Membekukan pesan Gmail

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk menyimpan pesan Gmail tanpa batas waktu agar memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan untuk akun perorangan atau seluruh akun dalam suatu unit organisasi. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola data umum yang dapat menghapusnya secara permanen.

Jika pengguna yang tunduk pada pembekuan menghapus pesan dan mengosongkan Sampah, pesan tersebut akan dihapus dari tampilan pengguna, namun masih tersedia di Vault. Selama pembekuan diterapkan, Anda dapat menelusuri dan mengekspor semua pesan.

Jika administrator Google Workspace menghapus akun pengguna di konsol Admin, data pengguna tidak akan tersedia lagi di Vault dan tidak dapat dipulihkan. Jika Anda ingin membekukan atau mempertahankan data pengguna, pengguna harus memiliki lisensi Google Workspace dan Vault. Pelajari lebih lanjut cara Mempertahankan data untuk pengguna.

Untuk informasi selengkapnya tentang pembekuan, lihat FAQ tentang pembekuan.

Informasi penting tentang pembekuan Gmail

Pesan yang dibekukan selalu dapat dilihat oleh pengguna Vault dengan hak istimewa akses

Jika pesan yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses pesan tersebut lagi. Namun, pengguna Vault dengan hak istimewa yang sesuai dapat menelusuri dan melihat pesan tersebut di Vault. Pengguna Vault juga dapat mengekspor pesan menggunakan Vault.

Label Gmail yang dibuat sistem mungkin memengaruhi pembekuan

Gmail menggunakan label untuk mengatur pesan di kotak masuk pengguna. Ada dua jenis label:

  • label yang dapat dilihat pengguna—label ini terlihat di antarmuka pengguna Gmail. Beberapa label umum ditampilkan di semua akun Gmail, dan pengguna dapat membuat label baru untuk membantu mengatur pesan mereka.
  • label yang dibuat sistem—label ini digunakan oleh sistem backend Gmail untuk mengklasifikasikan pesan. Label tersebut tidak dapat dilihat oleh pengguna akhir.

Label yang dibuat sistem mengontrol cara penyajian pesan ke pengguna Gmail. Misalnya, Gmail mungkin memberi label finance untuk pesan yang berasal dari bank pengguna dan label travel untuk pesan yang menyertakan reservasi hotel.

Saat pengguna membuat label yang cocok dengan label yang dibuat sistem, Gmail dapat menghilangkan ambiguitas label ini dan menampilkan pesan dengan semestinya. Akan tetapi, Vault tidak dapat membedakan antara label yang dibuat sistem dan label yang dibuat pengguna jika memiliki kesamaan nama. Membuat pembekuan berdasarkan label yang dibuat sistem dapat menyebabkan pembekuan tersebut menyertakan lebih banyak pesan daripada yang ingin Anda cakup.

Misalnya, organisasi diharuskan mempertahankan semua data terkait keuangan perusahaan selama 7 tahun:

  • Karyawan diminta membuat label dengan nama finance dan menerapkannya ke pesan yang menyertakan informasi keuangan perusahaan.
  • Beberapa karyawan diminta mengirimkan laporan mutasi bank pribadi ke akun perusahaan mereka; Gmail menerapkan label yang dibuat sistem dengan nama finance ke pesan tersebut.

Dalam skenario ini, pembekuan berdasarkan label:finance akan menyertakan pesan yang berisi laporan mutasi bank pribadi milik karyawan.

Sebaiknya Anda berhati-hati saat melakukan pembekuan berdasarkan label berikut:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draf
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • belum dibaca
  • voicemail
  • disimpan

Membekukan pesan Gmail

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke https://vault.google.com.
  2. Klik Masalah.
  3. Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
    1. Klik Buat kasus.
    2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
    3. Klik Buat.
  4. Klik PembekuanBuat.
  5. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
  6. Klik Pilih layananlaluGmail.
  7. Klik Lanjutkan.
  8. Pilih cakupan pembekuan:
    • Akun tertentu—Masukkan satu atau beberapa akun, atau alamat email grup.
    • Unit organisasi—Pilih unit organisasi.
  9. Klik Lanjutkan.
  10. (Opsional) Tetapkan kondisi untuk pembekuan:
    • Tanggal pengiriman—Masukkan tanggal untuk membatasi pembekuan pada pesan yang dikirim dalam tanggal mulai dan akhir.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim pada atau setelah tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal mulai.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim pada atau sebelum tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal akhir.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim kapan saja, jangan masukkan tanggal mulai atau akhir.
    • Istilah—Masukkan istilah dan operator penelusuran untuk menerapkan pembekuan hanya ke pesan yang cocok dengan istilah.

