Bloquear mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts

Utiliza bloqueos para conservar información de forma indefinida y cumplir así con obligaciones legales o con requisitos de conservación de información.

Si un usuario que está sujeto a un bloqueo elimina datos, dejará de verlos, pero se conservarán en Vault. Mientras se esté aplicando el bloqueo, puedes buscar y exportar esos datos.

Si tu administrador de G Suite elimina la cuenta de un usuario en la consola de administración, los datos del usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no se podrán restaurar. Si quieres conservar los datos de un usuario, este debe tener asignadas licencias de G Suite y de Vault. Más información sobre las licencias de Vault
Importante: La versión clásica de Hangouts dejará de estar disponible para los clientes de G Suite a finales del 2020. Los administradores de Vault deben tomar medidas para prepararse de cara a esta transición.

Para obtener más información, consulta la página de preguntas frecuentes sobre bloqueos.

Los usuarios pueden ver los mensajes bloqueados

Cuando creas un bloqueo, los usuarios pueden seguir viendo los mensajes a los que se aplica, aunque se haya definido una regla de conservación para que dejen de verlos.

Es posible que las etiquetas de Gmail generadas por el sistema afecten a los bloqueos

En Gmail se utilizan etiquetas para organizar los mensajes de la bandeja de entrada de los usuarios. Hay etiquetas de dos tipos:

  • Etiquetas visibles: aparecen en la interfaz de Gmail. Algunas de estas etiquetas son comunes a todas las cuentas de Gmail, y los usuarios pueden crear más para organizar sus mensajes.
  • Etiquetas generadas por el sistema: los servidores de Gmail las utilizan para clasificar mensajes. Los usuarios finales no pueden verlas.

Las etiquetas generadas por el sistema controlan el modo en que se muestran los mensajes a los usuarios de Gmail. Por ejemplo, es posible que Gmail aplique la etiqueta finance a los mensajes que provienen de entidades bancarias y la etiqueta travel a los mensajes que contengan reservas de hotel.

Si los usuarios crean una etiqueta con el mismo nombre que una etiqueta generada por el sistema, Gmail puede diferenciarlas y mostrar los mensajes correctamente. Sin embargo, Vault no puede hacer esta distinción. En consecuencia, si basas una retención en una etiqueta generada por el sistema, es posible que la retención afecte a más mensajes de lo que esperas.

Por ejemplo, supongamos que una organización necesita retener toda la información relacionada con las finanzas de la empresa durante siete años:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • Algunos empleados reciben sus extractos bancarios personales en la cuenta de empresa, por lo que Gmail les aplica la etiqueta generada por el sistema, llamada finance.

En este caso, si se ha aplicado un bloqueo a la etiqueta finance, también se bloquearán los mensajes con los extractos bancarios personales de los empleados.

Te recomendamos que tengas cuidado si basas bloqueos en las siguientes etiquetas:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Bloquear mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts

  1. Crea o abre el asunto que contendrá el bloqueo.
  2. Haz clic en Crear bloqueo.
  3. Introduce el nombre único del bloqueo. 
  4. Elige el tipo de bloqueo Correo.
  5. En la lista desplegable, elige si aplicar el bloqueo a cuentas individuales o a toda una unidad organizativa:
    • Cuentas: introduce una o varias direcciones de correo electrónico de las cuentas o Grupos que estén sujetos a este bloqueo.
    • Organización: elige una unidad organizativa de la lista desplegable.
  6. Define las condiciones del bloqueo:
    • Fecha de envío: puedes indicar el intervalo de fechas cuyos mensajes quieres bloquear. Si solo introduces una fecha en el primer campo, se bloquearán todos los mensajes enviados ese día o después. Si solo introduces una fecha en el segundo campo, se bloquearán todos los mensajes enviados esa día o antes. Deja este campo en blanco para que se aplique el bloqueo a todos los mensajes.
    • Términos: puedes utilizar operadores y términos de búsqueda para especificar contenido de mensajes que quieras bloquear.
  7. Haz clic en Guardar para crear el bloqueo.

Editar bloqueos de mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts

Puedes cambiar algunos criterios de un bloqueo, pero no el tipo de datos que se bloquearán.

  1. Abre el asunto que contiene el bloqueo.
  2. Haz clic en el bloqueo y, a continuación, en Editar bloqueo.
  3. Modifica este criterio según sea necesario:
    • Cuentas: añade o quita cuentas o unidades organizativas. No puedes añadir cuentas a bloqueos que se apliquen a unidades organizativas ni tampoco añadir unidades organizativas a bloqueos que se apliquen a cuentas individuales. Además, si quitas todos los usuarios de un bloqueo, se te pedirá que lo elimines. 
  4. Modifica cualquiera de estos parámetros:
    • Fecha de envío: amplía o restringe el intervalo de fechas sujeto al bloqueo.
    • Términos: añade o quita operadores y términos de búsqueda para cambiar qué mensajes están sujetos a este bloqueo.
  5. Haz clic en Guardar.
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