Aufbewahrungsregeln für Gmail und das klassische Hangouts festlegen

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Nachrichten in Gmail und Daten im klassischen Hangouts zu E-Discovery-Zwecken gespeichert werden.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt, wie die Aufbewahrung funktioniert.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, können dadurch Daten aus den Konten der Nutzer unmittelbar und unwiderruflich gelöscht werden. Seien Sie daher beim Erstellen oder Ändern von Aufbewahrungsregeln vorsichtig. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung von Nachrichten

Wichtig: Bereiten Sie sich auf die Migration zu Hangouts Chat vor

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition. ​Learn more.

E-Mail-Konversationen werden in Gmail anders behandelt als Einzelnachrichten

Für E-Mail-Konversationen gilt Folgendes:

  • Wenn eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation aufgrund einer benutzerdefinierten Regel aufbewahrt wird, wird die gesamte Konversation aufbewahrt.
  • Wenn eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation keinen Aufbewahrungsregeln unterliegt, wird sie unwiderruflich entfernt. Die anderen Nachrichten werden gemäß den anwendbaren Aufbewahrungsregeln weiterhin aufbewahrt.
  • Bei Aufbewahrungsregeln, die auf Labels basieren, wird zur Aufbewahrung das Datum der Nachricht in einer E-Mail-Konversation verwendet, die zuletzt mit einem Label versehen wurde. Dies wird in Beispiel 1 dargestellt.
  • E-Mail-Entwürfe werden in Vault wie jede andere Nachricht behandelt. Wenn Sie eine standardmäßige oder benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen, werden nicht gelöschte E-Mail-Entwürfe ebenfalls aufbewahrt. Sie haben allerdings die Möglichkeit, Entwürfe auszuschließen, wenn Sie eine neue Aufbewahrungsregel einrichten. Entwürfe, die ohne Senden gelöscht werden, werden nach 30 Tagen unwiderruflich entfernt, unabhängig von Aufbewahrungsrichtlinien oder Holds.
Nachrichten löschen und unwiderruflich entfernen

Beispiel: Ein Vault-Administrator erstellt für einen bestimmten Nachrichtentyp in Gmail eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel. Eine dazu passende Nachricht aus einem Nutzerpostfach wird 180 Tage aufbewahrt und dann unwiderruflich entfernt, egal ob bereits gelöscht oder nicht.

Der exakte Zeitraum in Bezug auf das Löschen und unwiderrufliche Entfernen einer Nachricht ist davon abhängig, was der Nutzer mit der Nachricht macht.

Szenario 1: Der Nutzer belässt die Nachricht im Postfach

Beispiel: Die Nachricht wird am 1. Mai zugestellt.

Nun passiert Folgendes:

  • Vault entfernt die Nachricht an Tag 181 aus dem Nutzerpostfach, einen Tag nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. 
  • Der Zeitraum vor dem unwiderruflichen Entfernen beginnt. Google Vault-Administratoren können diese Nachricht in den nächsten 30 Tage weiterhin suchen und finden.
  • Am 211. Tag (181 + 30 weitere Tage), dem 28. November, wird die Nachricht unwiderruflich entfernt. 

Szenario 2: Der Nutzer löscht die Nachricht am Tag des Eingangs endgültig

Die Nachricht wird am 1. Mai empfangen und sofort endgültig gelöscht.

Nun passiert Folgendes:

  • Der Zeitraum vor dem unwiderruflichen Entfernen beginnt an dem Tag, an dem der Nutzer die Nachricht endgültig in seinem Postfach löscht.
  • Die Nachricht wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unwiderruflich entfernt: 1. Mai (Sende-/Empfangsdatum) + 180 Tage Aufbewahrungsfrist. Das heißt, dies erfolgt am 28. Oktober.

Szenario 3: Die Nachricht wird innerhalb der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht

Die Nachricht wird am 1. Mai empfangen und nach 40 Tagen endgültig gelöscht.

Nun passiert Folgendes:

  • Der Zeitraum vor dem unwiderruflichen Entfernen beginnt am 40. Tag.
  • Die Nachricht wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unwiderruflich entfernt: 1. Mai (Sende-/Empfangsdatum) + 180 Tage Aufbewahrungsfrist. Das heißt, dies erfolgt am 28. Oktober.
Hinweis: Löscht ein Nutzer eine Nachricht, die noch weniger als 30 Tage aufbewahrt werden soll, kann der Zeitraum vor dem unwiderruflichen Entfernen über den eigentlichen Aufbewahrungszeitraum hinausgehen.

