Gmail のメッセージを記録保持の対象にする

記録保持(リティゲーション ホールド)を設定すると、データを恒久的に保持して法的義務やデータ保全義務を果たすことができます。

記録保持対象のユーザーがデータを削除した場合、そのデータはユーザーの画面上では削除されますが、Vault 内には保持されます。記録保持が設定されている限り、管理者はそのデータの検索と書き出しを行えます。

G Suite 管理者が管理コンソールでユーザーのアカウントを削除した場合、ユーザーのデータは Vault では使用できなくなり、復元できません。ユーザーデータの記録保持や保持を行うには、G Suite ライセンスと Vault ライセンスの両方が必要です。詳しくは、Vault ライセンスについてのページをご覧ください。

記録保持について詳しくは、記録保持に関するよくある質問をご覧ください。

Gmail の記録保持に関する重要なお知らせ

記録保持対象のメッセージはアクセス権限のある Vault ユーザーに常に表示される

記録保持の対象となっているメッセージがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなります。ただし、適切な権限のある Vault ユーザーであれば、そのメッセージを Vault で検索して閲覧することができ、Vault を使用してメッセージを書き出すこともできます。

システムによって生成された Gmail のラベルによる保持対象への影響

Gmail では、ユーザーの受信トレイのメールを整理するためにラベルが使用されています。ラベルには次の 2 つの種類があります。

  • ユーザーに表示されるラベル - これらのラベルは、Gmail のユーザー インターフェースに表示されます。すべての Gmail アカウントに、一般的なラベルがいくつか用意されています。また、ユーザーは新しいラベルを作成してメッセージを整理できます。
  • システムによって生成されたラベル - これらのラベルは、メッセージを分類するために Gmail のバックエンド システムで使用されます。このようなラベルは、エンドユーザーには表示されません。

システムによって生成されたラベルでは、Gmail ユーザーへのメッセージの表示方法が制御されます。たとえば、ユーザーの銀行からのメッセージには「金融」ラベルが適用され、ホテルの予約を含むメッセージには「旅行」ラベルが適用されます。

システムによって生成されたラベルと一致するラベルをユーザーが作成した場合、Gmail ではこれらのラベルは区別されてメッセージが適切に表示されます。ただし、Vault ではシステムによって生成されたラベルとユーザーによって作成された同じ名前のラベルは区別されません。システムによって生成されたラベルに基づいて記録保持を作成すると、意図していた適用対象よりも多くのメールが記録保持に追加される可能性があります。

たとえば、企業の財務情報に関するすべてのデータを 7 年間保持する必要があるとします。

  • 従業員は、「金融」というラベルを作成して、企業の財務情報を含むメッセージに適用するように指示されています。
  • 企業アカウントに個人の銀行の明細書をメールするよう設定している従業員がいる場合、これらのメッセージには、Gmail のシステムによって生成された「金融」という名前のラベルが適用されます。

このシナリオの場合、「label:金融」に基づいた記録保持には従業員個人の銀行の明細書に関するメールが含まれます。

次のようなラベルに基づいて記録保持を設定する場合は、注意が必要です。

  • 個人
  • ソーシャル
  • プロモーション
  • プロモーション
  • 新着
  • フォーラム
  • 旅行
  • 購入
  • 金融
  • すべてのメール
  • バズ
  • チャット
  • チャット
  • 完了
  • 下書き
  • 下書き
  • 重要
  • 受信トレイ
  • 優先度: 低
  • 優先度: 低
  • ミュート
  • ミュート
  • 固定
  • 既読
  • リマインダー
  • リマインダー
  • 予定
  • 送信済み
  • スヌーズ中
  • 迷惑メール
  • フィッシング
  • スター
  • スター付き
  • タスク
  • タスク
  • ゴミ箱
  • 旅行
  • 重要でない
  • 未読
  • ボイスメール
  • 保存済み

Gmail を記録保持の対象にする

  1. 記録保持を適用する案件を作成するか、開きます。
  2. [記録保持を作成] をクリックします。
  3. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  4. 記録保持のタイプとして [メール] を選択します。
  5. プルダウン リストを使用して、個々のアカウントまたは組織部門全体に記録保持を適用します。
    • アカウントの場合 - 記録保持の対象とするアカウントまたはグループのメールアドレスを入力します(複数可)。
    • 組織の場合 - プルダウン リストから組織部門を選択します。
  6. 記録保持の条件を設定します。
    • 送信日 - メッセージを保持する期間を指定できます。最初の欄にのみ日付を入力すると、その日以降のすべてのメッセージが記録保持の対象になります。2 番目の欄にのみ日付を入力すると、その日以前のすべてのメッセージが記録保持の対象になります。すべてのメッセージに記録保持を適用するには、この欄を空白のままにします。
    • キーワード - 検索キーワードや演算子を使用して、保持するメッセージ コンテンツを指定することができます。
  7. [保存] をクリックして記録保持を作成します。

Gmail の既存の記録保持を編集する

記録保持の条件には変更できるものがあります。ただし、データのタイプは変更できません。

  1. 記録保持が設定されている案件を開きます。
  2. 記録保持をクリックして、[記録保持の編集] をクリックします。
  3. 必要に応じて、次の条件を変更します。
    • アカウント - アカウントまたは組織部門を追加・削除します。組織部門を対象とした記録保持にアカウントを追加することはできません。また、個々のユーザー アカウントを対象とした記録保持に組織部門を追加することもできません。すべてのユーザーを削除すると、この記録保持を削除するよう求めるメッセージが表示されます。
  4. 必要に応じて、次の条件を変更します。
    • 送信日 - 記録保持の対象とする期間を広げたり狭めたりできます。
    • キーワード - 検索キーワードや演算子を追加または削除して、記録保持の対象となるメッセージを変更します。
  5. [保存] をクリックします。
この情報は役に立ちましたか?
改善できる点がありましたらお聞かせください。