiamata Viaggi. Se imposti una regola di conservazione per Ricevute, i messaggi in Viaggio non vengono conservati perché non hanno direttamente l'etichetta Ricevute.
Quando un elemento allegato a un messaggio di Gmail viene aggiunto a Drive mediante la funzionalità Aggiungi a Drive, ne viene creata una copia in Drive. Il messaggio e l'allegato di Gmail sono soggetti ai criteri di conservazione di Gmail, mentre l'elemento copiato in Drive è soggetto ai criteri di conservazione di Drive.
Esempi di regole di conservazione di Gmail e relativo effetto
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Esempio di regola predefinita: Conserva tutti i messaggi per sempreQuesta regola predefinita conserva tutti i messaggi di Gmail dell'unità organizzativa selezionata a tempo indeterminato. Gli utenti possono comunque eliminare i messaggi, che verranno rimossi dal Cestino dopo 30 giorni o quando l'utente svuota il Cestino, ma rimarranno ricercabili ed esportabili dagli amministratori di Vault.
Configurazione della regola
- Durata: indeterminata
Effetti sui messaggi inviati e ricevuti
| Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto | Gmail applica l'etichetta ^deleted label |
Gmail elimina definitivamente il messaggio |
|---|---|---|
|
L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio |
Mai | Mai |
|
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio |
1 giorno dopo l'invio | Mai |
|
L'utente sposta il messaggio nel Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) |
31 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino | Mai |
Effetti sulle bozze di messaggi
| Azione dell'utente su una bozza di messaggio | Gmail applica l'etichetta ^deleted label |
Gmail elimina definitivamente il messaggio |
|---|---|---|
|
L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia |
Mai | Mai |
|
L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla |
Quando l'utente elimina la bozza | 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
Configurazione della regola
- Durata: 365 giorni
- Azione dopo la scadenza: Elimina soltanto i messaggi eliminati definitivamente
Effetti sui messaggi inviati e ricevuti
| Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto | Gmail applica l'etichetta ^deleted label |
Gmail elimina definitivamente il messaggio |
|---|---|---|
|
L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio |
Mai | Mai |
|
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio |
1 giorno dopo l'invio | 365 giorni dopo l'invio |
|
L'utente sposta il messaggio nel Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) |
31 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino | 365 giorni dopo l'invio |
| L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio | 360 giorni dopo l'invio | 390 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo lo svuotamento del Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
| L'utente sposta il messaggio nel Cestino 400 giorni dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) | 430 giorni dopo l'invio, quando Gmail rimuove automaticamente il messaggio dal Cestino | 460 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo che Gmail ha rimosso il messaggio dal Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
Effetti sulle bozze di messaggi
| Azione dell'utente su una bozza di messaggio | Gmail applica l'etichetta ^deleted label |
Gmail elimina definitivamente il messaggio |
|---|---|---|
|
L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia |
Mai | Mai |
|
L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla |
Quando l'utente elimina la bozza | 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
Questa regola consente a Gmail di eliminare definitivamente tutti i messaggi dell'unità organizzativa selezionata dopo 365 giorni, incluse le bozze e i messaggi che gli utenti non hanno eliminato.
Configurazione della regola
- Durata: 365 giorni
- Escludi bozze: deselezionata (solo su ediscovery.google.com)
- Azione dopo la scadenza: Elimina i messaggi dalle caselle di posta di Gmail e i messaggi eliminati definitivamente. Questa regola elimina definitivamente le bozze.
Effetti sui messaggi inviati e ricevuti
| Azione dell'utente su un messaggio inviato o ricevuto | Gmail applica l'etichetta ^deleted label |
Gmail elimina definitivamente il messaggio |
|---|---|---|
|
L'utente non interviene in alcun modo sul messaggio |
365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione | 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
|
L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino un giorno dopo l'invio del messaggio |
1 giorno dopo l'invio | 365 giorni dopo l'invio, alla scadenza del periodo di conservazione |
| L'utente sposta il messaggio nel Cestino e svuota il Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio | 360 giorni dopo l'invio, quando l'utente svuota il Cestino | 390 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo lo svuotamento del Cestino in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
| L'utente sposta il messaggio nel Cestino 360 giorni dopo l'invio del messaggio (ma non svuota il Cestino) | 365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione | 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
Effetti sulle bozze di messaggi
| Azione dell'utente su una bozza di messaggio | Gmail applica l'etichetta ^deleted label |
Gmail elimina definitivamente il messaggio |
|---|---|---|
|
L'utente scrive una bozza di messaggio, ma non la invia |
365 giorni dopo l'invio, al termine del periodo di conservazione | 395 giorni dopo l'invio (30 giorni dopo la scadenza del periodo di conservazione in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
|
L'utente scrive una bozza di messaggio e la elimina senza inviarla |
Quando l'utente elimina la bozza | 30 giorni dopo l'eliminazione della bozza (in base al criterio di conservazione di 30 giorni di Gmail) |
Impostare una regola di conservazione personalizzata per Gmail
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati
Regole personalizzate
- Come servizio, seleziona Gmail e fai clic su Continua.
- Scegli l'unità organizzativa a cui si applica la regola. Fai clic sul campo per aprire un selettore, quindi fai clic sull'unità organizzativa.
- Fai clic su Continua.
- (Facoltativo) Seleziona le condizioni che devono essere soddisfatte per applicare la regola ai messaggi:
- Inserisci i valori nel campo Data di invio. Se specifichi solo la data di inizio, la regola si applica a tutti i messaggi inviati dopo quella data. Se specifichi solo la data di fine, la regola viene applicata a tutti i messaggi inviati prima di quella data.
- Inserisci i termini che devono essere presenti nei messaggi. Nota:
- Puoi utilizzare tutti gli operatori di ricerca supportati tranne i caratteri jolly (*).
- Se la keyphrase o il valore iniziano con un trattino, ad esempio -1000%, mettilo tra virgolette per assicurarti che non venga interpretato come operatore
NOT. - Non puoi utilizzare
is:chatper applicare una regola di conservazione di Gmail ai messaggi di chat in Google Chat. Per impostare regole di conservazione per i messaggi di chat, configura una regola di conservazione di Chat.
Ti consigliamo di provare i termini in una ricerca di Vault per assicurarti che corrispondano ai dati previsti.
- Fai clic su Continua.
- Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
- Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
- Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
- Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui messaggi al termine del periodo:
- Per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati dal Cestino degli utenti, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, ma escludendo le bozze e i modelli di email, scegli la seconda opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, le bozze e i modelli di email, scegli la terza opzione.
Attenzione: Vault consente a Gmail di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. - Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.
Regole personalizzateImpostare la regola di conservazione predefinita per Gmail
La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi di Gmail che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
- Fai clic su Gmail
.
- Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
- Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
- Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
- Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui messaggi al termine del periodo:
- Per eliminare definitivamente solo i messaggi già eliminati, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i messaggi, inclusi quelli che non sono stati eliminati, le bozze e i modelli, scegli la seconda opzione.
Attenzione: Vault consente a Gmail di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. - Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.