Gmail-Nachrichten aufbewahren

Mit Aufbewahrungsregeln in Vault haben Sie die Möglichkeit zu steuern, wie lange Gmail-Nachrichten in Ihrer Organisation für Data Governance und E-Discovery aufbewahrt werden.

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie Daten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Legen Sie eine Standardaufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln überschreiben standardmäßige Aufbewahrungsregeln, auch wenn dort die Aufbewahrungsdauer länger ist.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt den Hilfeartikel über die Funktionsweise der Aufbewahrung.

ACHTUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Nachrichten in Gmail sofort und endgültig gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Am besten probieren Sie neue Regeln in einer kleinen Gruppe von Konten aus, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Grundfunktionen der Aufbewahrung in Gmail

  • Wenn eine Nachricht in einem Hold enthalten ist, kann Gmail sie auch nach Ablauf aller Aufbewahrungszeiträume nicht löschen.
  • Benutzerdefinierte Gmail-Aufbewahrungsregeln haben immer Vorrang vor den standardmäßigen Gmail-Aufbewahrungsregeln.
  • Wenn mehrere davon auf eine Nachricht angewendet werden, wird die Nachricht in Gmail gemäß der Regel mit dem spätesten Enddatum aufbewahrt.
  • Durch die 30-tägige Aufbewahrungsfrist gemäß der Richtlinien von Gmail kann sich der Zeitpunkt nach hinten verschieben, an dem Nachrichten gelöscht werden.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Gmail

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Wann werden Gmail-Nachrichten gelöscht?

Damit eine Nachricht von Gmail gelöscht werden kann, muss sie sowohl die entsprechenden Kriterien für Vault als auch die für Gmail erfüllen:

  • Sie unterliegt keinen Aufbewahrungsregeln.
  • Sie ist nicht auf "Hold" gesetzt.
  • Das vom System in Gmail generierte Label ^deleted (gelöscht) ist seit mindestens 30 Tagen vorhanden.

Das Löschen einer Nachricht in Gmail wird durch Vault verhindert, wenn die Nachricht einer Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegt. Sind alle Aufbewahrungszeiten und Holds abgelaufen, wird in Gmail geprüft, ob die Nachricht dauerhaft gelöscht werden kann. Grundlage dafür ist, wie lange die Nachricht das Label ^deleted (gelöscht) hat.

Wann wird das Label ^deleted (gelöscht) angewendet?

Gmail wendet das Label ^deleted (gelöscht) auf Nachrichten an, die aus den Systemen von Google entfernt werden können. Eine Nachricht erhält dieses Label, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:

  • Gmail-Nutzer leeren den Papierkorb oder wählen Nachrichten im Papierkorb aus und klicken auf Endgültig löschen.
  • Gmail löscht automatisch Nachrichten, die sich seit 30 Tagen im Papierkorb befinden.
  • Die Aufbewahrungsfrist endet für Nachrichten, die nicht bereits das Label ^deleted (gelöscht) haben.
  • Gmail-Nutzer verwerfen Nachrichtenentwürfe.

Mit dem Label ^deleted (gelöscht) werden Nachrichten für Gmail-Nutzer ausgeblendet. Sie können diese Nachrichten nur mithilfe eines G Suite-Administrators wiederherstellen. Allerdings lassen sich solche Nachrichten so lange weiterhin in Vault suchen und exportieren, bis sie gelöscht werden.

Die 30-tägige Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail

In Gmail gibt es eine Aufbewahrungsrichtlinie, durch die Nachrichten nach Anwendung des Labels ^deleted (gelöscht) mindestens 30 Tage lang aufbewahrt werden. Diese Richtlinie ersetzt alle Vault-Aufbewahrungsregeln, die während dieser 30 Tage ablaufen.

In den Beispielen zur Aufbewahrung von Nachrichten erklären wir näher, wie sich die 30-tägige Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail auf das dauerhafte Löschen von Nachrichten auswirkt.
E-Mail-Konversationen werden in Gmail anders behandelt als Einzelnachrichten

Für E-Mail-Konversationen gilt Folgendes:

  • Wenn eine Nachricht in einer E-Mail-Konversation aufgrund einer Aufbewahrungsregel oder eines Holds aufbewahrt werden soll, wird die gesamte Konversation aufbewahrt.
  • In Aufbewahrungsregeln, die auf Labels basieren, wird für die Aufbewahrung das Datum der zuletzt mit einem Label versehenen Nachricht in einer Konversation verwendet.

