Gmail-Nachrichten mit Vault aufbewahren

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Gmail-Nachrichten in Google Vault aufbewahren. 

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Gmail-Nachrichten in Google Vault aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Gmail

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Gmail-Nachrichten informieren.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Nachrichten in Gmail sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Am besten probieren Sie neue Regeln für eine kleine Gruppe von Konten aus, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Grundfunktionen der Aufbewahrung in Gmail

• Wenn eine Nachricht in einem Hold enthalten ist, kann Gmail sie auch nach Ablauf aller Aufbewahrungszeiträume nicht dauerhaft löschen.
• Benutzerdefinierte Gmail-Aufbewahrungsregeln haben immer Vorrang vor den standardmäßigen Gmail-Aufbewahrungsregeln.
• Wenn mehrere davon auf eine Nachricht angewendet werden, wird die Nachricht in Gmail entsprechend der Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.
• Durch die 30-tägige Aufbewahrungsfrist gemäß den Richtlinien von Gmail kann sich der Zeitpunkt nach hinten verschieben, an dem Nachrichten dauerhaft gelöscht werden.

Zusätzliches Verhalten der Aufbewahrung in Gmail

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Welche Daten können aufbewahrt werden?

Abgedeckt:

• Nachrichten und deren Anhänge, die von Nutzern in Ihrer Organisation gesendet, empfangen oder entworfen wurden
• Von Nutzern in Ihrer Organisation gesendete Nachrichten im Modus „Vertraulich“

Nicht abgedeckt:

• Verknüpfte Dateien
• E‑Mail-Layouts
• Nachrichten, die über andere Google-Dienste wie Google Kalender oder Google Docs gesendet wurden, es sei denn, der umfassende E-Mail-Speicher ist aktiviert
• Dynamische Inhalte in dynamischen Nachrichten
• Verworfene Entwürfe und automatisch gespeicherte Versionen von Entwürfen

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

Wann werden Gmail-Nachrichten dauerhaft gelöscht?

Damit eine Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht werden kann, muss sie sowohl die entsprechenden Kriterien für Vault als auch die für Gmail erfüllen:

• Sie unterliegt keinen Aufbewahrungsregeln.
• Sie ist nicht auf Hold gesetzt.
• Das vom System in Gmail generierte Label ^deleted (gelöscht) ist seit mindestens 30 Tagen vorhanden.

Das dauerhafte Löschen einer Nachricht in Gmail wird durch Vault verhindert, wenn die Nachricht einer Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegt. Sind alle Aufbewahrungszeiten und Holds abgelaufen, wird in Gmail geprüft, ob die Nachricht dauerhaft gelöscht werden kann. Grundlage dafür ist, wie lange die Nachricht das Label ^deleted (gelöscht) hat.

Wann wird das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?

Gmail wendet das Label ^deleted (gelöscht) auf Nachrichten an, die aus den Systemen von Google entfernt werden können. Eine Nachricht erhält dieses Label, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:

• Gmail-Nutzer leeren den Papierkorb oder wählen Nachrichten im Papierkorb aus und klicken auf Endgültig löschen.
• Gmail löscht automatisch Nachrichten, die sich seit 30 Tagen im Papierkorb befinden.
• Die Aufbewahrungsfrist endet für Nachrichten, die nicht bereits das Label ^deleted (gelöscht) haben.
• Gmail-Nutzer verwerfen Nachrichtenentwürfe.

Mit dem Label ^deleted (gelöscht) werden Nachrichten für Gmail-Nutzer ausgeblendet. Sie können diese Nachrichten nur mithilfe eines Google Workspace-Administrators wiederherstellen. Allerdings lassen sich solche Nachrichten so lange weiterhin in Vault suchen und exportieren, bis sie dauerhaft gelöscht werden.

