Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?
Cet article explique comment conserver des messages Gmail dans Google Vault.
Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des messages Gmail dans Google Vault. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.
Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
Informations importantes concernant la conservation de données Gmail
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des messages Gmail disponibles dans Vault.
Fonctionnement de la conservation Gmail : éléments clés
- Lorsqu'une obligation de conservation s'applique à un message, Gmail ne peut pas le supprimer définitivement, y compris au terme de l'ensemble des périodes de conservation concernées.
- Les règles de conservation Gmail personnalisées remplacent toujours celle appliquée dans Gmail par défaut.
- Lorsque plusieurs règles de conservation personnalisées s'appliquent à un message Gmail, c'est la règle dont la période de conservation est la plus longue qui s'applique.
- La règle de conservation de 30 jours de Gmail peut retarder la suppression définitive des messages.
Fonctionnement de la conservation Gmail : autres points
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Quelles données peuvent être conservées ?Compris :
- Messages et pièces jointes envoyés, reçus ou rédigés par les utilisateurs de votre organisation
- Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation
Non compris :
- Fichiers associés
- Mises en page d'e-mail
- Messages envoyés par le biais d'autres services Google tels qu'Agenda ou Google Docs, sauf si le stockage complet des messages est activé
- Contenu dynamique des messages dynamiques
- Brouillons supprimés et versions enregistrées automatiquement
Pour qu'un message soit définitivement supprimé dans Gmail, il doit répondre aux critères suivants de Vault et de Gmail :
- Aucune règle de conservation n'exige que le message soit conservé.
- Aucune obligation de conservation ne lui est appliquée.
- Il a été associé au libellé
^deletedgénéré par le système depuis au moins 30 jours dans Gmail.
Vault ne permet pas la suppression définitive d'un message Gmail s'il est soumis à une règle ou une obligation de conservation. Au terme de l'ensemble des périodes et obligations de conservation, Gmail évalue si le message peut être définitivement supprimé en fonction de la durée pendant laquelle le libellé ^deleted lui a été appliqué.
Application du libellé ^deleted
Gmail applique le libellé ^deleted aux messages pouvant être supprimés des systèmes Google. Ce libellé est attribué à un message lorsque l'une des actions suivantes se produit :
- Lorsque les utilisateurs de Gmail vident leur corbeille, ou y sélectionnent des messages, puis cliquent sur Supprimer définitivement
- Lorsque Gmail supprime automatiquement un message resté dans la corbeille pendant 30 jours
- Lorsque la période de conservation d'un message arrive à échéance alors que le libellé
^deletedne lui est pas encore attribué - Lorsque les utilisateurs de Gmail suppriment des brouillons
Le libellé ^deleted masque les messages des utilisateurs Gmail, qui ne peuvent pas les récupérer sans l'aide d'un administrateur Google Workspace. Toutefois, vous pouvez continuer à rechercher et exporter des messages présentant ce libellé à l'aide de Vault jusqu'à leur suppression définitive.
Règle de conservation de 30 jours de Gmail
Gmail applique une règle de conservation qui conserve les messages pendant au moins 30 jours après l'application du libellé ^deleted. Cette règle remplace toutes les règles de conservation Vault qui arrivent à expiration au cours de ces 30 jours.
Pour les fils de discussion, les règles de rétention s'appliquent comme suit :
- Si un message d'un fil de discussion est conservé par une règle ou obligation de conservation, l'intégralité du fil est conservée.
- Les règles de conservation basées sur des libellés se servent de la date du dernier message libellé d'un fil de discussion à des fins de conservation.
Par exemple, si une règle de conservation conserve les messages associés au libellé projet-A pendant 365 jours et que le premier message d'un fil de discussion présente ce libellé, tous les messages de ce fil sont conservés pendant 365 jours à compter de la date à laquelle le premier message a été envoyé. Si un nouveau message du fil de discussion se voit attribuer le libellé projet-A, tous les messages de ce fil sont alors conservés pendant 365 jours à compter de la date d'envoi de ce dernier message. Une fois que la règle de conservation est arrivée à expiration et que Gmail a supprimé définitivement les messages associés à un libellé, un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour que les messages ne présentant pas de libellé soient à leur tour supprimés définitivement.
Si vous créez une règle de conservation personnalisée basée sur un libellé Gmail, elle ne s'applique à aucun sous-libellé imbriqué. Les sous-libellés ne sont pas inclus car ils ne sont pas directement associés au libellé sur lequel la règle est basée.
