Conserver des messages Gmail

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, l'obligation de conservation vous permet de conserver des messages Gmail indéfiniment pour satisfaire à des obligations juridiques ou de préservation. Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à des comptes individuels ou à tous les comptes d'une unité organisationnelle. Les obligations de conservation prévalent sur les règles de conservation. Les données conservées sont donc protégées des paramètres de gouvernance habituels prévoyant leur suppression.

Si votre administrateur Google Workspace supprime la licence compatible avec Vault d'un utilisateur, Vault ne protège plus les données de l'utilisateur contre la suppression. Les données marquées pour être supprimées peuvent être immédiatement supprimées et ne peuvent pas être restaurées. En savoir plus sur la conservation des données des utilisateurs

Informations importantes concernant l'obligation de conservation pour Gmail

Avant de définir des obligations de conservation, nous vous recommandons de lire Premiers pas avec l'obligation de conservation Google Vault et de consulter Messages Gmail disponibles dans Vault.

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Quelles données peuvent être conservées ?

Compris :

• Messages et pièces jointes envoyés, reçus ou rédigés par les utilisateurs de votre organisation
• Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation

Non compris :

• Fichiers associés
• Mises en page d'e-mail
• Messages envoyés par le biais d'autres services Google tels qu'Agenda ou Google Docs, sauf si le stockage complet des messages est activé
• Contenu dynamique des messages dynamiques
• Brouillons supprimés et versions enregistrées automatiquement

Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.

Les messages sous obligation de conservation restent toujours visibles dans Vault, mais pas pour les utilisateurs

Lorsqu'un message sous obligation de conservation est supprimé par un utilisateur ou par une règle de conservation, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter, mais le message n'est pas supprimé définitivement. En tant qu'administrateur Vault disposant des droits appropriés, vous pouvez toujours rechercher, prévisualiser et exporter le message à l'aide de Vault.

Éviter d'utiliser des termes complexes ou nombreux pour affiner une obligation de conservation

Pour restreindre les messages faisant l'objet d'une obligation de conservation, saisissez des termes de recherche. Nous vous recommandons vivement d'affiner vos obligations de conservation en sélectionnant d'abord des comptes (utilisateurs spécifiques ou unités organisationnelles de petite taille), puis d'appliquer les termes à cet ensemble plus réduit.

Dans de rares cas, il arrive que le système de traitement des règles de Google soit surchargé si vous configurez un grand nombre d'obligations de conservation à grande portée comportant des ensembles de termes complexes pour restreindre les messages concernés. Par exemple, vous pouvez atteindre la limite si vous définissez plusieurs obligations de conservation dont la portée inclut plus de 100 000 comptes et que vous l'affinez à l'aide de termes complexes, comme de nombreux alias et instructions ET/OU. Si cela se produit, votre organisation risque temporairement de ne plus être autorisée à créer des règles d'administration pour Google Workspace, par exemple pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou appliquer de nouvelles règles de sécurité.

Conserver des messages Gmail

1. Connectez-vous à https://vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges.
3. Si le litige existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
   1. Cliquez sur Créer un litige.
   2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
   3. Cliquez sur Créer.
4. Cliquez sur Obligations de conservationCréer.
5. Saisissez le nom de l'obligation de conservation.
6. Cliquez sur Sélectionner un serviceGmail.
7. Cliquez sur Continuer.
8. Sélectionnez la portée de l'obligation de conservation :
   • Comptes spécifiques : saisissez l'adresse e-mail d'un ou plusieurs comptes.
   • Unité organisationnelle : sélectionnez une unité organisationnelle.

     Remarque : Nous recommandons fortement de ne pas sélectionner l'unité organisationnelle racine, car vous ne pourrez supprimer aucun compte Google Workspace de votre organisation. En savoir plus

9. Cliquez sur Continuer.
10. (Facultatif) Définissez les conditions de l'obligation de conservation :
    • Date d'envoi : saisissez des dates de début et de fin pour limiter l'obligation de conservation aux messages envoyés durant cette période.
      • Pour conserver les messages envoyés à partir d'une date spécifique, saisissez uniquement une date de début.
      • Pour conserver les messages envoyés jusqu'à une date spécifique, saisissez uniquement une date de fin.
      • Pour conserver les messages sans tenir compte de leur date d'envoi, ne saisissez aucune date.
    • Termes : saisissez des termes et opérateurs de recherche pour ne conserver que les messages correspondants.

      Remarque :

      • Lorsqu'un compte utilisateur est soumis à l'obligation de conservation, il ne peut pas être supprimé tant que l'obligation n'est pas supprimée, même si aucun des messages de l'utilisateur ne correspond aux termes. Si vous définissez une obligation de conservation pour l'unité organisationnelle racine et que vous l'affinez à l'aide de termes, vous ne pourrez supprimer aucun utilisateur.
      • is:chat ne peut pas vous servir à appliquer une obligation de conservation Gmail aux messages de chat dans Google Chat. Pour ce faire, vous devez définir une obligation de conservation pour Chat.
11. Cliquez sur Créer.

Modifier l'obligation de conservation de messages Gmail

Vous pouvez modifier certains paramètres de l'obligation de conservation, mais vous ne pouvez pas modifier le service (choisir un autre service que Gmail) ni le type de portée (par exemple, passer de comptes individuels à une unité organisationnelle).

1. Connectez-vous à https://vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges, puis sur le litige contenant l'obligation de conservation.
3. Pour modifier les comptes ou les unités organisationnelles sujets à l'obligation de conservation :
   1. Cliquez sur Portée.
   2. Ajoutez ou supprimez des comptes, ou changez d'unité organisationnelle.

      Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de comptes spécifiques dans une obligation de conservation appliquée à une unité organisationnelle. L'inverse n'est pas autorisé non plus.

      Si vous supprimez tous les comptes, il vous sera demandé de supprimer l'obligation de conservation.

   3. Cliquez sur Continuer.
4. Pour modifier la plage de dates d'envoi ou les conditions d'utilisation envoyées, cliquez sur Conditions.
   • Date d'envoi : étendez ou réduisez la plage de dates pour laquelle l'obligation de conservation est appliquée.
   • Termes : ajoutez ou supprimez des termes et opérateurs de recherche pour changer le type de messages soumis à l'obligation de conservation.
5. Cliquez sur Enregistrer.