إعداد قواعد الاحتفاظ في Gmail

استخدم قواعد الاحتفاظ للتحكم في فترة الاحتفاظ ببيانات Gmail لأغراض eDiscovery.

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ، نوصيك بشدة بالقراءة عن آليّة عمل الاحتفاظ بالبيانات.

تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ التي تمت تهيئتها بشكل غير صحيح إلى إزالة البيانات نهائيًا من حسابات المستخدمين في الحال وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات في Gmail

يتم التعامل مع سلاسل بريد Gmailبطريقة مختلفة عن الرسائل الفردية

بالنسبة إلى سلاسل البريد الإلكتروني:

  • إذا تم الاحتفاظ برسالة واحدة في إحدى سلاسل المحادثات من خلال قاعدة مخصصة، فسيتم أيضًا الاحتفاظ بسلسلة المحادثات بأكملها.
  • إذا كانت هناك إحدى الرسائل في سلسلة المحادثة غير مشمولة ضمن أي من قواعد الاحتفاظ، فسيتم محو تلك الرسالة فقط نهائيًا. سيتم الاحتفاظ بالرسائل الأخرى في السلسلة حسب ما تتطلب قواعد الاحتفاظ السارية.
  • قواعد الاحتفاظ التي تستند إلى التصنيفات تستخدم تاريخ آخر رسالة مصنفة في السلسلة لأغراض الاحتفاظ بالبيانات. اطّلع على كيفية عمل ذلك في المثال 1.
  • تتعامل أداة Vault مع مسودات الرسائل التي لم يتم حذفها، مثل الرسائل الأخرى. إذا أنشأت قاعدة احتفاظ تلقائية أو مخصصة، ستحتفظ القاعدة أيضًا بمسودات الرسائل التي لم يتم حذفها في نطاقك. يمكنك اختيار استبعاد المسودات عند إنشاء قاعدة احتفاظ، ولا تؤثر هذه القاعدة في مسودات الرسائل. إذا تم حذف مسودة بدون إرسالها، سيتم محوها نهائيًا بعد انقضاء 30 يومًا، بصرف النظر عن سياسات الاحتفاظ بالبيانات أو تجميدها.
سيناريوهات الإزالة والمحو النهائي

لنقل إن مشرف Vault ينشئ قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات تنطبق على نوع محدد من رسائل Gmail. وتتضمّن هذه القاعدة فترة احتفاظ بالبيانات تصل إلى 180 يومًا وتمحو الرسائل المتطابقة نهائيًا في صناديق البريد للمستخدم سواء تم حذفها أم لا.

يعتمد الجدول الزمني للإزالة والمحو النهائي على ما يفعله المستخدمون بهذه الرسالة.

سيناريو 1: المستخدمون يتركون الرسالة في صناديق بريدهم

لنفترض أنّ تم تلقي الرسالة يوم 1 من مايو (أيار).

ماذا يحدث لهذه الرسالة:

  • تزيل أداة Vault الرسائل من صناديق البريد للمستخدم في اليوم 181، وهو اليوم التالي بعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات. 
  • تبدأ الفترة السابقة قبل عملية المحو النهائي. ولا يزال بإمكان مشرفي Vault البحث عن هذه الرسالة وتصديرها لمدة 30 يومًا إضافيًا.
  • ويتم محو الرسالة نهائيًا في اليوم 211 (بعد 181 يومًا + 30 يومًا إضافيًا)، أي في يوم 28 تشرين الثاني (نوفمبر). 

سيناريو 2: في يوم استلام الرسالة، يحذف بعض المستخدمين الرسالة نهائيًا

يتم استلام الرسالة ويحذفها بعض المستخدمين نهائيًا في يوم 1 أيار (مايو).

ماذا يحدث لهذه الرسالة:

  • تبدأ الفترة السابقة للمحو النهائي في اليوم الذي قام فيه المستخدمون بحذف الرسالة بشكل نهائي من صناديق بريدهم.
  • يعتمد المحو النهائي على فترة الاحتفاظ بالبيانات: 1 مايو (أيار) (تاريخ الإرسال/الاستلام) + فترة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 180 يومًا. ويتم محو الرسالة نهائيًا في 28 من تشرين الأول (أكتوبر).