Szenario 4: Der Nutzer verschiebt die Nachricht innerhalb der Aufbewahrungsfrist in den Papierkorb

Die Nachricht wird am 1. Mai empfangen und nach 160 Tagen in den Papierkorb verschoben. Der Papierkorb wird nicht geleert, d. h., die Nachricht wird nicht endgültig gelöscht.

Nun passiert Folgendes:

  • Die Nachricht wird am 181. Tag aus dem Papierkorb entfernt. Normalerweise werden Nachrichten in Gmail nach 30 Tagen unwiderruflich aus dem Papierkorb entfernt. Diese Nachricht wird entsprechend der zuvor definierten Aufbewahrungsregel jedoch bereits am 181. Tag entfernt.
  • Der Zeitraum vor dem unwiderruflichen Entfernen beginnt.
  • Am 211. Tag (181 + 30 weitere Tage), dem 28. November, wird die Nachricht unwiderruflich entfernt.
Weitere Beispiele für die Aufbewahrung

Die folgenden Beispiele zeigen, welche Faktoren die Aufbewahrungsfrist und den Zeitpunkt, an dem eine Nachricht gelöscht wird, beeinflussen.

Beispiel 1: Nachrichten ohne Label verlängern die Aufbewahrungsfrist einer E-Mail-Konversation nicht.

Wenn Sie in Gmail ein Label anwenden, gilt dieses Label nur für diejenigen Nachrichten, die bereits zur jeweiligen E-Mail-Konversation gehören. Später zur E-Mail-Konversation hinzugefügte Nachrichten werden nicht automatisch mit einem Label versehen. Wenn eine auf Labels basierte benutzerdefinierte Regel auf eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation angewendet wird, werden aufgrund dieser Regel alle Nachrichten in der Konversation so lange aufbewahrt, bis die zuletzt mit einem Label versehene Nachricht laut der Aufbewahrungsregel aus dem Postfach des Nutzers entfernt wird. Antworten auf die zuletzt mit einem Label versehene Nachricht verlängern die Aufbewahrungsfrist für diese Konversation nicht.

Nachrichten in diesem Beispiel werden wie folgt aufbewahrt:

  • Aufgrund der benutzerdefinierten Regel werden Nachrichten mit Label drei Jahre lang aufbewahrt.
  • Keine standardmäßige Aufbewahrungsregel ist angegeben.

Aktion Beschreibung
1 Ein Nutzer wendet am 31. März 2013 ein Label an.
2 Alle Nachrichten mit einem Label werden am 31. März 2016 entfernt. Für die Antwort ohne Label gilt diese Aufbewahrungsregel nicht.

Beispiel 2: E-Mail-Konversationen werden gemäß der benutzerdefinierten Regel mit der längsten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Wenn für eine E-Mail-Konversation mit einem Label eine Antwort eingeht, die einer anderen benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel unterliegt, wird die gesamte Konversation entsprechend der Regel mit der längsten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt. Nachrichten in diesem Beispiel werden wie folgt aufbewahrt:

  • Aufgrund der benutzerdefinierten Regel werden Nachrichten mit Label drei Jahre lang aufbewahrt.
  • Eine weitere benutzerdefinierte Regel legt fest, dass alle Nachrichten, die nach dem 01.07.2013 gesendet wurden (sent_after: 2013-07-01), sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Keine standardmäßige Aufbewahrungsregel ist angegeben.
Aktion Beschreibung
1 Ein Nutzer wendet am 31. März 2013 ein Label an.
2 Die letzte Nachricht wird am 31. Juli 2013 empfangen.
3 Da die letzte Nachricht nach dem 1. Juli 2013 empfangen wurde, wird die gesamte Konversation erst sieben Jahre nach Erhalt dieser Nachricht entfernt.

Beispiel 3: Nachrichten, für die nur eine Standardregel gilt, verlängern die Aufbewahrungsfrist einer E-Mail-Konversation nicht.

Wenn für eine E-Mail-Konversation mit Label eine neue Antwort eingeht, die lediglich einer standardmäßigen Aufbewahrungsregel (nicht einer benutzerdefinierten Regel) unterliegt, wird die Aufbewahrungsfrist der Konversation nicht verlängert. Der Teil der Konversation, für den die benutzerdefinierte Regel gilt, wird entfernt. Die Nachrichten, die der Standardregel unterliegen, sind weiterhin vorhanden.

