Mempertahankan pesan Gmail dengan Vault

Google Vault ditujukan bagi administrator dan staf legal. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace harus menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?

Artikel ini menjelaskan cara mempertahankan pesan Gmail di Google Vault. 

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi Anda, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan Gmail dipertahankan di Google Vault. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.

Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Informasi penting tentang retensi Gmail

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi dan tinjau Pesan Gmail yang didukung di Vault.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak digunakan dengan semestinya dapat memungkinkan Gmail menghapus permanen pesan secara langsung dan tidak dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada sekumpulan kecil akun sebelum menerapkan aturan tersebut ke seluruh organisasi.

Perilaku retensi Gmail yang utama

• Saat pesan disertakan dalam pembekuan, Gmail tidak dapat menghapus permanen pesan meski semua periode retensi yang berlaku sudah berakhir.
• Aturan retensi Gmail khusus selalu menggantikan aturan retensi Gmail default.
• Saat beberapa aturan retensi khusus diterapkan pada pesan, Gmail akan mempertahankan pesan sesuai yang diharuskan oleh aturan yang masa berlakunya paling panjang.
• Kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari dapat menunda penghapusan permanen pesan.

Perilaku retensi Gmail tambahan

Buka bagian  |  Ciutkan semua

Data yang dapat dipertahankan

Dicakup:

• Pesan dan lampirannya yang dikirim, diterima, atau dibuat drafnya oleh pengguna di organisasi Anda
• Pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda

Tidak dicakup:

• File yang ditautkan
• Tata letak email
• Pesan yang dikirim melalui layanan Google lainnya, seperti Kalender atau Google Dokumen, kecuali jika penyimpanan pesan komprehensif diaktifkan
• Konten dinamis dalam pesan dinamis
• Draf yang dihapus dan versi draf yang disimpan otomatis

Untuk mengetahui detailnya, lihat Jenis data dan layanan yang didukung.

Kapan pesan Gmail dihapus permanen

Agar dihapus permanen oleh Gmail, pesan harus memenuhi kriteria di Vault dan Gmail:

• Pesan tidak dipertahankan oleh aturan retensi mana pun.
• Pesan tidak sedang dibekukan.
• Pesan memiliki label ^deleted yang dibuat sistem Gmail selama setidaknya 30 hari.

Vault tidak mengizinkan Gmail menghapus permanen pesan jika pesan tersebut dicakup oleh aturan retensi atau pembekuan. Setelah semua periode retensi dan pembekuan yang berlaku berakhir, Gmail mengevaluasi apakah pesan dapat dihapus permanen berdasarkan berapa lama pesan memiliki label ^deleted.

Saat label ^deleted diterapkan

Gmail menerapkan label ^deleted pada pesan yang memenuhi syarat untuk dihapus dari sistem Google. Pesan akan mendapatkan label ini saat salah satu tindakan berikut terjadi:

• Pengguna Gmail mengosongkan Sampah atau memilih pesan di Sampah kemudian mengklik Hapus selamanya.
• Gmail otomatis menghapus pesan yang sudah berada di Sampah selama 30 hari.
• Periode retensi berakhir pada pesan yang belum memiliki label ^deleted.
• Pengguna Gmail membuang pesan draf.

Label ^deleted menyembunyikan pesan dari pengguna Gmail, dan pengguna tidak dapat memulihkan pesan tersebut tanpa bantuan dari admin Google Workspace. Namun, Anda masih dapat menelusuri dan mengekspor pesan yang memiliki label ini menggunakan Vault hingga pesan tersebut dihapus permanen.

Kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari

Gmail memiliki kebijakan penyimpanan yang mempertahankan pesan selama minimal 30 hari setelah label ^deleted diterapkan. Kebijakan ini menggantikan setiap aturan retensi Vault yang habis masa berlakunya selama 30 hari tersebut.

Untuk lebih memahami pengaruh kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari saat pesan dihapus permanen, tinjau contoh retensi pesan.

Rangkaian pesan Gmail diperlakukan secara berbeda dengan pesan terpisah

Untuk rangkaian pesan email, aturan retensi berlaku sebagai berikut:

• Jika satu pesan dalam rangkaian dipertahankan oleh aturan retensi atau pembekuan, seluruh rangkaian pesan akan dipertahankan.
• Aturan retensi berdasarkan label menggunakan tanggal pesan berlabel terbaru dalam rangkaian pesan untuk tujuan retensi.

Misalnya, jika aturan retensi mempertahankan pesan dengan label project-A selama 365 hari dan pesan pertama dalam rangkaian memiliki label tersebut, semua pesan dalam rangkaian akan dipertahankan selama 365 hari sejak pesan pertama dikirimkan. Jika pesan yang lebih baru dalam rangkaian mendapat label project-A, semua pesan dalam rangkaian kini dipertahankan selama 365 hari sejak pesan yang lebih baru tersebut dikirimkan. Setelah masa berlaku aturan retensi berakhir dan Gmail menghapus permanen pesan berlabel, akan ada penundaan maksimal 24 jam untuk penghapusan permanen pesan tanpa label.

