Conservar mensajes de Gmail con Vault

Google Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

En este artículo se explica cómo conservar mensajes de Gmail en Google Vault. 

Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes de Gmail en Google Vault. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

Información importante sobre la conservación de Gmail

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué mensajes de Gmail se pueden conservar en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede hacer que Gmail purgue mensajes de forma inmediata e irreversible. Por eso, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño conjunto de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.

Comportamiento de Gmail a la hora de conservar mensajes

• Cuando un mensaje está sujeto a una retención, Gmail no puede purgarlo aunque hayan finalizado todos los periodos de conservación aplicables.
• Las reglas de conservación personalizadas de Gmail siempre prevalecen sobre las predeterminadas.
• Si varias reglas afectan a un mismo mensaje, Gmail aplica la regla cuyo periodo de conservación finalice más tarde.
• La política de conservación de 30 días de Gmail puede retrasar la purga de mensajes.

Comportamiento de conservación de Gmail adicional

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Qué datos se pueden retener

Pueden conservarse:

• Mensajes y sus archivos adjuntos enviados, recibidos o guardados como borrador por usuarios de tu organización
• Mensajes en modo Confidencial enviados por usuarios de tu organización

No cubiertos:

• Archivos enlazados
• Plantillas de correo
• Mensajes enviados a través de otros servicios de Google, como Calendar o Documentos de Google, a menos que el almacenamiento de correo completo esté activado
• Contenido dinámico en mensajes dinámicos
• Borradores descartados y versiones de borradores guardadas automáticamente

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Cuándo se purgan mensajes de Gmail

Para que Gmail purgue un mensaje, este debe cumplir los criterios de Vault y Gmail:

• No estar sujeto a ninguna regla de conservación.
• No estar sujeto a ninguna retención.
• Llevar 30 días o más con la etiqueta de Gmail ^deleted, generada por el sistema.

Vault no permite que Gmail purgue un mensaje si está sujeto a una retención o a una regla de conservación. Una vez que han finalizado todos los periodos de conservación y las retenciones aplicables, Gmail evalúa si el mensaje se puede purgar en función del tiempo que lleve con la etiqueta ^deleted.

Cuándo se aplica la etiqueta ^deleted

Gmail aplica la etiqueta ^deleted a los mensajes que se pueden eliminar de los sistemas de Google cuando se da cualquiera de estos casos:

• Los usuarios de Gmail vacían la papelera o seleccionan mensajes de la papelera y hacen clic en Eliminar definitivamente.
• Gmail elimina automáticamente mensajes que han estado en la papelera durante 30 días.
• El periodo de conservación de mensajes que no tienen la etiqueta ^deleted finaliza.
• Los usuarios de Gmail descartan borradores.

Cuando un mensaje tiene la etiqueta ^deleted, los usuarios de Gmail ya no pueden verlo ni recuperarlo sin la ayuda de un administrador de Google Workspace. Sin embargo, en Vault se pueden buscar y exportar mensajes con esa etiqueta hasta que se purgan.

Política de conservación de 30 días de Gmail

Gmail aplica una política de conservación que almacena los mensajes durante un mínimo de 30 días tras haberles aplicado la etiqueta ^deleted. Esta política sustituye a cualquier regla de conservación de Vault que caduque durante esos 30 días.

Para entender mejor cómo se aplica la política de conservación de 30 días de Gmail a la hora de determinar cuándo se purgan mensajes, consulta los ejemplos de conservación de mensajes.

Las conversaciones de Gmail no se tratan igual que los mensajes individuales

En las conversaciones de correo, las reglas de conservación se aplican de esta manera:

• Si una regla de conservación o una retención se aplica a algún mensaje de una conversación, se conservará la conversación entera.
• En las reglas de conservación basadas en etiquetas, el periodo de conservación se fija basándose en la fecha del último mensaje etiquetado en una conversación.

Por ejemplo, si una regla de conservación retiene los mensajes que contienen la etiqueta proyecto-A durante 365 días y el primer mensaje de una conversación tiene esa etiqueta, todos los mensajes de la conversación se mantienen durante 365 días a partir de la fecha de envío del primer mensaje. Si se aplica la misma etiqueta a un mensaje posterior de la conversación, todos los mensajes de la conversación se conservarán durante 365 días a partir de la fecha en que se envió ese mensaje. Una vez que ha caducado la regla de conservación y Gmail ha purgado los mensajes etiquetados, los mensajes sin etiquetar pueden tardar hasta 24 horas en purgarse.

