Gmail-Nachrichten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Gmail-Nachrichten aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie Daten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Legen Sie eine Standardaufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln überschreiben standardmäßige Aufbewahrungsregeln, auch wenn dort die Aufbewahrungsdauer länger ist.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Gmail

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Gmail-Nachrichten informieren.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Nachrichten in Gmail sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Am besten probieren Sie neue Regeln für eine kleine Gruppe von Konten aus, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Grundfunktionen der Aufbewahrung in Gmail

  • Wenn eine Nachricht in einem Hold enthalten ist, kann Gmail sie auch nach Ablauf aller Aufbewahrungszeiträume nicht dauerhaft löschen.
  • Benutzerdefinierte Gmail-Aufbewahrungsregeln haben immer Vorrang vor den standardmäßigen Gmail-Aufbewahrungsregeln.
  • Wenn mehrere davon auf eine Nachricht angewendet werden, wird die Nachricht in Gmail entsprechend der Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.
  • Durch die 30-tägige Aufbewahrungsfrist gemäß den Richtlinien von Gmail kann sich der Zeitpunkt nach hinten verschieben, an dem Nachrichten dauerhaft gelöscht werden.

Zusätzliches Verhalten der Aufbewahrung in Gmail

Alle öffnen   |   Alle schließen

Wann werden Gmail-Nachrichten dauerhaft gelöscht?

Damit eine Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht werden kann, muss sie sowohl die entsprechenden Kriterien für Vault als auch die für Gmail erfüllen:

  • Sie unterliegt keinen Aufbewahrungsregeln.
  • Sie ist nicht auf Hold gesetzt.
  • Das vom System in Gmail generierte Label ^deleted (gelöscht) ist seit mindestens 30 Tagen vorhanden.

Das dauerhafte Löschen einer Nachricht in Gmail wird durch Vault verhindert, wenn die Nachricht einer Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegt. Sind alle Aufbewahrungszeiten und Holds abgelaufen, wird in Gmail geprüft, ob die Nachricht dauerhaft gelöscht werden kann. Grundlage dafür ist, wie lange die Nachricht das Label ^deleted (gelöscht) hat.

Wann wird das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?

Gmail wendet das Label ^deleted (gelöscht) auf Nachrichten an, die aus den Systemen von Google entfernt werden können. Eine Nachricht erhält dieses Label, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:

  • Gmail-Nutzer leeren den Papierkorb oder wählen Nachrichten im Papierkorb aus und klicken auf Endgültig löschen.
  • Gmail löscht automatisch Nachrichten, die sich seit 30 Tagen im Papierkorb befinden.
  • Die Aufbewahrungsfrist endet für Nachrichten, die nicht bereits das Label ^deleted (gelöscht) haben.
  • Gmail-Nutzer verwerfen Nachrichtenentwürfe.

Mit dem Label ^deleted (gelöscht) werden Nachrichten für Gmail-Nutzer ausgeblendet. Sie können diese Nachrichten nur mithilfe eines Google Workspace-Administrators wiederherstellen. Allerdings lassen sich solche Nachrichten so lange weiterhin in Vault suchen und exportieren, bis sie dauerhaft gelöscht werden.

Die Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung

In Gmail gibt es eine Aufbewahrungsrichtlinie, durch die Nachrichten nach Anwendung des Labels ^deleted (gelöscht) mindestens 30 Tage lang aufbewahrt werden. Diese Richtlinie hat Vorrang vor allen Vault-Aufbewahrungsregeln, die während dieser 30 Tage ablaufen.

In den Beispielen zur Aufbewahrung von Nachrichten erklären wir näher, wie sich die Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung auf das dauerhafte Löschen von Nachrichten auswirkt.
E-Mail-Konversationen werden in Gmail anders behandelt als Einzelnachrichten

So gelten die Aufbewahrungsregeln für E-Mail-Konversationen:

  • Wenn eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation aufgrund einer Aufbewahrungsregel oder eines Holds aufbewahrt werden soll, wird die gesamte Konversation aufbewahrt.
  • Bei Aufbewahrungsregeln, die auf Labels basieren, wird zur Aufbewahrung das Datum der zuletzt mit einem Label versehenen Nachricht in einer Konversation verwendet.

Wenn eine Aufbewahrungsregel beispielsweise festlegt, dass Nachrichten mit dem Label Projekt-A 365 Tage lang aufbewahrt werden sollen und die erste Nachricht in einer Konversation das Label hat, werden alle Nachrichten in der Konversation ab dem Zeitpunkt, an dem die erste Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Wenn eine spätere Nachricht in derselben Konversation das Label Projekt-A erhält, werden alle Nachrichten darin dann ab dem Zeitpunkt, an dem diese spätere Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Nachdem die Aufbewahrungsregel abgelaufen ist und die markierten Nachrichten in Gmail dauerhaft gelöscht wurden, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis auch alle Nachrichten ohne Label entfernt werden.

Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen

Beispiel für eine Standardregel: Alle Nachrichten auf unbestimmte Zeit aufbewahren

Mit dieser Standardregel werden alle Gmail-Nachrichten in der ausgewählten Organisationseinheit auf unbestimmte Zeit gespeichert. Nutzer können weiterhin Nachrichten löschen und Nachrichten werden nach 30 Tagen aus dem Papierkorb entfernt oder wenn der Nutzer den Papierkorb leert. Die Nachrichten können jedoch weiterhin von Vault-Administratoren gesucht und exportiert werden.

Regelkonfiguration

  • Dauer: unbegrenzt

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?

Keine

Nie Nie

Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht

Ein Tag nach dem Senden Nie

Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht

31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt Nie

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht

Nie Nie

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden

Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)
Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: nur gelöschte Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen
Diese Regel bewirkt, dass Gmail nur Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit löscht, die nach 365 Tagen dauerhaft gelöscht (aus dem Papierkorb entfernt) werden.

Regelkonfiguration

  • Dauer: 365 Tage
  • Aktion nach Ablauf der Frist:
    • Wählen Sie auf ediscovery.google.com die Option Nur die Nachrichten unwiderruflich entfernen, die Nutzer bereits gelöscht haben aus.
    • Wählen Sie auf vault.google.com die Option Nur unwiderruflich gelöschte Nachrichten dauerhaft löschen aus.

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?

Keine

Nie Nie

Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht

Ein Tag nach dem Senden 365 Tage nach dem Senden

Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht

31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt 365 Tage nach dem Senden
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht 360 Tage nach dem Senden 390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)
Nutzer verschiebt die Nachricht 400 Tage nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht 430 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt 460 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem Gmail die Nachricht aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie aus dem Papierkorb entfernt hat)

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht

Nie Nie

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden

Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)
Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen

Diese Regel bewirkt, dass Gmail alle Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit nach 365 Tagen dauerhaft löscht, auch Entwürfe und Nachrichten, die nicht von Nutzern gelöscht wurden.

Regelkonfiguration

  • Dauer: 365 Tage
  • Entwürfe ausschließen: Häkchen entfernt (nur ediscovery.google.com)
  • Aktion nach Ablauf der Frist:
    • Wählen Sie auf ediscovery.google.com die Option Alle Nachrichten unwiderruflich entfernen, einschließlich der Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer sowie der Nachrichten, die bereits gelöscht wurden aus.
    • Wählen Sie auf vault.google.com die Option Nachrichten in Gmail-Postfächern und unwiderruflich gelöschte Nachrichten dauerhaft löschen. Diese Regel löscht Entwürfe dauerhaft. aus.

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?

Keine

365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet)

Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht

Ein Tag nach dem Senden 365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht 360 Tage nach dem Senden, wenn der Nutzer den Papierkorb leert 390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)
Nutzer verschiebt die Nachricht 360 Tage nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht 365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet)

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail dauerhaft gelöscht?

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht

365 Tage nach dem Senden, wenn die Aufbewahrungsdauer endet 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung endet)

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden

Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der Gmail-Richtlinie zur 30-tägigen Aufbewahrung)

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regelnund dannErstellen.
  3. Wählen Sie als Dienst Gmail aus und klicken Sie dann auf Weiter.
  4. Wählen Sie die Organisationseinheit aus, für die die Regel gelten soll. Klicken Sie auf das Feld, um eine Auswahlfunktion zu öffnen, und dann auf die Organisationseinheit.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Optional: Wählen Sie aus, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit diese Regel angewendet wird:
    • Geben Sie die Werte unter Sendedatum ein. Wenn Sie nur ein Startdatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet wurden.
    • Geben Sie alle Begriffe ein, mit denen Nachrichten übereinstimmen müssen. Sie können alle unterstützten Suchoperatoren außer Platzhalter (*) verwenden. Die Bedingung is:chat eignet sich nicht, um eine Gmail-Aufbewahrungsregel auf Chatnachrichten im klassischen Hangouts oder in Google Chat anzuwenden. Legen Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Chat fest, um Chatnachrichten aufzubewahren.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  9. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
    • Um nur Nachrichten dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Nachrichten dauerhaft löschen möchten, auch nicht gelöschte Nachrichten, aber Entwürfe und E-Mail-Vorlagen ausgeschlossen werden sollen, wählen Sie die zweite Option aus.
    • Wählen Sie die dritte Option aus, um alle Nachrichten dauerhaft zu löschen, einschließlich nicht gelöschter Nachrichten, Entwürfen und E-Mail-Vorlagen.
    Warnung: In Vault können Gmail-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
  10. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Gmail-Nachrichten, die nicht von einer benutzerdefinierten Regel oder einem Hold abgedeckt sind.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Gmail“ "".
  4. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  5. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
    • Wenn nur Nachrichten dauerhaft gelöscht werden sollen, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Nachrichten dauerhaft löschen möchten, auch nicht gelöschte Nachrichten, Entwürfe und Vorlagen, wählen Sie die zweite Option aus.
    Warnung: In Vault können Gmail-Daten mit überschrittener Aufbewahrungsdauer sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.
War das hilfreich?
Wie können wir die Seite verbessern?