Die Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung

In Gmail gibt es eine Aufbewahrungsrichtlinie, durch die Nachrichten nach Anwendung des Labels ^deleted (gelöscht) mindestens 30 Tage lang aufbewahrt werden. Diese Richtlinie hat Vorrang vor allen Vault-Aufbewahrungsregeln, die während dieser 30 Tage ablaufen.

In den Beispielen zur Aufbewahrung von Nachrichten erklären wir näher, wie sich die Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung auf das dauerhafte Löschen von Nachrichten auswirkt.

E-Mail-Konversationen werden in Gmail anders behandelt als Einzelnachrichten

So gelten die Aufbewahrungsregeln für E-Mail-Konversationen:

• Wenn eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation aufgrund einer Aufbewahrungsregel oder eines Holds aufbewahrt werden soll, wird die gesamte Konversation aufbewahrt.
• Bei Aufbewahrungsregeln, die auf Labels basieren, wird zur Aufbewahrung das Datum der zuletzt mit einem Label versehenen Nachricht in einer Konversation verwendet.

Wenn eine Aufbewahrungsregel beispielsweise festlegt, dass Nachrichten mit dem Label Projekt-A 365 Tage lang aufbewahrt werden sollen und die erste Nachricht in einer Konversation das Label hat, werden alle Nachrichten in der Konversation ab dem Zeitpunkt, an dem die erste Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Wenn eine spätere Nachricht in derselben Konversation das Label Projekt-A erhält, werden alle Nachrichten darin dann ab dem Zeitpunkt, an dem diese spätere Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Nachdem die Aufbewahrungsregel abgelaufen ist und die markierten Nachrichten in Gmail dauerhaft gelöscht wurden, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis auch alle Nachrichten ohne Label entfernt werden.

Regeln gelten für Labels, aber nicht für verschachtelte untergeordnete Labels

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel basierend auf einem Gmail-Label erstellen, wird die Regel nicht auf verschachtelte untergeordnete Labels angewendet. Untergeordnete Labels werden nicht eingeschlossen, da sie nicht direkt das Label haben, auf dem die Regel basiert.    

Beispiel: Ein Nutzer hat unter Belege das Label Belege und ein untergeordnetes Label namens Reisen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Belege festlegen, werden die Nachrichten unter Reisen nicht aufbewahrt, da sie nicht direkt das Label Belege haben. 

Für Anhänge, die über Gmail zu Google Drive hinzugefügt wurden, gelten die Aufbewahrungsregeln für Google Drive.

Wird auf ein Element, das an eine Gmail-Nachricht angehängt ist, die Funktion Zu Google Drive hinzufügen angewendet, wird in Google Drive eine Kopie des Elements erstellt. Die Gmail-Nachricht und der Anhang unterliegen den Gmail-Aufbewahrungsrichtlinien. Das kopierte Element in Google Drive unterliegt den Aufbewahrungsrichtlinien von Google Drive.

Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen

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Beispiel für eine Standardregel: Alle Nachrichten auf unbestimmte Zeit aufbewahren

Mit dieser Standardregel werden alle Gmail-Nachrichten in der ausgewählten Organisationseinheit auf unbestimmte Zeit gespeichert. Nutzer können weiterhin Nachrichten löschen und Nachrichten werden nach 30 Tagen aus dem Papierkorb entfernt oder wenn der Nutzer den Papierkorb leert. Die Nachrichten können jedoch weiterhin von Vault-Administratoren gesucht und exportiert werden.

Regelkonfiguration

• Dauer: unbegrenzt

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht	Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?	Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?
Keine	Nie	Nie
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht	Ein Tag nach dem Senden	Nie
Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht	31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt	Nie

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf	Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?	Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht	Nie	Nie
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden	Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft	30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)

Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: nur gelöschte Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen

Diese Regel bewirkt, dass Gmail nur Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit löscht, die nach 365 Tagen dauerhaft gelöscht (aus dem Papierkorb entfernt) werden.

