Configurar reglas de conservación de Gmail y de la versión clásica de Hangouts

Con las reglas de conservación, puedes controlar durante cuánto tiempo se retienen los datos de Gmail y de la versión clásica de Hangouts para usarlos en procesos de descubrimiento electrónico.

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos que leas cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: La configuración incorrecta de una regla de conservación podría causar que los datos se eliminen de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, ten cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre los mensajes y las conservaciones

Acción necesaria: Prepararse para hacer la migración a Hangouts Chat

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition. ​Learn more.

Las conversaciones de Gmail se tratan de forma distinta a los mensajes individuales

En las conversaciones de correo electrónico:

  • Si un mensaje de una conversación se encuentra retenido por una regla personalizada, también se retendrá toda la conversación.
  • Si un mensaje de una conversación no está sujeto a ninguna regla de conservación, solo se eliminará definitivamente dicho mensaje. El resto de los mensajes se mantendrán conforme a las reglas de conservación aplicables.
  • En las reglas de conservación basadas en etiquetas, para fijar el periodo de conservación se utiliza la fecha del último mensaje etiquetado en una conversación. Para entender mejor el funcionamiento, consulta el ejemplo 1.
  • Vault trata los borradores de mensaje no eliminados de la misma forma que cualquier otro mensaje. Si creas una regla de conservación predeterminada o personalizada, los borradores no eliminados en tu dominio también se retendrán conforme a esa regla. Al crear reglas de conservación, puedes Excluir borradores para que dichas reglas no les afecten. Si se descarta un borrador sin haberlo enviado, se eliminará definitivamente 30 días después, independientemente de las políticas de conservación o de los bloqueos por motivos legales que estén activos.
Borrados y eliminaciones definitivas

Supongamos que un administrador de Vault crea una regla de conservación personalizada que se aplica a un tipo concreto de mensaje de Gmail, tiene un periodo de conservación de 180 días y elimina definitivamente de los buzones de los usuarios los mensajes que coinciden con sus criterios, independientemente de si estos los han eliminado antes o no.

El tiempo que debe pasar hasta que un mensaje se elimine definitivamente o se borre dependerá de lo que los usuarios hagan con él.

Caso 1: Mensajes que se dejan en el buzón de correo

Supongamos que un usuario recibe un mensaje el 1 de mayo.

Qué le sucede a ese mensaje:

  • Vault quita el mensaje del buzón del usuario el día 181, justo el día después de que termine el periodo de conservación. 
  • Comienza el periodo anterior a la eliminación definitiva. Los administradores de Vault aún tienen 30 días para localizar y exportar el mensaje.
  • El mensaje se eliminará definitivamente el día 211 (181 + 30 días); es decir, el 28 de noviembre. 

Caso 2: Mensajes que se eliminan definitivamente el día en que se reciben

Supongamos que un usuario recibe un mensaje el día 1 de mayo y lo elimina definitivamente ese mismo día.

Qué le sucede a ese mensaje:

  • El periodo anterior a la eliminación del mensaje comienza el día que el usuario lo eliminó para siempre de su buzón de correo.
  • La eliminación definitiva toma como referencia la fecha de envío y recepción (1 de mayo) y el periodo de conservación (180 días), por lo que el mensaje se eliminará definitivamente el 28 de octubre.

Caso 3: Mensajes que se eliminan definitivamente durante el periodo de conservación

Supongamos que un usuario recibe un mensaje el 1 de mayo y lo elimina definitivamente 40 días después.

Qué le sucede a ese mensaje:

  • El periodo antes de eliminarlo definitivamente comienza el día 40.
  • La eliminación definitiva toma como referencia la fecha de envío y recepción (1 de mayo) y el periodo de conservación (180 días), por lo que el mensaje se eliminará definitivamente el 28 de octubre.
Nota: Es posible que los mensajes que se eliminen definitivamente durante los últimos 30 días del periodo de conservación se conserven durante más tiempo del previsto.

Caso 4: Mensajes que se envían a la papelera durante el periodo de conservación

Supongamos que un usuario recibe un mensaje el 1 de mayo y lo envía a la papelera 160 días después, pero no llega a vaciarla, por lo que no elimina definitivamente el mensaje.

Qué le sucede a ese mensaje:

  • El día 181, el mensaje se elimina de la papelera del usuario. El comportamiento habitual de Gmail es eliminar definitivamente los mensajes de la papelera después de 30 días, pero este mensaje se elimina el día 181 para cumplir con la regla de conservación.
  • Comienza el periodo anterior a la eliminación definitiva.
  • El mensaje se eliminará definitivamente el día 211 (181 + 30 días); es decir, el 28 de noviembre.
Más ejemplos de conservaciones

En los ejemplos siguientes se muestran algunos de los factores que afectan al periodo de tiempo durante el cual se conservan los mensajes, así como al momento en que se eliminarán:

Ejemplo 1: Los mensajes sin etiquetar no amplían la vida de una conversación

Cuando aplicas una etiqueta en Gmail, esta solo se aplica a los mensajes que ya están en esa conversación. Los mensajes que se incluyan en el futuro en esa conversación no se etiquetarán automáticamente. Si se aplica una regla de conservación personalizada basada en etiquetas a un mensaje de una conversación, la regla retendrá todos los mensajes de dicha conversación hasta la fecha de eliminación del último mensaje etiquetado del buzón de correo del usuario. Responder al último mensaje etiquetado no amplía el periodo de conservación de esa conversación.

