Membekukan pesan Gmail

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk menyimpan pesan Gmail tanpa batas waktu agar memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan untuk akun perorangan atau seluruh akun dalam suatu unit organisasi. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola data umum yang dapat menghapusnya secara permanen.

Jika administrator Google Workspace menghapus lisensi yang mendukung Vault pengguna, Vault tidak lagi melindungi data pengguna dari penghapusan. Data yang ditandai untuk dihapus dapat langsung dihapus permanen dan tidak dapat dipulihkan. Pelajari lebih lanjut cara Mempertahankan data untuk pengguna.

Informasi penting tentang pembekuan Gmail

Sebelum menetapkan pembekuan, sebaiknya Anda membaca Memulai pembekuan di Google Vault dan meninjau Pesan Gmail yang didukung di Vault.

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Data yang dapat dibekukan

Dicakup:

• Pesan dan lampirannya yang dikirim, diterima, atau dibuat drafnya oleh pengguna di organisasi Anda
• Pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda

Tidak dicakup:

• File yang ditautkan
• Tata letak email
• Pesan yang dikirim melalui layanan Google lainnya, seperti Kalender atau Google Dokumen, kecuali jika penyimpanan pesan komprehensif diaktifkan
• Konten dinamis dalam pesan dinamis
• Draf yang dihapus dan versi draf yang disimpan otomatis

Untuk mengetahui detailnya, lihat Jenis data dan layanan yang didukung.

Pesan dalam pembekuan yang dihapus selalu dapat dilihat di Vault, tetapi tidak dapat dilihat oleh pengguna

Jika pesan yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses pesan tersebut lagi, tetapi pesan tersebut tidak dihapus permanen. Sebagai admin Vault dengan hak istimewa yang sesuai, Anda tetap dapat menelusuri, melihat pratinjau, dan mengekspor pesan menggunakan Vault.

Menghindari banyak istilah atau istilah yang kompleks untuk menyaring pembekuan

Untuk menyaring pesan yang dicakup pembekuan, Anda dapat memasukkan istilah penelusuran. Sebaiknya Anda menyaring pembekuan terlebih dahulu berdasarkan akun (pengguna tertentu atau unit organisasi yang lebih kecil), lalu menyaring kumpulan yang lebih kecil dengan istilah.

Dalam kasus yang jarang terjadi, sistem pemrosesan kebijakan Google mungkin tidak sesuai jika Anda menetapkan banyak pembekuan dengan cakupan luas yang memiliki kumpulan istilah yang kompleks untuk menyaring pesan yang dibekukan. Misalnya, Anda mungkin mencapai batas jika menetapkan beberapa pembekuan dengan cakupan yang melingkupi lebih dari 100.000 akun dan yang Anda saring dengan istilah yang kompleks, seperti beberapa alias dan banyak pernyataan AND/OR. Jika hal ini terjadi, organisasi Anda untuk sementara tidak akan dapat membuat kebijakan admin apa pun untuk Google Workspace, seperti menambahkan pengguna baru atau menerapkan aturan keamanan baru.

Membekukan pesan Gmail

1. Login ke https://vault.google.com.
2. Klik Masalah.
3. Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
   1. Klik Buat kasus.
   2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
   3. Klik Buat.
4. Klik PembekuanBuat.
5. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
6. Klik Pilih layananGmail.
7. Klik Lanjutkan.
8. Pilih cakupan pembekuan:
   • Akun tertentu—Masukkan satu atau beberapa akun, atau alamat email grup.
   • Unit organisasi—Pilih unit organisasi.

     Catatan: Sebaiknya Anda tidak memilih unit organisasi tingkat teratas. Anda tidak dapat menghapus akun Google Workspace apa pun dari organisasi Anda. Pelajari lebih lanjut

9. Klik Lanjutkan.
10. (Opsional) Tetapkan kondisi untuk pembekuan:
    • Tanggal pengiriman—Masukkan tanggal untuk membatasi pembekuan pada pesan yang dikirim dalam tanggal mulai dan akhir.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim pada atau setelah tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal mulai.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim pada atau sebelum tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal akhir.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim kapan saja, jangan masukkan tanggal mulai atau akhir.
    • Istilah—Masukkan istilah dan operator penelusuran untuk menerapkan pembekuan hanya ke pesan yang cocok dengan istilah.

      Catatan:

      • Jika akun pengguna berada dalam cakupan pembekuan, akun tersebut tidak dapat dihapus hingga pembekuan dihapus, meskipun tidak ada pesan yang cocok dengan istilah tersebut. Jika Anda menetapkan pembekuan pada unit organisasi teratas dan menyaringnya dengan istilah, Anda tidak akan dapat menghapus pengguna mana pun.
      • Anda tidak dapat menggunakan is:chat untuk menerapkan pembekuan Gmail ke pesan chat di Google Chat. Untuk membekukan pesan chat, tetapkan Pembekuan chat.
11. Klik Buat.

Mengedit pembekuan pada pesan Gmail

Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanannya (misalnya dari Gmail ke layanan lain) atau jenis cakupannya (misalnya dari akun ke unit organisasi).

1. Login ke https://vault.google.com.
2. Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
3. Untuk mengubah akun atau unit organisasi yang dicakup oleh pembekuan:
   1. Klik Cakupan.
   2. Menambahkan atau menghapus akun atau mengubah unit organisasi.

      Catatan: Anda tidak dapat menambahkan akun ke pembekuan yang mencakup unit organisasi, dan tidak dapat menambahkan unit organisasi ke pembekuan yang mencakup akun tertentu.

      Jika semua akun dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.

   3. Klik Lanjutkan.
4. Untuk mengubah rentang tanggal pengiriman atau istilah, klik Kondisi.
   • Tanggal pengiriman—Luaskan atau batasi rentang tanggal yang akan dibekukan.
   • Istilah—Tambahkan atau hapus operator dan istilah penelusuran untuk mengubah cakupan pesan yang akan dibekukan.
5. Klik Simpan.