Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds Gmail-Nachrichten zeitlich unbeschränkt aufbewahren und so rechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen. Holds können auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden. Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator die Vault-Lizenz eines Nutzers entfernt, sind die Daten des Nutzers in Vault nicht mehr geschützt und können gelöscht werden. Daten, die zum Löschen markiert wurden, können sofort dauerhaft gelöscht und nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen

Wichtige Informationen zu Gmail-Holds

Bevor Sie Holds verhängen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich den Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault durchzulesen und sich anzusehen, welche Gmail-Nachrichten in Vault unterstützt werden.

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Welche Daten können auf „Hold“ gesetzt werden?

Abgedeckt:

• Nachrichten und deren Anhänge, die von Nutzern in Ihrer Organisation gesendet, empfangen oder entworfen wurden
• Von Nutzern in Ihrer Organisation gesendete Nachrichten im Modus „Vertraulich“

Nicht abgedeckt:

• Verknüpfte Dateien
• E‑Mail-Layouts
• Nachrichten, die über andere Google-Dienste wie Google Kalender oder Google Docs gesendet wurden, es sei denn, der umfassende E-Mail-Speicher ist aktiviert
• Dynamische Inhalte in dynamischen Nachrichten
• Verworfene Entwürfe und automatisch gespeicherte Versionen von Entwürfen

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

Gelöschte Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind in Vault immer sichtbar, aber nicht für die Nutzer.

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf die Nachricht zugreifen. Die Nachricht wird jedoch nicht dauerhaft gelöscht. Als Vault-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie die Nachricht in Vault suchen, als Vorschau ansehen und exportieren.

Vermeiden Sie zu viele oder zu komplexe Begriffe, wenn Sie einen Hold eingrenzen

Um die Anzahl der von einem Hold abgedeckten Nachrichten zu optimieren, können Sie Suchbegriffe eingeben. Wir empfehlen dringend, Holds als Erstes auf bestimmte Konten, also auf Nutzer oder kleinere Organisationseinheiten zu beschränken und danach dieses kleinere Set mit Begriffen zu verfeinern.

In seltenen Fällen wird das System für die Richtlinienverarbeitung von Google nicht entsprechend skaliert. Das kann passieren, wenn Sie viele Holds mit einem breiten Geltungsbereich und komplexen Sets an Begriffen zum Eingrenzen der von den Holds erfassten Nachrichten haben. Dieses Limit wird beispielsweise erreicht, wenn Sie mehrere Holds festlegen, deren Geltungsbereiche mehr als 100.000 Konten umfassen und die mit komplexen Begriffen optimiert sind, darunter mehrere Aliasse und viele AND/OR-Anweisungen. In einem solchen Fall wird Ihre Organisation eventuell vorübergehend blockiert und kann dann keine Administratorrichtlinien mehr für Google Workspace erstellen, also beispielsweise keine neuen Nutzer hinzufügen oder keine neuen Sicherheitsregeln anwenden.

Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen

1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen, oder erstellen Sie eine neue:
   1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
   2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
   3. Klicken Sie auf Erstellen.
4. Klicken Sie auf Holds Erstellen.
5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
6. Klicken Sie auf Dienst auswählen Gmail.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
   • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
   • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.

     Hinweis: Wir empfehlen dringend, nicht die oberste Organisationseinheit auszuwählen. Sie können dann keine Google Workspace-Konten aus Ihrer Organisation löschen. Weitere Informationen

9. Klicken Sie auf Weiter.
10. Optional: Legen Sie die Bedingungen für den Hold fest:
    • Sendedatum: Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die im Zeitraum dazwischen gesendet wurden.
      • Wenn Nachrichten, die an oder nach einem bestimmten Datum gesendet werden, auf „Hold“ gesetzt werden sollen, geben Sie nur ein Startdatum ein.
      • Wenn Nachrichten, die an oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden, auf „Hold“ gesetzt werden sollen, geben Sie nur ein Enddatum ein.
      • Um Nachrichten unabhängig vom Sendezeitpunkt aufzubewahren, lassen Sie die Felder leer.
    • Begriffe: Geben Sie Suchbegriffe und Operatoren ein, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die mit diesen Begriffen übereinstimmen.

      Hinweis:

      • Wenn ein Nutzerkonto in den Hold-Umfang fällt, kann es erst gelöscht werden, nachdem der Hold entfernt wurde, auch wenn keine Nachricht mit den Bedingungen übereinstimmt. Wenn Sie einen Hold für die oberste Organisationseinheit festlegen und ihn mit Begriffen verfeinern, können Sie keine Nutzer löschen.
      • Mit is:chat können Sie einen Gmail-Hold auf Chatnachrichten in Google Chat anwenden. Wenn Sie Chatnachrichten mit einem Hold versehen möchten, legen Sie einen Chat-Hold fest.
11. Klicken Sie auf Erstellen.

Hold für Gmail-Nachrichten bearbeiten

Sie können einige Hold-Parameter ändern, aber nicht den Dienst (Gmail zu einem anderen Dienst) oder den Typ des Geltungsbereichs (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).

1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
   1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
   2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis: Sie können einem Hold für eine Organisationseinheit keine Konten hinzufügen und einem Hold für einzelne Konten keine Organisationseinheiten.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

   3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Um den Sendezeitraum oder Begriffe zu ändern, klicken Sie auf Bedingungen.
   • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
   • Begriffe: Hier können Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzufügen oder entfernen, um zu ändern, auf welche Nachrichteninhalte der Hold angewendet wird.
5. Klicken Sie auf Speichern.