Conservar mensajes de Gmail

Puedes definir reglas de conservación en Vault para controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes de Gmail en tu organización con fines de gobierno de datos y descubrimiento electrónico.

Crea reglas de conservación personalizadas para preservar datos que tengan determinadas condiciones durante el tiempo que indiques. En cambio, si necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado, es más conveniente configurar una regla de conservación predeterminada. Las reglas de conservación personalizadas siempre anulan las reglas predeterminadas, aunque su periodo de conservación sea más corto.

Antes de crear estas reglas, te recomendamos encarecidamente que leas cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede provocar que Gmail elimine mensajes de forma inmediata y definitiva. Por eso, te recomendamos que seas prudente a la hora de crear o modificar reglas de conservación y que las pruebes en un pequeño grupo de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.

Comportamiento de Gmail a la hora de conservar mensajes

  • Cuando un mensaje está sujeto a un bloqueo, Gmail no puede eliminarlo definitivamente aunque hayan finalizado todos los periodos de conservación aplicables.
  • Las reglas de conservación personalizadas de Gmail siempre sustituyen a las predeterminadas.
  • En el caso de que un mensaje se vea afectado por varias reglas de este tipo, Gmail aplica la regla cuyo periodo de conservación finalice más tarde.
  • La política de conservación de 30 días de Gmail puede retrasar la eliminación definitiva de mensajes.

Información importante sobre la conservación de Gmail

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Cuándo se eliminan definitivamente mensajes de Gmail

Para que Gmail elimine definitivamente un mensaje, este debe cumplir los criterios de Vault y Gmail:

  • No estar sujeto a ninguna regla de conservación.
  • No estar sujeto a ningún bloqueo.
  • Llevar 30 días o más con la etiqueta de Gmail ^deleted, generada por el sistema.

Vault no permite que Gmail elimine definitivamente un mensaje si está sujeto a un bloqueo o a una regla de conservación. Una vez que han finalizado todos los periodos de conservación y los bloqueos aplicables, Gmail evalúa si el mensaje se puede eliminar definitivamente en función del tiempo que lleve con la etiqueta ^deleted.

Cuándo se aplica la etiqueta ^deleted

Gmail aplica la etiqueta ^deleted a los mensajes que se pueden eliminar de los sistemas de Google cuando se produce alguna de estas acciones:

  • Los usuarios de Gmail vacían la papelera o seleccionan mensajes de la papelera y hacen clic en Eliminar definitivamente.
  • Si un mensaje ha estado en la papelera durante 30 días, Gmail lo elimina automáticamente.
  • Si finaliza el periodo de conservación de un mensaje que no tiene la etiqueta ^deleted.
  • Cuando los usuarios de Gmail descartan un borrador.

Cuando un mensaje tiene la etiqueta ^deleted, los usuarios de Gmail ya no pueden verlo ni recuperarlo sin la ayuda de un administrador de G Suite. Sin embargo, en Vault se pueden buscar y exportar mensajes con esa etiqueta hasta que se eliminan definitivamente.

Política de conservación de 30 días de Gmail

Gmail cuenta con una política de conservación que almacena los mensajes durante un mínimo de 30 días tras haberles aplicado la etiqueta ^deleted. Esta política sustituye a cualquier regla de conservación de Vault que caduque durante esos 30 días.

Para entender mejor cómo se aplica la política de conservación de 30 días de Gmail a la hora de determinar cuándo se eliminan definitivamente los mensajes, consulta los ejemplos de conservación de mensajes.
Las conversaciones de Gmail no se tratan igual que los mensajes individuales

En las conversaciones de correo electrónico:

  • Si una regla de conservación o un bloqueo se aplica a algún mensaje de una conversación, se conservará la conversación entera.
  • En las reglas de conservación basadas en etiquetas, el periodo de conservación se fija basándose en la fecha del último mensaje etiquetado en una conversación.