Los mensajes de este ejemplo se retienen de la siguiente manera:

  • Una regla personalizada retiene los mensajes etiquetados durante 3 años.
  • No se aplica ninguna regla de conservación predeterminada.

Acción Descripción
1 Un usuario aplica una etiqueta el 31 de marzo del 2013.
2 Todos los mensajes etiquetados se eliminan el 31 de marzo del 2016. La regla de conservación no afecta a la respuesta no etiquetada.

Ejemplo 2: Las conversaciones se retienen conforme a la regla personalizada con el periodo de conservación más largo

Si una respuesta nueva a una conversación etiquetada está sujeta a otra regla de conservación personalizada, todos los mensajes se retienen conforme al periodo de conservación más largo. Los mensajes de este ejemplo se retienen de la siguiente manera:

  • Una regla personalizada retiene los mensajes etiquetados durante 3 años.
  • La regla personalizada retiene los mensajes enviados después del 1 de julio del 2013 (sent_after: 2013-07-01) durante 7 años.
  • No se aplica ninguna regla de conservación predeterminada.
Acción Descripción
1 Un usuario aplica una etiqueta el 31 de marzo del 2013.
2 El último mensaje se recibe el 31 de julio del 2013.
3 Como el último mensaje se recibió después del 1 de julio del 2013, la conversación se elimina 7 años después de que se recibiera el último mensaje.

Ejemplo 3: Los mensajes protegidos únicamente por una regla predeterminada no amplían la vida de una conversación

Si una respuesta nueva a una conversación etiquetada solo se retiene para cumplir una regla predeterminada y no coincide con ninguna regla personalizada, no ampliará la vida de la conversación. Se eliminará la parte de la conversación protegida por la regla personalizada, mientras que los mensajes protegidos por la regla predeterminada se conservarán.

Los mensajes de este ejemplo se retienen de la siguiente manera:

  • La regla predeterminada retiene los mensajes durante 5 años.
  • Una regla personalizada retiene los mensajes etiquetados durante 3 años.
Acción Descripción
1 Un usuario aplica una etiqueta el 31 de marzo del 2013.
2 Los mensajes etiquetados se eliminan 3 años después.
3 La regla predeterminada retiene los mensajes sin etiquetar durante 5 años.
Es posible que las etiquetas de Gmail generadas por el sistema afecten a la cobertura de conservación

En Gmail se utilizan etiquetas para organizar los mensajes de la bandeja de entrada de los usuarios. Hay etiquetas de dos tipos:

  • Etiquetas visibles: aparecen en la interfaz de Gmail. Todas las cuentas de Gmail comparten algunas de estas etiquetas, y los usuarios pueden crear más para organizar sus mensajes.
  • Etiquetas generadas por el sistema: los servidores de Gmail las utilizan para clasificar mensajes. Los usuarios finales no pueden verlas.

Las etiquetas generadas por el sistema controlan el modo en que se muestran los mensajes a los usuarios de Gmail. Por ejemplo, es posible que Gmail aplique la etiqueta finance a los mensajes que provienen de entidades bancarias y la etiqueta travel a los mensajes que contengan reservas de hotel.

Si los usuarios crean una etiqueta con el mismo nombre que una etiqueta generada por el sistema, Gmail puede diferenciarlas y mostrar los mensajes correctamente. Sin embargo, Vault no puede hacer esta distinción. En consecuencia, si basas una regla de conservación en una etiqueta generada por el sistema, es posible que la regla se aplique a más mensajes de los que esperas.

Por ejemplo, supongamos que una organización necesita retener toda la información relacionada con las finanzas de la empresa durante siete años:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • Algunos empleados reciben sus extractos bancarios personales en la cuenta de empresa, por lo que Gmail les aplica la etiqueta generada por el sistema, llamada finance.

En este caso, si se aplica una regla de conservación basada en la etiqueta finance, también se retendrán los mensajes con los extractos bancarios personales de los empleados.

Te recomendamos que tengas cuidado si basas reglas de conservación en las siguientes etiquetas:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Conservaciones y mensajes en modo confidencial de Gmail

Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible en todas las cuentas personales de Gmail y en los dominios de G Suite que la hayan habilitado.

