Как установить запрет на удаление сообщений Gmail

В проектах предоставления электронных документов Google Workspace вы можете использовать запреты на удаление, чтобы неограниченно долго хранить сообщения Gmail для соблюдения юридических или других обязательств, предписывающих это. Запрет можно установить для отдельных аккаунтов или для всех аккаунтов в организационном подразделении. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, не удаляются согласно принятым в организации правилам управления информацией.

Если администратор Google Workspace удаляет аккаунт пользователя в консоли администратора, данные этого пользователя исчезают из Сейфа без возможности восстановления. Сохранить данные или запретить их удаление можно только в том случае, если у пользователя есть лицензии на использование как Google Workspace, так и Сейфа. Подробнее о том, как хранить данные бывших сотрудников организации

Важная информация о запретах на удаление данных Gmail

Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие сообщения Gmail поддерживаются в Сейфе.

Развернуть все | Свернуть все

Удаленные сообщения, на которые распространяется запрет на удаление, видны в Сейфе, но недоступны пользователям

Когда пользователь удаляет сообщение, подпадающее под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому сообщению. Однако пользователь Сейфа с соответствующими правами может искать такие сообщения в Сейфе, просматривать и экспортировать их.

Не используйте сложные условия или большое их количество для уточнения запрета

Чтобы уточнить, для каких сообщений действует запрет на удаление, вы можете указать для него ключевые слова и операторы поиска. При уточнении запрета настоятельно рекомендуется сначала указать аккаунты, к которым он применяется (отдельные пользователи или организационные подразделения), а уже затем добавлять условия для этой группы аккаунтов.

В отдельных редких случаях система обработки правил Google может не справляться с нагрузкой, если вы установили много запретов на удаление с широкой областью действия и сложными условиями для уточнения сообщений, подпадающих под запрет. Например, это может произойти, если вы установили несколько запретов, действующих для более чем 100 000 аккаунтов и содержащих сложные условия (несколько псевдонимов домена или большое количество логических операторов AND и OR). При перегрузке системы обработки правил у вашей организации может быть временно заблокирована возможность выполнять административные задачи в Google Workspace, например добавлять новых пользователей или применять новые правила безопасности.

 

Как установить запрет на удаление сообщений Gmail

  1. Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
  2. Нажмите Дела.
  3. Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте дело:
    1. Нажмите Создать папку.
    2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
    3. Нажмите Создать.
  4. Нажмите Запрет удаленияСоздать.
  5. Укажите уникальное название для запрета.
  6. Нажмите Выберите сервиса затемGmail.
  7. Нажмите Продолжить.
  8. Укажите, на что будет распространяться запрет:
    • Выбранные аккаунты. Укажите адреса электронной почты аккаунтов или групп.
    • Организационное подразделение. Выберите нужное подразделение.

      Примечание. Настоятельно не рекомендуется выбирать организационное подразделение верхнего уровня, если в нем больше 100 000 аккаунтов, в особенности при уточнении запрета с помощью условий.

  9. Нажмите Продолжить.
  10. При необходимости настройте условия применения запрета:
    • Дата отправки. Введите начальную и конечную даты, чтобы запрет на удаление действовал только для сообщений, отправленных в указанный период.
      • Чтобы запрет применялся к сообщениям, отправленным в определенный день и позже, укажите только начальную дату.
      • Чтобы запрет действовал для сообщений, отправленных до определенной даты включительно, укажите только конечную дату.
      • Чтобы запрет применялся ко всем сообщениям, оставьте это поле пустым.
    • Условия. Укажите ключевые слова и операторы поиска, чтобы применять запрет на удаление только к тем сообщениям, которые соответствуют заданным условиям поиска.

      Примечание. Использовать оператор is:chat для установки запрета на удаление сообщений Google Chat и классической версии Hangouts нельзя. Вместо этого следует применять специальную процедуру.

  11. Нажмите Создать.

Как изменить запрет на удаление сообщений Gmail

Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Gmail) и типа области действия (отдельные аккаунты или организационное подразделение).

  1. Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
  2. Нажмите Дела и выберите то дело, которое содержит запрет.
  3. Чтобы изменить аккаунты или организационные подразделения, на которые распространяется запрет на удаление:
    1. Нажмите Область действия.
    2. Добавьте или удалите аккаунты или измените организационное подразделение.

      Примечание. Если запрет действует в отношении аккаунтов, добавить в список организационное подразделение нельзя, и наоборот.

      Если вы удалите все аккаунты, появится запрос на удаление запрета.

    3. Нажмите Продолжить.
  4. Чтобы изменить даты отправки или условия поиска, нажмите Условия.
    • Дата отправки. Увеличьте или уменьшите временной диапазон для применения запрета на удаление.
    • Условия. Добавьте или удалите ключевые слова и операторы поиска, чтобы изменить условия отбора сообщений, для которых действует запрет.
  5. Нажмите Сохранить.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
96539
false