Por ejemplo, si una regla de conservación retiene los mensajes que contienen la etiqueta proyecto-A durante 365 días y el primer mensaje de una conversación tiene esa etiqueta, todos los mensajes de la conversación se mantienen durante 365 días a partir de la fecha de envío del primer mensaje. Si se aplica la misma etiqueta a un mensaje posterior de la conversación, todos los mensajes de la conversación se conservarán durante 365 días a partir de la fecha en que se envió ese mensaje. Una vez que ha caducado la regla de conservación y Gmail ha eliminado definitivamente los mensajes etiquetados, los mensajes sin etiquetar pueden tardar hasta 24 horas en eliminarse definitivamente.

Conservación de borradores

Los borradores de mensajes que no se descartan se gestionan igual que el resto de los mensajes de Gmail. Al crear una regla de conservación personalizada, puedes excluir los borradores para que no les afecte.

Los borradores descartados (es decir, los que el usuario ha descartado sin enviarlos) no están sujetos a reglas de conservación ni a bloqueos. Si se descarta un borrador antes de enviarlo, Gmail le aplica la etiqueta ^deleted y lo elimina definitivamente 30 días después.

Es posible que las etiquetas de Gmail generadas por el sistema afecten a la cobertura de conservación

En Gmail, los mensajes se clasifican automáticamente mediante etiquetas generadas por el sistema y los usuarios pueden ordenarlos en su bandeja de entrada mediante etiquetas visibles. Así, por ejemplo, Gmail puede aplicar dos etiquetas generadas por el sistema: finance, a los mensajes procedentes de una entidad bancaria, y travel, a los mensajes que incluyan reservas de hotel.

Los usuarios, por su parte, pueden crear y aplicar sus propias etiquetas, que a veces pueden coincidir con las que genera el sistema. Cuando coinciden ambos tipos de etiquetas, las reglas de conservación de Vault se aplican a los mensajes que incluyen la etiqueta creada por el usuario y no a los mensajes con la misma etiqueta generada por el sistema. En consecuencia, si creas una regla de conservación basada en una etiqueta, es posible que afecte a más o menos mensajes de lo que esperas.

Ejemplo

Supongamos que tu organización está obligada a conservar toda la información relacionada con las finanzas de la empresa durante siete años y ocurre lo siguiente:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • A los empleados se les envían extractos de la tarjeta de crédito de empresa a sus cuentas de trabajo; a estos mensajes no se les aplica la etiqueta finance creada por el usuario, sino que Gmail les aplica la etiqueta finance generada por el sistema.

En este caso, si se crea una regla de conservación que incluya mensajes con label:finance, solo se conservarán los mensajes etiquetados por los usuarios, pero no los que contienen sus extractos bancarios personales, ya que estos llevan una etiqueta generada por el sistema.

Etiquetas habituales generadas por el sistema

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Conservaciones y mensajes en modo confidencial de Gmail

Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible en todas las cuentas personales de Gmail y en las organizaciones de G Suite que la habiliten.

Cuando un usuario envía un mensaje en el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace, y lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto del correo.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu dominio

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá bloquear, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización.

Vault puede acceder a todos los mensajes confidenciales enviados a partir del 30 de noviembre del 2018 que estén en buzones de correo de remitentes y destinatarios internos, aunque el remitente haya fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso de los destinatarios a mensajes en modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios externos a tu dominio 

Aunque tu organización no habilite el modo confidencial de Gmail, tus usuarios pueden recibir mensajes en modo confidencial de otros clientes de G Suite y de cuentas personales de Gmail.

Puedes bloquear, conservar, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.

Nota: Los administradores de G Suite pueden crear una regla de cumplimiento que impida que los mensajes entrantes que estén en modo confidencial se entreguen en cuentas de tu dominio.

Cómo conservar mensajes en modo confidencial

Las reglas de conservación de Gmail afectan a los mensajes en modo confidencial del mismo modo que a cualquier otro tipo de mensaje. Puedes aplicar de forma específica reglas de conservación a mensajes en modo confidencial con el término label:confidentialmode.