Regelkonfiguration

• Dauer: 365 Tage
• Aktion nach Ablauf der Frist: Nur unwiderruflich gelöschte Nachrichten dauerhaft löschen

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht	Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?	Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?
Keine	Nie	Nie
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht	Ein Tag nach dem Senden	365 Tage nach dem Senden
Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht	31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt	365 Tage nach dem Senden
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht	360 Tage nach dem Senden	390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)
Nutzer verschiebt die Nachricht 400 Tage nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht	430 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt	460 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem Gmail die Nachricht aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie aus dem Papierkorb entfernt hat)

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf	Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?	Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht	Nie	Nie
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden	Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft	30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)

Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen

Diese Regel bewirkt, dass Gmail alle Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit nach 365 Tagen dauerhaft löscht, auch Entwürfe und Nachrichten, die nicht von Nutzern gelöscht wurden.

Regelkonfiguration

• Dauer: 365 Tage
• Entwürfe ausschließen: Häkchen entfernt (nur ediscovery.google.com)
• Aktion nach Ablauf der Frist: Nachrichten in Gmail-Postfächern und unwiderruflich gelöschte Nachrichten nach Ablauf dauerhaft löschen. Diese Regel löscht Entwürfe dauerhaft.

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht	Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?	Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?
Keine	365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet	395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet)
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht	Ein Tag nach dem Senden	365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht	360 Tage nach dem Senden, wenn der Nutzer den Papierkorb leert	390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)
Nutzer verschiebt die Nachricht 360 Tage nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht	365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet	395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet)

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf	Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?	Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht	365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet	395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet)
Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden	Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft	30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungBenutzerdefinierte RegelnErstellen.
3. Wählen Sie als Dienst Gmail aus und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie die Organisationseinheit aus, für die die Regel gelten soll. Klicken Sie auf das Feld, um eine Auswahlfunktion zu öffnen, und dann auf die Organisationseinheit.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Optional: Wählen Sie aus, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit diese Regel angewendet wird:
   • Geben Sie die Werte unter Sendedatum ein. Wenn Sie nur ein Startdatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet wurden.
   • Geben Sie alle Begriffe ein, mit denen Nachrichten übereinstimmen müssen. Hinweis:
     • Sie können alle unterstützten Suchoperatoren verwenden, außer Platzhalter (*).
     • Wenn Ihr Schlüsselbegriff oder Wert mit einem Bindestrich beginnt, z. B. -1.000 %, setzen Sie ihn in Anführungszeichen, damit er nicht als NOT-Operator interpretiert wird.
     • Mit is:chat können Sie keine Gmail-Aufbewahrungsregeln auf Chatnachrichten in Google Chat anwenden. Legen Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Chat fest, um Chatnachrichten aufzubewahren.

     Wir empfehlen Ihnen, die Begriffe in einer Vault-Suche zu testen, um sicherzugehen, dass sie Daten wie erwartet abgleichen.

7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
9. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
   • Um nur Nachrichten dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie die erste Option aus.
   • Wenn Sie alle Nachrichten dauerhaft löschen möchten, auch nicht gelöschte Nachrichten, aber Entwürfe und E-Mail-Vorlagen ausgeschlossen werden sollen, wählen Sie die zweite Option aus.
   • Wählen Sie die dritte Option aus, um alle Nachrichten dauerhaft zu löschen, einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, Entwürfen und E-Mail-Vorlagen.
   Warnung: In Vault können Gmail-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
10. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Gmail-Nachrichten, die nicht von einer benutzerdefinierten Regel oder einem Hold abgedeckt sind.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf „Gmail“ .
4. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
5. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
   • Wenn nur Nachrichten dauerhaft gelöscht werden sollen, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
   • Wenn Sie alle Nachrichten dauerhaft löschen möchten, auch nicht gelöschte Nachrichten, Entwürfe und Vorlagen, wählen Sie die zweite Option aus.
   Warnung: In Vault können Gmail-Daten mit überschrittener Aufbewahrungsdauer sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.