      Catatan: Anda tidak dapat menggunakan is:chat untuk menerapkan pembekuan Gmail ke pesan chat di Hangouts klasik atau Google Chat. Untuk membekukan pesan chat, tetapkan Pembekuan chat.

  11. Klik Buat.

Mengedit pembekuan pada pesan Gmail

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanan (Gmail ke layanan lain) atau jenis cakupan (misalnya akun ke unit organisasi).

  1. Login ke https://vault.google.com.
  2. Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
  3. Untuk mengubah akun atau unit organisasi yang dicakup oleh pembekuan:
    1. Klik Cakupan.
    2. Menambahkan atau menghapus akun atau mengubah unit organisasi.

      Catatan: Anda tidak dapat menambahkan akun ke pembekuan yang mencakup unit organisasi, dan tidak dapat menambahkan unit organisasi ke pembekuan yang mencakup akun tertentu.

      Jika semua akun dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.

    3. Klik Lanjutkan.
  4. Untuk mengubah rentang tanggal pengiriman atau istilah, klik Kondisi.
    • Tanggal pengiriman—Luaskan atau batasi rentang tanggal yang akan dibekukan.
    • Istilah—Tambahkan atau hapus operator dan istilah penelusuran untuk mengubah cakupan pesan yang akan dibekukan.
  5. Klik Simpan.

 


Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan pembekuan untuk Gmail di ediscovery.google.com

Membekukan Gmail

  1. Buat atau buka masalah yang akan berisi pembekuan.
  2. Klik Buat Pembekuan.
  3. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan. 
  4. Pilih jenis pembekuan: Email.
  5. Gunakan menu drop-down untuk menerapkan pembekuan pada akun perorangan atau seluruh unit organisasi:
    • Akun—masukkan satu atau beberapa alamat email untuk akun atau Grup yang akan dibekukan.
    • Organisasi—pilih unit organisasi dari menu drop-down.
  6. Tetapkan ketentuan untuk pembekuan:
    • Tanggal terkirim—Anda dapat menggunakan rentang tanggal untuk membekukan pesan. Jika Anda hanya memasukkan tanggal di kolom pertama, semua pesan pada atau setelah tanggal tersebut akan dibekukan. Jika Anda hanya memasukkan tanggal di kolom kedua, semua pesan sebelum atau pada tanggal tersebut akan dibekukan. Biarkan kolom ini kosong guna menerapkan pembekuan untuk semua pesan.
    • Istilah—Anda dapat menggunakan operator dan istilah penelusuran untuk menentukan konten pesan yang akan dibekukan.

      Catatan: Anda tidak dapat menggunakan is:chat untuk menerapkan pembekuan Gmail ke pesan chat di Hangouts klasik atau Google Chat. Untuk membekukan pesan chat, tetapkan Pembekuan chat.

  7. Klik Simpan untuk membuat pembekuan.

Mengubah pembekuan yang ada di Gmail

Anda dapat mengubah beberapa kriteria pembekuan. Namun, Anda tidak dapat mengubah jenis data.

  1. Buka masalah yang berisi pembekuan.
  2. Klik pembekuan, lalu klik Edit Pembekuan.
  3. Ubah salah satu kriteria berikut:
    • Akun—Tambahkan atau hapus akun atau unit organisasi. Anda tidak dapat menambahkan akun ke pembekuan yang mencakup unit organisasi, atau menambahkan unit organisasi ke pembekuan yang mencakup akun perorangan. Jika semua pengguna dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan. 
  4. Ubah salah satu kriteria berikut:
    • Tanggal terkirim—Luaskan atau batasi rentang tanggal yang akan dibekukan.
    • Istilah—Tambahkan atau hapus operator dan istilah penelusuran untuk mengubah pesan yang akan dibekukan.
  5. Klik Simpan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?