Ejemplos de reglas de conservación de Gmail y sus efectos

Ejemplo de regla predeterminada: Conservar todos los mensajes indefinidamente

Esta regla predeterminada conserva de forma indefinida todos los mensajes de Gmail de la unidad organizativa seleccionada. Los usuarios pueden eliminar mensajes, que desaparecen de la papelera transcurridos 30 días o cuando el usuario la vacía. Sin embargo, los administradores de Vault pueden exportar y encontrar en sus búsquedas estos mensajes.

Configuración de la regla

  • Duración: indefinida

Efecto en los mensajes enviados y recibidos

Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted  Cuándo elimina Gmail el mensaje definitivamente

Ninguna

Nunca Nunca

El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de haberlo enviado

1 día después del envío Nunca

El usuario mueve el mensaje a la papelera 1 día después de haberlo enviado, pero no la vacía

31 días después del envío, cuando Gmail elimina automáticamente el mensaje de la papelera Nunca

Efecto en los borradores

Acción del usuario en un borrador Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted  Cuándo elimina Gmail el mensaje definitivamente

El usuario escribe un borrador pero no lo envía

Nunca Nunca

El usuario escribe un borrador y lo descarta sin enviarlo

Cuando el usuario descarta el borrador 30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
Ejemplo de regla personalizada: eliminar definitivamente solo los mensajes eliminados después de 365 días
Esta regla permite que Gmail elimine definitivamente los mensajes de la unidad organizativa seleccionada que se hayan eliminado de forma permanente (eliminados de la papelera) al cabo de 365 días.

Configuración de la regla

  • Duración: 365 días
  • Acción que se realizará al finalizar el periodo de conservación: selecciona Eliminar definitivamente solo los mensajes que los usuarios ya han retirado

Efecto en los mensajes enviados y recibidos

Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted  Cuándo elimina Gmail el mensaje definitivamente

Ninguna

Nunca Nunca

El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de haberlo enviado

1 día después del envío 365 días después del envío

El usuario mueve el mensaje a la papelera 1 día después de haberlo enviado, pero no la vacía

31 días después del envío, cuando Gmail elimina automáticamente el mensaje de la papelera 365 días después del envío
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 360 días después de haberlo enviado 360 días después del envío 390 días después del envío (30 días después de que se vacíe la papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
El usuario mueve el mensaje a la papelera 400 días después de haberlo enviado, pero no la vacía 430 días después del envío, cuando Gmail elimina automáticamente el mensaje de la papelera 460 días después del envío (30 días después de que Gmail elimine el mensaje de la papelera debido a la política de conservación de 30 días)

Efecto en los borradores

Acción del usuario en un borrador Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted  Cuándo elimina Gmail el mensaje definitivamente

El usuario escribe un borrador pero no lo envía

Nunca Nunca

El usuario escribe un borrador y lo descarta sin enviarlo

Cuando el usuario descarta el borrador 30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
Ejemplo de regla personalizada: eliminar definitivamente los mensajes después de 365 días

Esta regla permite que Gmail elimine definitivamente todos los mensajes de la unidad organizativa seleccionada al cabo de 365 días, incluidos los borradores y los mensajes que los usuarios no hayan eliminado. 

Configuración de la regla

  • Duración: 365 días
  • Excluir borradores: sin marcar
  • Acción que se realizará al finalizar el periodo de conservación: selecciona Eliminar definitivamente todos los mensajes, incluidos los que se encuentran en las bandejas de entrada de los usuarios y los que ya se han retirado

Efecto en los mensajes enviados y recibidos

Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted  Cuándo elimina Gmail el mensaje definitivamente

Ninguna

365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación 395 días después del envío (30 días después de que finalice el periodo de conservación debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de haberlo enviado

1 día después del envío 365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 360 días después de haberlo enviado 360 días después del envío, cuando el usuario vacía la papelera 390 días después del envío (30 días después de que se vacíe la papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
El usuario mueve el mensaje a la papelera 360 días después de haberlo enviado, pero no la vacía 365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación 395 días después del envío (30 días después de que finalice el periodo de conservación debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