Wenn eine Aufbewahrungsregel beispielsweise festlegt, dass Nachrichten mit dem Label Projekt-A 365 Tage lang aufbewahrt werden sollen und die erste Nachricht in einer Konversation das Label hat, werden alle Nachrichten in der Konversation ab dem Zeitpunkt, an dem die erste Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Wenn eine spätere Nachricht in derselben Konversation das Label Projekt-A erhält, werden alle Nachrichten darin dann ab dem Zeitpunkt, an dem diese spätere Nachricht gesendet wurde, 365 Tage lang aufbewahrt. Nachdem die Aufbewahrungsregel abgelaufen ist und die markierten Nachrichten in Gmail dauerhaft gelöscht wurden, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis auch alle Nachrichten ohne Label entfernt werden.

Aufbewahrung von Nachrichtenentwürfen

Entwürfe, die nicht verworfen werden, werden wie andere Gmail-Nachrichten behandelt. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen, können Sie Entwürfe ausschließen. Die Regel gilt dann nicht für Nachrichtenentwürfe.

Verworfene Nachrichtenentwürfe (also Entwürfe, die der Nutzer verworfen hat, ohne sie zu senden) unterliegen keinen Aufbewahrungsregeln oder Holds. Wenn ein Entwurf vor dem Senden verworfen wird, wendet Gmail das Label ^deleted (gelöscht) an und der Entwurf wird 30 Tage später dauerhaft gelöscht.

Vom System generierte Gmail-Labels können den Aufbewahrungszeitraum beeinflussen

Gmail verwendet vom System generierte Labels, um Nachrichten zu kategorisieren, und für Nutzer sichtbare Labels, damit sie Nachrichten in ihren Posteingängen sortieren können. In Gmail wird das vom System generierte Label finance (Finanzen) möglicherweise auf Nachrichten der Bank eines Nutzers und das vom System generierte Label travel (Reise) auf Nachrichten mit Hotelreservierungen angewendet.

Nutzer können für sie sichtbare Labels erstellen und anwenden. Manchmal stimmen diese Labels mit den vom System generierten überein. Wenn das passiert, gelten Vault-Aufbewahrungsregeln für Nachrichten mit dem vom Nutzer erstellten Label und nicht für die mit demselben vom System generierten Label. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel basierend auf einem Label erstellen, werden unter Umständen dadurch mehr Nachrichten ein- oder ausgeschlossen als Sie möchten.

Beispiel

Ihre Organisation muss alle Daten, die sich auf die Unternehmensfinanzen beziehen, 7 Jahre lang aufbewahren. Folgende Aktionen werden ausgeführt:

  • Mitarbeiter werden angewiesen, das Label finance (Finanzen) zu erstellen und auf Nachrichten anzuwenden, die Finanzdaten des Unternehmens enthalten.
  • Mitarbeiter erhalten die Abrechnungen ihrer Firmenkreditkarte per E-Mail an ihre Arbeitskonten. Aber sie wenden dabei nicht das von Nutzern erstellte Label finance (Finanzen) an, aber Gmail belegt sie mit dem vom System generierten Label finance (Finanzen).

In diesem Szenario werden bei einer Aufbewahrungsregel, die Nachrichten mit label:finance enthält, nur die Nachrichten aufbewahrt, die Nutzer mit einem Label versehen haben, nicht aber die mit vom System generierten Labels, das für die persönlichen Kontoauszüge der Mitarbeiter gilt.

Gängige, vom System generierte Labels

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Aufbewahrung von vertraulichen Nachrichten

Mit dem Gmail-Modus "Vertraulich" können Nutzer den Zugriff von Empfängern auf vertrauliche E-Mail-Inhalte einschränken. Diese Funktion ist für alle privaten Gmail-Konten und für G Suite-Organisationen verfügbar, die sie aktivieren.

Bei vertraulichen Nachrichten werden in Gmail der Inhalt und die Anhänge durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Link werden über SMTP gesendet.

Von Nutzern in Ihrer Domain gesendete Nachrichten im Modus "Vertraulich"

Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus "Vertraulich" aktiviert ist, können in Vault alle vertraulichen Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation auf "Hold" gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.

Über Vault kann auf alle vertraulichen Nachrichten zugegriffen werden, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden und sich in den Postfächern der internen Absender und Empfänger befinden. Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.

Nachrichten im Modus "Vertraulich", die Sie von Nutzern außerhalb Ihrer Domain erhalten 

Selbst wenn der Gmail-Modus "Vertraulich" in Ihrer Organisation nicht aktiviert ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von anderen G Suite-Kunden und von privaten Gmail-Konten erhalten.

Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf "Hold" setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie danach suchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu suchen und zu exportieren.

Hinweis: G Suite-Administratoren können eine Complianceregel erstellen, die verhindert, dass eingehende vertrauliche Nachrichten in Ihrer Domain zugestellt werden.

Vertrauliche Nachrichten aufbewahren

Vertrauliche Nachrichten unterliegen in Gmail genau denselben Aufbewahrungsregeln wie jeder andere Nachrichtentyp. Wenn Sie Aufbewahrungsregeln speziell auf Nachrichten im Modus "Vertraulich" anwenden möchten, verwenden Sie den Begriff label:confidentialmode.

Beispiele für Gmail-Aufbewahrungsregeln und ihre Auswirkungen

Beispiel für eine Standardregel: Alle Nachrichten auf unbestimmte Zeit aufbewahren

Mit dieser Standardregel werden alle Gmail-Nachrichten in der ausgewählten Organisationseinheit auf unbestimmte Zeit gespeichert. Nutzer können weiterhin Nachrichten löschen und Nachrichten werden nach 30 Tagen aus dem Papierkorb entfernt oder wenn der Nutzer den Papierkorb leert. Die Nachrichten können jedoch weiterhin von Vault-Administratoren gesucht und exportiert werden.

Regelkonfiguration

  • Dauer: unbegrenzt

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail gelöscht?

Keine

Nie Nie

Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht

Ein Tag nach dem Senden Nie

Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht

31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt Nie

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail gelöscht?

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht

Nie Nie

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden

Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der 30-tägigen Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)
Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: nur gelöschte Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen
Diese Regel bewirkt, dass Gmail nur Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit löscht, die nach 365 Tagen dauerhaft gelöscht (aus dem Papierkorb entfernt) werden.

Regelkonfiguration

  • Dauer: 365 Tage
  • Aktion nach Ablauf: Wählen Sie Nur die Nachrichten unwiderruflich entfernen, die Nutzer bereits gelöscht haben aus.

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail gelöscht?

Keine

Nie Nie

Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht

Ein Tag nach dem Senden 365 Tage nach dem Senden

Nutzer verschiebt die Nachricht einen Tag nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht

31 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt 365 Tage nach dem Senden
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht 360 Tage nach dem Senden 390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie)
Nutzer verschiebt die Nachricht 400 Tage nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht 430 Tage nach dem Senden, wenn Gmail die Nachricht automatisch aus dem Papierkorb entfernt 460 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem Gmail die Nachricht aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie aus dem Papierkorb entfernt hat)

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail gelöscht?

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht

Nie Nie

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden

Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der 30-tägigen Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)
Beispiel für eine benutzerdefinierte Regel: Nachrichten nach 365 Tagen dauerhaft löschen

Diese Regel bewirkt, dass Gmail alle Nachrichten für die ausgewählte Organisationseinheit nach 365 Tagen dauerhaft löscht, auch Entwürfe und Nachrichten, die nicht von Nutzern gelöscht wurden. 

Regelkonfiguration

  • Dauer: 365 Tage
  • Entwürfe ausschließen: deaktiviert
  • Aktion nach Ablauf: Wählen Sie Alle Nachrichten unwiderruflich entfernen, einschließlich der Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer sowie der Nachrichten, die bereits gelöscht wurden aus.

Auswirkungen auf gesendete und empfangene Nachrichten

Nutzeraktion bei einer gesendeten oder empfangenen Nachricht Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail gelöscht?

Keine

365 Tage nach dem Senden, wenn der Aufbewahrungszeitraum endet 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie endet)

Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn einen Tag nach dem Senden der Nachricht

Ein Tag nach dem Senden 365 Tage nach dem Senden, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft
Nutzer verschiebt die Nachricht in den Papierkorb und leert ihn 360 Tage nach dem Senden der Nachricht 360 Tage nach dem Senden, wenn der Nutzer den Papierkorb leert 390 Tage nach dem Senden (30 Tage nach der Leerung des Papierkorbs aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie)
Nutzer verschiebt die Nachricht 360 Tage nach dem Senden in den Papierkorb, leert ihn aber nicht 365 Tage nach dem Senden, wenn der Aufbewahrungszeitraum endet 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie endet)

Auswirkungen auf Nachrichtenentwürfe

Nutzeraktion für einen Nachrichtenentwurf Wann wird in Gmail das Label ^deleted (gelöscht) angewendet? Wann wird die Nachricht von Gmail gelöscht?

