Conservar mensajes de correo electrónico y de la versión clásica de Hangouts

Utiliza bloqueos para conservar información de forma indefinida y cumplir así con tus obligaciones legales o con los requisitos de conservación de documentos.

Si un usuario que está sujeto a un bloqueo de información elimina datos, dejará de verlos, pero se conservarán en Vault. Mientras se aplique el bloqueo, puedes buscar y exportar esos datos.

Nota: Si un administrador de G Suite elimina una cuenta de usuario a través de la consola de administración, los datos de ese usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no podrán restaurarse. Si quieres conservar o bloquear datos de un usuario, este deberá tener licencias de G Suite y de Vault. Más información sobre las licencias de Vault
Importante: En octubre del 2019, empezará a retirarse la versión clásica de Hangouts de todas las cuentas de clientes de G Suite. Los administradores de Vault deben tomar medidas para prepararse de cara a esta transición.

Para obtener más información, consulta el artículo Preguntas frecuentes acerca de los bloqueos.

Los usuarios pueden ver los mensajes bloqueados

Cuando creas un bloqueo, los usuarios pueden seguir viendo los mensajes a los que se aplica, aunque se haya definido una regla de conservación para que dejen de verlos.

Es posible que las etiquetas de Gmail generadas por el sistema afecten a los bloqueos

En Gmail se utilizan etiquetas para organizar los mensajes de la bandeja de entrada de los usuarios. Hay etiquetas de dos tipos:

  • Etiquetas visibles: aparecen en la interfaz de Gmail. Todas las cuentas de Gmail comparten algunas de estas etiquetas, y los usuarios pueden crear más para organizar sus mensajes.
  • Etiquetas generadas por el sistema: los servidores de Gmail las utilizan para clasificar mensajes. Los usuarios finales no pueden verlas.

Las etiquetas generadas por el sistema controlan el modo en que se muestran los mensajes a los usuarios de Gmail. Por ejemplo, es posible que Gmail aplique la etiqueta finance a los mensajes que provienen de entidades bancarias y la etiqueta travel a los mensajes que contengan reservas de hotel.

Si los usuarios crean una etiqueta con el mismo nombre que una etiqueta generada por el sistema, Gmail puede diferenciarlas y mostrar los mensajes correctamente. Sin embargo, Vault no puede hacer esta distinción. En consecuencia, si basas una retención en una etiqueta generada por el sistema, es posible que la retención afecte a más mensajes de lo que esperas.

Por ejemplo, supongamos que una organización necesita retener toda la información relacionada con las finanzas de la empresa durante siete años:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • Algunos empleados reciben sus extractos bancarios personales en la cuenta de empresa, por lo que Gmail les aplica la etiqueta generada por el sistema llamada finance.

En este caso, si se retienen correos en función de la etiqueta finance, también se retendrán los mensajes con los extractos bancarios personales de los empleados.

Te recomendamos que tengas cuidado si basas retenciones en las siguientes etiquetas:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Conservar mensajes de correo electrónico y de la versión clásica de Hangouts

  1. Crea o abre el asunto que contendrá el bloqueo.
  2. Haz clic en Crear bloqueo.
  3. Introduce el nombre único del bloqueo. 
  4. Elige el tipo de bloqueo Correo. Los bloqueos de correo también se aplican a los mensajes de la versión clásica de Hangouts.
  5. Utiliza la lista desplegable para aplicar el bloqueo a cuentas específicas o a toda una unidad organizativa:
    • Cuentas: introduce las direcciones de correo electrónico de las cuentas o de los grupos que estarán sujetos a este bloqueo.
    • Organización: elige una unidad organizativa en la lista desplegable.
  6. Especifica las condiciones del bloqueo:
    • Fecha de envío: puedes utilizar un intervalo de fechas para conservarán mensajes. Si solo introduces una fecha en el primer campo, se conservarán todos los mensajes enviados ese día o después. Si solo introduces una fecha en el segundo campo, se conservarán todos los mensajes enviados ese día o antes. Deja este campo en blanco para aplicar el bloqueo a todos los mensajes.
    • Términos: puedes indicar el contenido de mensajes que quieres conservar mediante operadores y términos de búsqueda.
  7. Haz clic en Guardar para crear el bloqueo.

Modificar una retención de mensajes de correo electrónico y de la versión clásica de Hangouts

Puedes cambiar algunos criterios de un bloqueo, pero no el tipo de datos.

  1. Abre el asunto que contiene el bloqueo.
  2. Haz clic en el bloqueo y, a continuación, en Editar bloqueo.
  3. Modifica el siguiente criterio:
    • Cuentas: añade o quita cuentas o unidades organizativas. No puedes añadir cuentas a un bloqueo que se aplique a una unidad organizativa ni tampoco añadir unidades organizativas a un bloqueo que se aplique a cuentas específicas. Además, si quitas todos los usuarios, se te pedirá que elimines el bloqueo. 
  4. Modifica cualquiera de los siguientes apartados:
    • Fecha de envío: amplía o restringe el intervalo de fechas sujeto a bloqueo.
    • Términos: añade o elimina operadores y términos de búsqueda para cambiar los mensajes de correo electrónico que estarán sujetos a ese bloqueo.
  5. Haz clic en Guardar.
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