Al enviar un correo con el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace, y lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto. Más información sobre cómo enviar mensajes con el modo confidencial de Gmail

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu dominio

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá bloquear, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización.

Vault puede acceder a todos los mensajes confidenciales enviados a partir del 30 de noviembre del 2018 que estén en buzones de correo de remitentes y destinatarios internos, aunque el remitente haya fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso de los destinatarios a mensajes en modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios externos a tu dominio 

Aunque no habilites el modo confidencial de Gmail en tu dominio, es posible que tus usuarios reciban mensajes con esta función de otros clientes de G Suite y de cuentas personales de Gmail.

Los mensajes en modo confidencial enviados por terceros pertenecen a sus remitentes, por lo que Vault no puede acceder a ellos. Puedes conservar, bloquear, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.

Nota: Los administradores de G Suite pueden crear una regla de cumplimiento que impida que los mensajes entrantes que estén en modo confidencial se entreguen en cuentas de tu dominio.

Cómo conservar mensajes en modo confidencial

Las reglas de conservación de Gmail afectan a los mensajes en modo confidencial del mismo modo que a cualquier otro tipo de mensaje. Si quieres aplicar alguna regla específicamente a este tipo de mensajes, utiliza la etiqueta label:confidentialmode.

Crear una regla de conservación personalizada de Gmail y de la versión clásica de Hangouts

Las reglas personalizadas pueden aplicarse a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos. Las reglas personalizadas anulan siempre la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas de conservación a un mensaje o archivo, este se retiene de acuerdo con la regla que tenga el periodo de cobertura de conservación más prolongado.

Para crear reglas de conservación personalizadas:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará la regla de conservación: Correo.
  5. En la lista desplegable, selecciona una unidad organizativa.
  6. Elige qué condiciones deben cumplir los mensajes para que se les aplique esta regla:
    • Especifica la fecha de envío de los mensajes a los que se aplicará esta regla. Si solo especificas una fecha de inicio, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos después de esa fecha. Si solo especificas una fecha de finalización, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos antes de esa fecha.
    • Escribe los términos que podrían aparecer en los mensajes sujetos a esta regla. En este campo, también puedes utilizar operadores de búsqueda.
      Nota: No utilices caracteres comodín (*) con las reglas de conservación.
    • Las reglas de conservación se aplican a los borradores de mensajes de forma predeterminada. Marca la casilla correspondiente si quieres que en esta regla se excluyan los borradores.
  7. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar de forma permanente los datos que coincidan con los parámetros de esta regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
  8. Especifica qué pasará con los mensajes una vez que haya finalizado el periodo seleccionado:
    • Selecciona la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes. En este proceso se incluyen los mensajes que hay en la bandeja de entrada de los usuarios y los que ya se han eliminado.
  9. Haz clic en Vista previa para ver una lista de los mensajes o los archivos a los que se aplicará esta regla de conservación. Revisa la lista para verificar que has configurado la regla correctamente. Asegúrate de que no se elimina definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No sigas adelante hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  10. En función del tipo de regla que crees, deberás realizar una de estas acciones:
    • Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que guarde los mensajes y los archivos indefinidamente.
    • Haz clic en Continuar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente los mensajes y los archivos. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Guardar para crear la regla.

Información importante

  • Alias de correo electrónico en el campo Términos: los alias de correo electrónico son direcciones de correo alternativas que apuntan a una principal. Las reglas de conservación personalizadas no incluyen automáticamente alias de correo electrónico. Si quieres incluirlos, deberás añadirlos en el campo Términos.
  • Cambio de nombre de usuarios: las reglas de conservación personalizadas no se modifican automáticamente cuando se cambia el nombre de un usuario. La regla de conservación sigue aplicándose solo a las direcciones que se han incluido explícitamente en el campo Términos de la regla. Por ejemplo, si se aplica una regla a los mensajes de antes@example.com y se ha cambiado el nombre de usuario a despues@example.com, la regla de conservación solo se aplicará a los mensajes enviados a antes@example.com.
  • Modificación de una regla de conservación personalizada: puedes modificar una regla personalizada, pero debes ser consciente del impacto que esa modificación tendría sobre los datos retenidos. Los datos se retienen siguiendo la modificación más reciente de la regla de conservación.

Crear una regla de conservación predeterminada de Gmail y de la versión clásica de Hangouts

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo.

Para configurar una regla de conservación predeterminada en tu organización, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Correo.
  4. Marca la casilla para definir una regla de conservación predeterminada.
  5. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para retener los datos de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación predeterminada y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
  6. Especifica qué pasará con los mensajes una vez finalizado el periodo de conservación:
    • Selecciona la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes. En este proceso se incluyen los mensajes que hay en la bandeja de entrada de los usuarios y los que ya se han eliminado.
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault empezará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminado. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No sigas adelante hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  7. Haz clic en Continuar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente los datos. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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