Как установить запрет на удаление сообщений Gmail и классической версии Hangouts

Запрет на удаление позволяет бессрочно хранить данные в связи с юридическими или другими обязательствами.

Если пользователь удалит данные, подпадающие под такой запрет, они исчезнут из его папок, но сохранятся в Сейфе. Пока действует запрет, эти данные можно найти и экспортировать.

Если администратор G Suite удаляет аккаунт пользователя в консоли администратора, данные этого пользователя исчезают из Сейфа без возможности восстановления. Сохранить данные или запретить их удаление можно только в том случае, если у пользователя есть лицензии как на G Suite, так и на Сейф. Подробнее о лицензиях на Сейф
Важно! В конце 2020 г. классический интерфейс Hangouts будет отключен для всех клиентов G Suite. Администраторы Сейфа должны подготовиться к предстоящему переходу.

Чтобы узнать больше, прочитайте ответы на часто задаваемые вопросы.

Сообщения, на которые распространяется запрет на удаление, видны пользователям

После создания запрета на удаление сообщений они будут видны пользователю, даже если правило хранения предполагает их удаление.

Системные ярлыки Gmail могут влиять на работу запрета на удаление

В Gmail для организации писем используются ярлыки. Они бывают двух типов:

  • Доступные пользователю. Эти ярлыки видны в интерфейсе Gmail, и некоторые из них есть во всех аккаунтах. Пользователи также могут создавать собственные ярлыки.
  • Системные ярлыки. Эти ярлыки используются алгоритмами Gmail для классификации сообщений и не видны конечным пользователям.

Системные ярлыки помогают правильно классифицировать письма в ящиках пользователей Gmail. Например, сообщениям из банка может быть присвоен ярлык finance, а подтверждениям бронирования от отелей – ярлык travel.

Если пользователь создает ярлык, название которого совпадает с одним из системных, алгоритмы Gmail отличают их друг от друга. Однако в случае Сейфа это не так. Если добавить запрет на удаление на основе системного ярлыка, этот запрет будет действовать и для писем с одноименным пользовательским ярлыком.

Предположим, организация обязана хранить всю информацию о корпоративных финансах в течение семи лет.

  • Сотрудников просят создать ярлык finance и применять его ко всем сообщениям, содержащим финансовую информацию компании.
  • Некоторым сотрудникам выписки с личного банковского счета приходят на рабочую почту, и Gmail помечает такие письма системным ярлыком finance.

В этом случае запрет на удаление, настроенный для ярлыка finance, также будет действовать для всех сообщений, содержащих выписки с личных счетов сотрудников.

Рекомендуем с осторожностью использовать следующие ярлыки:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Как установить запрет на удаление сообщений Gmail и классической версии Hangouts

  1. Создайте или откройте папку, которая будет содержать запрет.
  2. Нажмите Создать запрет.
  3. Укажите уникальное название запрета.
  4. Выберите тип Почта.
  5. Укажите, на что будет распространяться запрет: отдельные аккаунты или все организационное подразделение.
    • Аккаунты. Введите адреса электронной почты нужных пользователей или групп.
    • Организация. Выберите подразделение из раскрывающегося списка.
  6. Настройте параметры, по которым будут отбираться сообщения для хранения:
    • Дата отправки. Выберите диапазон дат для входящих и исходящих сообщений, которые нельзя будет удалить. Если вы введете дату только в первое поле, будут сохраняться все сообщения, отправленные и полученные начиная с этого дня. Если указать дату только во втором поле, будет запрещено удалять все сообщения, полученные и отправленные до этого дня включительно. Чтобы запрет распространялся на все сообщения, не заполняйте это поле.
    • Условия. Определите, какое содержимое сообщений нельзя будет удалять, с помощью поисковых слов и операторов.
  7. Нажмите Сохранить.

Как изменить параметры запрета

Вы можете изменить отдельные параметры запрета, но не тип данных.

  1. Откройте папку с нужным запретом.
  2. Выберите запрет и нажмите Изменение запрета.
  3. Измените нужные параметры.
    • Аккаунты. Добавьте или удалите аккаунты или организационные подразделения. Если запрет действует в отношении аккаунтов, добавить в список организационное подразделение нельзя, и наоборот. Если вы удалите всех пользователей, появится запрос на удаление самого запрета.
  4. Также вы можете изменить следующие параметры:
    • Дата отправки. Увеличьте или уменьшите диапазон дат.
    • Условия. Добавьте или удалите поисковые слова и операторы, на основе которых выбираются данные для хранения.
  5. Нажмите Сохранить.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?