Google Apps Kasası, yöneticiler ve hukuk personelinin kullanımına yönelik bir araçtır. Apps Kasası'nı kullanabilmeniz için hesabınızı Google Workspace yöneticinizin oluşturması gerekir. Yöneticim kim?
Bu makalede, Gmail iletilerinin Google Apps Kasası'nda nasıl saklanacağı açıklanmıştır.
Kuruluşunuzun bilgi yönetimi planının bir parçası olarak, Gmail iletilerinin Google Apps Kasası'nda ne kadar süre saklanacağını belirleyebilirsiniz. İletilerin ne kadar süre saklanacağını ve gerekiyorsa ne zaman silineceğini belirtmek için saklama kurallarını kullanın.
Belirlenen süre içinde belirli koşullarla eşleşen verileri saklamak için bir özel saklama kuralı oluşturun. Tüm lisanslı hesapların tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan bir saklama kuralı oluşturun.
Gmail'in saklama politikası hakkında önemli bilgiler
Saklama kurallarını oluşturmadan önce, saklama işlevinin işleyiş şekli hakkında bilgi edinmeniz ve Apps Kasası'nda desteklenen Gmail iletileri başlıklı makaleyi incelemeniz kesinlikle önerilir.
Temel Gmail saklama davranışı
- Bir ileti muhafazaya alındığında Gmail, geçerli tüm saklama süreleri sona erdikten sonra bile iletiyi tamamen silemez.
- Özel Gmail saklama kuralları her zaman varsayılan Gmail saklama kuralının yerini alır.
- Bir iletiye birden fazla özel saklama kuralı uygulandığında Gmail iletiyi, saklama süresi en son dolan kuralın gerektirdiği şekilde saklar.
- Gmail'in 30 günlük koruma politikası iletilerin silinmesini geciktirebilir.
Ek Gmail saklama davranışı
Hangi veriler saklanabilir?Kapsanan veriler:
- Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından gönderilen, alınan veya taslak olarak oluşturulan iletiler ve bunların ekleri
- Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından gönderilen gizli mod iletileri
Kapsam dışında olan veriler:
- Bağlı dosyalar
- E-posta düzenleri
- Kapsamlı ileti depolama alanı etkin değilse Takvim veya Google Dokümanlar gibi diğer Google hizmetleri üzerinden gönderilen iletiler
- Dinamik iletilerdeki dinamik içerik
- Silinmiş taslaklar ve taslakların otomatik olarak kaydedilen sürümleri
Gmail'in bir iletiyi tamamen silmesi için iletinin hem Apps Kasası hem de Gmail ölçütlerine uyması gerekir:
- İleti herhangi bir saklama kuralıyla saklanmıyor olmalıdır.
- İleti muhafazaya alınmış olmamalıdır.
- İleti en az 30 gün boyunca Gmail'in sistem tarafından oluşturulan
^deletedetiketine sahip olmalıdır.
Apps Kasası, Gmail'in saklama kuralı veya muhafaza kapsamında olan bir iletiyi tamamen silmesine izin vermez. Geçerli tüm saklama süreleri ve muhafazalar sona erdikten sonra Gmail, iletinin ne kadar süre boyunca ^deleted etiketine sahip olduğunu temel alarak tamamen silinip silinmeyeceğini değerlendirir.
^deleted etiketi uygulandığında
Gmail, ^deleted etiketini Google sistemlerinden kaldırılmaya uygun olan iletilere uygular. Aşağıdaki işlemlerden herhangi biri gerçekleştiğinde ileti bu etiketi alır:
- Gmail kullanıcıları Çöp Kutusu'nu boşaltır veya Çöp Kutusu'ndaki iletileri seçip Tamamıyla sil'i tıklarsa.
- Gmail, 30 gün boyunca Çöp Kutusu'nda bulunan bir iletiyi otomatik olarak siler.
^deletedetiketine sahip olmayan bir iletinin saklama süresi sona ererse.- Gmail kullanıcıları taslak iletileri silerse.
^deleted etiketi iletileri Gmail kullanıcılarından gizler ve kullanıcılar bir Google Workspace yöneticisinden yardım almadan bu iletileri kurtaramaz. Ancak, söz konusu iletiler tamamen silinene kadar Apps Kasası'nı kullanarak bu etikete sahip iletileri yine arayabilir ve dışa aktarabilirsiniz.