Nachrichten in diesem Beispiel werden wie folgt aufbewahrt:

  • Aufgrund der Standardregel werden Nachrichten fünf Jahre lang aufbewahrt.
  • Aufgrund der benutzerdefinierten Regel werden Nachrichten mit Label drei Jahre lang aufbewahrt.
Aktion Beschreibung
1 Ein Nutzer wendet am 31. März 2013 ein Label an.
2 Die Nachrichten mit dem Label werden nach drei Jahren entfernt.
3 Die Nachricht ohne Label wird entsprechend der Standardregel fünf Jahre lang aufbewahrt.
Vom System generierte Gmail-Labels können den Aufbewahrungszeitraum beeinflussen

In Gmail werden Labels verwendet, um Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer zu organisieren. Es gibt zwei Arten von Labels:

  • Für Nutzer sichtbare Labels: Diese Labels erscheinen in der Benutzeroberfläche von Gmail. Einige allgemeine Labels sind in allen Gmail-Konten vorhanden. Nutzer können außerdem neue Labels erstellen, um ihre Nachrichten besser zu organisieren.
  • Vom System generierte Labels: Diese Labels werden von den Back-End-Systemen von Gmail verwendet, um Nachrichten zu klassifizieren. Sie sind für Endnutzer unsichtbar.

Vom System erstellte Labels legen fest, wie Nachrichten für Gmail-Nutzer dargestellt werden. So kann Gmail beispielsweise das Label finance auf Nachrichten anwenden, die von der Bank eines Nutzers stammen, und das Label travel für Nachrichten mit Hotelreservierungen.

Wenn ein Nutzer ein Label erstellt, das mit einem vom System generierten Label übereinstimmt, kann Gmail diese Labels auseinanderhalten und Nachrichten entsprechend anzeigen. Vault kann jedoch nicht zwischen vom System generierten Labels einerseits und vom Nutzer erstellten Labels andererseits unterscheiden, wenn sie denselben Namen haben. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen, die auf einem vom System generierten Label basiert, kann es passieren, dass weitere Nachrichten ein- oder ausgeschlossen werden.

Beispiel: Eine Organisation ist verpflichtet, alle Daten im Zusammenhang mit der Unternehmensfinanzierung sieben Jahre lang aufzubewahren:

  • Die Mitarbeiter werden angewiesen, ein Label namens finance zu erstellen und es auf Nachrichten anzuwenden, die Informationen zu den Finanzen des Unternehmens enthalten.
  • Einige Mitarbeiter bekommen ihre privaten Kontoauszüge an ihr Unternehmenskonto gesendet. Gmail wendet das vom System generierte Label finance auf diese Nachrichten an.

In diesem Szenario wird die Aufbewahrungsregel für label:finance auch auf die Nachrichten mit den privaten Kontoauszügen der Mitarbeiter angewendet.

Beim Erstellen von Aufbewahrungsregeln für Nachrichten mit folgenden Labels sollten Sie vorsichtig sein:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Aufbewahrung von vertraulichen Nachrichten

Mit dem Gmail-Modus "Vertraulich" können Nutzer den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche E-Mail-Inhalte beschränken. Diese Funktion ist für alle privaten Gmail-Konten und für G Suite-Domains verfügbar, für die die Funktion aktiviert ist.

Wenn ein Nutzer eine vertrauliche Nachricht sendet, werden der Nachrichtentext und die Anhänge in Gmail durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Nachrichtentext mit dem Link werden über SMTP gesendet. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Vertrauliche E-Mails senden und öffnen.

Von Nutzern in Ihrer Domain gesendete vertrauliche Nachrichten

Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus "Vertraulich" aktiviert ist, können in Vault alle vertraulichen Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation auf "Hold" gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.

Über Vault kann auf alle vertraulichen Nachrichten zugegriffen werden, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden und sich in den Postfächern der internen Absender und Empfänger befinden. Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.

Von außerhalb Ihrer Domain empfangene vertrauliche Nachrichten 

Selbst wenn der Gmail-Modus "Vertraulich" in Ihrer Domain nicht verfügbar ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von anderen G Suite-Kunden und von privaten Gmail-Konten erhalten.

Vertrauliche Nachrichten, die von externen Nutzern gesendet werden, gehören dem Absender und werden in Vault ausgeblendet. Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf "Hold" setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie sie durchsuchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu durchsuchen und zu exportieren.

Hinweis: G Suite-Administratoren können eine Complianceregel erstellen, die eingehende vertrauliche Nachrichten blockiert und verhindert, dass sie in Ihrer Domain zugestellt werden.