Las reglas se aplican a las etiquetas, pero no a las subetiquetas anidadas

Si creas una regla de conservación personalizada basada en una etiqueta de Gmail, la regla no se aplicará a ninguna subetiqueta anidada. Las subetiquetas no se incluyen porque no tienen directamente la etiqueta en la que se basa la regla.    

Por ejemplo, un usuario tiene la etiqueta Recibos y una subetiqueta en Recibos llamada Viajes. Si defines una regla de conservación para Recibos, los mensajes de la sección Viajes no se conservarán, ya que no llevan directamente la etiqueta Recibos. 

Los archivos adjuntos que se añaden a Drive desde Gmail están sujetos a las reglas de conservación de Drive

Al añadir a Drive archivos adjuntos a mensajes de Gmail con la función Añadir a Drive, se crea una copia de esos archivos en Drive. Los mensajes y los archivos adjuntos de Gmail están sujetos a las políticas de conservación de Gmail, mientras que los archivos que se copian están sujetos a las políticas de conservación de Drive.

Ejemplos de reglas de conservación de Gmail y sus efectos

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Ejemplo de regla predeterminada: Conservar todos los mensajes indefinidamente

Esta regla predeterminada conserva de forma indefinida todos los mensajes de Gmail de la unidad organizativa seleccionada. Los usuarios pueden eliminar mensajes, que desaparecen de la papelera transcurridos 30 días o cuando el usuario la vacía. Sin embargo, los administradores de Vault pueden exportar y encontrar en sus búsquedas estos mensajes.

Configuración de la regla

• Duración: indefinida

Efecto en los mensajes enviados y recibidos

Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido	Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted	Cuándo purga Gmail el mensaje
Ninguna	Nunca	Nunca
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de haberlo enviado	1 día después del envío	Nunca
El usuario mueve el mensaje a la papelera 1 día después de haberlo enviado, pero no la vacía	31 días después del envío, cuando Gmail elimina automáticamente el mensaje de la papelera	Nunca

Efecto en los borradores

Acción del usuario en un borrador	Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted	Cuándo purga Gmail el mensaje
El usuario escribe un borrador pero no lo envía	Nunca	Nunca
El usuario escribe un borrador y lo descarta sin enviarlo	Cuando el usuario descarta el borrador	30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

Ejemplo de regla personalizada: purgar solo los mensajes eliminados después de 365 días

Esta regla permite que Gmail purgue los mensajes de la unidad organizativa seleccionada que se hayan eliminado de forma permanente (eliminados de la papelera) al cabo de 365 días.

Configuración de la regla

• Duración: 365 días
• Una vez transcurrido el periodo de conservación, purgar solo los mensajes que se hayan eliminado de forma permanente.

Efecto en los mensajes enviados y recibidos

Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido	Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted	Cuándo purga Gmail el mensaje
Ninguna	Nunca	Nunca
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de haberlo enviado	1 día después del envío	365 días después del envío
El usuario mueve el mensaje a la papelera 1 día después de haberlo enviado, pero no la vacía	31 días después del envío, cuando Gmail elimina automáticamente el mensaje de la papelera	365 días después del envío
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 360 días después de haberlo enviado	360 días después del envío	390 días después del envío (30 días después de que se vacíe la papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
El usuario mueve el mensaje a la papelera 400 días después de haberlo enviado, pero no la vacía	430 días después del envío, cuando Gmail elimina automáticamente el mensaje de la papelera	460 días después del envío (30 días después de que Gmail elimine el mensaje de la papelera debido a la política de conservación de 30 días)

Efecto en los borradores

Acción del usuario en un borrador	Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted	Cuándo purga Gmail el mensaje
El usuario escribe un borrador pero no lo envía	Nunca	Nunca
El usuario escribe un borrador y lo descarta sin enviarlo	Cuando el usuario descarta el borrador	30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

Ejemplo de regla personalizada: purgar los mensajes después de 365 días

Esta regla permite que Gmail purgue todos los mensajes de la unidad organizativa seleccionada al cabo de 365 días, incluidos los borradores y los mensajes que los usuarios no hayan eliminado.

