Aplicar retenciones a los mensajes de Gmail

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes preservar indefinidamente mensajes de Gmail mediante retenciones para cumplir con obligaciones legales o requisitos de conservación. Puedes crear retenciones que afecten a cuentas concretas o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las retenciones tienen más prioridad que las reglas de conservación; así, los datos sujetos a una retención están protegidos frente a las reglas de gobierno de datos habituales que podrían purgarlos.

Si tu administrador de Google Workspace le quita a un usuario su licencia compatible con Vault, las retenciones de Vault ya no podrán evitar que se eliminen los datos del usuario. Los datos que se marquen para eliminarse pueden purgarse de inmediato y no se pueden restaurar. Más información sobre cómo conservar datos de usuarios

Información importante sobre las retenciones de Gmail

Antes de definir retenciones, te recomendamos que consultes el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault y que revises los mensajes de Gmail admitidos en Vault.

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Qué datos se pueden retener

Pueden conservarse:

• Mensajes y sus archivos adjuntos enviados, recibidos o guardados como borrador por usuarios de tu organización
• Mensajes en modo Confidencial enviados por usuarios de tu organización

No cubiertos:

• Archivos enlazados
• Plantillas de correo
• Mensajes enviados a través de otros servicios de Google, como Calendar o Documentos de Google, a menos que el almacenamiento de correo completo esté activado
• Contenido dinámico en mensajes dinámicos
• Borradores descartados y versiones de borradores guardadas automáticamente

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Los mensajes eliminados sujetos a una retención siempre se pueden ver en Vault, pero no son visibles para los usuarios

Si un usuario o una regla de conservación eliminan un mensaje sujeto a una retención, ese usuario ya no podrá verlo, pero el mensaje no se purga. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes usar Vault para buscar mensajes, previsualizarlos y exportarlos.

Evita usar muchos términos o términos complejos para acotar una retención

Para acotar los mensajes que estarán sujetos a una retención, puedes especificar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero acotes las retenciones por cuentas (usuarios concretos o unidades organizativas más pequeñas) y que luego filtres ese conjunto más pequeño con los términos.

En casos excepcionales, es posible que el sistema de procesamiento de políticas de Google no pueda gestionar la carga si defines muchas retenciones de amplio alcance con conjuntos de términos complejos para acotar los mensajes sujetos a retenciones. Por ejemplo, se podría alcanzar el límite si defines varias retenciones con alcances que incluyan más de 100.000 cuentas y las acotas con términos complejos, como diferentes alias o muchas instrucciones AND/OR. Si esto ocurriera, tu organización podría sufrir un bloqueo temporal que le impidiera crear políticas administrativas para Google Workspace, como añadir nuevos usuarios o aplicar nuevas reglas de seguridad.

Aplicar retenciones a mensajes de Gmail

1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos.
3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. Si no, créalo siguiendo estos pasos:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.
4. Haz clic en RetencionesCrear.
5. Da un nombre único a la retención.
6. Haz clic en Elegir servicioGmail.
7. Haz clic en Continuar.
8. Selecciona el alcance de la retención:
   • Cuentas concretas: indica una o varias direcciones de correo de cuentas o de grupos.
   • Unidad organizativa: selecciona una unidad organizativa.

     Nota: Te recomendamos que no selecciones el nivel organizativo superior, ya que no podrás eliminar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización si lo haces. Más información

9. Haz clic en Continuar.
10. (Opcional) Define las condiciones de la retención:
    • Fecha de envío: elige una fecha de inicio y otra de finalización para que se retengan los mensajes enviados durante ese periodo.
      • Para retener mensajes enviados a partir de una fecha determinada, introduce solo una fecha de inicio.
      • Para retener mensajes enviados hasta una fecha concreta, indica solo una fecha de finalización.
      • Para retener mensajes independientemente de cuándo se enviaron, no selecciones ninguna fecha.
    • Términos: escribe operadores y términos de búsqueda para que la retención solo afecte a mensajes que coincidan con los términos.

      Nota:

      • Cuando una cuenta de usuario está sujeta a la retención, no se podrá eliminar la cuenta hasta que se quite la retención, aunque ninguno de sus mensajes coincida con los términos. Si defines una retención en la unidad organizativa superior y la acotas con términos, no podrás eliminar ningún usuario.
      • No puedes utilizar is:chat para aplicar una retención de Gmail a mensajes de chat en Google Chat. Si quieres retener mensajes de chat, utiliza una retención de Chat.
11. Haz clic en Crear.

Editar retenciones de mensajes de Gmail

Puedes modificar algunos parámetros de una retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Gmail a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).

1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos y, a continuación, selecciona el asunto que contiene la retención que quieres modificar.
3. Para cambiar las cuentas o unidades organizativas que están sujetas a la retención, sigue estos pasos:
   1. Haz clic en Alcance.
   2. Añade o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.

      Nota: No se pueden añadir cuentas a las retenciones que afectan a una unidad organizativa, ni unidades organizativas a las retenciones que cubren cuentas concretas.

      Si quitas todas las cuentas de una retención, se te pedirá que la elimines.

   3. Haz clic en Continuar.
4. Para cambiar el periodo de envío o los términos, haz clic en Condiciones.
   • Fecha de envío: extiende o acorta el periodo sujeto a la retención.
   • Términos: añade o elimina operadores y términos de búsqueda para cambiar qué mensajes están sujetos a la retención.
5. Haz clic en Guardar.