Par exemple, un utilisateur possède un libellé Reçus et un sous-libellé sous Reçus appelé Voyage. Si vous avez défini une règle de conservation pour Reçus, les messages de la catégorie Voyage ne sont pas conservés, car ils ne sont pas directement associés au libellé Reçus.
Lorsqu'un élément joint à un message Gmail est ajouté à Drive à l'aide de l'option Ajouter à Drive, une copie de cet élément est créée dans Drive. Le message Gmail et la pièce jointe sont soumis aux règles de conservation de Gmail. La copie de cet élément ajoutée à Drive est soumise aux règles de conservation de Drive.
Règles de conservation Gmail : exemples et effets
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Exemple de règle par défaut : conserver tous les messages indéfinimentCette règle par défaut conserve indéfiniment tous les messages Gmail de l'unité organisationnelle sélectionnée. Les utilisateurs peuvent continuer à supprimer des messages, qui sont supprimés de la corbeille au bout de 30 jours ou lorsqu'un utilisateur la vide. Les administrateurs Vault peuvent toutefois continuer à rechercher et à exporter ces messages.
Configuration de la règle
- Durée : Indéfiniment
Effet sur les messages envoyés et reçus
| Action de l'utilisateur sur un message envoyé ou reçu | Moment où le libellé ^deleted est appliqué par Gmail |
Moment où le message est supprimé définitivement par Gmail |
|---|---|---|
|
L'utilisateur n'effectue aucune action par rapport au message. |
Jamais | Jamais |
|
L'utilisateur place le message dans la corbeille, puis la vide un jour après l'envoi du message. |
Un jour après l'envoi | Jamais |
|
L'utilisateur place le message dans la corbeille un jour après son envoi, mais ne la vide pas. |
31 jours après l'envoi, lorsque Gmail supprime automatiquement le message de la corbeille | Jamais |
Effet sur les brouillons
| Action de l'utilisateur sur un brouillon | Moment où le libellé ^deleted est appliqué par Gmail |
Moment où le message est supprimé définitivement par Gmail |
|---|---|---|
|
L'utilisateur rédige un brouillon, mais n'envoie pas le message. |
Jamais | Jamais |
|
L'utilisateur rédige un brouillon, puis le supprime sans envoyer le message. |
Lorsque l'utilisateur supprime le brouillon | 30 jours après la suppression du brouillon par l'utilisateur (conformément à la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
Configuration de la règle
- Durée : 365 jours
- Après expiration : Supprimer uniquement les messages supprimés définitivement
Effet sur les messages envoyés et reçus
| Action de l'utilisateur sur un message envoyé ou reçu | Moment où le libellé ^deleted est appliqué par Gmail |
Moment où le message est supprimé définitivement par Gmail |
|---|---|---|
|
L'utilisateur n'effectue aucune action par rapport au message. |
Jamais | Jamais |
|
L'utilisateur place le message dans la corbeille, puis la vide un jour après l'envoi du message. |
Un jour après l'envoi | 365 jours après l'envoi |
|
L'utilisateur place le message dans la corbeille un jour après son envoi, mais ne la vide pas. |
31 jours après l'envoi, lorsque Gmail supprime automatiquement le message de la corbeille | 365 jours après l'envoi |
| L'utilisateur place le message dans la corbeille, puis la vide 360 jours après l'envoi du message. | 360 jours après l'envoi | 390 jours après l'envoi (30 jours après que la corbeille a été vidée, en raison de la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
| L'utilisateur place le message dans la corbeille 400 jours après son envoi, mais ne la vide pas. | 430 jours après l'envoi, lorsque Gmail supprime automatiquement le message de la corbeille | 460 jours après l'envoi (30 jours après que Gmail a supprimé le message de la corbeille, en raison de la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
Effet sur les brouillons
| Action de l'utilisateur sur un brouillon | Moment où le libellé ^deleted est appliqué par Gmail |
Moment où le message est supprimé définitivement par Gmail |
|---|---|---|
|
L'utilisateur rédige un brouillon, mais n'envoie pas le message. |
Jamais | Jamais |
|
L'utilisateur rédige un brouillon, puis le supprime sans envoyer le message. |
Lorsque l'utilisateur supprime le brouillon | 30 jours après la suppression du brouillon par l'utilisateur (conformément à la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
Cette règle permet à Gmail de supprimer définitivement tous les messages de l'unité organisationnelle sélectionnée au bout de 365 jours, y compris les brouillons et les messages que les utilisateurs n'ont pas supprimés.