Configuración de la regla

• Duración: 365 días
• Excluir borradores: desmarcado (solo ediscovery.google.com)
• Acción que se realizará al finalizar el periodo de conservación: purgar los mensajes de los buzones de correo de Gmail y los mensajes eliminados de forma permanente. Esta regla purga los borradores.

Efecto en los mensajes enviados y recibidos

Acción del usuario en un mensaje enviado o recibido	Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted	Cuándo purga Gmail el mensaje
Ninguna	365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación	395 días después del envío (30 días después de que finalice el periodo de conservación debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 1 día después de haberlo enviado	1 día después del envío	365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación
El usuario mueve el mensaje a la papelera y la vacía 360 días después de haberlo enviado	360 días después del envío, cuando el usuario vacía la papelera	390 días después del envío (30 días después de que se vacíe la papelera debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
El usuario mueve el mensaje a la papelera 360 días después de haberlo enviado, pero no la vacía	365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación	395 días después del envío (30 días después de que finalice el periodo de conservación debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

Efecto en los borradores

Acción del usuario en un borrador	Cuándo aplica Gmail la etiqueta ^deleted	Cuándo purga Gmail el mensaje
El usuario escribe un borrador pero no lo envía	365 días después del envío, cuando finaliza el periodo de conservación	395 días después del envío (30 días después de que finalice el periodo de conservación debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)
El usuario escribe un borrador y lo descarta sin enviarlo	Cuando el usuario descarta el borrador	30 días después de que el usuario descarte el borrador (debido a la política de conservación de 30 días de Gmail)

Configurar reglas de conservación personalizadas para Gmail

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en ConservaciónReglas personalizadasCrear.
3. Selecciona Gmail como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
4. Elige la unidad organizativa a la que se aplica la regla. Haz clic en el campo para abrir un selector y, a continuación, haz clic en la unidad organizativa.
5. Haz clic en Continuar.
6. (Opcional) Elige qué condiciones deben cumplir los mensajes para que se les aplique esta regla:
   • Introduce valores relativos a la fecha de envío. Si solo especificas una fecha inicial, la regla se aplicará a todos los mensajes enviados después de esa fecha. Si solo especificas una fecha final, la regla se aplicará a todos los mensajes enviados antes de esa fecha.
   • Escribe los términos que deben aparecer en los mensajes. Nota:
     • Puedes utilizar todos los operadores de búsqueda admitidos, salvo los comodines (*).
     • Si la frase clave o el valor comienzan por un guion (como -1000 %) escríbelos entre comillas para asegurarte de que no se interpreten como un operador NOT.
     • No puedes utilizar is:chat para aplicar una regla de conservación de Gmail a los mensajes de chat de Google Chat. Si quieres definir reglas de conservación para mensajes de chat, define una regla de conservación para Chat.

     Te recomendamos que pruebes tus términos en una búsqueda de Vault para asegurarte de que coinciden con los datos de la forma prevista.

7. Haz clic en Continuar.
8. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
   • Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
9. Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los mensajes una vez transcurrido ese periodo:
   • Para purgar solo los mensajes que ya se han eliminado de la papelera de los usuarios, elige la primera opción.
   • Para purgar todos los mensajes, incluidos los que no se hayan eliminado (excepto los borradores y las plantillas), elige la segunda opción.
   • Para purgar todos los mensajes, incluidos los que no se hayan eliminado, los borradores y las plantillas, elige la tercera opción.
   Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Gmail purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
10. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Definir la regla de conservación predeterminada para Gmail

La regla de conservación predeterminada se aplica a los mensajes de Gmail que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención.

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Gmail .
4. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
   • Para conservar de forma permanente los mensajes que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
5. Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los mensajes una vez transcurrido ese periodo:
   • Para purgar solo los mensajes que ya se han eliminado, elige la primera opción.
   • Para purgar todos los mensajes, incluidos los que no se han eliminado, los borradores y las plantillas, elige la segunda opción.
   Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que creas una regla, Gmail purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.