為遵循法規要求或履行保存義務，貴機構的 Google Workspace 資料電子蒐證 (ediscovery) 專案可以使用訴訟保留功能，無限期保存 Gmail 郵件。您可以將訴訟保留設定套用至個人帳戶或機構單位中的所有帳戶。訴訟保留會覆寫資料保留規則，因此處於訴訟保留狀態的資料不會受到一般資料管理規則影響，也不會遭到清除。
有關 Gmail 訴訟保留的重要資訊
我們建議您先參閱開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能和保管箱支援的 Gmail 郵件，再著手設定訴訟保留。
可以設為訴訟保留狀態的資料在保留範圍內：
- 貴機構使用者收發的郵件/附件或撰寫的草稿
- 貴機構使用者以機密模式傳送的郵件
不在保留範圍內：
- 連結的檔案
- 電子郵件版面配置
- 透過其他 Google 服務 (例如 Google 日曆或 Google 文件) 傳送的郵件；如開啟全方位郵件儲存空間，則包含在搜尋範圍內
- 動態郵件中的動態內容
- 捨棄的草稿和自動儲存的草稿版本
處於訴訟保留狀態的訊息遭到使用者或保留規則刪除後，使用者就無法再存取該訊息，但系統不會清除訊息。不過，具備適當權限的保管箱管理員仍可透過保管箱搜尋、預覽及匯出訊息。
如要修正處於訴訟保留狀態的訊息，您可以輸入搜尋字詞。我們強烈建議您先按帳戶 (特定使用者或小型機構單位) 修正訴訟保留，再使用字詞進一步做出修正。
在極少數情況下，如果您設定了許多涵蓋較廣的訴訟保留，且這些訴訟保留均採用複雜的字詞組合修正處於訴訟保留狀態的訊息，那麼 Google 的政策處理系統可能無法擴容。例如，如果您設定多個涵蓋範圍超過 100,000 個帳戶的訴訟保留，且又採用複雜字詞 (例如多個別名及許多 AND/OR 陳述式) 做出修正，便可能達到上限。如果發生這種情況，系統可能會暫時禁止貴機構建立任何 Google Workspace 管理員政策，例如新增新使用者或套用新安全規則。
將 Gmail 郵件設為訴訟保留狀態
- 登入 https://vault.google.com。
- 按一下 [案件]。
- 如果案件已存在，請點開所需案件。否則請按照下列步驟建立案件：
- 按一下 [建立案件]。
- 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下 [建立]。
- 依序按一下 [保留項目]
[建立]。
- 輸入訴訟保留的專屬名稱。
- 依序按一下 [選擇服務]
[Gmail]。
- 按一下 [繼續]。
- 選取訴訟保留範圍：
- 特定帳戶：輸入一或多個帳戶或群組電子郵件地址。
- 機構單位：選取機構單位。
注意：強烈建議您不要選取頂層機構單位，屆時您將無法刪除貴機構的任何 Google Workspace 帳戶。瞭解詳情
- 按一下「繼續」。
- (選用) 設定訴訟保留條件：
- 傳送日期：輸入開始日期和結束日期，僅對在設定期間傳送的郵件套用訴訟保留。
- 如要對特定日期當天或之後傳送的郵件套用訴訟保留，只需輸入開始日期即可。
- 如要對特定日期當天或之前傳送的郵件套用訴訟保留，只需輸入結束日期即可。
- 如要對所有郵件 (不限傳送時間) 套用訴訟保留，請勿輸入開始日期和結束日期。
- 字詞：輸入搜尋字詞和運算子，讓訴訟保留只適用於含有指定字詞的郵件。
注意：
- 如果使用者帳戶在訴訟保留範圍內，則訴訟保留遭到移除時才能刪除帳戶，即使其中沒有任何郵件符合指定字詞也一樣。如果您在頂層機構單位設定訴訟保留，並依字詞予以修正，則無法刪除任何使用者。
- 您無法使用
is:chat將 Gmail 訴訟保留套用至 Google Chat 中的即時通訊訊息。如要運用訴訟保留保存即時通訊訊息，請設定 Chat 訴訟保留。
- 傳送日期：輸入開始日期和結束日期，僅對在設定期間傳送的郵件套用訴訟保留。
- 按一下 [建立]。
編輯 Gmail 郵件的訴訟保留狀態
您可以變更部分訴訟保留參數，但無法變更服務 (例如將「Gmail」改為其他服務) 或範圍類型 (例如將「帳戶」改為「機構單位」)。
- 登入 https://vault.google.com。
- 按一下 [案件]，然後選擇內含訴訟保留的案件。
- 如何變更要套用訴訟保留的帳戶或機構單位：
- 按一下 [範圍]。
- 新增/移除帳戶或變更機構單位。
注意：您無法在範圍涵蓋機構單位的訴訟保留中新增帳戶，也無法在範圍涵蓋特定帳戶的訴訟保留中新增機構單位。
如果您移除所有帳戶，系統會提示您刪除訴訟保留。
- 按一下 [繼續]。
- 如要變更傳送日期範圍或字詞，請按一下 [條件]。
- 傳送日期：調整要套用訴訟保留的郵件傳送日期範圍。
- 字詞：新增或移除搜尋字詞和運算子，藉此變更要套用訴訟保留的郵件。
- 按一下 [儲存]。