سيناريو 3: بعد انقضاء فترة تغطية الاحتفاظ، يحذف بعض المستخدمين الرسالة بشكل نهائي

تم استلام الرسالة يوم 1 مايو/أيار. في اليوم 40، يحذف بعض المستخدمين الرسالة نهائيًا.

ماذا يحدث لهذه الرسالة:

  • تبدأ الفترة السابقة للمحو النهائي في اليوم 40.
  • يعتمد المحو النهائي على فترة الاحتفاظ بالبيانات: 1 مايو (أيار) (تاريخ الإرسال/الاستلام) + فترة الاحتفاظ بالبيانات لمدة 180 يومًا. ويتم محو الرسالة نهائيًا في 28 من تشرين الأول (أكتوبر).
ملاحظة: في حال حذفَ المستخدمون الرسالة بشكل نهائي في أقل من 30 يومًا قبل انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، يمكن إطالة الفترة السابقة قبل المحو النهائي إلى ما بعد فترة الاحتفاظ بالبيانات.

سيناريو 4: بعد انقضاء فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات، ينقل بعض المستخدمين الرسالة إلى المهملات

تم استلام الرسالة يوم 1 مايو/أيار. في اليوم 60، ينقل بعض المستخدمين الرسالة إلى المهملات. ولكنهم لا يفرّغون المهملات. بمعنى آخر، لا يحذفون الرسالة بشكل نهائي.

ماذا يحدث لهذه الرسالة:

  • في اليوم 181، تتم إزالة الرسالة من سلة مهملات المستخدمين. بعد 30 يومًا، يتم محو الرسائل نهائيًا من المهملات كسلوك معتاد في Gmail. إلا أنه تتم إزالة هذه الرسالة في اليوم 181 التزامًا بقاعدة الاحتفاظ.
  • تبدأ الفترة السابقة قبل عملية المحو النهائي.
  • يتم محو الرسالة نهائيًا في اليوم 211 (أي بعد 181 + 30 يومًا إضافيًا)، أي في يوم 28 تشرين الثاني (نوفمبر).
المزيد من أمثلة الاحتفاظ

تُوضح الأمثلة التالية بعض العوامل المختلفة التي تؤثر على طول فترة الاحتفاظ بالرسائل ووقت إزالتها:

مثال 1: الرسائل غير المصنفة لا تطيل مدة سلسلة المحادثات

عندما تطبِّق أحد التصنيفات في Gmail، لا يتم تطبيق التصنيف سوى على الرسائل الموجودة في تلك المحادثة. ولا يتم تلقائيًا تصنيف المزيد من الرسائل في تلك المحادثة. إذا تم تطبيق قاعدة مخصصة للاحتفاظ تعتمد على تصنيف على إحدى الرسائل في محادثة ما، تحتفظ القاعدة بكل الرسائل في تلك المحادثة حتى تاريخ إزالة آخر رسالة مصنفة من صندوق بريد المستخدم. لا تتجاوز الردود على آخر رسالة مصنفة فترة الاحتفاظ بالبيانات المعيّنة لتلك المحادثة.

يتم الاحتفاظ بالرسائل في هذا المثال على النحو التالي:

  • قاعدة مخصصة تحتفظ بالرسائل المصنفة لمدة 3 سنوات.
  • لا توجد قاعدة تلقائية للاحتفاظ.

الإجراء الوصف
١ مستخدم يقوم بتطبيق تصنيف يوم 31 مارس 2013.
٢ تتم إزالة جميع الرسائل المصنفة في 31 من آذار (مارس) 2016. ولا يتأثر الرد غير المصنف بقاعدة الاحتفاظ.

مثال 2: يتم الاحتفاظ بسلاسل المحادثات من خلال القاعدة المخصصة ذات أطول فترة تغطية احتفاظ

في حال خضوع رد جديد على محادثة مصنفة لقاعدة أخرى مخصصة للاحتفاظ بالبيانات، يتم الاحتفاظ بالمحادثة بأكملها وفقًا لأطول فترة احتفاظ بالبيانات. يتم الاحتفاظ بالرسائل في هذا المثال على النحو التالي:

  • قاعدة مخصصة تحتفظ بالرسائل المصنفة لمدة 3 سنوات.
  • قاعدة مخصصة تحتفظ بالرسائل sent_after: 2013-07-01 لمدة 7 سنوات.
  • لا توجد قاعدة تلقائية للاحتفاظ.
الإجراء الوصف
١ مستخدم يقوم بتطبيق تصنيف يوم 31 مارس 2013.
٢ تم استلام آخر رسالة في 31 يوليو 2013.
٣ لأنه تم استلام آخر رسالة بعد 1 يوليو 2013، تمت إزالة سلسلة المحادثات بعد 7 سنوات من تاريخ استلام آخر رسالة.

