В проектах предоставления электронных документов Google Workspace вы можете использовать запреты на удаление, чтобы неограниченно долго хранить сообщения Gmail для соблюдения юридических или других обязательств, предписывающих это. Запрет можно установить для отдельных аккаунтов или для всех аккаунтов в организационном подразделении. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, не удаляются согласно принятым в организации правилам управления информацией.
Важная информация о запретах на удаление данных Gmail
Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие сообщения Gmail поддерживаются в Сейфе.
Типы данных, для которых можно и нельзя установить запреты на удалениеПравила можно настроить для:
- сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных и полученных сотрудниками вашей организации, а также черновиков сообщений;
- сообщений, отправленных сотрудниками вашей организации в конфиденциальном режиме.
Правила нельзя настроить для:
- файлов, доступных по ссылкам;
- макетов писем;
- сообщений, отправленных в других сервисах Google, например в Календаре или Документах, при выключенном комплексном хранении почты;
- динамического контента в динамических сообщениях;
- отмененных черновиков и автосохраненных версий черновиков.
Когда пользователь удаляет сообщение, подпадающее под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому сообщению. При этом у него сохраняется возможность восстановить его позже. Администратор Сейфа с соответствующими правами может искать, просматривать и экспортировать такие сообщения в Сейфе.
Чтобы уточнить, для каких сообщений действует запрет на удаление, вы можете указать для него ключевые слова и операторы поиска. При уточнении запрета настоятельно рекомендуется сначала указать аккаунты, к которым он применяется (отдельные пользователи или организационные подразделения), а уже затем добавлять условия для этой группы аккаунтов.
В отдельных редких случаях система обработки правил Google может не справляться с нагрузкой, если вы установили много запретов на удаление с широкой областью действия и сложными условиями для уточнения сообщений, подпадающих под запрет. Например, это может произойти, если вы установили несколько запретов, действующих для более чем 100 000 аккаунтов и содержащих сложные условия (несколько псевдонимов домена или большое количество логических операторов AND и OR). При перегрузке системы обработки правил у вашей организации может быть временно заблокирована возможность выполнять административные задачи в Google Workspace, например добавлять новых пользователей или применять новые правила безопасности.
Как установить запрет на удаление сообщений Gmail
- Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
- Нажмите Дела.
- Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте дело:
- Нажмите Создать папку.
- Введите название и, при необходимости, описание папки.
- Нажмите Создать.
- Нажмите Запрет удаления
Создать.
- Укажите уникальное название для запрета.
- Нажмите Выберите сервис
Gmail.
- Нажмите Продолжить.
- Укажите, на что будет распространяться запрет:
- Выбранные аккаунты. Укажите адреса электронной почты аккаунтов или групп.
- Организационное подразделение. Выберите нужное подразделение.
Примечание. Выбирать организационное подразделение верхнего уровня не рекомендуется, так как в этом случае вы не сможете удалять аккаунты Google Workspace из организации. Подробнее…
- Нажмите Продолжить.
- При необходимости настройте условия применения запрета:
- Дата отправки. Введите начальную и конечную даты, чтобы запрет на удаление действовал только для сообщений, отправленных в указанный период.
- Чтобы запрет применялся к сообщениям, отправленным в определенный день и позже, укажите только начальную дату.
- Чтобы запрет действовал для сообщений, отправленных до определенной даты включительно, укажите только конечную дату.
- Чтобы запрет применялся ко всем сообщениям, оставьте это поле пустым.
- Условия. Укажите ключевые слова и операторы поиска, чтобы применять запрет на удаление только к тем сообщениям, которые соответствуют заданным условиям поиска.
Примечания
- Если на пользователя распространяется запрет, его аккаунт нельзя удалить до тех пор, пока запрет действует, даже если ни одно из писем в его почте не соответствует условиям. Включив запрет для организационного подразделения верхнего уровня и добавив в него условия, вы не сможете удалить ни одного пользователя организации.
- Применять оператор
is:chatдля создания запрета на удаление сообщений Google Chat нельзя. Вместо этого следует применять специальную процедуру.
- Дата отправки. Введите начальную и конечную даты, чтобы запрет на удаление действовал только для сообщений, отправленных в указанный период.
- Нажмите Создать.
Как изменить запрет на удаление сообщений Gmail
Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Gmail) и типа области действия (отдельные аккаунты или организационное подразделение).
- Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
- Нажмите Дела и выберите дело, которое содержит запрет.
- Чтобы изменить аккаунты или организационные подразделения, на которые распространяется запрет на удаление:
- Нажмите Область действия.
- Добавьте или удалите аккаунты или измените организационное подразделение.
Примечание. Если запрет действует в отношении аккаунтов, добавить в список организационное подразделение нельзя, и наоборот.
Если вы удалите все аккаунты, появится запрос на удаление запрета.
- Нажмите Продолжить.
- Чтобы изменить даты отправки или условия поиска, нажмите Условия.
- Дата отправки. Увеличьте или уменьшите временной диапазон для применения запрета на удаление.
- Условия. Добавьте или удалите ключевые слова и операторы поиска, чтобы изменить условия отбора сообщений, для которых действует запрет.
- Нажмите Сохранить.