Gmail'in 30 günlük koruma politikası
Gmail, ^deleted etiketi uygulandıktan sonra iletileri en az 30 gün boyunca saklayan bir koruma politikasına sahiptir. Bu politika, bu 30 gün içinde süresi dolan tüm Apps Kasası saklama kurallarının yerini alır.
E-posta ileti dizileri için saklama kuralları şu şekilde uygulanır:
- İleti dizisindeki bir ileti bir saklama kuralı veya muhafaza ile saklanıyorsa ileti dizisinin tamamı saklanır.
- Etiketleri temel alan saklama kuralları, saklama amacıyla ileti dizisindeki en son etiketlenen iletinin tarihini kullanır.
Örneğin, bir saklama kuralı proje-A etiketine sahip iletileri 365 gün boyunca saklıyorsa ve bir ileti dizisindeki ilk ileti bu etikete sahipse ileti dizisindeki tüm iletiler ilk iletinin gönderildiği tarihten itibaren 365 gün boyunca saklanır. İleti dizisindeki daha geç tarihli bir ileti proje-A etiketini alırsa ileti dizisindeki tüm iletiler artık bu iletinin gönderildiği tarihten itibaren 365 gün boyunca saklanır. Saklama kuralının süresi dolduktan ve Gmail etiketlenen iletileri tamamen sildikten sonra, etiketlenmemiş iletilerin de tamamen silinmesi 24 saat kadar gecikebilir.
Bir Gmail etiketini temel alan özel bir saklama kuralı oluşturursanız kural iç içe yerleştirilmiş alt etiketlere uygulanmaz. Alt etiketler, kuralın temel aldığı etikete doğrudan sahip olmadıkları için dahil edilmez.
Örneğin, bir kullanıcının Makbuzlar etiketi ve Makbuzlar altında Seyahat adlı bir alt etiketi vardır. Makbuzlar için bir saklama kuralı oluşturursanız Seyahat bölümündeki iletiler, doğrudan Makbuzlar etiketine sahip olmadığından saklanmaz.
Gmail iletisine iliştirilmiş bir öğe, Drive'a ekle özelliği kullanılarak Drive'a eklendiğinde, Drive'da öğenin bir kopyası oluşturulur. Gmail iletisi ve eki, Gmail saklama politikalarına tabidir. Drive'da kopyalanan öğe ise Drive saklama politikalarına tabidir.
Örnek Gmail saklama kuralları ve bunların etkisi
Bölümü aç | Tümünü daralt ve başa dön
Örnek varsayılan kural: Tüm iletileri süresiz olarak saklaBu varsayılan kural, seçili kuruluş birimindeki tüm Gmail iletilerini süresiz olarak saklar. Kullanıcılar iletileri yine silebilir ve iletiler 30 gün sonra veya kullanıcı Çöp Kutusu'nu boşalttığında Çöp Kutusu'ndan kaldırılır. Ancak, iletiler Apps Kasası yöneticileri tarafından aranabilir ve dışa aktarılabilir halde kalır.
Kural yapılandırması
- Süre: Süresiz
Gönderilen ve alınan iletiler üzerindeki etkisi
| Gönderilen veya alınan bir iletideki kullanıcı işlemi | Gmail ^deleted etiketini ne zaman uygular? |
Gmail iletiyi ne zaman tamamen siler? |
|---|---|---|
|
Kullanıcı ileti üzerinde işlem yapmıyor |
Hiçbir zaman | Hiçbir zaman |
|
Kullanıcı, gönderdikten 1 gün sonra iletiyi Çöp Kutusu'na taşıyor ve Çöp Kutusu'nu boşaltıyor |
Gönderildikten 1 gün sonra | Hiçbir zaman |
|
Kullanıcı, iletiyi gönderdikten 1 gün sonra iletiyi Çöp Kutusu'na taşıyor (ancak Çöp Kutusu'nu boşaltmıyor) |
Gönderildikten 31 gün sonra, Gmail iletiyi Çöp Kutusu'ndan otomatik olarak kaldırır | Hiçbir zaman |
Taslak iletiler üzerindeki etkisi
| Taslak iletideki kullanıcı işlemi | Gmail ^deleted etiketini ne zaman uygular? |
Gmail iletiyi ne zaman tamamen siler? |
|---|---|---|
|
Kullanıcı bir taslak ileti yazıyor ancak göndermiyor |
Hiçbir zaman | Hiçbir zaman |
|
Kullanıcı bir taslak ileti yazıyor ve iletiyi göndermeden siliyor |
Kullanıcı taslağı sildiğinde | Kullanıcı taslağı sildikten 30 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle) |
Kural yapılandırması
- Süre: 365 gün
- Süre sona erdikten sonra yapılacak işlem: Yalnızca kalıcı olarak silinmiş iletileri tamamen sil
Gönderilen ve alınan iletiler üzerindeki etkisi
| Gönderilen veya alınan bir iletideki kullanıcı işlemi | Gmail ^deleted etiketini ne zaman uygular? |
Gmail iletiyi ne zaman tamamen siler? |
|---|---|---|
|
Kullanıcı ileti üzerinde işlem yapmıyor |
Hiçbir zaman | Hiçbir zaman |
|