مثال 3: الرسائل المحمية فقط من خلال قاعدة تلقائية لا تطيل مدة سلسلة محادثات

إذا تم الاحتفاظ برد جديد على محادثة مصنفة من خلال قاعدة تلقائية فقط وكان هذا الرد لا يطابق أي قاعدة مخصصة، فلن يطيل هذا الرد من فترة المحادثة. تتم إزالة الجزء من سلسلة المحادثات المحمي من خلال قاعدة مخصصة، ولكن يستمر ظهور الرسائل التي تحميها القاعدة التلقائية.

يتم الاحتفاظ بالرسائل في هذا المثال على النحو التالي:

  • تحتفظ القاعدة التلقائية بالرسائل لمدة 5 سنوات.
  • قاعدة مخصصة تحتفظ بالرسائل المصنفة لمدة 3 سنوات.
الإجراء الوصف
١ مستخدم يقوم بتطبيق تصنيف يوم 31 مارس 2013.
٢ تتم إزالة الرسائل المصنفة بعد 3 سنوات.
٣ يتم الاحتفاظ بالرسالة غير المصنفة من خلال القاعدة التلقائية لمدة 5 سنوات.
قد تؤثر تصنيفات Gmail التي أنشأها النظام في تغطية الاحتفاظ بالبيانات

يستخدم Gmail التصنيفات لتنظيم الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين. هناك نوعان من التصنيفات:

  • التصنيفات المرئية للمستخدم - تظهر هذه التصنيفات في واجهة مستخدم Gmail. تتوفّر بعض التصنيفات الشائعة في جميع حسابات Gmail ويمكن للمستخدمين إنشاء تصنيفات جديدة للمساعدة في تنظيم رسائلهم.
  • التصنيفات التي أنشأها النظام - تستخدم هذه التصنيفات بواسطة الأنظمة الخلفية في Gmail لتصنيف الرسائل. وهي تكون مرئية للمستخدمين.

تتحكم التصنيفات التي أنشأها النظام في كيفية عرض الرسائل على مستخدمي Gmail. مثلاً، قد يُطبِّق Gmail التصنيف الشؤون المالية على الرسائل التي تأتي من بنك المستخدم والتصنيف السفر على الرسائل التي تتضمن حجوزات الفنادق.

يستطيع Gmail التعامل مع أي التباس يتسبب فيه وجود تصنيفات من إنشاء المستخدم تتطابق من أخرى من إنشاء النظام وبالتالي يتمكن من عرض الرسائل بشكل مناسب ومع ذلك، لا تستطيع أداة Vault تمييز التصنيفات التي أنشأها النظام من التصنيفات التي أنشأها المستخدم والتي تحمل نفس الاسم. قد يؤدي إنشاء قاعدة الاحتفاظ بالبيانات بناء على تصنيف أنشأه النظام إلى تضمين أو استبعاد رسائل أكثر مما تريد ضمن نطاق قاعدة الاحتفاظ.

على سبيل المثال، لنفترض أن مؤسسة تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة لمدة 7 سنوات:

  • يُطلب من الموظفين إنشاء تصنيف باسم الشؤون المالية وتطبيقه على الرسائل التي تتضمن معلومات مالية للشركة.
  • تُرسَل كشوف الحسابات المصرفية الشخصية لبعض الموظفين إلى حساباتهم في الشركة، ويُطبق Gmail تصنيفًا أنشأه النظام باسم الشؤون المالية على هذه الرسائل.

وبحسب هذا التصور، ستتضمن قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى label:finance الرسائل التي تحتوي على كشوف الحسابات المصرفية الشخصية للموظفين.

