为 Gmail 和传统版 Hangouts 设置保全

您可以使用保全功能来无限期地保留数据,以便履行法律义务或保留义务。

如果在保全适用范围内的用户删除了数据,那么所删除的数据就会不再显示在该用户的视图中,但仍会保留在保险柜中。只要保全未解除,您就可以搜索和导出这些数据。

如果您的 G Suite 管理员在管理控制台中删除了用户的帐号,则保险柜中不再提供该用户的数据,且其数据无法恢复。如果您想要保全或保留相应用户的数据,那么该用户必须同时拥有 G Suite 和保险柜许可。详细了解保险柜许可
重要提示:传统版 Hangouts 将于 2020 年末停用,届时所有 G Suite 客户都无法再使用这项服务。保险柜管理员必须采取行动,为此次过渡做好准备。

有关保全的详细信息,请参阅保全常见问题解答

用户可以看到被保全的消息

当您创建保全后,即使系统根据保留规则从用户的视图中移除保全范围内的消息,用户也仍然可以看到这些消息。

系统生成的 Gmail 标签可能会影响保全

Gmail 使用标签来整理用户收件箱中的邮件。标签分为以下两种类型:

  • 用户可以看到的标签 - 这类标签会显示在 Gmail 界面中。所有 Gmail 帐号中都有一些通用的标签,用户也可以创建新标签来帮助整理邮件。
  • 系统生成的标签 - 这类是 Gmail 的后端系统用来对邮件进行分类的标签,不会向最终用户显示。

系统生成的标签控制着邮件向 Gmail 用户显示的方式。举例来说,Gmail 可能会对用户的银行发来的邮件加上 finance 标签,对包含酒店预订信息的邮件加上 travel 标签。

如果用户创建的标签与系统生成的标签相同,则在 Gmail 中不会引发歧义,Gmail 会根据这两种标签正确地显示邮件。不过,对于名称相同的标签,保险柜就无法辨别哪个是系统生成的,哪个是用户自行创建的。因此,根据系统生成的标签创建的保全可能会涵盖比预期更多的邮件。

举例来说,假设一家单位要将与公司财务相关的所有数据保留 7 年:

  • 员工根据指示创建了一个名为 finance 的标签,并将该标签应用到包含公司财务信息的邮件。
  • 有些员工让银行将个人银行对帐单寄到他们的公司帐号,Gmail 对这类邮件也应用了系统生成的 finance 标签。

在这种情况下,根据 label:finance 创建的保全将会涵盖员工的个人银行对帐单邮件。

当您根据以下标签创建保全时,建议您一定要谨慎:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

为 Gmail 和传统版 Hangouts 创建保全

  1. 创建或打开要设置保全的诉讼或调查
  2. 点击创建保全
  3. 为保全输入一个唯一名称。
  4. 选择保全类型:邮件
  5. 使用下拉列表将该保全应用到具体帐号或整个单位部门:
    • 帐号:确定要对哪个或哪些帐号应用该保全,然后输入相应帐号的电子邮件地址。
    • 单位:从下拉列表中选择单位部门。
  6. 为保全设置条件:
    • 发送日期:您可以按照日期范围为邮件设置保全。如果您仅在第一个字段中输入了日期,那么系统会保全此日期及此日期之后的所有邮件。如果您仅在第二个字段输入日期,那么系统会保全此日期及此日期之前的所有邮件。将此字段留空即可保全所有邮件。
    • 字词:您可以使用搜索字词和运算符指定要保全的邮件内容。
  7. 点击保存以创建保全。

为 Gmail 和传统版 Hangouts 修改现有的保全

您可以更改保全的部分条件,但无法更改数据类型。

  1. 打开设置了相应保全的诉讼或调查。
  2. 点击相应保全,然后点击修改保全
  3. 修改以下任一条件:
    • 帐号:添加/移除帐号或单位部门。无法为涵盖单位部门的保全添加帐号,也无法为涵盖具体帐号的保全添加单位部门。此外,如果您移除所有用户,系统就会提示您删除保全。
  4. 修改以下任一条件:
    • 发送日期:扩大或收窄保全涵盖的日期范围。
    • 字词:添加或移除搜索字词和运算符,以更改此保全涵盖的电子邮件范围。
  5. 点击保存
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