Google Workspace 数据电子取证项目为您提供了保全功能，可用于无限期地保留 Gmail 邮件，以履行法律义务或保留义务。您可以将保全应用于个别帐号或单位部门中的所有帐号。由于保全会覆盖保留规则，即使应用了可能会造成数据被完全清除的常规数据治理规则，设置了保全的数据仍会受到保护。
有关 Gmail 保全的重要信息
在您设置保全前，我们建议您先阅读开始使用 Google 保险柜的保全功能并查看保险柜支持的 Gmail 邮件。
保全范围内的数据涵盖的数据：
- 贵组织中的用户发送、接收或撰写的邮件及其附件
- 贵单位用户发送的机密模式邮件
未覆盖的数据：
- 链接的文件
- 电子邮件版式
- 通过其他 Google 服务（例如 Google 日历或 Google 文档）发送的邮件，除非已启用综合邮件存储空间
- 动态邮件中的动态内容
- 已舍弃的草稿和草稿的自动保存版本
如果处于保全状态的消息被用户删除，或按照保留规则被删除，那么用户将无法再访问该消息，但消息不会被完全清除。作为拥有适当权限的保险柜管理员，您仍然可以使用保险柜搜索、预览和导出该消息。
您可以输入搜索字词来缩小保全涵盖的邮件。我们强烈建议您先按帐号（特定用户或小型单位部门）缩小您的保全范围，然后再使用字词进一步缩小范围。
在极少数情况下，如果您设置了许多范围广泛的保全，且这些保全包含多组复杂的字词来详细指定要保全的帖子，则 Google 政策处理系统可能无法扩容。例如，如果您设置了多个保全，且保全的范围包含超过 10 万个帐号，您还使用复杂字词（例如多个别名和许多 AND/OR 语句）来缩小保全范围，那么您可能会达到上限。如果发生这种情况，您的单位可能会被暂时禁止创建 Google Workspace 的任何管理员政策，例如添加新用户或应用新安全规则。
为 Gmail 邮件设置保全
- 登录 https://vault.google.com。
- 点击诉讼或调查。
- 如果相应诉讼或调查已存在，请点击它以将它打开。否则，请创建一个诉讼或调查：
- 点击创建诉讼或调查。
- 输入诉讼或调查的名称以及说明（可选）。
- 点击创建。
- 点击保全
创建。
- 为该保全输入一个唯一名称。
- 点击选择服务
Gmail。
- 点击继续。
- 选择该保全的作用域：
- 特定帐号：输入一个或多个帐号或群组电子邮件地址。
- 组织部门：选择一个组织部门。
注意：我们强烈建议您不要选择顶级组织部门。您将无法删除贵组织中的任何 Google Workspace 帐号。了解详情
- 点击继续。
- （可选）为保全设置条件：
- 发送日期：输入日期，将保全的适用对象限制为在开始和结束日期之间发送的邮件。
- 要保全在特定日期当天或之后发送的帖子，请仅输入开始日期。
- 要保全在特定日期当天或之前发送的帖子，请仅输入结束日期。
- 要保全所有帖子（不限发送时间），请勿输入开始或结束日期。
- 字词：输入搜索字词和运算符，将保全的适用对象限制为匹配这些字词的邮件。
注意：
- 如果用户帐号处于保全范围内，那么除非保全被移除，否则系统无法删除帐号，即便其中没有消息符合条件也是如此。如果您为顶级组织部门设置了保全并使用字词对其进行优化，您将无法删除任何用户。
- 您无法通过
is:chat将 Gmail 保全应用于 Google Chat 中的聊天消息。要保全聊天消息，请设置 Chat 保全。
- 发送日期：输入日期，将保全的适用对象限制为在开始和结束日期之间发送的邮件。
- 点击创建。
修改 Gmail 邮件的保全
您可以更改部分保全参数，但无法更改服务（从 Gmail 改为其他服务）或应用范围的类型（例如从帐号改为单位部门）。
- 登录 https://vault.google.com。
- 点击诉讼或调查，然后点击包含相应保全的诉讼或调查。
- 如要更改保全所涵盖的帐号或组织部门，请按以下步骤操作：
- 点击应用范围。
- 添加或移除帐号，或者更改组织部门。
注意：您无法向涵盖组织部门的保全添加帐号，也无法向涵盖特定帐号的保全添加组织部门。
如果您移除所有帐号，系统会提示您删除该保全。
- 点击继续。
- 要更改发送日期范围或字词，请点击条件。
- 发送日期：扩大或收窄此保全涵盖的日期范围。
- 字词：添加或移除搜索字词和运算符，以更改此保全涵盖的邮件范围。
- 点击保存。