Aturan berlaku untuk label, tetapi tidak untuk sublabel bertingkat

Jika Anda membuat aturan retensi khusus berdasarkan label Gmail, aturan tersebut tidak akan berlaku untuk sublabel bertingkat mana pun. Sublabel tidak disertakan karena tidak secara langsung memiliki label yang menjadi dasar aturan.    

Misalnya, pengguna memiliki label Tanda Terima dan sub label di bagian Tanda Terima yang disebut Perjalanan Jika Anda menetapkan aturan retensi untuk Tanda Terima, pesan pada bagian Perjalanan tidak akan dipertahankan karena tidak secara langsung memiliki label Tanda Terima. 

Lampiran yang ditambahkan ke Drive dari Gmail dicakup oleh aturan retensi Drive

Saat item yang dilampirkan ke pesan Gmail ditambahkan ke Drive menggunakan fitur Tambahkan ke Drive, salinan item tersebut akan dibuat di Drive. Pesan dan lampiran Gmail tunduk pada kebijakan retensi Gmail. Item yang disalin di Drive tunduk pada kebijakan retensi Drive.

Contoh aturan retensi Gmail dan pengaruhnya

Buka bagian  |  Ciutkan semua & ke bagian atas

Contoh aturan default: Pertahankan semua pesan tanpa batas waktu

Aturan default ini mempertahankan semua pesan Gmail di unit organisasi yang dipilih tanpa batas waktu. Pengguna masih dapat menghapus pesan, dan pesan akan dihapus dari Sampah setelah 30 hari atau saat pengguna mengosongkan Sampah. Namun, pesan tersebut tetap dapat ditelusuri dan diekspor oleh admin Vault.

Konfigurasi aturan

• Durasi: Tanpa batas waktu

Pengaruh pada pesan yang dikirim dan diterima

Tindakan pengguna pada pesan yang dikirim atau diterima	Kapan Gmail menerapkan label ^deleted	Kapan Gmail menghapus permanen pesan
Pengguna tidak melakukan apa pun pada pesan	Tidak pernah	Tidak pernah
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah dan mengosongkan Sampah 1 hari setelah pesan dikirim	1 hari setelah dikirim	Tidak pernah
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah 1 hari setelah pesan dikirim (tetapi tidak mengosongkan Sampah)	31 hari setelah dikirim, saat Gmail menghapus pesan dari Sampah secara otomatis	Tidak pernah

Pengaruh pada pesan draf

Tindakan pengguna pada pesan draf	Kapan Gmail menerapkan label ^deleted	Kapan Gmail menghapus permanen pesan
Pengguna menulis pesan draf, tetapi tidak mengirimkannya	Tidak pernah	Tidak pernah
Pengguna menulis pesan draf dan membuangnya tanpa mengirimkannya	Saat pengguna membuang draf	30 hari setelah pengguna membuang draf (karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)

Contoh aturan khusus: Hanya hapus permanen pesan yang telah dihapus setelah 365 hari

Aturan ini memungkinkan Gmail hanya menghapus permanen pesan untuk unit organisasi yang dipilih yang telah dihapus secara permanen (dihapus dari Sampah) setelah 365 hari.

Konfigurasi aturan

• Durasi: 365 hari
• Tindakan setelah masa berlaku berakhir: Hanya hapus permanen pesan yang telah dihapus secara permanen

Pengaruh pada pesan yang dikirim dan diterima

Tindakan pengguna pada pesan yang dikirim atau diterima	Kapan Gmail menerapkan label ^deleted	Kapan Gmail menghapus permanen pesan
Pengguna tidak melakukan apa pun pada pesan	Tidak pernah	Tidak pernah
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah dan mengosongkan Sampah 1 hari setelah pesan dikirim	1 hari setelah dikirim	365 hari setelah dikirim
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah 1 hari setelah pesan dikirim (tetapi tidak mengosongkan Sampah)	31 hari setelah dikirim, saat Gmail menghapus pesan dari Sampah secara otomatis	365 hari setelah dikirim
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah dan mengosongkan Sampah 360 hari setelah pesan dikirim	360 hari setelah dikirim	390 hari setelah dikirim (30 hari setelah Sampah dikosongkan karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah 400 hari setelah pesan dikirim (tetapi tidak mengosongkan Sampah)	430 hari setelah dikirim, saat Gmail menghapus pesan dari Sampah secara otomatis	460 hari setelah dikirim (30 hari setelah Gmail menghapus pesan dari Sampah karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)

Pengaruh pada pesan draf

Tindakan pengguna pada pesan draf	Kapan Gmail menerapkan label ^deleted	Kapan Gmail menghapus permanen pesan
Pengguna menulis pesan draf, tetapi tidak mengirimkannya	Tidak pernah	Tidak pernah
Pengguna menulis pesan draf dan membuangnya tanpa mengirimkannya	Saat pengguna membuang draf	30 hari setelah pengguna membuang draf (karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)

Contoh aturan khusus: Hapus permanen pesan setelah 365 hari

Aturan ini memungkinkan Gmail untuk menghapus permanen semua pesan untuk unit organisasi yang dipilih setelah 365 hari, termasuk draf dan pesan yang belum dihapus pengguna.

