Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. وقبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب على مشرف Google Workspace إعداد حسابك. من هو مشرفي؟
توضِّح هذه المقالة كيفية الاحتفاظ برسائل Gmail في Google Vault.
كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ برسائل Gmail في Google Vault. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى تحذف، إذا أردت.
للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
معلومات مهمة حول الاحتفاظ بالبيانات في Gmail
قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل Gmail المتوفرة في Vault.
السلوك الأساسي للاحتفاظ بالبيانات في Gmail
- عند خضوع رسالة لعملية تجميد بيانات، لا يمكن لخدمة Gmail إزالة الرسالة نهائيًا حتى بعد انتهاء جميع فترات الاحتفاظ بالبيانات المُطبَّقة.
- تحل القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات دائمًا محل القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Gmail.
- في حال تطبيق عدة قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على رسالة، تحتفظ خدمة Gmail بالرسالة وفقًا لمتطلبات قاعدة الاحتفاظ بالبيانات ذات المدة الأطول.
- يمكن أن تؤخِّر سياسة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا في Gmail عملية إزالة الرسائل نهائيًا.
السلوك الإضافي للاحتفاظ بالبيانات في Gmail
البيانات التي يمكن الاحتفاظ بهاالبيانات المشمولة:
- الرسائل التي يرسلها أو يستلمها المستخدمون في مؤسستك أو يضعوها في المسودة ومرفقاتها
- الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسستك
البيانات غير المشمولة:
- الملفات المرتبطة
- تنسيقات البريد الإلكتروني
- الرسائل المرسَلة من خلال خدمات Google الأخرى، مثل "تقويم Google" أو "مستندات Google"، ما لم يتم تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة
- المحتوى الديناميكي في الرسائل الديناميكية
- المسودات التي تم تجاهلها والنُسخ المحفوظة تلقائيًا من المسودات
حتى يمكن لخدمة Gmail إزالة رسالة نهائيًا، يجب أن تستوفي هذه الرسالة معايير كل من أداة Vault وخدمة Gmail:
- يجب ألا يتم الاحتفاظ ببيانات الرسالة بموجب قاعدة احتفاظ بالبيانات
- يجب ألا تخضع الرسالة لعملية تجميد بيانات
- يجب أن تشتمل الرسالة على التصنيف
^deletedالذي أنشأه النظام في خدمة Gmail لمدة لا تقل عن 30 يومًا
لا تسمح أداة Vault لخدمة Gmail بإزالة رسالة نهائيًا في حال كانت هذه الرسالة خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات. بعد انتهاء جميع فترات الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات المُطبَّقة، تقيِّم خدمة Gmail ما إذا كان من الممكن إزالة الرسالة نهائيًا استنادًا إلى مدة اشتمال الرسالة على التصنيف ^deleted.
عند تطبيق التصنيف ^deleted
تُطبِّق خدمة Gmail التصنيف ^deleted على الرسائل المؤهلة للإزالة من أنظمة Google. تحصل الرسالة على هذا التصنيف عند تنفيذ إجراء مما يلي:
- إفراغ مستخدمي Gmail "المهملات" أو اختيار الرسائل في "المهملات" والنقر على الحذف نهائيًا
- حذف خدمة Gmail تلقائيًا للرسالة التي ظلت في "المهملات" لمدة 30 يومًا
- انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات لرسالة لم تحصل على التصنيف
^deletedمن قبل - تجاهل مستخدمي Gmail مسودات الرسائل
يعمل التصنيف ^deleted على إخفاء الرسائل عن مستخدمي Gmail، ولا يمكن للمستخدمين استرداد هذه الرسائل بدون مساعدة من أحد مشرفي Google Workspace. ولا يزال بإمكانك رغم ذلك البحث في الرسائل التي تحمل هذا التصنيف وتصديرها باستخدام أداة Vault حتى تتم إزاالتها نهائيًا.
سياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail
تتبَع خدمة Gmail سياسة احتفاظ بالرسائل لمدة 30 يومًا على الأقل بعد تطبيق التصنيف ^deleted عليها. تحل هذه السياسة محل أي قواعد احتفاظ بالبيانات في أداة Vault تنتهي صلاحيتها خلال تلك الأيام الثلاثين.
بالنسبة إلى سلاسل محادثات البريد الإلكتروني، يتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات كما يلي:
- إذا تم الاحتفاظ برسالة واحدة في سلسلة محادثات من خلال قاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات، سيتم الاحتفاظ ببيانات سلسلة المحادثات بأكملها.
- تستخدم قواعد الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى التصنيفات تاريخ آخر رسالة مُصنَّفة في سلسلة المحادثات لأغراض الاحتفاظ بالبيانات.
مثلاً، في حال الاحتفاظ بالرسائل ذات التصنيف المشروع_أ بموجب قاعدة احتفاظ بالبيانات لمدة 365 يومًا وكانت الرسالة الأولى في سلسلة محادثات تحمل هذا التصنيف، سيتم الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل في سلسلة المحادثات لمدة 365 يومًا من وقت إرسال هذه الرسالة الأولى. وإذا حصلت رسالة لاحقة في سلسلة المحادثات على التصنيف المشروع_أ، سيتم الآن الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل في سلسلة المحادثات لمدة 365 يومًا من وقت إرسال تلك الرسالة اللاحقة. بعد انتهاء صلاحية قاعدة الاحتفاظ بالبيانات وإزالة Gmail للرسائل المُصنَّفة نهائيًا، يمكن أن يحدث تأخير لمدة تصل إلى 24 ساعة حتى تُزال نهائيًا وتزال أي رسائل غير مُصنفَّة أيضًا.
إذا أنشأت قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى تصنيف Gmail، لن يتم تطبيق القاعدة على أي تصنيفات فرعية مدمجة. لا يتم تضمين التصنيفات الفرعية لأنّها لا تحتوي مباشرةً على التصنيف الذي تستند إليه القاعدة.
على سبيل المثال، يمتلك المستخدم تصنيف الإيصالات وتصنيف فرعي ضمن الإيصالات باسم السفر. في حال إعداد قاعدة الاحتفاظ بالبيانات في التصنيف الإيصالات، لا يتم الاحتفاظ بالرسائل ضمن السفر لأنها لا تحمل تصنيف الإيصالات مباشرةً.
عند إضافة عنصر مُرفَق برسالة Gmail إلى Google Drive باستخدام ميزة الإضافة إلى Drive، يتم إنشاء نسخة من هذا العنصر في Google Drive. تخضع رسالة Gmail والمرفق لسياسات الاحتفاظ بالبيانات في Gmail. ويخضع العنصر المنسوخ على Drive لسياسات الاحتفاظ بالبيانات في Drive.
أمثلة على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail وتأثيرها
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
مثال على القاعدة التلقائية: الاحتفاظ ببيانات جميع الرسائل إلى ما لا نهايةتحتفظ هذه القاعدة التلقائية بكل رسائل Gmail في الوحدة التنظيمية المُختَارة إلى ما لا نهاية. ويظل يمكن للمستخدمين حذف الرسائل، وتُزال من "المهملات" بعد 30 يومًا أو عند إفراغ المستخدم "المهملات". ويظل يمكن لمشرفي أداة Vault رغم ذلك البحث في الرسائل وتصديرها.