Configuration de la règle
- Durée : 365 jours
- Exclure les brouillons : décoché (ediscovery.google.com uniquement)
- Action après expiration: Supprimer uniquement les messages supprimés définitivement. Cette règle entraîne la suppression définitive des brouillons.
Effet sur les messages envoyés et reçus
| Action de l'utilisateur sur un message envoyé ou reçu | Moment où le libellé ^deleted est appliqué par Gmail |
Moment où le message est supprimé définitivement par Gmail |
|---|---|---|
|
L'utilisateur n'effectue aucune action par rapport au message. |
365 jours après l'envoi, à l'échéance de la période de conservation | 395 jours après l'envoi (30 jours après l'échéance de la période de conservation, en raison de la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
|
L'utilisateur place le message dans la corbeille, puis la vide un jour après l'envoi du message. |
Un jour après l'envoi | 365 jours après l'envoi, lorsque la période de conservation arrive à expiration |
| L'utilisateur place le message dans la corbeille, puis la vide 360 jours après l'envoi du message. | 360 jours après l'envoi, lorsque l'utilisateur vide la corbeille | 390 jours après l'envoi (30 jours après que la corbeille a été vidée, en raison de la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
| L'utilisateur place le message dans la corbeille 360 jours après son envoi, mais ne la vide pas. | 365 jours après l'envoi, à l'échéance de la période de conservation | 395 jours après l'envoi (30 jours après l'échéance de la période de conservation, en raison de la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
Effet sur les brouillons
| Action de l'utilisateur sur un brouillon | Moment où le libellé ^deleted est appliqué par Gmail |
Moment où le message est supprimé définitivement par Gmail |
|---|---|---|
|
L'utilisateur rédige un brouillon, mais n'envoie pas le message. |
365 jours après l'envoi, à l'échéance de la période de conservation | 395 jours après l'envoi (30 jours après l'échéance de la période de conservation, en raison de la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
|
L'utilisateur rédige un brouillon, puis le supprime sans envoyer le message. |
Lorsque l'utilisateur supprime le brouillon | 30 jours après la suppression du brouillon par l'utilisateur (conformément à la règle de conservation de 30 jours de Gmail) |
Définir une règle de conservation personnalisée pour Gmail
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Sélectionnez Gmail comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Choisissez l'unité organisationnelle à laquelle la règle s'applique. Cliquez sur le champ pour ouvrir un sélecteur, puis cliquez sur l'unité organisationnelle.
- Cliquez sur Continuer.
- (Facultatif) Indiquez les conditions dans lesquelles votre règle s'applique aux messages :
- Saisissez les valeurs correspondant à la date d'envoi. Si vous n'indiquez qu'une date de début, la règle s'applique aux messages envoyés après cette date. Si vous n'indiquez qu'une date de fin, la règle s'applique aux messages envoyés avant cette date.
- Saisissez les termes devant apparaître dans les messages. Remarque :
- Vous pouvez utiliser tous les opérateurs de recherche compatibles, à l'exception des caractères génériques (*).
- Si votre expression exacte ou votre valeur commence par un tiret (par exemple, -1 000 %), placez-le entre guillemets pour vous assurer qu'il ne soit pas interprété comme un opérateur
NOT. - Vous ne pouvez pas utiliser
is:chatpour appliquer une règle de conservation Gmail aux messages de chat dans Google Chat. Pour cela, définissez une règle de conservation pour Chat.
Nous vous recommandons de tester les termes dans une recherche Vault pour vous assurer qu'ils correspondent aux données comme attendu.
- Cliquez sur Continuer.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :
- Pour ne supprimer que les messages déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, mais pas les brouillons ni les modèles d'e-mails, choisissez la deuxième option.
- Pour supprimer tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, les brouillons et les modèles d'e-mail, choisissez la troisième option.
Avertissement : Vault autorise Gmail à supprimer définitivement et sans délai les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez une nouvelle règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Règles personnaliséesDéfinir la règle de conservation par défaut pour Gmail
La règle de conservation par défaut s'applique aux messages Gmail qui ne sont soumis à aucune règle personnalisée ni obligation de conservation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Gmail
.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :
- Pour ne supprimer définitivement que les messages déjà supprimés manuellement, choisissez la première option.
- Pour supprimer tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, les brouillons et les modèles d'e-mail, choisissez la deuxième option.
Avertissement : Vault autorise Gmail à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.