เก็บรักษาข้อความ Gmail ระหว่างดำเนินคดี

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาอีเมลใน Gmail ไว้อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษาได้ ซึ่งจะใช้กับบางบัญชีหรือทุกบัญชีในหน่วยขององค์กรก็ได้ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร

หากผู้ดูแลระบบ Google Workspace นำใบอนุญาตที่รองรับห้องนิรภัยของผู้ใช้ออก ห้องนิรภัยจะไม่ปกป้องข้อมูลของผู้ใช้จากการลบอีกต่อไป ข้อมูลที่ทำเครื่องหมายไว้สำหรับการลบจะถูกลบถาวรทันทีและจะกู้คืนไม่ได้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลสำหรับผู้ใช้

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการคงไว้ชั่วคราวใน Gmail

ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัยและตรวจสอบข้อความ Gmail ที่รองรับในห้องนิรภัย

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้

ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่

• ข้อความและไฟล์แนบที่ผู้ใช้ในองค์กรส่ง รับ หรือร่าง
• อีเมลในโหมดข้อมูลลับที่ส่งจากผู้ใช้ในองค์กร

ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่

• ไฟล์ที่ลิงก์
• เลย์เอาต์อีเมล
• ข้อความที่ส่งผ่านบริการอื่นๆ ของ Google เช่น ปฏิทินหรือ Google เอกสาร เว้นแต่จะเปิดพื้นที่เก็บข้อมูลข้อความแบบครอบคลุมเอาไว้
• เนื้อหาแบบไดนามิกในอีเมลแบบไดนามิก
• ข้อความร่างที่ทิ้งและข้อความร่างเวอร์ชันที่บันทึกโดยอัตโนมัติ

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ

ข้อความที่ถูกลบที่อยู่ในสถานะคงไว้ชั่วคราวจะมองเห็นได้ในห้องนิรภัยเสมอ แต่ผู้ใช้จะมองไม่เห็น

เมื่อผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษาลบข้อความที่คงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้จะเข้าถึงข้อความนั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่ข้อความไม่ได้ถูกลบถาวร ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะยังคงค้นหา ดูตัวอย่าง และส่งออกข้อความโดยใช้ห้องนิรภัยได้

ปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวโดยหลีกเลี่ยงการใช้คำหลักจำนวนมากหรือซับซ้อนเกินไป

คุณสามารถป้อนข้อความค้นหาเพื่อปรับแต่งข้อความที่ต้องการคงไว้ชั่วคราวได้ เราขอแนะนำให้คุณปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวตามบัญชีก่อน (ผู้ใช้ที่เจาะจงหรือหน่วยขององค์กรขนาดเล็ก) แล้วจึงปรับแต่งกลุ่มย่อยนั้นด้วยคำหลักที่ต้องการ

ในบางกรณีที่พบไม่บ่อยนั้น ระบบประมวลผลนโยบายของ Google อาจไม่ปรับขนาดหากคุณตั้งค่าขอบเขตการคงไว้ชั่วคราวที่กว้างและมีชุดคำหลักเพื่อใช้ปรับแต่งข้อความที่มีความซับซ้อนหลายรายการเกินไป ตัวอย่างเช่นระบบอาจแจ้งว่ามีการใช้งานถึงขีดจำกัด หากคุณตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวด้วยขอบเขตที่มีบัญชีมากกว่า 100,000 บัญชี และปรับแต่งด้วยคำหลักที่ซับซ้อน เช่นใช้นามแฝงหลายชื่อ หรือใช้คำสั่ง AND/OR มากเกินไป ในกรณีนี้องค์กรอาจถูกบล็อกชั่วคราวทำให้ไม่สามารถสร้างนโยบายผู้ดูแลระบบสำหรับ Google Workspace ได้ เช่น การเพิ่มผู้ใช้ใหม่หรือใช้กฎความปลอดภัยใหม่

คงอีเมลใน Gmail ไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ https://vault.google.com
2. คลิกกรณี
3. หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
   1. คลิกสร้างกรณี
   2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
   3. คลิกสร้าง
4. คลิกการคงไว้ชั่วคราวสร้าง
5. ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน
6. คลิกเลือกบริการGmail
7. คลิกต่อไป
8. เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
   • บัญชีที่ระบุ - ป้อนอีเมลของบัญชีหรือกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ
   • หน่วยขององค์กร - เลือกหน่วยขององค์กร

     หมายเหตุ: เราไม่แนะนำให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด เนื่องจากคุณจะลบบัญชี Google Workspace ออกจากองค์กรไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

9. คลิกต่อไป
10. (ไม่บังคับ) กำหนดเงื่อนไขในการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
    • วันที่ส่ง - ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการคงอีเมลที่ส่งภายในวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดไว้ชั่วคราว
      • หากต้องการคงไว้ชั่วคราวสำหรับอีเมลที่ส่งในวันที่ที่ระบุไว้หรือหลังจากนั้น ให้ป้อนเฉพาะวันที่เริ่มต้น
      • หากต้องการคงไว้ชั่วคราวสำหรับอีเมลที่ส่งในวันที่ที่ระบุไว้หรือก่อนหน้านั้น ให้ป้อนเฉพาะวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการคงข้อความไว้ชั่วคราวโดยไม่คำนึงถึงวันที่ที่ส่ง โปรดอย่าป้อนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด
    • คำหลัก - ป้อนข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์เพื่อใช้การคงไว้ชั่วคราวเฉพาะกับข้อความที่ตรงตามคำหลักเท่านั้น

      หมายเหตุ:

      • เมื่อบัญชีผู้ใช้อยู่ในขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว คุณจะลบบัญชีไม่ได้จนกว่าจะนำการคงไว้ชั่วคราวออก แม้ว่าจะไม่มีข้อความใดที่ตรงกับคำหลักก็ตาม หากคุณตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวในหน่วยขององค์กรระดับบนสุดและปรับแต่งด้วยคำหลัก คุณจะลบผู้ใช้ไม่ได้
      • คุณไม่สามารถใช้ is:chat เพื่อใช้การคงไว้ชั่วคราวของ Gmail กับข้อความแชทใน Google Chat ได้ หากต้องการคงข้อความแชทไว้ชั่วคราว ให้ตั้งค่าการคงแชทชั่วคราว
11. คลิกสร้าง

แก้ไขการคงอีเมลใน Gmail ไว้ชั่วคราว

คุณจะเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จาก Gmail เป็นบริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากบัญชีเป็นหน่วยขององค์กร) ไม่ได้

1. ลงชื่อเข้าใช้ https://vault.google.com
2. คลิกกรณี แล้วเลือกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว
3. วิธีเปลี่ยนบัญชีหรือหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวมีดังนี้
   1. คลิกขอบเขต
   2. เพิ่มหรือนำบัญชีออกหรือเปลี่ยนหน่วยขององค์กร

      หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มบัญชีลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับหน่วยขององค์กรได้ และจะไม่สามารถเพิ่มหน่วยขององค์กรลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับบัญชีที่ระบุได้เช่นกัน

      หากนำบัญชีทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว

   3. คลิกต่อไป
4. หากต้องการเปลี่ยนช่วงวันที่ส่งหรือคำหลัก ให้คลิกเงื่อนไข
   • วันที่ส่ง - ขยายหรือจำกัดช่วงวันที่ของการคงไว้ชั่วคราว
   • คำหลัก - เพิ่มหรือลบข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์ออกเพื่อเปลี่ยนอีเมลที่จะอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวนี้
5. คลิก Save