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf, sendet ihn aber nicht

365 Tage nach dem Senden, wenn der Aufbewahrungszeitraum endet 395 Tage nach dem Senden (30 Tage nachdem die Aufbewahrungsdauer aufgrund der 30-tägigen Gmail-Aufbewahrungsrichtlinie endet)

Nutzer schreibt einen Nachrichtenentwurf und verwirft ihn, ohne ihn zu senden

Wenn der Nutzer den Entwurf verwirft 30 Tage, nachdem der Nutzer den Entwurf verworfen hat (gemäß der 30-tägigen Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail)

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Gmail erstellen

Sie können benutzerdefinierte Regeln anhand von Organisationseinheiten, Datumsbereichen oder Suchbegriffen festlegen. Benutzerdefinierte Regeln überschreiben die Standardregel. Wenn mehrere Aufbewahrungsregeln für eine Nachricht oder eine Datei gelten, wird diese entsprechend der Regel mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: E-Mails.
  5. Wählen Sie in der Drop-down-Liste eine Organisationseinheit aus.
  6. Wählen Sie aus, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit diese Regel angewendet wird:
    • Geben Sie das Sendedatum für Nachrichten ein, das als Kriterium für die Aufbewahrungsregel dienen soll. Wenn Sie nur ein Startdatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum empfangen wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum empfangen wurden.
    • Geben Sie beliebige Begriffe ein, die möglicherweise in Nachrichten enthalten sind und als Kriterium für die Aufbewahrungsregel dienen sollen. Sie können in diesem Feld auch Suchoperatoren verwenden.
      Hinweis: Verwenden Sie keine Platzhalter (*) in Aufbewahrungsregeln.
    • Wenn Sie Entwürfe ausschließen möchten, klicken Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen an.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten, die mit den Parametern dieser Regel übereinstimmen, dauerhaft aufzubewahren.
    • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  8. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des ausgewählten Zeitraums passieren soll:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur jene Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen, die vom Nutzer bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen. Dazu gehören auch Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer sowie bereits gelöschte Nachrichten.
  9. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste der Nachrichten oder Dateien aufzurufen, auf die diese Aufbewahrungsregel angewendet wird. Überprüfen Sie die Liste, um sicherzugehen, dass die Regel richtig konfiguriert ist. Achten Sie darauf, dass dadurch keine Daten endgültig gelöscht werden, die Ihre Nutzer möglicherweise noch benötigen.
    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, beginnt Vault mit der Umsetzung. Ab diesem Zeitpunkt werden Daten, die den geltenden Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, dauerhaft gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  10. Klicken Sie auf Speichern. Wenn durch Ihre Aufbewahrungsregel Nachrichten unwiderruflich entfernt werden, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Wichtige Hinweise

  • E-Mail-Aliasse im Feld "Begriffe": Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf eine primäre E-Mail-Adresse verweist. E-Mail-Aliasse werden bei benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln nicht automatisch eingeschlossen. Wenn Sie E-Mail-Aliasse einschließen möchten, müssen Sie sie dem Feld Begriffe hinzufügen.
  • Umbenannte Nutzer: Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln werden nicht automatisch geändert, wenn Nutzer umbenannt werden. Die Aufbewahrungsregel wird weiterhin nur auf die Adressen angewendet, die explizit im Feld Begriffe der Regel aufgeführt werden. Wenn eine Regel beispielsweise für Nachrichten an vorher@example.com gilt und der Nutzername in nachher@example.com geändert wird, gilt die Aufbewahrungsregel nur für die Nachrichten, die an vorher@example.com gesendet wurden.
  • Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel ändern: Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln ändern. Dabei ist es jedoch wichtig zu verstehen, wie sich dies auf aufbewahrte Daten auswirken kann. Daten werden gemäß der aktuellen Version der Aufbewahrungsregel gespeichert.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Gmail festlegen

Die Standardaufbewahrungsregel gilt für alle Nachrichten, die nicht von einer benutzerdefinierten Regel oder einem Hold abgedeckt werden.

So legen Sie die Standardaufbewahrungsregel für Gmail fest:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standard-Aufbewahrungsregeln auf E-Mails.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen an.
  5. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Wenn Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum verworfen werden sollen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
  6. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur jene Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen, die vom Nutzer bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Nachrichten unwiderruflich aus dem System zu entfernen. Dazu gehören auch Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer und solche, die bereits gelöscht wurden.
    Warnung: Daten, die den standardmäßigen Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, werden von Vault sofort gelöscht, wenn Sie die Regel aktivieren. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  7. Klicken Sie auf Speichern. Wenn durch Ihre Aufbewahrungsregel Nachrichten unwiderruflich entfernt werden, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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