Vertrauliche Nachrichten aufbewahren

Vertrauliche Nachrichten unterliegen in Gmail genau denselben Aufbewahrungsregeln wie jeder andere Nachrichtentyp. Sie können label:confidentialmode verwenden, um Aufbewahrungsregeln speziell auf solche Nachrichten anzuwenden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Gmail und das klassische Hangouts erstellen

Sie können benutzerdefinierte Regeln anhand von Organisationseinheiten, Datumsbereichen oder bestimmten Suchbegriffen festlegen. Benutzerdefinierte Regeln überschreiben stets die Standardregel. Wenn mehrere Aufbewahrungsregeln für eine Nachricht oder eine Datei gelten, wird diese entsprechend der Regel mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: E-Mails.
  5. Wählen Sie in der Drop-down-Liste eine Organisationseinheit aus.
  6. Wählen Sie aus, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit diese Regel angewendet wird:
    • Geben Sie das Sendedatum für Nachrichten ein, das als Kriterium für die Aufbewahrungsregel dienen soll. Wenn Sie nur ein Startdatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum empfangen wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum empfangen wurden.
    • Geben Sie beliebige Begriffe ein, die möglicherweise in Nachrichten enthalten sind und als Kriterium für die Aufbewahrungsregel dienen sollen. Sie können in diesem Feld auch Suchoperatoren verwenden.
      Hinweis: Verwenden Sie keine Platzhalter (*) in Aufbewahrungsregeln.
    • Aufbewahrungsregeln gelten standardmäßig auch für E-Mail-Entwürfe. Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, wenn Sie Entwürfe bei einer bestimmten Regel ausschließen möchten.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten, die mit den Parametern dieser Regel übereinstimmen, dauerhaft aufzubewahren. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig.
    • Wenn Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum verworfen werden sollen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
  8. Legen Sie fest, was mit Nachrichten passieren soll, nachdem der ausgewählte Zeitraum abgelaufen ist:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur jene Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen, die vom Nutzer bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen. Dazu gehören auch Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer und solche, die bereits gelöscht wurden.
  9. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste der Nachrichten oder Dateien aufzurufen, auf die diese Aufbewahrungsregel angewendet wird. Überprüfen Sie die Liste, um sicherzugehen, dass die Regel richtig konfiguriert ist. Achten Sie darauf, dass dadurch keine Daten endgültig gelöscht werden, die Ihre Nutzer möglicherweise noch benötigen.
    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, beginnt Vault mit der Umsetzung. Ab diesem Zeitpunkt werden Daten, die den geltenden Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, dauerhaft gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  10. Führen Sie je nach Art der Regel, die Sie erstellen, einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die Nachrichten und Dateien zeitlich unbegrenzt gespeichert werden.
    • Klicken Sie auf "Weiter", um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, mit der Nachrichten und Dateien unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Wichtige Hinweise

  • E-Mail-Aliasse im Feld "Begriffe": Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf eine primäre E-Mail-Adresse verweist. E-Mail-Aliasse werden bei benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln nicht automatisch eingeschlossen. Wenn Sie E-Mail-Aliasse einschließen möchten, müssen Sie sie dem Feld Begriffe hinzufügen.
  • Umbenannte Nutzer: Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln werden nicht automatisch geändert, wenn Nutzer umbenannt werden. Die Aufbewahrungsregel wird weiterhin nur auf die Adressen angewendet, die explizit im Feld Begriffe der Regel aufgeführt werden. Wenn eine Regel beispielsweise für Nachrichten an vorher@example.com gilt und der Nutzername in nachher@example.com geändert wird, gilt die Aufbewahrungsregel nur für die Nachrichten, die an vorher@example.com gesendet wurden.
  • Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel ändern: Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln ändern. Dabei ist es jedoch wichtig zu verstehen, wie sich dies auf aufbewahrte Daten auswirken kann. Daten werden entsprechend der letzten Aktualisierung der Aufbewahrungsregel gespeichert.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Gmail und das klassische Hangouts festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Nachrichten und Dateien, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

So richten Sie die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Ihre Organisation ein:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standard-Aufbewahrungsregeln auf E-Mails.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen an.
  5. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren. Klicken Sie auf Speichern, um die standardmäßige Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig.
    • Wenn Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum verworfen werden sollen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
  6. Legen Sie fest, was mit Nachrichten passieren soll, nachdem der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur jene Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen, die vom Nutzer bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen. Dazu gehören auch Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer und solche, die bereits gelöscht wurden.
    Warnung: Daten, die den standardmäßigen Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, werden von Vault sofort gelöscht, wenn Sie die Regel einreichen. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  7. Klicken Sie auf Weiter, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die Daten unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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