ضبط القاعدة
- المدة: غير مُحدَّدة
التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة
| إجراء المستخدم بشأن رسالة مُرسَلة أو مُستلَمة | وقت تطبيق Gmail التصنيف ^deleted label |
وقت إزالة Gmail للرسالة نهائيًا |
|---|---|---|
|
لا ينفِّذ المستخدم أي إجراء على الرسالة |
أبدًا | أبدًا |
|
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة |
يوم واحد بعد إرسال الرسالة | أبدًا |
|
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة ولكنه لا يفرغ "المهملات" |
31 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند إزالة Gmail للرسالة تلقائيًا من "المهملات" | أبدًا |
التأثير على مسودات الرسائل
| إجراء المستخدم بشأن مسودة رسالة | وقت تطبيق Gmail التصنيف ^deleted label |
وقت إزالة Gmail للرسالة نهائيًا |
|---|---|---|
|
يكتب المستخدم مسودة رسالة ولكنه لا يرسلها |
أبدًا | أبدًا |
|
يكتب المستخدم مسودة رسالة ويتجاهلها بدون إرسالها |
عندما يتجاهل المستخدم المسودة | 30 يومًا بعد تجاهل المستخدم للمسودة، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail |
ضبط القاعدة
- المدة: 365 يومًا
- إجراء ما بعد انتهاء الصلاحية: إزالة الرسائل المحذوفة بشكل دائم فقط نهائيًا
التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة
| إجراء المستخدم بشأن رسالة مُرسَلة أو مُستلَمة | وقت تطبيق Gmail التصنيف ^deleted label |
وقت إزالة Gmail للرسالة نهائيًا |
|---|---|---|
|
لا ينفِّذ المستخدم أي إجراء على الرسالة |
أبدًا | أبدًا |
|
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة |
يوم واحد بعد إرسال الرسالة | 365 يومًا بعد إرسال الرسالة |
|
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة ولكنه لا يفرغ "المهملات" |
31 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند إزالة Gmail للرسالة تلقائيًا من "المهملات" | 365 يومًا بعد إرسال الرسالة |
| ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد 360 يومًا من إرسال الرسالة | 360 يومًا بعد إرسال الرسالة | 390 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد إفراغ "المهملات"، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail) |
| ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد 400 يوم من إرسال الرسالة، ولكنه لا يفرغ "المهملات" | 430 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند إزالة Gmail للرسالة تلقائيًا من "المهملات" | 460 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد إزالة Gmail للرسالة من "المهملات" وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail) |
التأثير على مسودات الرسائل
| إجراء المستخدم بشأن مسودة رسالة | وقت تطبيق Gmail التصنيف ^deleted label |
وقت إزالة Gmail للرسالة نهائيًا |
|---|---|---|
|
يكتب المستخدم مسودة رسالة ولكنه لا يرسلها |
أبدًا | أبدًا |
|
يكتب المستخدم مسودة رسالة ويتجاهلها بدون إرسالها |
عندما يتجاهل المستخدم المسودة | 30 يومًا بعد تجاهل المستخدم للمسودة، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail |
تسمح هذه القاعدة لخدمة Gmail بإزالة جميع رسائل الوحدة التنظيمية المُختَارة نهائيًا بعد 365 يومًا، بما في ذلك المسودات والرسائل التي لم يحذفها المستخدم.
ضبط القاعدة
- المدة: 365 يومًا
- استبعاد المسودات: إزالة العلامة من المربع بجانب (ediscovery.google.com فقط)
- الإجراء بعد انتهاء الصلاحية: إزالة الرسائل من صناديق بريد Gmail والرسائل المحذوفة نهائيًا. تعمل هذه القاعدة على إزالة المسودات نهائيًا.
التأثير على الرسائل المُرسَلة والمُستلَمة
| إجراء المستخدم بشأن رسالة مُرسَلة أو مُستلَمة | وقت تطبيق Gmail التصنيف ^deleted label |
وقت إزالة Gmail للرسالة نهائيًا |
|---|---|---|
|
لا ينفِّذ المستخدم أي إجراء على الرسالة |
365 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات | 395 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail) |
|
ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد يوم واحد من إرسال الرسالة |
يوم واحد بعد إرسال الرسالة | 365 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات |
| ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" ويفرغ "المهملات" بعد 360 يومًا من إرسال الرسالة | 360 يومًا بعد إرسال الرسالة، عندما يفرغ المستخدم "المهملات" | 390 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد إفراغ "المهملات"، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail) |
| ينقل المستخدم الرسالة إلى "المهملات" بعد 360 يومًا من إرسال الرسالة ولكنه لا يفرغ "المهملات" | 365 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات | 395 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail) |
التأثير على مسودات الرسائل
| إجراء المستخدم بشأن مسودة رسالة | وقت تطبيق Gmail التصنيف ^deleted label |
وقت إزالة Gmail للرسالة نهائيًا |
|---|---|---|
|
يكتب المستخدم مسودة رسالة ولكنه لا يرسلها |
365 يومًا بعد إرسال الرسالة، عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات | 395 يومًا بعد إرسال الرسالة (30 يومًا بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail) |
|
يكتب المستخدم مسودة رسالة ويتجاهلها بدون إرسالها |
عندما يتجاهل المستخدم المسودة | 30 يومًا بعد تجاهل المستخدم للمسودة، وفقًا لسياسة الاحتفاظ لمدة 30 يومًا في Gmail |
إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Gmail
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
القواعد المخصّصة
- بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Gmail ثم انقر على متابعة.
