Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?
Cet article explique comment conserver des messages Gmail dans Google Vault.
Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des messages Gmail dans Google Vault. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.
Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
Informations importantes concernant la conservation de données Gmail
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des messages Gmail disponibles dans Vault.
Fonctionnement de la conservation Gmail : éléments clés
- Lorsqu'une obligation de conservation s'applique à un message, Gmail ne peut pas le supprimer définitivement, y compris au terme de l'ensemble des périodes de conservation concernées.
- Les règles de conservation Gmail personnalisées remplacent toujours celle appliquée dans Gmail par défaut.
- Lorsque plusieurs règles de conservation personnalisées s'appliquent à un message Gmail, c'est la règle dont la période de conservation est la plus longue qui s'applique.
- La règle de conservation de 30 jours de Gmail peut retarder la suppression définitive des messages.
Fonctionnement de la conservation Gmail : autres points
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Règles de conservation Gmail : exemples et effets
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Définir une règle de conservation personnalisée pour Gmail
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Sélectionnez Gmail comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Choisissez l'unité organisationnelle à laquelle la règle s'applique. Cliquez sur le champ pour ouvrir un sélecteur, puis cliquez sur l'unité organisationnelle.
- Cliquez sur Continuer.
- (Facultatif) Indiquez les conditions dans lesquelles votre règle s'applique aux messages :
- Saisissez les valeurs correspondant à la date d'envoi. Si vous n'indiquez qu'une date de début, la règle s'applique aux messages envoyés après cette date. Si vous n'indiquez qu'une date de fin, la règle s'applique aux messages envoyés avant cette date.
- Saisissez les termes devant apparaître dans les messages. Remarque :
- Vous pouvez utiliser tous les opérateurs de recherche compatibles, à l'exception des caractères génériques (*).
- Si votre expression exacte ou votre valeur commence par un tiret (par exemple, -1 000 %), placez-le entre guillemets pour vous assurer qu'il ne soit pas interprété comme un opérateur
NOT. - Vous ne pouvez pas utiliser
is:chatpour appliquer une règle de conservation Gmail aux messages de chat dans Google Chat. Pour cela, définissez une règle de conservation pour Chat.
Nous vous recommandons de tester les termes dans une recherche Vault pour vous assurer qu'ils correspondent aux données comme attendu.
- Cliquez sur Continuer.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :
- Pour ne supprimer que les messages déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, mais pas les brouillons ni les modèles d'e-mails, choisissez la deuxième option.
- Pour supprimer tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, les brouillons et les modèles d'e-mail, choisissez la troisième option.
Avertissement : Vault autorise Gmail à supprimer définitivement et sans délai les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Règles personnaliséesDéfinir la règle de conservation par défaut pour Gmail
La règle de conservation par défaut s'applique aux messages Gmail qui ne sont soumis à aucune règle personnalisée ni obligation de conservation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Gmail
.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :
- Pour ne supprimer définitivement que les messages déjà supprimés manuellement, choisissez la première option.
- Pour supprimer tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, les brouillons et les modèles d'e-mail, choisissez la deuxième option.
Avertissement : Vault autorise Gmail à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.