Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds Gmail-Nachrichten zeitlich unbeschränkt aufbewahren und so rechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen. Holds können auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden. Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wenn ein Nutzer, der einem Hold unterliegt, Nachrichten löscht und den Papierkorb leert, werden diese Nachrichten aus der Ansicht des Nutzers entfernt, sind aber weiterhin in Vault verfügbar. Solange der Hold besteht, können Sie alle Nachrichten suchen und exportieren.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator das Konto eines Nutzers in der Admin-Konsole löscht, sind dessen Daten nicht mehr in Vault verfügbar und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Daten eines Nutzers auf „Hold“ setzen oder aufbewahren möchten, muss er sowohl eine Google Workspace- als auch eine Vault-Lizenz haben. Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zu Holds.

Wichtige Informationen zu Gmail-Holds

Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind für Vault-Nutzer mit Zugriffsberechtigungen immer sichtbar

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf diese Nachricht zugreifen. Ein Vault-Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann jedoch in Vault nach der Nachricht suchen und diese aufrufen. Der Vault-Nutzer kann die Nachricht auch mit Vault exportieren.

Vom System generierte Gmail-Labels können Holds beeinflussen

In Gmail werden Labels verwendet, um Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer zu organisieren. Es gibt zwei Arten von Labels:

  • Für Nutzer sichtbare Labels: Diese Labels erscheinen in der Benutzeroberfläche von Gmail. Einige allgemeine Labels sind in allen Gmail-Konten vorhanden. Nutzer können außerdem neue Labels erstellen, um ihre Nachrichten besser zu organisieren.
  • Vom System generierte Labels: Diese Labels werden von den Back-End-Systemen von Gmail verwendet, um Nachrichten zu klassifizieren. Sie sind für Endnutzer unsichtbar.

Vom System erstellte Labels legen fest, wie Nachrichten für Gmail-Nutzer dargestellt werden. So kann Gmail beispielsweise das Label finance auf Nachrichten anwenden, die von der Bank eines Nutzers stammen, und das Label travel für Nachrichten mit Hotelreservierungen.

Wenn ein Nutzer ein Label erstellt, das mit einem vom System generierten Label übereinstimmt, kann Gmail diese Labels auseinanderhalten und Nachrichten entsprechend anzeigen. Vault kann jedoch nicht zwischen vom System generierten Labels einerseits und vom Nutzer erstellten Labels andererseits unterscheiden, wenn sie denselben Namen haben. Wenn Sie einen Hold erstellen, der auf einem vom System generierten Label basiert, kann es passieren, dass mehr Nachrichten eingeschlossen werden, als Sie möchten.

Beispiel: Eine Organisation ist verpflichtet, alle Daten im Zusammenhang mit der Unternehmensfinanzierung sieben Jahre lang aufzubewahren:

  • Die Mitarbeiter werden angewiesen, ein Label namens finance zu erstellen und es auf Nachrichten anzuwenden, die Informationen zu den Finanzen des Unternehmens enthalten.
  • Einige Mitarbeiter bekommen ihre privaten Kontoauszüge an ihr Unternehmenskonto gesendet. Gmail wendet das vom System generierte Label finance auf diese Nachrichten an.

In diesem Szenario schließt ein Hold für label:finance auch die Nachrichten mit den privaten Kontoauszügen der Mitarbeiter ein.

Wir empfehlen Ihnen, beim Erstellen von Holds mit folgenden Labels vorsichtig zu sein:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
  3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen, oder erstellen Sie eine neue:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Holds  Erstellen.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  6. Klicken Sie auf Dienst auswählen und dann Gmail.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
    • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
    • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Optional: Legen Sie die Bedingungen für den Hold fest:
    • Sendedatum: Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die im Zeitraum dazwischen gesendet wurden.
      • Wenn Nachrichten, die an oder nach einem bestimmten Datum gesendet werden, auf „Hold“ gesetzt werden sollen, geben Sie nur ein Startdatum ein.
      • Wenn Nachrichten, die an oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden, auf „Hold“ gesetzt werden sollen, geben Sie nur ein Enddatum ein.
      • Um Nachrichten unabhängig vom Sendezeitpunkt aufzubewahren, lassen Sie die Felder leer.
    • Begriffe: Geben Sie Suchbegriffe und Operatoren ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die mit diesen Begriffen übereinstimmen.

