Nakładanie blokad na wiadomości z Gmaila

Blokady są przydatne do przechowywania danych bez ograniczeń czasowych ze względu na zobowiązania prawne i zobowiązania do ochrony danych.

Jeśli użytkownik usunie dane objęte blokadą, nie może ich dalej przeglądać, ale pozostają one zachowane w Vault. Jeśli blokada jest aktywna, dane można wyszukiwać i eksportować.

Jeśli Twój administrator G Suite usunie konto użytkownika w konsoli administracyjnej, dane z tego konta nie będą już dostępne w Vault i nie będzie można ich przywrócić. Aby można było nałożyć blokadę na dane użytkownika, musi on mieć zarówno licencję na G Suite, jak i na Vault. Dowiedz się więcej o licencjach na Vault.

Więcej informacji znajdziesz w odpowiedziach na najczęstsze pytania na temat blokad.

Ważne informacje na temat blokad danych z Gmaila

Wiadomości objęte blokadą są zawsze widoczne dla administratorów Vault z uprawnieniami dostępu

Gdy wiadomość objęta blokadą zostanie usunięta przez użytkownika lub regułę przechowywania, użytkownik nie będzie już jej widział. Jednak administrator Vault z odpowiednimi uprawnieniami może wyszukać i wyświetlić taką wiadomość w Vault. Administrator może też wyeksportować wiadomość przy użyciu Vault.

Generowane przez system etykiety w Gmailu mogą mieć wpływ na blokady

Gmail porządkuje wiadomości w skrzynkach odbiorczych użytkowników za pomocą etykiet. Istnieją dwa typy etykiet:

  • Widoczne dla użytkowników – te etykiety pojawiają się w interfejsie Gmaila. Kilka etykiet jest pokazywanych na wszystkich kontach Gmail. Użytkownicy mogą utworzyć własne etykiety, aby lepiej uporządkować swoją pocztę.
  • Etykiety generowane przez system – używane przez wewnętrzne systemy Gmaila do klasyfikowania wiadomości. Użytkownicy nie widzą tych etykiet.

Etykiety generowane przez system określają sposób pokazywania wiadomości użytkownikom Gmaila. Gmail może na przykład zastosować etykietę finance (finanse) do e-maili otrzymanych od banku albo dodać etykietę travel (podróże) do wiadomości zawierających rezerwacje hotelowe.

Jeśli użytkownik utworzy etykietę odpowiadającą etykiecie wygenerowanej przez system, Gmail może je ujednolicić, aby prawidłowo wyświetlać wiadomości. Jednak Vault nie rozróżnia etykiet wygenerowanych przez system od utworzonych przez użytkowników, nawet jeśli mają takie same nazwy. W rezultacie utworzenie blokady na podstawie etykiety wygenerowanej przez system może doprowadzić do zablokowania większej liczby e-maili niż jest potrzebna.

Załóżmy na przykład, że organizacja jest zobowiązana do przechowywania wszystkich danych dotyczących finansów przez 7 lat:

  • Pracownicy mają utworzyć etykietę finance i dodawać ją do wiadomości zawierających informacje o firmowych finansach.
  • Niektórzy pracownicy otrzymują wyciągi z osobistych rachunków na firmowe konto, a Gmail stosuje systemową etykietę finance do takich wiadomości.

W tym przykładzie blokada utworzona na podstawie warunku label:finance uwzględni wiadomości z wyciągami z osobistych rachunków bankowych pracowników.

Zalecamy zachowanie rozwagi podczas używania blokad stosowanych na podstawie tych etykiet:

  • personal (osobiste)
  • social (społeczności)
  • promotion (oferty)
  • promos (reklamy)
  • updates (aktualizacje)
  • forums (fora)
  • travel (podróże)
  • purchases (zakupy)
  • finance (finanse)
  • all (wszystkie)
  • buzz
  • chat (czat)
  • chats (czaty)
  • done (gotowe)
  • draft (wersja robocza)
  • drafts (wersje robocze)
  • important (ważne)
  • inbox (odebrane)
  • lowpriority (niski priorytet)
  • low_priority (niski priorytet)
  • mute (zignoruj)
  • muted (zignorowane)
  • pinned (przypięte)
  • read (przeczytane)
  • reminder (przypomnienie)
  • reminders (przypomnienia)
  • scheduled (zaplanowane)
  • sent (wysłane)
  • snoozed (odłożone)
  • spam
  • phishing
  • star (gwiazdka)
  • starred (oznaczone gwiazdką)
  • task (zadanie)
  • tasks (zadania)
  • trash (kosz)
  • trips (wycieczki)
  • unimportant (nieważne)
  • unread (nieprzeczytane)
  • voicemail (poczta głosowa)
  • saved (zapisane)

Nakładanie blokady na dane z Gmaila

  1. Utwórz lub otwórz sprawę, w której chcesz nałożyć blokadę.
  2. Kliknij Utwórz blokadę.
  3. Wpisz unikalną nazwę blokady. 
  4. Jako typ blokady wybierz Poczta.
  5. Korzystając z listy, zastosuj blokadę do poszczególnych kont lub całej jednostki organizacyjnej:
    • Konta – wpisz co najmniej jeden adres e-mail kont lub grup dyskusyjnych, które ma obejmować ta blokada.
    • Organizacja – wybierz jednostkę organizacyjną z listy.
  6. Ustaw warunki blokady:
    • Data wysłania – możesz określić zakres dat, w którym wiadomości będą objęte blokadą. Jeśli wpiszesz datę tylko w pierwszym polu, blokada zostanie nałożona na wszystkie wiadomości z tego dnia i nowsze. Jeśli wpiszesz datę tylko w drugim polu, blokada zostanie nałożona na wszystkie wiadomości z tego dnia i starsze. Pozostaw to pole puste, aby objąć blokadą wszystkie wiadomości.
    • Warunki – przy użyciu haseł i operatorów wyszukiwania możesz określić treść wiadomości, które ma obejmować blokada.
  7. Kliknij Zapisz, aby utworzyć blokadę.

Modyfikowanie istniejącej blokady w Gmailu

Możesz modyfikować niektóre kryteria blokady, ale nie da się zmienić typu danych.

  1. Otwórz sprawę zawierającą blokadę.
  2. Kliknij blokadę, a potem kliknij Edytuj blokadę.
  3. Zmodyfikuj dowolne z tych kryteriów:
    • Konta – dodaj lub usuń konta albo jednostki organizacyjne. Kont nie można dodać do blokady obejmującej jednostkę organizacyjną. Nie można też dodać jednostki organizacyjnej do blokady obejmującej poszczególne konta. Jeśli usuniesz wszystkie konta użytkowników, pojawi się pytanie o to, czy usunąć blokadę.
  4. Zmień jedną z tych opcji:
    • Data wysłania – pozwala rozszerzyć lub ograniczyć zakres dat, które ma obejmować blokada.
    • Warunki – możesz dodać lub usunąć hasła i operatory wyszukiwania, aby zmienić zakres wiadomości objętych blokadą.
  5. Kliknij Zapisz.
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?