Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar as mensagens do Gmail por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas de uma unidade organizacional. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.
Informações importantes sobre as guardas de documentos do Gmail
Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e Mensagens do Gmail compatíveis com o Vault.
Dados que podem ser retidosCobertos:
- Mensagens e anexos enviados, recebidos ou salvos como rascunho pelos usuários da sua organização
- Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários na sua organização
Não cobertos:
- Arquivos vinculados
- Layouts de e-mail
- Mensagens enviadas por outros Serviços do Google, como o Google Agenda ou o Documentos Google, a menos que o armazenamento de e-mails abrangente esteja ativado
- Conteúdo dinâmico em mensagens dinâmicas
- Rascunhos descartados e versões de rascunhos salvas automaticamente
Quando uma mensagem em uma guarda de documentos é excluída por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessar essa mensagem, mas ela não é limpa. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar, visualizar e exportar a mensagem.
Para refinar as mensagens cobertas por uma guarda de documentos, você pode digitar termos de pesquisa. Recomendamos que você refine as guardas de documentos primeiro por conta (usuários específicos ou unidades organizacionais menores) e depois refine esse grupo menor com termos.
Em casos raros, o sistema de processamento de políticas do Google talvez não faça o redimensionamento se você definir muitas guardas de documentos com escopo amplo e conjuntos complexos de termos para refinar as mensagens na guarda de documentos. Por exemplo, você poderá atingir o limite se definir várias guardas de documentos com escopos que incluam mais de 100.000 contas e sejam refinados com termos complexos, como múltiplos aliases e muitas instruções E/OU. Se isso acontecer, sua organização talvez seja temporariamente impedida de criar políticas de administrador para o Google Workspace, como adicionar novos usuários ou aplicar novas políticas de segurança.
Definir uma guarda de documentos nas mensagens do Gmail
- Faça login em https://vault.google.com.
- Clique em Casos.
- Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
- Clique em Criar caso.
- Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
- Clique em Criar.
- Clique em Guardas de documentos
Criar.
- Digite um nome exclusivo para a guarda.
- Clique em Escolher serviço
Gmail.
- Clique em Continuar.
- Selecione o escopo da guarda de documentos:
- Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
- Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.
Observação: recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. já que não é possível excluir as contas do Google Workspace da sua organização nela. Saiba mais
- Clique em Continuar.
- (Opcional) Defina as condições da guarda de documentos:
- Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.
- Para guardar mensagens enviadas a partir de uma data específica, digite apenas a data de início.
- Para guardar mensagens enviadas até uma data específica, digite apenas a data de término.
- Para guardar todas as mensagens, não digite a data de início ou término.
- Termos: digite termos e operadores de pesquisa para aplicar a guarda de documentos somente às mensagens correspondentes.
Observação:
- Quando uma conta de usuário está no escopo da guarda de documentos, ela só pode ser excluída depois de ser removida, mesmo que nenhuma mensagem corresponda aos termos. Se você definir uma guarda de documentos na unidade organizacional superior e refinar essa guarda com termos, não vai ser possível excluir usuários.
- Não é possível usar
is:chatpara aplicar uma guarda de documentos do Gmail a mensagens de chat no Google Chat. Para fazer isso, defina uma guarda de documentos no Chat.
- Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.
- Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos nas mensagens do Gmail
Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, mudar do Gmail para outro) ou o tipo de escopo (como mudar contas para uma unidade organizacional).
- Faça login em https://vault.google.com.
- Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
- Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
- Clique em Escopo.
- Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.
Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.
Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.
- Clique em Continuar.
- Para alterar o período ou os termos, clique em Condições.
- Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeito à guarda de documentos.
- Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas à guarda de documentos.
- Clique em Salvar.