Gmail und klassisches Hangouts auf Hold setzen

Mit Holds können Sie Daten auf unbestimmte Zeit sichern, um Aufbewahrungs- oder rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Wenn ein Nutzer, der einem Hold unterliegt, Daten löscht, werden diese aus der Ansicht des Nutzers entfernt, bleiben aber in Vault gespeichert. Solange der Hold besteht, können Sie diese Daten suchen und exportieren.

Wenn Ihr G Suite-Administrator das Konto eines Nutzers in der Admin-Konsole löscht, sind dessen Daten nicht mehr in Vault verfügbar und können auch nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Daten eines Nutzers auf "Hold" setzen oder aufbewahren möchten, muss dieser Nutzer sowohl eine G Suite- als auch eine Vault-Lizenz haben. Lesen Sie hier mehr über Vault-Lizenzen.
Wichtig: Das klassische Hangouts wird Ende 2020 für alle G Suite-Kunden eingestellt. Vault-Administratoren müssen für diese Umstellung einige Maßnahmen ergreifen.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zu Holds.

Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind für Nutzer sichtbar

Wenn Sie einen Hold erstellen, bleiben die davon betroffenen Nachrichten für Nutzer sichtbar, auch wenn sie laut einer Aufbewahrungsregel aus deren Ansicht entfernt sein sollten.

Vom System generierte Gmail-Labels können Holds beeinflussen

In Gmail werden Labels verwendet, um Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer zu organisieren. Es gibt zwei Arten von Labels:

  • Für Nutzer sichtbare Labels: Diese Labels erscheinen in der Benutzeroberfläche von Gmail. Einige allgemeine Labels sind in allen Gmail-Konten vorhanden. Nutzer können außerdem neue Labels erstellen, um ihre Nachrichten besser zu organisieren.
  • Vom System generierte Labels: Diese Labels werden von den Back-End-Systemen von Gmail verwendet, um Nachrichten zu klassifizieren. Sie sind für Endnutzer unsichtbar.

Vom System erstellte Labels legen fest, wie Nachrichten für Gmail-Nutzer dargestellt werden. So kann Gmail beispielsweise das Label finance auf Nachrichten anwenden, die von der Bank eines Nutzers stammen, und das Label travel für Nachrichten mit Hotelreservierungen.

Wenn ein Nutzer ein Label erstellt, das mit einem vom System generierten Label übereinstimmt, kann Gmail diese Labels auseinanderhalten und Nachrichten entsprechend anzeigen. Vault kann jedoch nicht zwischen vom System generierten Labels einerseits und vom Nutzer erstellten Labels andererseits unterscheiden, wenn sie denselben Namen haben. Wenn Sie einen Hold erstellen, der auf einem vom System generierten Label basiert, kann es passieren, dass mehr Nachrichten eingeschlossen werden, als Sie möchten.

Beispiel: Eine Organisation ist verpflichtet, alle Daten im Zusammenhang mit der Unternehmensfinanzierung für sieben Jahre aufzubewahren:

  • Die Mitarbeiter werden angewiesen, ein Label namens finance zu erstellen und es auf Nachrichten anzuwenden, die Informationen zu den Finanzen des Unternehmens enthalten.
  • Einige Mitarbeiter bekommen ihre privaten Kontoauszüge an ihr Unternehmenskonto gesendet. Gmail wendet das vom System generierte Label finance auf diese Nachrichten an.

In diesem Szenario schließt ein Hold für label:finance auch die Nachrichten mit den privaten Kontoauszügen der Mitarbeiter ein.

Wir empfehlen Ihnen, beim Erstellen von Holds mit folgenden Labels vorsichtig zu sein:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Gmail und klassisches Hangouts auf Hold setzen

  1. Erstellen oder öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthalten soll.
  2. Klicken Sie auf Hold erstellen.
  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  4. Wählen Sie die Art des Holds aus: E-Mail.
  5. Verwenden Sie die Drop-down-Liste, um den Hold entweder auf einzelne Konten oder auf eine gesamte Organisationseinheit anzuwenden:
    • Konten: Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen für die Konten bzw. Google Groups ein, auf die der Hold angewendet werden soll.
    • Organisation: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus der Drop-down-Liste aus.
  6. Legen Sie die Bedingungen für den Hold fest:
    • Sendedatum: Sie können einen Datumsbereich angeben, auf den der Hold angewendet wird. Wenn Sie lediglich in das erste Feld ein Datum eingeben, wird der Hold auf alle Nachrichten angewendet, die an oder nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie lediglich in das zweite Feld ein Datum eingeben, wird der Hold auf alle Nachrichten angewendet, die vor oder an diesem Datum gesendet wurden. Lassen Sie das Feld leer, um den Hold auf alle Nachrichten anzuwenden.
    • Begriffe: Sie können Suchbegriffe und Operatoren angeben, damit der Hold auf Nachrichten mit bestimmtem Inhalt angewendet wird.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Hold zu erstellen.

Bestehenden Hold für Gmail und das klassische Hangouts ändern

Sie können zwar einige Kriterien eines Holds ändern, jedoch nicht den Datentyp.

  1. Öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  2. Klicken Sie zuerst auf den Hold und dann auf Hold bearbeiten.
  3. Ändern Sie eines der folgenden Kriterien:
    • Konten: Fügen Sie Konten oder Organisationseinheiten hinzu oder entfernen Sie sie. Sie können einem Hold, der für eine Organisationseinheit gilt, keine Konten hinzufügen und einem Hold, der für einzelne Konten gilt, keine Organisationseinheiten hinzufügen. Wenn Sie alle Nutzer entfernen, werden Sie außerdem aufgefordert, den Hold zu löschen.
  4. Ändern Sie die gewünschten Kriterien:
    • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
    • Begriffe: Hier können Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzufügen oder entfernen, um zu ändern, auf welche Nachrichteninhalte ein Hold angewendet wird.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
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