      Hinweis: Mit is:chat lässt sich in Gmail kein Hold auf Chatnachrichten im klassischen Hangouts oder in Google Chat einrichten. Wenn Sie Chatnachrichten mit einem Hold versehen möchten, legen Sie einen Chat-Hold fest.

  11. Klicken Sie auf Erstellen.

Hold für Gmail-Nachrichten bearbeiten

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

Sie können einige Hold-Parameter ändern, aber nicht den Dienst (Gmail zu einem anderen Dienst) oder den Typ des Geltungsbereichs (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis: Einem Hold für eine Organisationseinheit können Sie keine Konten hinzufügen. Einem Hold für einzelne Konten wiederum können Sie keine Organisationseinheiten hinzufügen.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

    3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Um den Sendezeitraum oder Begriffe zu ändern, klicken Sie auf Bedingungen.
    • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
    • Begriffe: Hier können Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzufügen oder entfernen, um zu ändern, auf welche Nachrichteninhalte der Hold angewendet wird.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

 


Das klassische Vault verwenden

Klicken Sie unten, um die Schritte für das klassische Vault (ediscovery.google.com) zu öffnen. Anleitung für das neue Vault

Holds für Gmail in ediscovery.google.com einrichten

Gmail auf „Hold“ setzen

  1. Erstellen oder öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthalten soll.
  2. Klicken Sie auf Hold erstellen.
  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  4. Wählen Sie die Art des Holds aus: E-Mail
  5. Verwenden Sie die Drop-down-Liste, um den Hold entweder auf einzelne Konten oder auf eine gesamte Organisationseinheit anzuwenden:
    • Konten: Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen für die Konten bzw. Google Groups ein, auf die der Hold angewendet werden soll.
    • Organisation: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus der Drop-down-Liste aus.
  6. Legen Sie die Bedingungen für den Hold fest:
    • Sendedatum: Sie können einen Datumsbereich angeben, auf den der Hold angewendet wird. Wenn Sie lediglich in das erste Feld ein Datum eingeben, wird der Hold auf alle Nachrichten angewendet, die an oder nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie lediglich in das zweite Feld ein Datum eingeben, wird der Hold auf alle Nachrichten angewendet, die vor oder an diesem Datum gesendet wurden. Lassen Sie das Feld leer, um den Hold auf alle Nachrichten anzuwenden.
    • Begriffe: Sie können Suchbegriffe und Operatoren angeben, damit der Hold auf Nachrichten mit bestimmtem Inhalt angewendet wird.

      Hinweis: Mit is:chat lässt sich in Gmail kein Hold auf Chatnachrichten im klassischen Hangouts oder in Google Chat einrichten. Wenn Sie Chatnachrichten mit einem Hold versehen möchten, legen Sie einen Chat-Hold fest.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Hold zu erstellen.

Bestehenden Hold für Gmail ändern

Sie können zwar einige Kriterien eines Holds ändern, jedoch nicht den Datentyp.

  1. Öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  2. Klicken Sie zuerst auf den Hold und dann auf Hold bearbeiten.
  3. Ändern Sie eines der folgenden Kriterien:
    • Konten: Fügen Sie Konten oder Organisationseinheiten hinzu oder entfernen Sie sie. Sie können einem Hold, der für eine Organisationseinheit gilt, keine Konten hinzufügen und einem Hold, der für einzelne Konten gilt, keine Organisationseinheiten hinzufügen. Wenn Sie alle Nutzer entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen. 
  4. Ändern Sie die gewünschten Kriterien:
    • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
    • Begriffe: Hier können Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzufügen oder entfernen, um zu ändern, auf welche Nachrichteninhalte ein Hold angewendet wird.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
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