ننصحك بتوخي الحذر عند إسناد قواعد الاحتفاظ بالبيانات إلى التصنيفات التالية:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
الاحتفاظ بالبيانات والرسائل في الوضع السري في Gmail

يتيح الوضع السرّي في Gmail للمستخدمين بتقييد وصول المُستلِمين إلى المحتوى الحساس للبريد الإلكتروني. وتتوفَّر هذه الميزة لجميع حسابات Gmail الشخصية ولنطاقات G Suite التي فعَّلت هذه الميزة.

عندما يُرسِل مستخدم رسالة في الوضع السرّي، يستبدل Gmail نص الرسالة والمرفقات برابط. ويتم إرسال الموضوع والنص اللذين يحتويان على الرابط عبر SMTP. ويمكنك التعرُّف على مزيد من المعلومات عن كيفية إرسال الرسائل باستخدام الوضع السرّي في Gmail.

الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في نطاقك

في حال تفعيل مؤسّستك الوضع السرّي في Gmail، يمكن أن تحتفظ خدمة Vault بجميع الرسائل في الوضع السرّي التي أرسلها المستخدمون في مؤسّستك، كما يمكنها الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها.

تكون الرسائل في الوضع السرّي المُرسَلة بعد 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2018 مرئية لخدمة Vault في صناديق بريد جميع المُرسِلين والمُستلِمين الداخليين. وتتوفّر الرسائل لخدمة Vault دائمًا، حتى عندما يُحدِّد المُرسِل تاريخ انتهاء الصلاحية أو يبطل وصول المُستلِمين إلى الرسائل في الوضع السرّي.

الرسائل في الوضع السرّي المستلمة من خارج نطاقك 

حتى في حال رفض نطاقك لتفعيل الوضع السرّي في Gmail، قد يتلقَّى المستخدمون الرسائل في الوضع السرّي من عملاء G Suite الآخرين ومن حسابات Gmail الشخصية.

تُعد جميع الرسائل في الوضع السرّي المُرسَلة من جهات خارجية مملوكة لمُرسِليها ومخفية من Vault. ويمكنك الاحتفاظ بعناوين الرسائل الخارجية في الوضع السرّي ومواضيعها، كما يمكنك الاحتفاظ ببياناتها والبحث عنها وتصديرها. ومع ذلك، لا يمكنك البحث عن محتوى الرسائل أو المرفقات من الرسائل الخارجية في الوضع السرّي أو تصديرها.

ملاحظة: يمكن لمشرفي G Suite إنشاء قاعدة امتثال تحظر تسليم الرسائل الواردة في الوضع السرّي إلى نطاقك.

كيفية الاحتفاظ بالبيانات للرسائل في الوضع السرّي

تخضع الرسائل في الوضع السرّي لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail مثل أي نوع آخر من الرسائل. ويمكنك استخدام label:confidentialmode لتطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات بشكلٍ محدد على هذه الرسائل.

إنشاء قاعدة احتفاظ مخصصة في Gmail

يمكن أن تستند القواعد المخصصة إلى وحدات تنظيمية أو نطاقات زمنية أو عبارات بحث محددة. تلغي القواعد المخصصة القاعدة التلقائية دائمًا، وإذا انطبقت قواعد احتفاظ متعددة على إحدى الرسائل أو الملفات، فإنه يتم الاحتفاظ بالرسالة أو الملف وفقًا للقاعدة التي لها أطول فترة تغطية احتفاظ.

لإنشاء قواعد احتفاظ مخصصة:

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختر مكان تطبيق القاعدة: البريد.
  5. اختر وحدة تنظيمية من القائمة المنسدلة.
  6. اختر الشروط التي يجب استيفاؤها لكي تصبح الرسائل مشمولةً بهذه القاعدة:
    • أدخِل تاريخ الإرسال للرسائل التي تخضع لهذه القاعدة. إذا حدّدتَ تاريخ البدء فقط، فستنطبق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا حدّدتَ تاريخ الانتهاء فقط، ستنطبق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة قبل ذلك التاريخ.
    • أدخِل أي عبارات قد تظهر في الرسائل الخاضعة لهذه القاعدة. يمكنك أيضًا استخدام عوامل تشغيل البحث في هذا الحقل.
      ملاحظة: لا تستخدم أحرف البدل (*) مع قواعد الاحتفاظ.
    • لاستبعاد المسودات، ضع علامة في مربع استبعاد المسودات .
  7. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بصفة دائمة بالبيانات التي تُطابق معلمات هذه القاعدة.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
  8. في حالة تحديد مدة، اختر ما يجب فعله بالرسائل التي تجاوزت المدة التي حددتها:
    • اختر الخيار الأول لمحو نهائيًا الرسائل التي سبق وحذفها المستخدمين فقط.
    • اختَر الخيار الثاني لمحو جميع الرسائل نهائيًا. بما في ذلك، الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين. ويتضمن ذلك الرسائل التي تم حذفها من قبل.
  9. انقر على معاينة لعرض قائمة بالرسائل أو الملفات التي ستكون مشمولةً في قاعدة الاحتفاظ هذه. راجع القائمة للتحقق من أنك قمت بإعداد القاعدة بشكل صحيحة. وتأكد من أنها لا تحذف بصفة دائمة البيانات التي قد يحتاجها المستخدمون.
    تحذير: تبدأ أداة Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي من المتوقع أن يقوم المستخدمون بالاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  10. انقر على حفظ. في حالة حذف قاعدة الاحتفاظ للرسائل، تطالبك أداة Vault بتأكيد استيعابك لآثار قاعدة الاحتفاظ هذه. ضع علامة في مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

ملاحظات مهمة

  • أسماء البريد الإلكتروني المستعارة في حقل "العبارات": الاسم المستعار للبريد الإلكتروني هو عنوان بريد إلكتروني بديل يوجّه إلى عنوان بريد إلكتروني رئيسي. ولا تتضمن قواعد الاحتفاظ المخصصة أسماء البريد الإلكتروني المستعارة بشكل تلقائي. إذا كنت تريد الاحتفاظ بأسماء البريد الإلكتروني المستعارة، يجب إضافتها إلى حقل العبارات .
  • حسابات المستخدمين التي تمت إعادة تسميتها: لا يتم تعديل قواعد الاحتفاظ المخصصة عند إعادة تسمية حسابات المستخدمين تلقائيًا. ويستمر تطبيق قاعدة الاحتفاظ على العناوين المدرجة بشكل صريح فقط في حقل العبارات ضمن القاعدة. على سبيل المثال، في حالة انطباق قاعدة على رسائل تتضمن before@example.com وتمت إعادة تسمية ذلك المستخدم إلى after@example.com، لن تنطبق قاعدة الاحتفاظ إلا على الرسائل المرسلة إلى before@example.com.
  • تعديل قاعدة احتفاظ مخصصة: يمكنك تعديل قاعدة مخصصة، ولكن يجب التعرُّف على أوجه تأثير ذلك التعديل على البيانات التي تم الاحتفاظ بها. يتم الاحتفاظ بالبيانات وفقًا لأحدث إصدار من قاعدة الاحتفاظ.

إعداد قاعدة احتفاظ تلقائية في Gmail

تنطبق قاعدة الاحتفاظ التلقائية على جميع الرسائل والملفات غير المشمولة بقاعدة مخصصة أو عملية تحفظ على المعلومات.

لإعداد قاعدة الاحتفاظ التلقائية لمؤسستك:

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. ضمن قواعد الاحتفاظ التلقائية، انقر على البريد.
  4. ضع علامة في المربع إعداد قاعدة احتفاظ تلقائية.
  5. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بالبيانات بصفة دائمة.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
  6. في حالة تحديد مدة، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه مع الرسائل بعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ:
    • اختر الخيار الأول لمحو نهائيًا الرسائل التي سبق وحذفها المستخدمين فقط.
    • اختَر الخيار الثاني لمحو جميع الرسائل نهائيًا. بما في ذلك الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين. ويتضمن ذلك الرسائل التي تم حذفها من قبل.
    تحذير: تبدأ أداة Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ التلقائية فور إرسالك لهذه القاعدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي من المتوقع أن يقوم المستخدمون بالاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  7. انقر على حفظ. في حالة حذف قاعدة الاحتفاظ للرسائل، تطالبك أداة Vault بتأكيد استيعابك لآثار قاعدة الاحتفاظ هذه. ضع علامة في مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