Kullanıcı, gönderdikten 1 gün sonra iletiyi Çöp Kutusu'na taşıyor ve Çöp Kutusu'nu boşaltıyor |
Gönderildikten 1 gün sonra | Gönderildikten 365 gün sonra |
|
Kullanıcı, iletiyi gönderdikten 1 gün sonra iletiyi Çöp Kutusu'na taşıyor (ancak Çöp Kutusu'nu boşaltmıyor) |
Gönderildikten 31 gün sonra, Gmail iletiyi Çöp Kutusu'ndan otomatik olarak kaldırır | Gönderildikten 365 gün sonra |
| Kullanıcı iletiyi gönderdikten 360 gün sonra Çöp Kutusu'na taşıyor ve Çöp Kutusu'nu boşaltıyor | Gönderildikten 360 gün sonra | İleti gönderildikten 390 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle Çöp Kutusu boşaltıldıktan 30 gün sonra) |
| Kullanıcı iletiyi gönderdikten 400 gün sonra Çöp Kutusu'na taşıyor (ancak Çöp Kutusu'nu boşaltmıyor) | Gönderildikten 430 gün sonra, Gmail iletiyi Çöp Kutusu'ndan otomatik olarak kaldırır | İleti gönderildikten 460 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle Gmail iletiyi Çöp Kutusu'ndan kaldırdıktan 30 gün sonra) |
Taslak iletiler üzerindeki etkisi
| Taslak iletideki kullanıcı işlemi | Gmail ^deleted etiketini ne zaman uygular? |
Gmail iletiyi ne zaman tamamen siler? |
|---|---|---|
|
Kullanıcı bir taslak ileti yazıyor ancak göndermiyor |
Hiçbir zaman | Hiçbir zaman |
|
Kullanıcı bir taslak ileti yazıyor ve iletiyi göndermeden siliyor |
Kullanıcı taslağı sildiğinde | Kullanıcı taslağı sildikten 30 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle) |
Bu kural Gmail'in, seçili kuruluş birimi için kullanıcıların silmediği taslaklar ve iletiler de dahil tüm iletileri 365 gün sonra tamamen silmesine izin verir.
Kural yapılandırması
- Süre: 365 gün
- Taslakları hariç tut: işaretli değil (yalnızca ediscovery.google.com)
- Süre sona erdikten sonra yapılacak işlem: Gmail posta kutularındaki iletileri ve kalıcı olarak silinmiş iletileri tamamen sil. Bu kural taslakları tamamen siler.
Gönderilen ve alınan iletiler üzerindeki etkisi
| Gönderilen veya alınan bir iletideki kullanıcı işlemi | Gmail ^deleted etiketini ne zaman uygular? |
Gmail iletiyi ne zaman tamamen siler? |
|---|---|---|
|
Kullanıcı ileti üzerinde işlem yapmıyor |
İleti gönderildikten 365 gün sonra, saklama süresi sona erdiğinde | İleti gönderildikten 395 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle saklama süresi sona erdikten 30 gün sonra) |
|
Kullanıcı, gönderdikten 1 gün sonra iletiyi Çöp Kutusu'na taşıyor ve Çöp Kutusu'nu boşaltıyor |
Gönderildikten 1 gün sonra | İleti gönderildikten 365 gün sonra, saklama süresi sona erdiğinde |
| Kullanıcı iletiyi gönderdikten 360 gün sonra Çöp Kutusu'na taşıyor ve Çöp Kutusu'nu boşaltıyor | İleti gönderildikten 360 gün sonra, kullanıcı Çöp Kutusu'nu boşalttığında | İleti gönderildikten 390 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle Çöp Kutusu boşaltıldıktan 30 gün sonra) |
| Kullanıcı iletiyi gönderdikten 360 gün sonra Çöp Kutusu'na taşıyor (ancak Çöp Kutusu'nu boşaltmıyor) | İleti gönderildikten 365 gün sonra, saklama süresi sona erdiğinde | İleti gönderildikten 395 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle saklama süresi sona erdikten 30 gün sonra) |
Taslak iletiler üzerindeki etkisi
| Taslak iletideki kullanıcı işlemi | Gmail ^deleted etiketini ne zaman uygular? |
Gmail iletiyi ne zaman tamamen siler? |
|---|---|---|
|
Kullanıcı bir taslak ileti yazıyor ancak göndermiyor |
İleti gönderildikten 365 gün sonra, saklama süresi sona erdiğinde | İleti gönderildikten 395 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle saklama süresi sona erdikten 30 gün sonra) |
|
Kullanıcı bir taslak ileti yazıyor ve iletiyi göndermeden siliyor |
Kullanıcı taslağı sildiğinde | Kullanıcı taslağı sildikten 30 gün sonra (Gmail'in 30 günlük koruma politikası nedeniyle) |
Gmail için özel saklama kuralı ayarlama
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama
Özel Kurallar
- Hizmet için Gmail'i seçin, ardından Devam'ı tıklayın.