- اختَر الوحدة التنظيمية التي تنطبق عليها القاعدة. انقر على الحقل لفتح محدِّد، ثم انقر على الوحدة التنظيمية.
- انقر على متابعة.
- (اختياري) اختر الشروط التي يجب استيفاؤها لكي تصبح الرسائل مشمولةً بهذه القاعدة:
- أدخِل قيم تاريخ الإرسال. إذا حدّدتَ تاريخ بدء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المرسَلة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا حدّدتَ تاريخ انتهاء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة قبل ذلك التاريخ.
- أدخِل العبارات التي يجب أن تتطابق الرسائل معها. ملاحظة:
- يمكنك استخدام جميع عوامل تشغيل البحث المتاحة باستثناء أحرف البدل (*).
- إذا كانت العبارة أو القيمة الأساسية تبدأ بواصلة، مثل -1000%، ضعها بين علامتي اقتباس لضمان عدم تفسيرها لعامل التشغيل
NOT. - لا يمكنك استخدام
is:chatلتطبيق قاعدة احتفاظ بالبيانات في Gmail على رسائل المحادثة في Google Chat. لإعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات لرسائل المحادثات، يمكنك إعداد قاعدة احتفاظ بالبيانات في Chat.
نقترح اختبار العبارات في بحث Vault للتأكد من أن قاعدة الاحتفاظ بالبيانات تطابق البيانات بالطريقة المتوقّعة.
- انقر على متابعة.
- اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات وأدخل عدد الأيام، من 1 إلى 36500 يوم.
- في حال إعداد فترة احتفاظ بالبيانات، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن الرسائل عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- للحذف النهائي للرسائل التي تم إفراغها من "مهملات" المستخدم فقط، اختر الخيار الأول.
- لإزالة جميع الرسائل نهائيًا، بما في ذلك الرسائل التي لم يتم حذفها ولكن باستثناء المسودات ونماذج الرسائل الإلكترونية، اختر الخيار الثاني.
- لإزالة جميع الرسائل نهائيًا، بما في ذلك الرسائل التي لم يتم حذفها والمسودات ونماذج البريد الإلكتروني، اختر الخيار الثالث.
تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Gmail بالإزالة النهائية على الفور للبيانات التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك لقاعدة جديدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة. - انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.
القواعد المخصّصةإعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Gmail
تسري القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع رسائل Gmail التي لا تشملها قاعدة مُخصَّصة أو عملية تجميد بيانات.
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات. ستفتح قائمة القواعد التلقائية.
- انقر على رمز Gmail
.
- اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، حدد فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخل عدد الأيام من 1 إلى 36500 يوم.
- في حال إعداد فترة احتفاظ بالبيانات، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن الرسائل عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- للإزالة النهائية للرسائل المحذوفة فقط من قبل، اختر الخيار الأول.
- لإزالة جميع الرسائل نهائيًا، بما في ذلك الرسائل التي لم يتم حذفها والمسودات والنماذج، اختر الخيار الثاني.
تحذير: تسمح أداة Vault لخدمة Gmail بإزالة البيانات التي تتخطى فترة الاحتفاظ بالبيانات عند إرسالك للقاعدة. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة. - انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.