將 Gmail 與傳統版 Hangouts 的資料設為訴訟保留狀態

為遵循法規或履行保存義務,您可以設定訴訟保留狀態,無限期保存資料。

如果設有訴訟保留的帳戶遭到使用者刪除資料,即便資料會從使用者的檢視畫面中移除,相關資料仍會留存在保管箱中。只要訴訟保留設定還在,您就可以搜尋及匯出該資料。

如果您的 G Suite 管理員在管理控制台刪除某位使用者的帳戶,則所有人都無法在保管箱中存取該使用者的資料,也無法復原這些資料。如果您想要保留使用者的資料,或將其設為訴訟保留,該使用者必須同時擁有 G Suite 和保管箱授權。進一步瞭解保管箱授權
重要事項:傳統版 Hangouts 將於 2020 年年底全面停止為 G Suite 客戶提供服務,請保管箱管理員務必針對這項異動做好準備。

如要進一步瞭解訴訟保留功能,請參閱訴訟保留常見問題

使用者可以查看處於訴訟保留狀態的訊息

在您建立訴訟保留後,使用者仍可查看已納入訴訟保留的訊息,即使保留規則已從使用者的檢視畫面中移除訊息也一樣。

系統產生的 Gmail 標籤可能會影響訴訟保留功能

Gmail 會使用下列兩種標籤來整理使用者收件匣中的郵件:

  • 使用者可見的標籤:這類標籤會出現在 Gmail 的使用者介面上。所有 Gmail 帳戶都會顯示一些常用標籤,使用者也可以自行建立標籤以方便整理郵件。
  • 系統產生的標籤:Gmail 後端系統為分類郵件所使用的標籤,不會對使用者顯示。

系統產生的標籤決定了 Gmail 向使用者顯示郵件的方式。舉例來說,Gmail 可能為銀行寄來的郵件套用 finance 標籤,為含有飯店訂房資訊的郵件套用 travel 標籤。

當使用者建立的標籤名稱與系統產生的標籤名稱重複時,Gmail 可以清楚分辨這兩者,並且分別顯示相關郵件。然而,保管箱並無法區分這兩種同名標籤,所以如果根據系統產生的標籤建立訴訟保留規則,保管箱就可能多保留一些不在預期內的郵件。

舉例來說,假設某間機構必須保留與公司相關的所有財務資料 7 年時間:

  • 公司指示所有員工必須建立一個 finance 標籤,並且為所有包含公司財務資訊的郵件套用這個標籤。
  • 有些員工會使用公司帳戶來接收私人的銀行對帳單,Gmail 則為這些郵件套用了系統產生的 finance 標籤。

在這種情況下,根據 label:finance 建立的訴訟保留規則就同樣適用於含有員工私人銀行對帳單的郵件。

如果您要使用下列標籤建立訴訟保留規則,請務必注意:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

將 Gmail 與傳統版 Hangouts 的資料設為訴訟保留狀態

  1. 建立或開啟要包含訴訟保留的案件
  2. 按一下 [建立訴訟保留]
  3. 輸入訴訟保留的專屬名稱。
  4. 選擇訴訟保留的類型:[郵件]
  5. 使用下拉式清單,選擇將訴訟保留套用到個別帳戶或整個機構單位:
    • 帳戶:輸入一或多個要套用這項訴訟保留的帳戶或網路論壇的電子郵件地址。
    • 機構:從下拉式清單中選擇機構單位。
  6. 為訴訟保留設定條件:
    • 寄件日期:您可以按照日期範圍來保留郵件。如果僅在第一個欄位中輸入日期,自該日期起的所有郵件都會設為訴訟保留狀態。如果僅在第二個欄位中輸入日期,則該日期當天及之前的所有郵件都會設為訴訟保留狀態。如要讓所有郵件套用訴訟保留,請將此欄位留空。
    • 字詞:您可以使用搜尋字詞和運算子指定要套用訴訟保留的郵件內容。
  7. 按一下 [儲存] 即可建立訴訟保留。

修改 Gmail 與傳統版 Hangouts 現有訴訟保留的設定

您可以變更訴訟保留的部分條件,但無法變更資料類型。

  1. 開啟包含訴訟保留的案件。
  2. 按一下訴訟保留,然後按一下 [編輯訴訟保留]
  3. 修改下列任一條件:
    • 帳戶:新增或移除帳戶或機構單位。您無法在套用到機構單位的訴訟保留中新增帳戶,也無法在套用到個別帳戶的訴訟保留中新增機構單位。此外,如果您移除所有使用者,系統會提示您刪除訴訟保留。
  4. 修改下列任一項目::
    • 寄件日期:調整要套用訴訟保留的日期範圍。
    • 字詞:新增或移除搜尋字詞和運算子,變更要套用這項訴訟保留的郵件。
  5. 按一下 [儲存]
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