- Kuralın uygulanacağı kuruluş birimini seçin. Bir seçici açmak için alanı, tıklayın ardından kuruluş birimini tıklayın.
- Devam'ı tıklayın.
- (İsteğe bağlı) Bu kuralın kapsamına girmesi için iletilerin karşılaması gereken koşulları seçin:
- Gönderme tarihi değerlerini girin. Yalnızca bir başlangıç tarihi belirtirseniz, kural bu tarihten sonra gönderilen tüm iletilere uygulanır. Tek bir bitiş tarihi belirtirseniz kural, bu tarihten önce gönderilen tüm iletilere uygulanır.
- İletilerin eşleşmesi gereken terimleri girin. Not:
- Joker karakter (*) hariç, desteklenen tüm arama operatörlerini kullanabilirsiniz.
- Anahtar kelimeniz veya değeriniz -%1000 örneğindeki gibi kısa çizgiyle başlıyorsa
NOToperatörü olarak yorumlanmaması için kısa çizgiyi tırnak işaretleri içine alın. - Google Chat'teki sohbet mesajlarına Gmail saklama kuralı uygulamak için
is:chatetiketini kullanamazsınız. Sohbet mesajları için saklama kuralları oluşturmak istiyorsanız Chat saklama kuralı oluşturun.
Terimlerin beklediğiniz gibi verilerle eşleştiğinden emin olmak için terimlerinizi bir Apps Kasası aramasında test etmenizi öneririz.
- Devam'ı tıklayın.
- Mesajların ne kadar süre tutulacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki mesajları kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- İletileri belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
- Bir saklama süresi ayarlarsanız bu süre sona erdiğinde iletilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca kullanıcıların Çöp Kutusu'ndan sildiği iletileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Silinmemiş iletiler de dahil tüm iletileri tamamen silmek, ancak taslakları ve e-posta şablonlarını hariç tutmak için ikinci seçeneği belirleyin.
- Silinmemiş iletiler, taslaklar ve e-posta şablonları da dahil olmak üzere tüm iletileri tamamen silmek için üçüncü seçeneği belirleyin.
Uyarı: Apps Kasası, yeni bir kural gönderdiğinizde Gmail'in saklama süresini aşan verileri derhal tamamen silmesine izin verir. Tamamen silinen veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin. - Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi ayarlarsanız onay kutusunu işaretleyin ve Kabul et'i tıklayın.
Özel Kurallar Gmail için varsayılan saklama kuralı ayarlama
Varsayılan saklama kuralı, özel bir kural ya da muhafaza kapsamında olmayan Gmail iletilerine uygulanır.
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama'yı tıklayın. Varsayılan kurallar listesi açılır.
- Gmail'i
tıklayın.
- İletilerin ne kadar süre tutulacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki iletileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- İletileri belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
- Bir saklama süresi ayarlarsanız bu süre sona erdiğinde iletilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca silinmiş olan iletileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Silinmemiş iletiler, taslaklar ve şablonlar da dahil tüm iletileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin.
Uyarı: Apps Kasası, kuralı gönderdiğinizde Gmail'in saklama süresini aşan verileri hemen temizlemesine izin verir. Tamamen silinen veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin. - Kaydet'i tıklayın. Apps Kasası, kuralın etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı kaydetmek için Kabul et'i tıklayın.