Konfigurasi aturan

• Durasi: 365 hari
• Kecualikan draf: tidak dicentang (hanya ediscovery.google.com)
• Tindakan setelah masa berlaku berakhir: Hapus pesan dari kotak surat Gmail dan pesan yang telah dihapus secara permanen. Aturan ini menghapus permanen draf.

Pengaruh pada pesan yang dikirim dan diterima

Tindakan pengguna pada pesan yang dikirim atau diterima	Kapan Gmail menerapkan label ^deleted	Kapan Gmail menghapus permanen pesan
Pengguna tidak melakukan apa pun pada pesan	365 hari setelah dikirim, saat periode retensi berakhir	395 hari setelah dikirim (30 hari setelah periode retensi berakhir karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah dan mengosongkan Sampah 1 hari setelah pesan dikirim	1 hari setelah dikirim	365 hari setelah dikirim, saat periode retensi berakhir
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah dan mengosongkan Sampah 360 hari setelah pesan dikirim	360 hari setelah dikirim, saat pengguna mengosongkan Sampah	390 hari setelah dikirim (30 hari setelah Sampah dikosongkan karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)
Pengguna memindahkan pesan ke Sampah 360 hari setelah pesan dikirim (tetapi tidak mengosongkan Sampah)	365 hari setelah dikirim, saat periode retensi berakhir	395 hari setelah dikirim (30 hari setelah periode retensi berakhir karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)

Pengaruh pada pesan draf

Tindakan pengguna pada pesan draf	Kapan Gmail menerapkan label ^deleted	Kapan Gmail menghapus permanen pesan
Pengguna menulis pesan draf, tetapi tidak mengirimkannya	365 hari setelah dikirim, saat periode retensi berakhir	395 hari setelah dikirim (30 hari setelah periode retensi berakhir karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)
Pengguna menulis pesan draf dan membuangnya tanpa mengirimkannya	Saat pengguna membuang draf	30 hari setelah pengguna membuang draf (karena kebijakan penyimpanan Gmail selama 30 hari)

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Gmail

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiAturan KhususBuat.
3. Untuk layanan, pilih Gmail lalu klik Lanjutkan.
4. Pilih unit organisasi tempat aturan tersebut diterapkan. Klik kolom untuk membuka pemilih, lalu klik unit organisasi.
5. Klik Lanjutkan.
6. (Opsional) Pilih ketentuan yang harus dipenuhi agar pesan dicakup oleh aturan ini:
   • Masukkan nilai Tanggal terkirim. Jika Anda hanya menentukan tanggal mulai, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim setelah tanggal tersebut. Jika Anda hanya menentukan tanggal akhir, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim sebelum tanggal tersebut.
   • Masukkan istilah apa pun yang harus cocok dengan pesan. Catatan:
     • Anda dapat menggunakan semua operator penelusuran yang didukung kecuali karakter pengganti (*).
     • Jika frasa kunci atau nilai diawali dengan tanda hubung, seperti -1000%, masukkan tanda petik untuk memastikan frasa tersebut tidak ditafsirkan sebagai operator NOT.
     • Anda tidak dapat menggunakan is:chat untuk menerapkan aturan retensi Gmail ke pesan chat di Google Chat. Guna menetapkan aturan retensi untuk pesan chat, tetapkan aturan retensi Chat.

     Sebaiknya uji istilah Anda dalam penelusuran Vault untuk memastikan istilah tersebut cocok dengan aturan, seperti yang diharapkan.

7. Klik Lanjutkan.
8. Pilih durasi pesan dipertahankan:
   • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
   • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
9. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi berakhir:
   • Untuk menghapus permanen hanya pesan yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi pertama.
   • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus tetapi mengecualikan draf dan template email, pilih opsi kedua.
   • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, draf, dan template email, pilih opsi ketiga.
   Peringatan: Vault memungkinkan Gmail langsung menghapus permanen data yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
10. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.

Menetapkan aturan retensi default untuk Gmail

Aturan retensi default berlaku untuk pesan Gmail yang tidak tercakup oleh aturan khusus atau pembekuan.

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
3. Klik Gmail .
4. Pilih durasi pesan dipertahankan:
   • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
   • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
5. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi berakhir:
   • Untuk menghapus permanen hanya pesan yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
   • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, draf, dan template, pilih opsi kedua.
   Peringatan: Vault memungkinkan Gmail langsung menghapus permanen data yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan tersebut. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.