Efecto en los borradores

Acción del usuario en un borrador Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted  Cuándo elimina Gmail el mensaje definitivamente

El usuario escribe un borrador pero no lo envía

365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación 395 días después del envío (30 días después de que finalice el periodo de conservación debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

El usuario escribe un borrador y lo descarta sin enviarlo

Cuando el usuario descarta el borrador 30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

Crear reglas de conservación personalizadas en Gmail

Las reglas personalizadas pueden basarse en unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda. Siempre anulan la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas de conservación a un mensaje o archivo, este se conserva de acuerdo con la regla que tenga el periodo de conservación más largo.

Para crear reglas de conservación personalizadas, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará la regla de conservación: Correo.
  5. En la lista desplegable, selecciona una unidad organizativa.
  6. Elige qué condiciones deben cumplir los mensajes para que se les aplique esta regla:
    • Especifica la fecha de envío de los mensajes a los que se aplicará esta regla. Si solo especificas una fecha de inicio, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos después de esa fecha. Si solo especificas una fecha de finalización, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos antes de esa fecha.
    • Escribe los términos que podrían aparecer en los mensajes sujetos a esta regla. En este campo, también puedes utilizar operadores de búsqueda.
      Nota: No utilices caracteres comodín (*) con las reglas de conservación.
    • Para excluir borradores, marca la casilla Excluir borradores.
  7. Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los mensajes:
    • Elige indefinidamente para conservar de forma permanente los datos que coincidan con los parámetros de esta regla.
    • Para que los mensajes se descarten después de un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
  8. Si defines una duración, especifica qué pasará con los mensajes una vez que haya finalizado el periodo seleccionado:
    • Selecciona la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes. Esto incluye los mensajes que se encuentran en la bandeja de entrada de los usuarios. También incluye los mensajes que ya se han eliminado.
  9. Haz clic en Vista previa para ver una lista con los mensajes o los archivos a los que se aplicará esta regla de conservación. Revisa la lista para verificar que has configurado la regla correctamente. Asegúrate de que no se elimina definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada. 
  10. Haz clic en Guardar. Si tu regla de conservación elimina los mensajes, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Información importante

  • Alias de correo electrónico en el campo Términos: un alias de correo electrónico es una dirección de correo electrónico alternativa que apunta a una dirección de correo electrónico principal. Las reglas de conservación personalizadas no incluyen automáticamente alias de correo electrónico. Si quieres incluirlos, deberás añadirlos en el campo Términos.
  • Cambio de nombre de usuarios: las reglas de conservación personalizadas no se modifican automáticamente cuando se cambia el nombre de un usuario. La regla de conservación sigue aplicándose solo a las direcciones que se han incluido explícitamente en el campo Términos de la regla. Por ejemplo, si se aplica una regla a los mensajes de antes@example.com y se ha cambiado el nombre de usuario a despues@example.com, la regla de conservación solo se aplicará a los mensajes enviados a antes@example.com.
  • Modificación de una regla de conservación personalizada: puedes modificar una regla personalizada, pero debes ser consciente del impacto que esa modificación tendría sobre los datos conservados. Los datos se conservan siguiendo la versión más reciente de la regla de conservación.

Definir una regla de conservación predeterminada de Gmail

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo.

Para definir una regla de conservación predeterminada de Gmail, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Correo.
  4. Marca la casilla para definir una regla de conservación predeterminada.
  5. Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar los datos de forma permanente.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
  6. Si defines una duración, especifica qué pasará con los mensajes una vez que haya finalizado el periodo de conservación seleccionado:
    • Selecciona la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes. Esto incluye los mensajes que se encuentran en la bandeja de entrada de los usuarios. También incluye los mensajes que ya se han eliminado.
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault empezará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminado. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada. 
  7. Haz clic en Guardar. Si tu regla de conservación elimina los mensajes, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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